Manual Pengguna MyMesyuarat V1.2 13112013

Manual Pengguna

MyMesyuarat

1 Selamat Datang ke MyMesyuarat...1

1.1 Pendahuluan...1

1.2 Kebaikan MyMesyuarat...1

1.3 Objektif MyMesyuarat...2

2 Permulaan...3

2.1 Carta Alir MyMesyuarat...3

2.2 Jawatankuasa...4

2.3 Peranan yang Terdapat di dalam MyMesyuarat...5

2.4 Pengguna dan Kumpulan...8

2.5 Ikon yang Digunakan di dalam MyMesyuarat...8

3 Tetapan MyMesyuarat: Super Administrator...10

3.1 Tetapan Jawatankuasa...10

3.1.1 Menambah Super Urus Setia ...10

3.1.2 Menambah Ahli Baru...13

3.1.2.1 Menambah ahli secara satu persatu...13

3.1.2.2 Menambah ahli secara pukal ...13

3.1.3 Mencipta Jawatankuasa Peringkat Paling Atas...16

3.1.4 Mengemas kini Tetapan Emel bagi Jawatankuasa...19

3.1.1.1 Mengemas kini Tetapan Penghantaran Emel...20

3.1.1.2 Mengemas kini Tetapan SMS bagi Jawatankuasa...21

3.2 Menguruskan Ahli...21

3.2.1 Mengemas kini Ahli...21

3.2.2 Melihat Maklumat Ahli...22

3.2.3 Menghapuskan Ahli...23

3.2.4 Set Semula Kata Laluan Ahli...23

3.3 Tetapan Global...23

3.4 Peranan...25

3.5 Menguruskan Gelaran...25

3.5.1 Menambah Gelaran...25

3.5.2 Mengemas kini Gelaran...26

3.5.3 Menghapuskan Gelaran...26

3.6 Menguruskan Gred...27

3.6.1 Gred...27

3.6.1.1 Menambah gred...27

3.6.1.2 Mengemas kini Gred...28

3.6.1.3 Menghapuskan Gred...28

3.6.2 Skim Perkhidmatan...28

3.6.2.1 Menambah Skim Perkhidmatan...29

3.6.2.2 Mengemas kini Skim Perkhidmatan...29

3.6.2.3 Menghapuskan Skim Perkhidmatan...30

3.7 Menguruskan Semakan Tugasan...30

3.7.1 Menambah Semakan Tugasan...30

3.7.2 Mengemas kini Semakan Tugasan...31

3.7.3 Menghapuskan Semakan Tugasan...31

3.8 Menguruskan Templat Mesej...31

3.8.1 Mengemas kini Templat Mesej...32

3.8.2 Melihat Templat Mesej ...32

3.9 Menguruskan Log...32

3.9.1 Menghapuskan Log...32

3.10 Melihat Statistik...32

4 Menggunakan MyMesyuarat...34

4.1 Log masuk dan log keluar...34

4.2 Arahan Tukar Kata Laluan...35

4.3 Pemulihan Kata Kaluan yang Hilang...36

4.4 Jawatankuasa...37

4.5 Profil...38

4.5.1 Mengemas kini Profil...38

4.5.2 Menukar Kata Laluan...39

5 Menggunakan MyMesyuarat: Urus Setia Membuat Penetapan Jawatankuasa...41

5.1 Menguruskan Jawatankuasa...41

5.1.1 Menambah Sub-Jawatankuasa...41

5.1.2 Mengemas kini Jawatankuasa...43

5.2 Menguruskan Ahli Jawatankuasa dan Kumpulan...44

5.2.1 Menguruskan Ahli Jawatankuasa...44

5.2.1.1 Menambah Ahli ...44

5.2.1.1.1 Tambah Ahli Baru...44

5.2.1.1.2 Tambah Ahli Secara Pukal ke dalam Jawatankuasa...46

5.2.1.2 Menetapkan Urus Setia ke Sesebuah Jawatankuasa...46

5.2.1.3 Mengemas kini Ahli...46

5.2.1.3.1 Menyusun Ahli Mengikut Kekananan...47

5.2.1.4 Menghapuskan Ahli...48

5.2.1.5 Membuka Akaun yang Telah Disekat...48

5.2.2 Menguruskan Kumpulan...49

5.2.2.1 Menambah Kumpulan...50

5.2.2.2 Mengemas kini Kumpulan...50

5.2.2.3 Melihat Kumpulan...50

5.2.2.4 Menghapuskan Kumpulan...50

5.3 Menguruskan Tugasan Jawatankuasa...51

5.3.1 Menambah Senarai Tugasan Jawatankuasa...51

5.3.2 Mengemas kini Senarai Tugasan Jawatankuasa...52

5.3.3 Menghapuskan Senarai Tugasan Jawatankuasa...52

5.4 Menguruskan Templat Mesej...52

5.4.1 Mengemas kini Templat Mesej...53

5.5 Menguruskan Peranan Pengguna...55

5.5.1 Mengemas kini Kebenaran...56

5.6 Menguruskan Pengumuman...59

5.6.1 Menambah Pengumuman...59

5.6.2 Mengemas kini Pengumuman...59

5.6.3 Melihat Pengumuman...59

5.6.4 Menghapuskan Pengumuman...60

6 Menggunakan MyMesyuarat: Urus Setia (Sebelum Mesyuarat)...61

6.1 Mesyuarat...61

6.1.1 Menambah Mesyuarat...61

6.1.1.1 Menambah Mesyuarat Tanpa Menempah Bilik...61

6.1.1.2 Menambah Mesyuarat dan Menempah Bilik...66

6.1.2 Melihat Mesyuarat...67

6.1.3 Menghapuskan dan Membatalkan Mesyuarat...68

6.2 Semakan Tugasan Mesyuarat...68

6.2.1 Menambah Senarai Semakan Tugas...69

6.2.2 Mengemas kini Tugasan Mesyuarat...69

6.2.3 Menghapuskan Tugasan Mesyuarat...70

6.3.1 Menambah Projek...71

6.3.2 Mengemas kini Projek...72

6.3.3 Melihat Projek...72

6.3.4 Menghapuskan Projek...72

6.3.5 Membuat Pengesahan Kehadiran...72

7 Menggunakan MyMesyuarat: Urus Setia (Semasa Mesyuarat)...74

7.1 Mengambil Kehadiran...74

8 Menggunakan MyMesyuarat: Urus Setia (Selepas Mesyuarat)...75

8.1 Menambah minit serta butiran di dalamnya...75

8.1.1 Jana Templat Minit Default...75

8.1.2 Salin Minit Mesyuarat Lalu...76

8.1.3 Tambah Butiran ...79

8.1.3.1 Memindahkan Item...81

8.1.4 Mengemas kini Keputusan...82

8.1.5 Menghapuskan Keputusan...82

8.1.6 Penambahan Keputusan di dalam Minit...82

8.2 Hantar Minit Untuk Pengesahan...83

8.2.1 Memohon Pengesahan...83

8.3 Meminta Maklum balas Ahli...83

8.4 Edaran Minit...85

8.5 Memuat naik fail minit yang telah diSAHkan dalam minit mesyuarat seterusnya ....86

9 Menggunakan MyMesyuarat: Ahli & Pengerusi...89

9.1 Persediaan Mesyuarat...89

9.1.1 Penerimaan emel Jemputan...89

9.1.2 Penerimaan SMS jemputan...89

9.1.3 Sahkan Kehadiran...89

9.2 Semasa Mesyuarat...90

9.2.1 Melihat Minit yang Lalu...91

9.2.2 Melihat Keputusan...92

9.2.3 Buku Alamat...92

9.2.4 Fail Arkib...93

9.3 Selepas Mesyuarat...94

9.3.1 Mengemas kini Status...94

9.3.2 Ubah suai kemas kini Maklum balas...99

9.3.3 Meninggalkan Komen...99

9.4 Mengeksport Kalendar MyMesyuarat...101

10 Menggunakan MyMesyuarat: Pengerusi...102

10.1 Selepas Mesyuarat...102

10.1.1 Menyemak Deraf Minit...102

11 Lampiran...104

1

Selamat Datang ke MyMesyuarat

1.1 Pendahuluan

MyMesyuarat merupakan sistem pengurusan keputusan mesyuarat atas talian dan tanpa menggunakan kertas. Ia merupakan salah satu produk dari Bahagian Dasar & Perancangan ICT (BDPICT) MAMPU dan dibangunkan mengikut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 1991, Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan Jawatankuasa-jawatankuasa Kerajaan. Ia dimulakan sebagai langkah penyelesaian kepada ahli Government IT and Internet Committee (GITIC) dan kini ia telah diperluaskan penggunaannya kepada seluruh agensi dan setiap paras di dalam kerajaan Malaysia.

MyMesyuarat adalah MyMeeting Versi 4 yang telah ditambah baik bagi tujuan Projek Perlaksanaan MyMeeting ke 25 kementerian. MyMeeting telah dibangunkan oleh MAMPU dan telah memenangi Anugerah berprestij Anugerah Inovasi perkhidmatan Awam (AIPA)

bersempena dengan Anugerah Kualiti Sektor Awam (AKSA), yang merupakan acara yang dianjurkan oleh MAMPU untuk memberi pengiktirafan dan penghargaan kepada Agensi Sektor Awam.

Mengakses MyMesyuarat merupakan satu perkara yang mudah di mana setelah selesai pemasangan, sistem ini boleh dilayari oleh pelayan web seperti Firefox, Chrome dan lain-lain.

