Pendahuluan Kebaikan MyMesyuarat Manual Pengguna MyMesyuarat V1.2 13112013

1 Selamat Datang ke MyMesyuarat

1.1 Pendahuluan

MyMesyuarat merupakan sistem pengurusan keputusan mesyuarat atas talian dan tanpa menggunakan kertas. Ia merupakan salah satu produk dari Bahagian Dasar Perancangan ICT BDPICT MAMPU dan dibangunkan mengikut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 1991, Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan Jawatankuasa-jawatankuasa Kerajaan. Ia dimulakan sebagai langkah penyelesaian kepada ahli Government IT and Internet Committee GITIC dan kini ia telah diperluaskan penggunaannya kepada seluruh agensi dan setiap paras di dalam kerajaan Malaysia. MyMesyuarat adalah MyMeeting Versi 4 yang telah ditambah baik bagi tujuan Projek Perlaksanaan MyMeeting ke 25 kementerian. MyMeeting telah dibangunkan oleh MAMPU dan telah memenangi Anugerah berprestij Anugerah Inovasi perkhidmatan Awam AIPA bersempena dengan Anugerah Kualiti Sektor Awam AKSA, yang merupakan acara yang dianjurkan oleh MAMPU untuk memberi pengiktirafan dan penghargaan kepada Agensi Sektor Awam. Mengakses MyMesyuarat merupakan satu perkara yang mudah di mana setelah selesai pemasangan, sistem ini boleh dilayari oleh pelayan web seperti Firefox, Chrome dan lain- lain.

1.2 Kebaikan MyMesyuarat

MyMesyuarat telah dibahagikan kepada lima kumpulan pengguna iaitu Super Administrator, Super Urus Setia, Urus Setia, Pengerusi dan Ahli Mesyuarat. Kebaikan penggunaan MyMesyuarat adalah: a Untuk Super Administrator • Memudahkan sistem pentadbiran • Memantau aktiviti mesyuarat b Untuk Super Urus Setia • Boleh menambah ahli ke dalam Jawatankuasa atau Sub-Jawatankuasa yang di tugaskan ke atasnya • Boleh menetapkan peranan ahli di dalam Jawatankuasa atau Sub-Jawatankuasa mereka c Untuk Urus Setia • Membantu di dalam menguruskan persediaan mesyuarat • Menghantar jemputan dan peringatan mesyuarat secara automatik • Menghantar peringatan untuk mengemas kini status maklum balas secara 1 Paparan terbaik adalah dengan menggunakan Google Chrome 24.x, Firefox 8.x, Internet Explorer 8.x dengan resolusi skrin 1024 x 76 automatik • Mengekstrak keputusan tugas daripada minit secara automatik • Membantu di dalam penyediaan minit dan laporan melalui templat yang telah disahkan oleh agensi d Untuk Pengerusi • Memantau dan memberi komen terhadap status maklum balas yang telah diisikan oleh ahli mesyuarat ke dalam MyMesyuarat • Memantau status pengendalian • Penerimaan notis tentang status maklum balas yang telah dikemas kini • Mudah untuk mendapatkan semula maklumat mesyuarat dan arkib e Untuk Ahli Mesyuarat • Boleh mengemas kini status maklum balas tugas pada bila-bila masa dan di mana jua • Boleh menerima peringatan untuk mengemas kini status • Melakukan perbincangan secara atas talian online • Kemas kini Profil

1.3 Objektif MyMesyuarat