Penerimaan emel Jemputan Penerimaan SMS jemputan Sahkan Kehadiran

9 Menggunakan MyMesyuarat: Ahli Pengerusi

9.1 Persediaan Mesyuarat

Sebelum menghadiri mesyuarat, ahli dan pengerusi perlu mengesahkan kehadiran mereka melalui sistem MyMesyuarat. Penerangan di bawah menerangkan dua cara untuk penyediaan mesyuarat.

9.1.1 Penerimaan emel Jemputan

Emel akan dihantar oleh sistem untuk menjemput ahli mesyuarat untuk hadir ke mesyuarat. Emel tersebut akan mengandungi maklumat mesyuarat. Fungsi ini adalah untuk mengelakkan ahli yang tidak mendapat jemputan. Untuk melihat maklumat lanjut seperti, agenda, keputusan mesyuarat lalu, lampiran mesyuarat, ahli mesyuarat dikehendaki log masuk ke dalam sistem MyMesyuarat

9.1.2 Penerimaan SMS jemputan

SMS jemputan akan dihantar kepada setiap ahli jika tetapan konfigurasi untuk penghantaran SMS di tanda. Untuk menetapkan konfigurasi SMS, klik pada ikon “Mesej- mesej” pada laman utama jawatankuasa. Kemudian klik pada pautan “Konfigurasi SMS””. Klik pada kotak tandaan “Jemputan SMS” untuk mengaktifkan khidmat pesanan ringkas. Hanya Super Administrator dibenarkan untuk mengaktifkan fungsi SMS ini. Rajah 9.1: Skrin “Konfigurasi SMS”

9.1.3 Sahkan Kehadiran

Rajah 9.2: Skrin “Pengesahan kehadiran” 89 Ahli boleh mengesahkan kehadiran mereka sebelum mesyuarat berlangsung melalui sistem MyMesyuarat. Apabila emel dihantar, pautan untuk ke laman pengesahan kehadiran akan disediakan bersama emel yang dihantar tersebut tetapi ahli perlu log masuk ke dalam sistem terlebih dahulu. Apabila log masuk berjaya, ahli akan mempunyai empat pilihan untuk membuat pengesahan kehadiran iaitu: • Ya, saya akan hadir • Ya, saya akan hadir bersama wakil • Tidak saya tidak dapat hadir atas sebab di bawah • Tidak, saya tidak dapat hadir dan akan menghantar wakilsila berikan sebab nama wakil di bawah Untuk memasukkan nama wakil, sila taip nama wakil dan sistem akan menyenaraikan nama yang berkaitan. Jika wakil lebih daripada seorang, pisahkan nama-nama wakil menggunakan tanda , tanpa spacing. Untuk nama wakil yang terakhir, tidak perlu letakkan , di akhir nama wakil tersebut.

9.2 Semasa Mesyuarat