1.2 Kebaikan MyMesyuarat

MyMesyuarat telah dibahagikan kepada lima kumpulan pengguna iaitu Super Administrator, Super Urus Setia, Urus Setia, Pengerusi dan Ahli Mesyuarat. Kebaikan penggunaan MyMesyuarat adalah:

a) Untuk Super Administrator

• Memudahkan sistem pentadbiran • Memantau aktiviti mesyuarat b) Untuk Super Urus Setia

• Boleh menambah ahli ke dalam Jawatankuasa atau Sub-Jawatankuasa yang di tugaskan ke atasnya

• Boleh menetapkan peranan ahli di dalam Jawatankuasa atau Sub-Jawatankuasa mereka

c) Untuk Urus Setia

• Membantu di dalam menguruskan persediaan mesyuarat

• Menghantar jemputan dan peringatan mesyuarat secara automatik

• Menghantar peringatan untuk mengemas kini status maklum balas secara Paparan terbaik adalah dengan menggunakan Google Chrome 24.x, Firefox 8.x,

automatik

• Mengekstrak keputusan tugas daripada minit secara automatik

• Membantu di dalam penyediaan minit dan laporan melalui templat yang telah disahkan oleh agensi

d) Untuk Pengerusi

• Memantau dan memberi komen terhadap status maklum balas yang telah diisikan oleh ahli mesyuarat ke dalam MyMesyuarat

• Memantau status pengendalian

• Penerimaan notis tentang status maklum balas yang telah dikemas kini • Mudah untuk mendapatkan semula maklumat mesyuarat dan arkib e) Untuk Ahli Mesyuarat

• Boleh mengemas kini status maklum balas tugas pada bila-bila masa dan di mana jua

• Boleh menerima peringatan untuk mengemas kini status • Melakukan perbincangan secara atas talian (online) • Kemas kini Profil

1.3 Objektif MyMesyuarat

Objektif untuk MyMesyuarat adalah seperti berikut:

• Menjadikan pemantauan tentang keputusan yang dibuat semasa mesyuarat lebih efektif.

• Membuatkan komunikasi di antara ahli mesyuarat lebih efisyen. • Memudahkan pertukaran maklumat

• Aliran kerja dapat mengurangkan beban Urus Setia di dalam pengurusan mesyuarat

2

Permulaan

Rajah 2.1: Proses mesyuarat 2.1 Carta Alir MyMesyuarat

Rajah di atas menunjukkan carta alir proses mesyuarat yang diambil daripada proses MyMesyuarat. Mesyuarat akan dijalankan di dalam satu jawatankuasa untuk membincangkan projek dan menghasilkan keputusan. Tindakan dalam membuat keputusan akan dijalankan oleh ahli-ahli mesyuarat yang bertanggungjawab, yang perlu melaporkan status tindakan kepada jawatankuasa itu.

2.2 Jawatankuasa

Ciri jawatankuasa dalam MyMesyuarat, boleh digunakan untuk mewakili satu agensi, mesyuarat-mesyuarat di bawah satu bahagian atau jawatankuasa yang telah ditubuhkan. Satu Jawatankuasa Peringkat Paling Atas boleh mempunyai banyak Sub-Jawatankuasa

yang lain dan sub-jawatankuasa juga boleh mempunyai paras sub-jawatankuasa yang lain. Seorang ahli boleh terlibat di dalam jawatankuasa yang berlainan memandangkan ahli tersebut mungkin terlibat dengan banyak mesyuarat berlainan jawatankuasa.

Rajah 2.2 : Hierarki Jawatankuasa Peringkat Paling Atas dan Sub-jawatankuasa

Dalam rajah 1, adalah contoh Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) dengan 3 agensi di bawahnya iaitu Jabatan Pengajian Politeknik, Jabatan Pengajian Tinggi serta Jabatan Pengajian Kolej Komuniti. Kementerian dan kesemua agensi di bawahnya merupakan Jawatankuasa Peringkat Paling Atas. Jawatankuasa Peringkat Paling Atas kementerian diselenggara oleh Super Administrator (SA) dan Super Urus Setia (SU), manakala Jawatankuasa Peringkat Paling Atas bagi 3 agensi di bawahnya diselenggara oleh Super Urus Setia (SU). Setiap agensi boleh melantik SU masing-masing untuk menyelenggara MyMesyuarat di peringkat agensi itu sendiri.

Jawatankuasa Pengurusan Atasan dan Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat adalah sub-jawatankuasa bagi kementerian. Manakala, Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat Bulanan dan Jawatankuasa Pemandu ICT pula adalah sub-jawatankuasa bagi Bahagian

Jawatankuasa Pengurusan Atasan Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) Jabatan Pengajian Politeknik Jabatan Pengajian Tinggi Jabatan Pengajian Kolej Komuniti Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat Bulanan Jawatankuasa Pemandu ICT SA U U U U

SU SU _SU

Jawatankuasa Peringkat Paling Atas

Jawatankuasa Peringkat Paling Atas

Sub-jawatankuasa

Sub-jawatankuasa

SU

Mesyuarat Bil 1 Tahun 2012

Mesyuarat Bil 1 Tahun 2012

Pengurusan Sumber Maklumat. Sub-jawatankuasa ini diuruskan oleh Urus Setia (U). Semua mesyuarat yang tergolong dalam kategori sama, contohnya mesyuarat-mesyuarat bulanan Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat boleh dinamakan sebagai satu kategori/jawatankuasa.

Rajah 2.3 : Contoh Hierarki Jawatankuasa di dalam MyMesyuarat

Dalam Rajah 2.3, Jawatankuasa Pengurusan Atasan diwujudkan sebagai jawatankuasa kepada Kementerian Pendidikan Malaysia. Manakala, untuk wujudkan sub-jawatankuasa Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat Bulanan di bawah Kementerian Pendidikan Malaysia, berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan. Wujudkan Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat sebagai satu sub-jawatankuasa di bawah kementerian. Kemudian, wujudkan sub-jawatankuasa dengan nama Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat Bulanan di bawah Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat.

Perbezaan antara Jawatankuasa Peringkat Paling Atas dan Sub-jawatankuasa dipaparkan pada laman utama MyMesyuarat, seperti dalam Rajah 2.3. Jawatankuasa Peringkat Paling Atas tidak mempunyai garisan di bahagian hadapan. Manakala sub-jawatankuasa mempunyai garisan di bahagian hadapan. Sekiranya garisan tersebut adalah panjang bermakna, sub-jawatankuasa tersebut adalah sub kepada sub-jawatankuasa yang lain. Contohnya Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat Bulanan.

2.3 Peranan yang Terdapat di dalam MyMesyuarat Terdapat 3 peranan utama yang terlibat di dalam mesyuarat:

• Ahli - Merupakan peserta mesyuarat. Mereka membincangkan tentang projek dan tugas di dalam mesyuarat untuk mendapatkan keputusan. Mereka juga akan mengemas kini status tugas yang telah diberi.

• Pengerusi - Seseorang yang mempengerusi sesebuah mesyuarat dan seseorang yang menentukan sesebuah keputusan di dalam mesyuarat. Seorang pengerusi biasanya merupakan seseorang yang mempunyai jawatan tertinggi di dalam sesebuah mesyuarat, pengerusi juga bertanggungjawab untuk meluluskan edaran minit mesyuarat sebelum ia di edarkan. Pengerusi merupakan sebahagian daripada ahli.

Jawatankuasa Peringkat Paling Atas Sub-jawatankuasa Sub-jawatankuasa Sub-jawatankuasa Sub-jawatankuasa Sub-jawatankuasa Sub-jawatankuasa

Jawatankuasa Peringkat Paling Atas Jawatankuasa Peringkat Paling Atas Jawatankuasa Peringkat Paling Atas

• Urus Setia - Merupakan seseorang yang bertanggungjawab menjemput ahli mesyuarat, menyediakan minit mesyuarat, dan mengedarkan minit mesyuarat. Di dalam sebuah jawatankuasa biasanya mempunyai seorang atau lebih Urus Setia.

Selain daripada itu, tugas Super Administrator dan Super Urus Setia juga wujud untuk membantu menguruskan sistem.

Di bawah merupakan fungsi utama bagi setiap peranan di dalam MyMesyuarat. • Ahli

o _{Menukar kata laluan sendiri} o _{Mengemas kini profil}

o _{Mengemas kini kehadiran} o _{Meninggalkan komen}

o _{Mengemas kini status maklum} balas

• Pengerusi

o _{Menukar kata laluan sendiri} o _{Mengemas kini profil}

o _{Mengemas kini kehadiran} o _{Meninggalkan komen} o _{Meluluskan edaran minit}

• Urus Setia

o _{Menguruskan sub-jawatankuasa} o _{Mendaftarkan ahli di dalam}

jawatankuasa

o _{Menguruskan kumpulan di dalam} sesebuah jawatankuasa

o _{Menguruskan projek di dalam} sesebuah jawatankuasa o _{Menguruskan mesyuarat di}

dalam sesebuah jawatankuasa o _{Menguruskan keputusan/minit} o _{Menguruskan kemas kini status}

maklum balas

• Super Administrator

o _{Mendaftar ahli ke dalam} sistem

o _{Menguruskan jawatankuasa} o _{Menguruskan pangkat} o _{Menguruskan skim} o _{Menguruskan gred} o _{Menguruskan senarai}

semakan mesyuarat

o _{Mengemas kini format minit} o _{Mengubah tetapan sistem} o _{Memantau log penggunaan}

sistem

o _{Memantau aktiviti ahli,}

jumlah mesyuarat/keputusan dan laporan bulanan

o _{Reset kata laluan penguna} o _{Mengaktifkan semula akaun}

pengguna yang telah dikunci • Super Urus Setia

o _{Menguruskan jawatankuasa} o _{Mendaftar ahli ke dalam sistem} o _{Reset kata laluan penguna}

kecuali Super Administrator o _{Mengaktifkan semula akaun}

Tugas dan peranan semasa proses mesyuarat adalah seperti rajah di bawah:

Di dalam MyMesyuarat, ahli-ahli juga merupakan pelaksana jika mereka ditugaskan untuk mengambil tindakan terhadap apa-apa keputusan. Setiap keputusan mempunyai tarikh akhir di mana mereka perlu memberi perhatian. Pelaksana hanya dapat mengemas kini status dalam MyMesyuarat. Ahli-ahli yang lain hanya boleh melihat.

Kebenaran

Ia adalah penting untuk memahami bahawa pengguna MyMesyuarat mempunyai satu set tetapan kebenaran. Kebenaran bergantung kepada cara tanggungjawab yang diwakilkan mengikut jenis pengguna di dalam sistem.

2.4 Pengguna dan Kumpulan

Pengguna akan diberi satu ID pengguna dan kata laluan untuk mengakses sistem MyMesyuarat. Di dalam sistem MyMesyuarat, pengguna boleh terlibat di dalam banyak jawatankuasa. Oleh itu, hanya Urus Setia, Super Urus Setia atau Administrator di dalam jawatankuasa boleh menentukan peranan anda di dalam jawatankuasa tersebut.

Ahli di dalam jawatankuasa boleh dikategorikan mengikut kumpulan. Kumpulan mungkin di tentukan mengikut bahagian, gred, skim perkhidmatan.

Fungsi ini adalah bagi memudahkan proses memilih ahli. Pengguna hanya perlu menyemak kotak tandaan nama kumpulan dan secara automatik, semua ahli di dalam kumpulan itu akan turut di pilih.

2.5 Ikon yang Digunakan di dalam MyMesyuarat

Jadual di bawah merupakan penerangan tentang ikon yang digunakan di dalam MyMesyuarat. Ikon Penerangan Kemas kini Lihat Hapus Kemas kini Aliran Semakan Pengumuman Mesej Ahli

Reset kata laluan Emel

Ikon Penerangan Mengubah posisi ke atas Mengubah posisi ke bawah Menambah sub-jawatankuasa

3

Tetapan MyMesyuarat: Super Administrator

Super Administrator bertanggungjawab bagi memastikan sistem ini berjalan lancar sesudah pemasangan. Setelah pemasangan MyMesyuarat, MyMesyuarat telah mempunyai data asal tetapi ia tetap menjadi tanggungjawab Super Administrator untuk memastikan data asal itu mencukupi untuk kegunaan kesemua jawatankuasa yang dicipta.

Super Administrator boleh mengakses fungsi untuk tetapan global, senarai semakan, templat mesej, peranan, gelaran, gred dan format minit. Super Administrator juga mempunyai hak untuk mengakses aktiviti log dan statistik sistem.

Rajah 3.1: Panel “Tugas-tugas lain”

Hanya Super Administrator yang dapat melihat fungsi yang terdapat di dalam “Tugas-Tugas Lain” yang dipaparkan pada skrin Jawatankuasa di atas.

3.1 Tetapan Jawatankuasa

Satu akaun tetap untuk Super Administrator akan dicipta semasa proses pemasangan MyMesyuarat. Super Administrator ini boleh mencipta jawatankuasa dan melantik seorang Urus Setia untuk jawatankuasa terbabit. Super Administrator atau Urus Setia boleh mendaftarkan ahli untuk jawatankuasa yang terlibat.

Jawatankuasa hanya boleh dicipta oleh Super Administrator tetapi ianya boleh dikemas kini oleh Urus Setia jawatankuasa terbabit. Perkataan jawatankuasa boleh juga melibatkan nama bahagian atau mana-mana bahagian di dalam agensi yang mengendalikan mesyuarat.

3.1.1 Menambah Super Urus Setia

Walaupun Super Administrator boleh menambah ahli sebagai pengguna sistem, tetapi adalah amat penting untuk menambah Super Urus Setia terlebih dahulu. Super Urus Setia dapat meringankan beban Super Administrator di Kementerian untuk mendaftarkan ahli baru.

Langkah-langkah untuk mendaftarkan ahli baru ke dalam sistem :

1. Log masuk sebagai Super Administrator.

2. Setelah antara muka MyMesyuarat terpapar di skrin, tatal(scroll) ke bawah hingga anda terlihat ruangan “Tugas-tugas Lain” dan kemudian klik ikon “Ahli-ahli”. Sistem akan memaparkan senarai ahli di dalam sistem.

3. Klik pada pautan “Tambah ahli baru”, sistem akan memaparkan skrin untuk tambah ahli.

2

4. Masukkan maklumat di setiap ruangan. Pastikan ruangan yang berwarna merah diisi dengan lengkap.

5. Setelah selesai mengisi maklumat, klik butang “Simpan”. Apabila maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan teks 'Maklumat ahli telah disimpan'.

Jadual berkenaan maklumat profil pengguna ID Pengguna Nama yang akan digunakan semasa log masuk Kata laluan Kata laluan yang akan digunakan semasa log masuk Sahkan kata laluan Ruang untuk mengesahkan kata laluan

Admin Ruang untuk menentukan akses paras pengguna sama ada pengguna adalah Ahli Biasa, Super Admin atau Super Urus Setia Kedudukan jawatan Kedudukan jawatan pengguna pilih samada Default, Menteri atau

KSU/KP

• Untuk jawatan Menteri - Menteri boleh melihat dan mengakses keseluruhan jawatankuasa didalam sistem MyMesyuarat.

• Untuk jawatan KSU/KP - KSU/KP hanya boleh melihat dan mengakses jawatankuasa di bawah kelolaanya sahaja.

4

Jadual berkenaan maklumat profil pengguna

Gelaran Gelaran pengguna

Nama Nama pengguna

No. IC/No Passport Nombor IC/Passport pengguna

Jawatan Jawatan pengguna

Seksyen/Bahagian Seksyen/Bahagian pengguna Kementerian/Agensi Kementerian/Agensi pengguna Skim Perkhidmatan Skim perkhidmatan pengguna

Gred Gred pengguna

Emel Emel pengguna

CC Emel Emel yang akan dihantar bersama semasa penghantaran emel oleh admin MyMesyuarat

Alamat Alamat pengguna

Telefon Nombor telefon pengguna

Faks Nombor faks pengguna

Mobil Nombor mobil pengguna

Telco Talian telco pengguna

Jawatankuasa Jawatankuasa yang ingin ditetapkan kepada pengguna

3.1.2 Menambah Ahli Baru

Super Administrator bertanggungjawab untuk menambah ahli baru ke dalam sistem MyMesyuarat. Terdapat dua cara untuk menambah ahli ke dalam sistem iaitu:

• Secara satu persatu • Secara pukal

3.1.2.1 Menambah ahli secara satu persatu

Rujuk 3.1.1 untuk menambah ahli secara satu per satu mengikut cara yang sama.

3.1.2.2 Menambah ahli secara pukal

Menambah ahli secara pukal adalah cara yang paling cepat untuk memasukkan data pengguna ke dalam sistem MyMesyuarat.

Peringatan!

Adalah dinasihatkan bahawa Super Administrator perlu berada di peringkat Kementerian sahaja. Ini adalah bagi menjamin keselamatan data pengguna dan jawatankuasa yang lain. Super Administrator perlu melantik Super Urus Setia di peringkat Agensi bagi menggantikan peranan Super Administrator untuk menambah ahli ke dalam sistem.

Langkah-langkah untuk mendaftarkan ahli baru secara pukal ke dalam sistem :

1. Log masuk sebagai Super Administrator.

2. Setelah antara muka MyMesyuarat terpapar di skrin, tatal(scroll) ke bawah hingga anda terlihat ruangan “Tugas-tugas Lain” dan kemudian klik ikon “Ahli-ahli”. Sistem akan memaparkan senarai ahli di dalam sistem.

3. Klik pada pautan “Muatnaik rekod ahli secara pukal”, sistem akan memaparkan skrin untuk muatnaik rekod ahli.

4. Untuk memuatnaik ahli secara pukal, maklumat ahli perlu disimpan di dalam format .xls terlebih dahulu mengikut templat yang telah ditetapkan. Klik pautan “sini” untuk memuat turun templat fail .xls dan isikan maklumat ahli berdasarkan templat fail tersebut.

2

3

4 5

5. Pastikan field yang wajib diisi seperti yang telah dinyatakan pada petunjuk diisi dengan lengkap. Setelah selesai, klik butang “Browse” dan pilih fail .xls yang telah diisikan rekod ahli tersebut dan kemudian klik “Open”.

6. Seterusnya klik butang “Simpan” untuk menyimpan rekod ahli yang terdapat di dalam fail ke dalam sistem MyMesyuarat.

7. Perkataan “Berjaya. Sebanyak 1 rekod telah diimport.” akan terpapar di skrin. Klik butang “Hantar” untuk menghantar emel berkenaan Id Pengguna dan Kata Laluan kepada setiap ahli yang didaftarkan ke dalam sistem.

Rajah 3.2: Senarai petunjuk bagi templat .xls yang disediakan

3.1.3 Mencipta Jawatankuasa Peringkat Paling Atas

Jawatankuasa Peringkat Paling Atas merupakan jawatankuasa utama yang menyenaraikan nama kementerian dan agensi di bawahnya sahaja. Ini adalah kerana, jawatankuasa Peringkat Paling Atas mempunyai maklumat berkenaan Tetapan Emel dan Tetapan SMS yang berbeza mengikut maklumat emel dan SMS di agensi masing-masing. Tetapan-tetapan inilah yang menentukan sama ada emel dapat dihantar atau tidak kepada ahli mesyuarat. Walau bagaimanapun, jawatankuasa Peringkat Paling Atas ini hanya boleh dicipta oleh Super Administrator tetapi ianya masih boleh dikemas kini oleh Super Urus Setia atau Urus Setia jawatankuasa terbabit. Terdapat beberapa tetapan yang perlu dikemas kini oleh Super Administrator atau Super Urus Setia. Antaranya adalah Tetapan Umum, Tetapan Emel dan Tetapan SMS. Berikut adalah langkah untuk mengemas kini kesemua tetapan tersebut :

Langkah-langkah untuk mengemas kini TETAPAN UMUM :

1. Log masuk sebagai Super Administrator.

2. Setelah antara muka MyMesyuarat terpapar di skrin, tatal(scroll) ke bawah hingga anda terlihat ruangan “Tugas-tugas Lain” dan kemudian klik ikon “Jawatankuasa”. Sistem akan memaparkan senarai Jawatankuasa di dalam sistem.

3. Klik pada pautan “Tambah Jawatankuasa”.

4. Sistem akan memaparkan halaman Kemas kini jawatankuasa. Masukkan maklumat di ruangan yang terdapat di tab Tetapan Umum. Pastikan ruangan yang berwarna merah diisi dengan lengkap.

5. Setelah selesai maklumat diisikan, klik butang “Simpan”. Sistem akan memaparkan buku alamat bagi jawatankuasa yang baru dicipta beserta ahli di dalamnya. Super Administrator merupakan Urus Setia bagi jawatankuasa tersebut dan beliau perlu

2

3

4

menambah Urus Setia untuk jawatankuasa yang baru diwujudkan dengan klik pautan “Tambah Ahli Baru”. Ini adalah bagi memastikan setiap jawatankuasa mempunyai Urus Setia yang tersendiri.

Ruang Penerangan

Nama Nama jawatankuasa yang akan dipaparkan pada laporan dan minit.

Nama Ringkas Nama jawatankuasa yang akan dipaparkan apabila terdapat pilihan yang perlu dibuat pada borang dan ia juga bertindak sebagai URL MyMesyuarat.

• Nama ringkas yang dimasukkan hendaklah tidak mempunyai jarak.

Templat bilangan mesyuarat Merupakan templat tetap MyMesyuarat yang akan menjanakan bilangan jawatankuasa pada mesyuarat akan datang di dalam jawatankuasa tersebut. (Contoh: Bil 1 Tahun 2013)

Templat tajuk mesyuarat Merupakan tajuk tetap untuk mesyuarat di dalam jawatankuasa. Terdapat dua tag yang boleh digunakan pada ruangan ini:

• %committeeshort : akan digantikan dengan nama ringkas jawatankuasa

• %committeelong : akan digantikan dengan nama penuh jawatankuasa

Format paparan jadual laporan maklumbalas

Urus Setia boleh menetapkan laporan maklumbalas di dalam jawatankuasa tersebut akan menggunakan latar belakang berselang (putih dan biru), latar belakang putih atau latar belakang biru.

Klasifikasi dokumen Pengguna boleh menetapkan samada dokumen yang dimasukkan dalam jawatankuasa tersebut adalah terhad, sulit atau rahsia.

• Terhad – Data tidak dienkrip. Semua ahli boleh melihat dokumen tersebut.

• Sulit – Data dienkrip (encrypt). Hanya ahli jawatankuasa tersebut dapat melihat dokumen di dalam jawatankuasa tersebut.

• Rahsia - Data dienkrip (encrypt). Hanya ahli jawatankuasa tersebut dapat melihat dokumen di dalam jawatankuasa tersebut.

Perkara yang dibincangkan didalam mesyuarat

Nama yang telah ditetapkan adalah “Projek”. Tetapi ianya terdapat sesetengah jawatankuasa yang tidak membincangkan tentang projek di dalam mesyuarat mereka. Mereka mungkin membincangkan tentang “Agenda” ataupun “Tugas"

3.1.4 Mengemas kini Tetapan Emel bagi Jawatankuasa

Pada laman “Tambah Jawatankuasa” seperti di atas, klik pada tab “Tetapan Emel”. Isikan maklumat berkaitan dengan tetapan emel seperti di bawah dan klik butang “Simpan”.

Rajah 3.3: Skrin untuk membuat tetapan Emel

Ruang Penerangan

Kaedah Emel Kaedah emel yang digunakan sama ada smtp atau localhost

Emel Dari Emel yang akan dipaparkan apabila emel dihantar kepada pengguna (contoh: admin@mymesyuarat.org.my)

Emel (Nama) Nama yang akan dipaparkan bersama dengan emel apabila emel dihantar kepada pengguna

Host SMTP Nama SMTP Host Port SMTP Nombor port SMTP

ID SMTP ID bagi emel SMTP yang digunakan.

3.1.1.1 Mengemas kini Tetapan Penghantaran Emel

MyMesyuarat menyediakan ruang kepada pengguna untuk menetapkan penghantaran emel mengikut situasi bersesuaian kepada setiap setiap Kementerian. Contoh, jika Kementerian A tidak mahu penghantaran emel bagi jemputan mesyuarat dijalankan, Super Administrator perlu melakukan penetapan tersebut. Untuk melakukan tetapan tersebut, klik pada ikon “Mesej-Mesej” pada laman utama Jawatankuasa. Klik pada pautan “Konfigurasi Emel”. Semak kebenaran penghantaran emel yang disediakan dan kemas kini jika perlu.

3.1.1.2 Mengemas kini Tetapan SMS bagi Jawatankuasa

Pada laman “Tambah Jawatankuasa” seperti di atas, klik pada tab “Tetapan SMS”. Isikan maklumat berkaitan dengan tetapan SMS seperti di bawah dan klik butang “Simpan”.

Rajah 3.5: Skrin untuk membuat tetapan SMS

Ruang Penerangan

ID Pengguna ID Pengguna yang telah ditetapkan oleh MySMS Kata Laluan Kata laluan yang telah ditetapkan oleh MySMS Kata Kunci Kata kunci yang telah ditetapkan oleh MySMS

Nama Agensi/Jawatankuasa Nama agensi/Jawatankuasa yang ingin dilakukan tetapan

3.2 Menguruskan Ahli

Super Administrator berperanan untuk menguruskan semua ahli di dalam sistem MyMesyuarat. Super Administrator boleh menambah ahli baru dan menentukan jawatankuasa mereka, menetapkan semula kata laluan ahli, mengemas kini ahli dan juga mereka juga boleh menghapuskan ahli di dalam sistem dan pada setiap jawatankuasa yang mereka terlibat.

3.2.1 Mengemas kini Ahli

Klik pada ikon “Kemas kini profil” yang berada di sebelah nama ahli untuk mengemas kini maklumat ahli.

Rajah 3.6: Skrin untuk kemas kini profil ahli

Ubah maklumat ahli. Klik butang “Simpan” untuk menyimpan data, senarai pengguna akan dipaparkan jika data berjaya direkod.

3.2.2 Melihat Maklumat Ahli

Maklumat tentang ahli boleh dilihat dengan mengklik pautan ID Pengguna ahli. Butir-butir pengguna akan dipaparkan bersama-sama dengan jawatankuasa yang mereka terlibat.

3.2.3 Menghapuskan Ahli

Klik ikon “Hapuskan ahli” di sebelah nama ID pengguna untuk menghapuskan butiran tentang ahli. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapus data, jika butang “Ok” diklik, sistem akan menghapuskan data ahli yang dipilih. Tetapi jika butang “Cancel” dipilih, sistem akan memaparkan senarai nama pengguna.

Rajah 3.8: Menghapuskan ahli

3.2.4 Set Semula Kata Laluan Ahli

Untuk menetapkan semula kata laluan ahli, klik pada ikon “Set semula kata laluan”. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menetapkan semula kata laluan ahli, jika butang “Ok” diklik, kata laluan ahli akan ditetapkan semula, manakala jika butang “Cancel” dipilih, sistem akan memaparkan senarai pengguna kembali.

Rajah 3.9: Tetap semula katalaluan Ahli 3.3 Tetapan Global

Kawalan konfigurasi global MyMesyuarat adalah kawalan operasi untuk sistem MyMesyuarat. Sebarang perubahan yang dibuat pada skrin ini akan mengemas kini fail

konfigurasi anda.

Tetapan global boleh diakses dengan mengklik ikon “Tetapan Global” yang disenaraikan di dalam panel “Tugas-tugas Lain” pada laman utama jawatankuasa atau dengan klik ikon yang dipaparkan pada sebelah kanan sistem.

Ruang Penerangan

URL Pelayan Ini merupakan URL sebenar untuk sistem MyMesyuarat anda Nama Agensi Merupakan tetapan untuk membenarkan anda menetapkan

nama agensi yang akan dipaparkan pada bar tajuk Alamat agensi Alamat agensi anda

Slogan Agensi Slogan agensi anda

Format Tarikh Format tarikh yang akan dipaparkan oleh sistem adalah (hari/bulan/tahun)

Format masa Format masa yang akan dipaparkan oleh sistem adalah jam:minit am/pm (g:i a)

Bilangan Hari untuk Peringatan

Bilangan hari untuk status. Jika 7, maka 7 hari sebelum tarikh terakhir keputusan, pelaksana akan menerima untuk mengemas kini maklum balas mereka.

Papar jawatan pada Minit dan Laporan Maklumbalas

Sekiranya kotak ditanda, maka jawatan akan dipaparkan di bahagian bawah 'Tindakan' di dalam minit mesyuarat. Jika tidak, nama ahli mesyuarat yang akan terpapar di bahagian tersebut. Bilangan hari untuk

sahkan kehadiran

Bilangan hari untuk ahli mengesahkan kehadiran mereka

Klik butang “Simpan” dan klik pautan “Muat Semula untuk menyimpan rekod. Setelah rekod berjaya disimpan, sistem akan memaparkan teks “Tetapan global telah disimpan”.

3.4 Peranan

Peranan merupakan jenis kebenaran yang digunakan di dalam MyMesyuarat. Peranan boleh ditakrifkan dalam aliran kerja dan diberi kebenaran sewajarnya.

Rajah 3.11: Senarai peranan tetap 3.5 Menguruskan Gelaran

Contoh gelaran yang terdapat di dalam MyMesyuarat adalah En, Pn, Dr dan lain-lain. Kesemua gelaran yang ditambah akan dipaparkan sebagai senarai pilih. Ini adalah penting bagi memastikan setiap data yang dimasukkan ke dalam sistem adalah tepat.

3.5.1 Menambah Gelaran

Pada laman utama untuk jawatankuasa, klik pada ikon “Gelaran” di dalam panel “Tugas-tugas Lain”. Sistem akan memaparkan skrin senarai peranan. (Laman untuk peranan juga boleh diakses dengan mengklik ikon “Gelaran” di sebelah kanan laman sistem.)

Klik pada pautan “Tambah gelaran baru”, sistem akan memaparkan skrin untuk menambah peranan.

Rajah 3.12 : Tambah gelaran baru

Ruang Penerangan

Gelaran Nama gelaran yang digunakan semasa mendaftarkan ahli Isikan maklumat tentang gelaran dan klik butang “Simpan” untuk menyimpan maklumat. Jika maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan senarai gelaran yang telah direkod di dalam sistem.

Rajah 3.13: Senarai gelaran tetap 3.5.2 Mengemas kini Gelaran

Klik ikon “Kemas kini” yang terletak di sebelah gelaran untuk mengemas kini maklumat gelaran.

Kemas kini maklumat gelaran. Klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat. Jika maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan senarai gelaran yang telah berjaya direkod oleh sistem.

Rajah 3.14: Kemas kini gelaran

3.5.3 Menghapuskan Gelaran

Klik ikon “Hapus” yang terletak di sebelah gelaran untuk mengemas kini maklumat gelaran.

Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan maklumat. Jika butang “OK” diklik, sistem akan menghapuskan maklumat yang dipilih, manakala jika butang “Cancel” diklik, sistem akan kembali kepada paparan senarai gelaran.

3.6 Menguruskan Gred

Pada laman utama senarai jawatankuasa, klik pada ikon “Gred” pada panel “Tugas-tugas Lain”. Sistem akan memaparkan laman gred. (Laman gred juga boleh diakses dengan klik pada ikon “Gred” yang terletak di sebelah kanan sistem).

Skim perkhidmatan dan juga gred boleh diuruskan di dalam laman ini.

Rajah 3.16: Laman gred

Contoh skim perkhidmatan yang terdapat di dalam MyMesyuarat adalah F, M, dan lain-lain. Contoh gred di dalam MyMesyuarat Turus I, Jusa A, 54 dan lain-lain. Kesemua skim perkhidmatan dan gred akan dipaparkan sebagai menu pilihan semasa proses penambahan ahli. Ini bagi memastikan data yang dimasukkan oleh pengguna adalah tepat. 3.6.1 Gred

3.6.1.1 Menambah gred

Klik pada pautan “Tambah gred”, sistem akan memaparkan laman untuk penambahan gred.

Ruang Penerangan

Gred Gred ahli

Rank Pangkat gred tersebut

Isikan maklumat gred dan klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat. Jika rekod berjaya direkodkan, sistem akan memaparkan senarai gred yang telah berjaya direkod oleh sistem.

3.6.1.2 Mengemas kini Gred

Klik ikon “Kemas kini” yang terletak di sebelah gred untuk mengemas kini maklumat gred. Kemas kini maklumat gred. Klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat. Jika maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan senarai gred yang telah berjaya direkod oleh sistem.

3.6.1.3 Menghapuskan Gred

Klik ikon “Hapus” yang terletak di sebelah gred untuk mengemas kini maklumat gred.

Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan maklumat. Jika butang “OK” diklik, sistem akan menghapuskan maklumat yang dipilih, manakala jika butang “Cancel” diklik, sistem akan kembali kepada paparan senarai gred.

Rajah 3.18: Menghapuskan gred

3.6.2 Skim Perkhidmatan

Klik pada pautan “Uruskan gred jawatan”, sistem akan memaparkan laman skim perkhidmatan.

Rajah 3.19: Skrin untuk menguruskan skim perkhidmatan

3.6.2.1 Menambah Skim Perkhidmatan

Klik pada pautan “Tambah skim perkhidmatan” sistem akan memaparkan laman untuk menambah skim perkhidmatan.

Rajah 3.20: Skrin untuk menambahkan skim perkhidmatan

Ruang Penerangan

Nama Skim perkhidmatan

Isikan maklumat tentang skim perkhidmatan. Klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat. Jika maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan senarai gred yang telah berjaya direkod oleh sistem.

3.6.2.2 Mengemas kini Skim Perkhidmatan

Klik ikon “Kemas kini” yang terletak di sebelah skim perkhidmatan untuk mengemas kini maklumat skim perkhidmatan.

Kemas kini maklumat skim perkhidmatan. Klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat. Jika maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan senarai skim perkhidmatan yang telah berjaya direkod oleh sistem.

Rajah 3.21: Skrin untuk mengemas kini skim perkhidmatan

3.6.2.3 Menghapuskan Skim Perkhidmatan

Klik ikon “Hapus” yang terletak di sebelah skim perkhidmatan untuk mengemas kini maklumat skim perkhidmatan.

Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan maklumat. Jika butang “OK” diklik, sistem akan menghapuskan maklumat yang dipilih, manakala jika butang “Cancel” diklik, sistem akan kembali kepada paparan senarai skim perkhidmatan.

Rajah 3.22: Menghapuskan skim perkhidmatan

3.7 Menguruskan Semakan Tugasan

Semakan tugasan sistem menyeluruh digunakan sebagai senarai semak tugasan untuk tiap-tiap jawatankuasa baru dalam sistem. Tugasan ini akan disalin ke dalam jawatankuasa yang baru direka. Contoh semakan tugasan adalah:-

• Penempahan bilik mesyuarat • Penyediaan projektor

Semakan sistem menyeluruh boleh diakses dengan klik pada ikon “Senarai semakan” pada panel “Tugas-tugas Lain”. Ia juga boleh diakses dengan klik pada ikon “Senarai Semakan” di sebelah kanan sistem.

3.7.1 Menambah Semakan Tugasan

Rajah 3.23: Skrin untuk menambah semakan sistem

Ruang Penerangan

Nama Nama/penerangan tentang semakan sistem Keutamaan Tahap kepentingan semakan sistem

Klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat. Jika maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan senarai semakan sistem yang telah berjaya direkod oleh sistem.

3.7.2 Mengemas kini Semakan Tugasan

Klik ikon “Kemas kini” yang terletak di sebelah nama senarai semakan. Kemas kini maklumat dan klik pada butang “Simpan” untuk menyimpan rekod. Senarai semakan sistem yang telah berjaya direkod akan dipaparkan jika kemas kini berjaya direkod.

Rajah 3.24: Skrin untuk mengemas kini semakan sistem

3.7.3 Menghapuskan Semakan Tugasan

Klik ikon “Hapus” untuk menghapuskan semakan sistem. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan semakan sistem. Jika butang “OK” diklik, sistem akan menghapuskan maklumat yang dipilih, manakala jika butang “Cancel” diklik, sistem akan kembali kepada paparan senarai skim perkhidmatan.

Rajah 3.25: Menghapuskan semakan sistem 3.8 Menguruskan Templat Mesej

Templat mesej adalah templat tetap yang akan disalin ke dalam mesej templat jawatankuasa di mana ia akan digunakan untuk menjana templat semasa emel dihantar kepada sesebuah jawatankuasa yang lain.

Templat mesej boleh diakses dengan mengklik pada ikon “Mesej-mesej” pada panel “Tugas-tugas Lain”. Ia juga boleh diakses dengan mengklik ikon “Mesej-Mesej” pada sebelah kanan sistem. Super Administrator boleh melihat dan mengemas kini isi kandungan mesej templat ini.

3.8.1 Mengemas kini Templat Mesej

Klik ikon “Kemas kini” yang berada bersebelahan dengan templat mesej dari laman penyenaraian 'Mesej'. Langkah untuk mengemas kini adalah adalah sama dengan langkah untuk Urus Setia mengemas kini mesej templat jawatankuasa mereka.

Klik butang “Simpan” untuk menyimpan rekod, senarai mesej templat yang telah direkod akan dipaparkan apabila rekod berjaya disimpan.

3.8.2 Melihat Templat Mesej

Untuk melihat mesej templat sistem, klik pada ikon “Lihat”. 3.9 Menguruskan Log

MyMesyuarat mempunyai modul log di mana ia akan memantau log di dalam sistem. Super Administrator boleh mengesan aktiviti semua ahli. Dari masa ke masa, saiz log akan meningkat dan akan ada keperluan untuk memadam log lama.

3.9.1 Menghapuskan Log

Log terdahulu di dalam sistem MyMesyuarat boleh dihapuskan oleh Super Administrator. Super Administrator mempunyai pilihan samada untuk menghapuskan log enam bulan sebelum atau setahun yang lepas.

Klik pada pautan “Hapus log – 6 bulan lalu” untuk menghapuskan log pada enam bulan yang lepas.

Klik pada pautan “Hapus log – 1 tahun lalu” untuk menghapuskan log satu tahun yang lalu.

Rajah 3.26: Menghapuskan sistem log 3.10 Melihat Statistik

Melihat statistik adalah seperti laporan tentang penggunaan MyMesyuarat di dalam jawatankuasa tertentu. Super Administrator boleh memantau keaktifan sesebuah jawatankuasa.

Statistik boleh diakses dengan mengklik ikon “Statistik” yang terletak di dalam panel “Tugas-tugas Lain” pada skrin utama jawatankuasa. Fungsi ini juga boleh diakses dengan mengklik ikon “Statistik” yang terletak pada sebelah kanan sistem. Klik pada kriteria pilihan dan klik butang “Cari” untuk menyenaraikan senarai keputusan yang dicari.

Rajah 3.27: Paparan statistik sistem Kriteria carian adalah seperti berikut:

• Aktiviti ahIi - Akan menyenaraikan aktiviti yang telah dilakukan oleh pengguna termasuk bilangan pos yang telah mereka laksanakan.

• Jumlah Keputusan - Akan menyenaraikan maklumat tentang jumlah mesyuarat dan jumlah keputusan.

• Hantar Laporan Bulanan - Boleh menjana laporan mengikut kementerian/agensi dan bulan.

3.11 Menukar Logo MyMesyuarat

Logo MyMesyuarat boleh di tukar mengikut kesesuaian kementerian. Untuk menukar logo MyMesyuarat, klik pada ikon “Tetapan global”. Klik pada pautan “Kemas kini logo”.

Rajah 3.28: Pautan “Kemas kini logo” Klik butang “Browse” dan pilih fail logo yang ingin di tukarkan.

Rajah 3.29: Skrin untuk mengemas kini logo

4

Menggunakan MyMesyuarat

4.1 Log masuk dan log keluar

Sistem berkebolehan untuk diakses dengan menggunakan http ataupun dengan ciri-ciri keselamatan Secure Socket Layer (SSL) melalui https. Satu sijil SSL perlu disediakan di pelayan MyMesyuarat.

Log Masuk

Rajah 4.1: Log masuk sistem

Taip alamat MyMesyuarat seperti https://<<nama kementerian>>.mymesyuarat.gov.my. Jika anda telah didaftarkan di dalam sistem MyMesyuarat oleh Urus Setia jawatankuasa, anda boleh memasukkan “ID pengguna” dan “kata laluan” pada laman “Log Masuk”. Setelah memasukkan maklumat ID pengguna dan kata laluan, klik butang “Log masuk” untuk log masuk ke dalam sistem. Setelah log masuk berjaya, sistem akan memaparkan laman “Jawatankuasa”.

Sebagai langkah keselamatan, Captcha akan muncul setelah tiga kali percubaan untuk log masuk seperti di dalam rajah di bawah. Anda akan diminta untuk mengisi kotak kod dengan memasukkan input mengikut abjad yang tertera pada skrin untuk mengelakkan kata laluan digodam.

Rajah 4.2: Captcha yang akan dipaparkan

Akaun log masuk anda akan disekat setelah melakukan 6 kali percubaan untuk log masuk. Apabila akaun disekat, hubungi urus setia jawatankuasa anda atau super admin atau super urus setia untuk mengaktifkan semula akaun anda.

Rajah 4.3: Akaun akan dikunci jika melebihi tempoh 6 kali percubaan

Log Keluar

Anda boleh mendapatkan pautan “Log keluar” di setiap laman MyMesyuarat pada sebelah kanan skrin. Klik pada pautan “Log Keluar”, sistem akan menamatkan sesi terkini dan terus memaparkan skrin “Log Masuk”.

Rajah 4.4: Berjaya log keluar

4.2 Arahan Tukar Kata Laluan

MyMesyuarat akan meminta pengguna secara automatik untuk menukar kata laluan mereka apabila ID pengguna mereka adalah sama dengan kata laluan mereka.

Peringatan!

MyMesyuarat mempunyai session timeout di mana ia akan log keluar secara sendiri jika sistem berada di dalam keadaan terbiar selama 200 minit.

Rajah 4.5: Tukar kata laluan

Rajah 4.6: Skrin tukar kata laluan selepas kata laluan yang sama dengan ID pengguna diubah.

Untuk lebih melindungi akaun anda, pastikan anda mendaftar kata laluan yang mudah diingati dan sukar kepada yang lain untuk meneka kata laluan anda. Bagi tujuan keselamatan, kata laluan baru anda mestilah ditetapkan paling minimum lima karakter. Kata laluan yang disarankan adalah ianya perlu mengandungi kombinasi huruf besar dan huruf kecil dan perlu mempunyai gabungan nombor.

4.3 Pemulihan Kata Kaluan yang Hilang

MyMesyuarat membenarkan anda menetapkan semula kata laluan anda jika anda terlupa. Jika pautan “Lupa kata laluan” diklik, skrin akan memaparkan skrin di bawah:

Rajah 4.7: Lupa kata laluan?

Apabila anda memasukkan alamat emel anda, MyMesyuarat akan menghantar emel kepada anda satu pautan yang boleh anda gunakan untuk menukar kata laluan. MyMesyuarat tidak akan menghantar kata laluan lama anda kerana kata laluan yang disimpan di dalam pangkalan data adalah kata laluan yang telah di enkrip. Ini bermakna Super Administrator juga tidak boleh melihat kata laluan anda.

Pautan tersebut hanya boleh digunakan sekali. Jika anda ingin mencipta kata laluan baru, anda boleh klik pautan “Lupa kata laluan” pada laman log masuk kembali untuk mencipta semula. Memandangkan kata laluan anda dihantar melalui emel dan emel adalah tidak selamat untuk menyimpan kata laluan, adalah dinasihatkan bahawa anda perlu menukar kata laluan yang diterima secepat mungkin sebagai langkah keselamatan. Jika emel anda sudah ditukar, anda perlu menghubungi Super Administrator untuk menetapkan semula kata laluan anda.

Skrin di bawah akan dipaparkan apabila anda klik pautan “Lupa ID pengguna” pada skrin log masuk:

Rajah 4.9: Lupa ID pengguna?

Apabila anda memasukkan emel anda, MyMesyuarat akan menghantar ID pengguna yang boleh anda gunakan untuk mengakses sistem.

4.4 Jawatankuasa

Skrin “Jawatankuasa” di bawah akan dipaparkan selepas log masuk ke MyMesyuarat berjaya. Skrin jawatankuasa akan memaparkan semua jawatankuasa yang terlibat oleh pengguna tersebut:

Rajah 4.10: Skrin jawatankuasa akan memaparkan hanya jawatankuasa yang anda terlibat Bilangan ikon yang dipaparkan adalah bergantung kepada peranan pengguna yang log masuk ke dalam sistem. Rajah di atas merupakan paparan log masuk bagi Urus Setia. Ahli dan Pengerusi hanya boleh melihat ikon buku alamat untuk setiap jawatankuasa yang mereka terlibat. Terdapat juga panel “Tugas” di mana ia akan memaparkan semua notifikasi penting yang perlu diambil perhatian oleh pengguna.

Nota : Kata laluan yang telah ditetapkan oleh Super Administrator adalah sama dengan ID pengguna anda.

Rajah 4.11: Panel tugas

Fungsi carian perkataan adalah fungsi berguna di mana ia boleh mencari dokumen yang berkaitan dengan keputusan, status, projek, nama fail dan nama mesyuarat mengikut perkataan yang dicari. Sebagai contoh jika perkataan “agen” ditaip sistem akan memaparkan senarai hasil seperti di bawah:

Rajah 4.12: Fungsi carian

Apabila pautan hasil carian tersebut diklik, sistem akan memaparkan laman yang berkaitan dengan hasil carian.

4.5 Profil

Mana-mana pengguna tanpa mengira peranan yang diberikan, dapat menguruskan profil mereka sendiri. Mereka boleh mengemas kini dan menukar kata laluan akaun.

4.5.1 Mengemas kini Profil

Klik pada pautan label nama ID pengguna. Sistem akan memaparkan skrin kemas kini profil.

Rajah 4.13: Kemas kini profil

Ruang Penerangan

ID Pengguna ID pengguna yang digunakan semasa log masuk

Gelaran Gelaran anda

Nama Nama anda

Nombor IC Nombor IC anda

Jawatan Jawatan anda

Seksyen/Bahagian Seksyen/Bahagian anda Kementerian/Agensi Kementerian/Agensi anda Skim perkhidmatan Skim perkhidmatan anda

Gred Gred anda

Emel Emel anda

Cc Emel Cc Emel anda

Alamat Alamat anda

Telefon Nombor Telefon anda

Faks Nombor Faks anda

Mobil Nombor Mobil anda

Telco Telco yang anda gunakan

Kemas kini profil anda. Klik butang “Simpan” untuk menyimpan maklumat anda. Jika maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan semula skrin “Jawatankuasa”.

4.5.2 Menukar Kata Laluan

Pada skrin “Kemas kini Profil”, klik pada pautan “Tukar kata laluan”. Sistem akan memaparkan skrin untuk mengemas kini kata laluan.

Rajah 4.14: Tukar kata laluan

Ruang Penerangan

Kata laluan lama Kata laluan lama anda

Kata laluan baru Kata laluan baru pilihan anda Sahkan kata laluan Sahkan kata laluan baru

Klik butang “Simpan” untuk menyimpan rekod, jika maklumat berjaya direkod sistem akan memaparkan skrin “Kemas kini Profil” kembali.

5

Menggunakan MyMesyuarat: Urus Setia Membuat Penetapan

Jawatankuasa

Urus Setia bertanggungjawab dalam menguruskan jawatankuasa. Di dalam MyMesyuarat, Urus Setia dibenarkan untuk mengemas kini templat mesej, tambah ahli ke dalam jawatankuasa, menentukan senarai semakan tugas jawatankuasa dan menguruskan kebenaran untuk ahli. Aktiviti ini biasanya dilakukan semasa tetapan jawatankuasa MyMesyuarat.

5.1 Menguruskan Jawatankuasa

Jawatankuasa dan Urus Setia mereka telah dicipta semasa proses pemasangan MyMesyuarat. Urus Setia tersebut mempunyai akses terhadap jawatankuasa mereka dan mereka juga boleh mula menguruskan jawatankuasa tersebut. Ini termasuk menetapkan templat asal dan juga menambah ahli ke dalam jawatankuasa.

5.1.1 Menambah Sub-Jawatankuasa

Urus Setia hanya dibenarkan untuk menambah sub-jawatankuasa. Langkah untuk menambah sub-jawatankuasa adalah klik pada ikon “cipta” pada nama jawatankuasa yang ingin ditambah sub-jawatankuasa tersebut.

Rajah 5.1: Ikon untuk menambah sub-jawatankuasa

Ruang Penerangan

Nama Nama jawatankuasa yang akan dipaparkan pada laporan dan minit.

Nama Ringkas Nama jawatankuasa yang akan dipaparkan apabila terdapat pilihan yang perlu dibuat pada borang dan ia juga bertindak sebagai URL MyMesyuarat.

• Nama ringkas yang dimasukkan hendaklah tidak mempunyai jarak.

Templat bilangan mesyuarat Merupakan templat tetap MyMesyuarat yang akan menjanakan bilangan jawatankuasa pada mesyuarat akan datang di dalam jawatankuasa tersebut. (contoh: Bil 1 Tahun 2008)

Templat tajuk mesyuarat Merupakan tajuk tetap untuk mesyuarat di dalam jawatankuasa. Terdapat dua tag yang boleh digunakan pada Ruang ini:

• %committeeshort : akan digantikan dengan nama ringkas jawatankuasa

• %committeelong : akan digantikan dengan nama penuh jawatankuasa

Format paparan jadual pada laporan maklumbalas

Urus Setia boleh menetapkan laporan maklum balas di dalam jawatankuasa tersebut akan menggunakan latar belakang berselang (putih dan biru), latar belakang putih atau latar belakang biru.

Klasifikasi dokumen Pengguna boleh menetapkan samada dokumen yang dimasukkan dalam jawatankuasa tersebut adalah terhad, sulit atau rahsia.

• Terhad – Data tidak dienkrip (encrypt). Semua ahli boleh melihat dokumen tersebut.

• Sulit – Data dienkrip (encrypt). Hanya ahli jawatankuasa tersebut dapat melihat dokumen di dalam jawatankuasa tersebut.

• Rahsia - Data dienkrip (encrypt). Hanya ahli jawatankuasa tersebut dapat melihat dokumen di dalam jawatankuasa tersebut.

Perkara yang dibincangkan di dalam mesyuarat

Nama yang telah ditetapkan adalah “Projek”. Tetapi ianya terdapat sesetengah jawatankuasa yang tidak membincangkan tentang projek di dalam mesyuarat mereka. Mereka mungkin membincangkan tentang “Agenda” ataupun “Tugas"

Klik butang “Simpan”. Sistem akan memaparkan buku alamat bagi jawatankuasa tersebut dan Super Administrator bagi jawatankuasa tersebut merupakan admin bagi jawatankuasa tersebut. Super Administrator perlu menambah Urus Setia untuk jawatankuasa yang baru diwujudkan dengan mengklik pautan “Tambah Ahli Baru”. Ini adalah bagi memastikan setiap jawatankuasa mempunyai Urus Setia.

5.1.2 Mengemas kini Jawatankuasa

Untuk mengemas kini tetapan jawatankuasa, Administrator perlu klik pada pautan “Jawatankuasa” yang terletak pada atas dan kanan laman. Kemudian, klik pada ikon “Kemas kini” di sebelah nama jawatankuasa. Ikon ini hanya akan dipaparkan apabila pengguna adalah Urus Setia bagi jawatankuasa tersebut.

Rajah 5.3: Kemas kini Jawatankuasa

Ruang Penerangan

Induk Tentukan nama jawatankuasa induk jika ia merupakan sub-jawatankuasa

Nama Merupakan nama jawatankuasa yanga kan dipaparkan di dalam minit

Nama ringkas Nama yang akan dgunakan jika terdapat menu pilihan yang perlu dipilih oleh pengguna atau sebagai URL MyMesyuarat. Templat bilangan

mesyuarat

Templat bilangan mesyuarat yang dijanakan oleh MyMesyuarat.

Templat tajuk mesyuarat Templat tajuk mesyuarat yang akan dijanakan oleh MyMesyuarat.

Format paparan jadual

pada laporan

maklumbalas

Urusetia boleh menetapkan laporan maklumbalas di dalam jawatankuasa tersebut akan menggunakan samada latar belakang berselang (putih dan biru), latar belakang putih atau latar belakang biru.

Klasifikasi dokumen Pengguna boleh menetapkan samada dokumen yang dimasukkan dalam jawatankuasa tersebut adalah terhad, sulit atau rahsia.

• Terhad – Data tidak dienkrip (encrypt). Semua ahli boleh melihat dokumen tersebut.

• Sulit – Data dienkrip (encrypt). Hanya ahli jawatankuasa tersebut dapat melihat dokumen di dalam jawatankuasa tersebut.

Ruang Penerangan

jawatankuasa tersebut dapat melihat dokumen di dalam jawatankuasa tersebut.

Perkara yang

dibincangkan di dalam mesyuarat

Nama yang dijana oleh sistem adalah “Projek”. Tetapi jika jawatankuasa tersebut tidak membincangkan tentang projek di dalam mesyuarat, mereka boleh menukarkan perkataan tersebut kepada perkataan lain mengikut kesesuaian mereka.

Klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat yang telah dikemas kini. Jika maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan senarai jawatankuasa yang telah dicipta.

5.2 Menguruskan Ahli Jawatankuasa dan Kumpulan

Senarai nama ahli dan kumpulan boleh diakses samada dengan mengklik pada pautan “Buku Alamat” atau pada ikon “Ahli-ahli” yang terletak di sebelah nama jawatankuasa di skrin utama senarai jawatankuasa. Admin/Urus Setia boleh menambah ahli baru, kumpulan baru, kemas kini peranan dan ahli, dan mereka juga boleh menghapuskan ahli di dalam jawatankuasa tersebut.

5.2.1 Menguruskan Ahli Jawatankuasa

Super Administrator dan Urus Setia boleh menambah ahli dan mengemas kini profil ahli di dalam jawatankuasa. Mereka juga boleh membuka akaun ahli yang telah dikunci dan juga boleh menghapuskan ahli di dalam jawatankuasa.

5.2.1.1 Menambah Ahli

Terdapat dua cara untuk menambah ahli ke dalam Jawatankuasa iaitu, tambah ahli secara satu persatu dan menambah ahli secara pukal mengikut Kementerian/Agensi mereka. 5.2.1.1.1 Tambah Ahli Baru

Klik pada ikon “Ahli” yang terdapat di sebelah nama jawatankuasa. Kemudian klik pada pautan “Tambah Ahli Baru” untuk menambah ahli baru ke dalam jawatankuasa.

Rajah 5.4: Tambah ahli jawatankuasa

Ruang Penerangan

Nama Nama ahli

ID pengguna ID pengguna ahli

Emel Emel ahli

Peranan Peranan ahli yang ingin ditetapkan

Gelaran Gelaran ahli

Jawatan Jawatan ahli

Seksyen/Bahagian Seksyen/Bahagian ahli Skim perkhidmatan Skim perkhidmatan ahli

Gred Gred ahli

Alamat Alamat ahli

Telefon Nombor telefon ahli

Faks Nombor faks ahli

Mobil Nombor mobil ahli

Klik butang simpan untuk menyimpan rekod, jika maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan teks “Maklumat ahli telah disimpan” dan sistem akan memaparkan senarai ahli yang telah berjaya direkod.

Jika ahli telah wujud di dalam sistem, maka ruang untuk peranan, gelaran, jawatan, seksyen/bahagian, skim perkhidmatan, gred, alamat, telefon, faks, mobil akan diisi secara automatik oleh sistem dan Urus Setia tidak boleh mengemas kini maklumat tersebut. Jika nama yang dimasukkan tidak terdapat di dalam sistem, Urus Setia perlu memasukkan maklumat tentang ahli tersebut.

5.2.1.1.2 Tambah Ahli Secara Pukal ke dalam Jawatankuasa

Klik pada ikon “Ahli” yang terdapat di sebelah nama jawatankuasa. Kemudian klik pada pautan “Tambah Ahli Secara Pukal” untuk menambah ahli baru secara pukal ke dalam jawatankuasa mengikut Kementerian/Agensi mereka.

Rajah 5.5: Tambah ahli secara pukal ke dalam jawatankuasa

Pengguna boleh mencari ahli berdasarkan Kementerian/Agensi/Jawatankuasa mereka dengan memilih kategori pada drop down menu dan memasukkan nama Kementerian/Agensi/Jawatankuasa pada field yang disediakan di bawah drop down menu

tersebut. Setelah memasukkan nama Kementerian/Agensi/Jawatankuasa, klik pada pautan “Paparkan Ahli yang Berkenaan”. Senarai nama ahli beserta peranan mereka akan dipaparkan mengikut Kementerian/Agensi/Jawatankuasa yang telah dipilih. Pilih ahli yang ingin dimasukkan ke dalam Jawatankuasa dan tetapkan peranan mereka.

5.2.1.2 Menetapkan Urus Setia ke Sesebuah Jawatankuasa

Urus Setia adalah seseorang yang dipertanggungjawabkan untuk menguruskan jawatankuasa dan mesyuarat yang bakal berlangsung di dalam jawatankuasa. Untuk menetapkan ahli sebagai Urus Setia di dalam Jawatankuasa, klik pada ikon “Ahli” pada nama Jawatankuasa yang ingin ditetapkan Urus Setia. Klik pada pautan “Tambah Ahli Baru”.

Rajah 5.6: Senarai Jawatankuasa serta berserta ikon ahli

5.2.1.3 Mengemas kini Ahli

Klik ikon “Kemas kini” pada laman Buku Alamat untuk mengemas kini profil pengguna. Klik butang “Simpan” untuk menyimpan rekod, jika maklumat berjaya direkod, senarai ahli yang telah direkod akan dipaparkan oleh sistem.

Maklumat ahli boleh dilihat dengan mengklik pada pautan nama ahli. Apabila pautan nama ahli diklik, sistem akan memaparkan maklumat seperti rajah di bawah.:

Rajah 5.7: Maklumat tentang ahli berserta jawatankuasa yang terlibat

5.2.1.3.1 Menyusun Ahli Mengikut Kekananan

Kekananan adalah amat penting di dalam penjanaan senarai kehadiran minit mesyuarat. Untuk menyusun kekananan ahli, klik pada ikon “Ahli-ahli” pada nama Jawatankuasa. Sistem akan memaparkan laman “Buku Alamat” di mana terdapat senarai ahli untuk Jawatankuasa tersebut.

Rajah 5.8: Senarai ahli di dalam Jawatankuasa

Urus Setia hanya boleh menguruskan ahli di dalam jawatankuasa yang mereka terlibat sahaja, maka mereka hanya boleh mengubah peranan ahli di dalam jawatankuasa mereka sahaja.

Klik pada pautan “Susun Ahli” untuk menyusun kekananan ahli.

Rajah 5.9: Laman untuk menyusun kekananan ahli

Klik pada nama ahli dan tarik nama tersebut pada kedudukan yang baru. Atau dalam kata lain, susun ahli di bawah menggunakan kaedah 'drag & drop'.

5.2.1.4 Menghapuskan Ahli

Klik ikon “Hapus” di sebelah nama ahli pada laman Buku Alamat untuk menghapuskan ahli. Sistem akan memaparkan mesej pengesahan untuk menghapuskan ahli. Jika butang “OK” diklik, sistem akan menghapuskan maklumat yang dipilih, manakala jika butang “Cancel” diklik, sistem akan kembali kepada paparan senarai ahli.

Rajah 5.10: Menghapuskan senarai ahli di dalam jawatankuasa

5.2.1.5 Membuka Akaun yang Telah Disekat

Apabila akaun ahli disekat, mereka perlu menghubungi Super Administrator atau Urus Setia jawatankuasa mereka untuk mengaktifkan semula akaun mereka.

dipaparkan pada nama ahli tersebut. Klik pada ikon tersebut untuk mengaktifkan semula akaun ahli yang telah disekat.

Rajah 5.11: Set semula kata laluan

Jika butang “Ok” diklik, sistem akan memaparkan teks “Kata laluan untuk (nama ahli)

telah diset semula”, manakala jika butang “Cancel” diklik, sistem akan kembali kepada paparan senarai ahli.

5.2.2 Menguruskan Kumpulan

Ahli untuk sesebuah jawatankuasa adalah lebih mudah dikategorikan mengikut kumpulan. Kumpulan mungkin menerangkan tentang dari mana ahli tersebut berasal (ahli yang berlainan bahagian akan dikumpulkan menjadi sebuah kumpulan). Kumpulan juga mungkin dibezakan mengikut skim perkhidmatan mereka. (Contoh: A, C, DG dan lain-lain)

Kumpulan di dalam MyMesyuarat mempunyai dua tujuan iaitu:

• Memudahkan proses jemputan ahli semasa proses mencipta mesyuarat. Apabila satu kumpulan dipilih, semua ahli turut dipilih semasa proses jemputan mesyuarat tersebut.

• Keputusan juga boleh ditetapkan mengikut kumpulan di dalam jawatankuasa. Setiap ahli di dalam kumpulan tersebut akan berkongsi status yang sama dan setiap ahli boleh memberi status kumpulan tersebut.

5.2.2.1 Menambah Kumpulan

Klik pada pautan “Tambah kumpulan baru” untuk menambah kumpulan baru di dalam jawatankuasa. Pilih ahli dengan tanda di ruangan sebelah nama.

Rajah 5.13: Penambahan kumpulan

Ruang Penerangan

Nama Nama kumpulan

Ahli Ahli-ahli yang terlibat di dalam kumpulan

Klik butang “Simpan” untuk menyimpan rekod, jika maklumat berjaya direkod, senarai kumpulan yang telah direkod akan dipaparkan oleh sistem.

5.2.2.2 Mengemas kini Kumpulan

Klik ikon “Kemas kini” yang terdapat di dalam jadual kumpulan pada laman “Buku Alamat”. Kemas kini maklumat kumpulan dan klik butang “Simpan” untuk menyimpan rekod. Jika rekod berjaya disimpan sistem akan memaparkan teks “Kumpulan telah disimpan” dan sistem akan kembali kepada paparan “Buku Alamat”

5.2.2.3 Melihat Kumpulan

Klik pada nama kumpulan pada skrin “Buku Alamat” untuk melihat maklumat mengenai kumpulan.

5.2.2.4 Menghapuskan Kumpulan

Klik ikon “Hapus” yang berada di sebelah nama kumpulan di dalam jadual kumpulan. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan kumpulan. Jika butang “Ok” diklik, sistem akan memaparkan teks “Kumpulan telah dihapuskan”, manakala jika butang “Cancel” diklik, sistem akan kembali kepada paparan skrin “Buku Alamat”.

Rajah 5.14: Menghapuskan kumpulan 5.3 Menguruskan Tugasan Jawatankuasa

Senarai tugasan jawatankuasa adalah tugasan tetap yang akan digunakan pada setiap mesyuarat yang akan diadakan di dalam jawatankuasa tersebut. Fungsi ini sangat berguna untuk Urus Setia memastikan persediaan mesyuarat berjalan lancar. Contoh semakan tugas adalah seperti di bawah:

• Menempah bilik mesyuarat • Menyediakan projektor • Cetak agenda mesyuarat

Semakan tugasan jawatankuasa boleh diakses dengan mengklik ikon “Tugasan” di sebelah nama jawatankuasa pada laman “Jawatankuasa”.

5.3.1 Menambah Senarai Tugasan Jawatankuasa

Klik pada ikon “Senarai semakan” yang berada di sebelah nama jawatankuasa pada laman “Jawatankuasa”. Klik pada pautan “Tambah semakan baru untuk (nama jawatankuasa)” untuk menambah senarai tugasan baru.

Rajah 5.15: Menambah senarai tugasan Jawatankuasa

Ruang Penerangan

Nama Nama/Penerangan tentang tugasan

Keutamaan Paras keutamaan tugasan yang perlu dilaksanakan Ahli Ahli yang terlibat untuk tugasan tersebut.

Klik butang “Simpan” untuk menyimpan maklumat. Sistem akan memaparkan templat emel yang akan dihantar kepada ahli yang telah ditugaskan untuk melaksanakan tugas tersebut. Klik butang “Hantar Emel” untuk menghantar emel kepada pelaksana tugas atau klik “Jangan Hantar Emel” jika tidak mahu emel dihantar kepada ahli yang ditugaskan.

5.3.2 Mengemas kini Senarai Tugasan Jawatankuasa

Klik ikon “Kemas kini” di sebelah senarai tugasan pada laman “Tugasan”.

Klik butang simpan untuk menyimpan rekod, senarai semakan tugasan akan dipaparkan jika rekod berjaya dikemas kini.

Rajah 5.16: Kemas kini semakan jawatankuasa

5.3.3 Menghapuskan Senarai Tugasan Jawatankuasa

Klik ikon “Hapus” pada laman “Senarai Semakan” untuk menghapuskan senarai semakan. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan senarai semakan. Jika butang “OK” diklik, sistem akan memaparkan mesej “Semakan untuk jawatankuasa telah dihapuskan”. Jika butang “Cancel” diklik sistem akan memaparkan skrin “Senarai Semakan” kembali.

Rajah 5.17: Menghapuskan senarai semakan

5.4 Menguruskan Templat Mesej

Mesej templat jawatankuasa adalah templat tetap yang digunakan untuk menjana emel yang dihantar kepada jawatankuasa tertentu. Ia boleh diakses dengan mengklik ikon “Mesej-mesej” pada laman utama “Jawatankuasa”. Urus Setia boleh melihat maklumat templat dan boleh mengemas kini templat tersebut hanya pada jawatankuasa yang mereka terlibat.

Tiada mesej templat baru yang boleh direka kerana templat ini adalah templat tetap di dalam MyMesyuarat mengikut keadaan tertentu (Contoh: Pohon maklum balas, jemputan mesyuarat). Mesej templat ini boleh dikemas kini.

Senarai semakan untuk mesyuarat akan datang tidak akan terjejas jika senarai semakan telah dihapuskan di sini.

5.4.1 Mengemas kini Templat Mesej

Kesemua templat di bawah adalah templat tetap yang telah disediakan di dalam sistem MyMesyuarat. Walau bagaimanapun, templat ini boleh dikemas kini oleh Urus Setia sebelum ia dihantar kepada pengguna. Jadual di bawah menerangkan tentang kegunaan mesej templat tertentu:

Bil. Jenis mesej templat Penerangan

1. Jemputan ke mesyuarat Emel yang dihantar untuk menjemput ahli ke mesyuarat

2. Perubahan mesyuarat Emel yang dihantar jika terdapat perubahan kepada maklumat mesyuarat

3. Pembatalan mesyuarat Emel yang dihantar sekiranya mesyuarat dibatalkan

4. Peringatan kemas kini status tindakan

Emel yang menghantar peringatan kepada ahli mesyuarat untuk mengemas kini status tindakan. 5. Komen untuk mesyuarat Emel yang dihantar apabila terdapat komen yang

ditinggalkan untuk mesyuarat

6. Komen untuk keputusan Emel yang dihantar apabila terdapat komen yang ditinggalkan untuk keputusan

7. Komen untuk status Emel yang dihantar apabila terdapat komen yang ditinggalkan untuk status tindakan

8. Pengemaskinian status Emel yang dihantar kepada urursetia apabila terdapat status tindakan yang dikemaskinikan untuk mesyuarat

9. Minit mesyuarat Emel yang dihantar apabila terdapat minit mesyuarat yang telah disahkan oleh pengerusi 10. Makluman tentang penugasan

keputusan

Emel yang dihantar apabila terdapat pengumuman keputusan

11. Memohon pengesahan minit mesyuarat

Emel yang dihantar kepada pengerusi mesyuarat untuk mendapatkan pengesahan minit mesyuarat 12. Minit mesyuarat telah disahkan Emel yang dihantar kepada Urus Setia mesyuarat

untuk memaklumkan pengesahan minit mesyuarat 13. Komen untuk minit Emel yang dihantar apabila terdapat komen yang

ditinggalkan untuk minit mesyuarat

14. Ubahkan Kata laluan Emel yang dihantar apabila ahli terlupa kata laluan 15. Kata laluan baru Emel yang dihantar apabila kata laluan disetkan

semula

16. Dapatkan semula kata nama Emel yang dihantar apabila ahli terlupa kata nama 17. Akaun Baru MyMesyuarat Emel yang dihantar kepada pengguna sistem yang

work are not derived from the Program, and can be reasonably considered independent and separate works in themselves, then this License, and its terms, do not apply to those sections when you distribute them as separate works. But when you distribute the same sections as part of a whole which is a work based on the Program, the distribution of the whole must be on the terms of this License, whose permission for other licensees extend to the entire whole, and thus to each and every part regardless of who wrote it.

Thus, it is not the intent of this section to claim rights or contest your rights to work written entirely by you; rather, the intent is to exercise the right to control the distribution of derivative or collective works based on the Program.

In addition, mere aggregation of another work not based on the Program with the Program (or with a work based on the Program) on a volume of a storage or distribution medium does not bring the other work under the scope of this License.

3. You may copy and distribute the Program (or a work based on it, under Section 2) in object code or executable form under the terms of Sections 1 and 2 above provided that you also do one of the following:

a) Accompany it with the complete corresponding machine-readable source code, which must be distributed under the terms of Sections 1 and 2 above on a medium customarily used for software interchange; or,

b) Accompany it with a written offer, valid for at least three years, to give any third party, for a charge no more than your cost of physically performing source distribution, a complete machine-readable copy of the corresponding source code, to be distributed under the terms of Sections 1 and 2 above on a medium customarily used for software interchange; or,

c) Accompany it with the information you received as to the offer to distribute corresponding source code. (This alternative is allowed only for noncommercial distribution and only if you received the program in object code or executable form with such an offer, in accord with Subsection b above.)

The source code for a work means the preferred form of the work for making modifications to it. For an executable work, complete source code means all the source code for all modules it contains, plus any associated interface definition files, plus the scripts used to control compilation and installation of the executable. However, as a special exception, the source code distributed need not include anything that is normally distributed (in either source or binary form) with the major components (compiler, kernel, and so on) of the operating system on which the executable runs, unless that component itself accompanies the executable.

If distribution of executable or object code is made by offering access to copy from a designated place, then offering equivalent access to copy the source code from the same place counts as distribution of the source code, even though third parties are not compelled to copy the source along with the object code.

4. You may not copy, modify, sublicense, or distribute the Program except as expressly provided under this License. Any attempt otherwise to copy, modify, sublicense or distribute the Program is void, and will automatically terminate your rights under this License. However, parties who have received copies, or rights, from you under this License will not have their licenses terminated so long as such parties remain in full compliance.

5. You are not required to accept this License, since you have not signed it. However, nothing else grants you permission to modify or distribute the Program or its derivative

works. These actions are prohibited by law if you do not accept this License. Therefore, by modifying or distributing the Program (or any work based on the Program), you indicate your acceptance of this License to do so, and all its terms and conditions for copying, distributing or modifying the Program or works based on it.

6. Each time you redistribute the Program (or any work based on the Program), the recipient automatically receives a license from the original licensor to copy, distribute or modify the Program subject to these terms and conditions. You may not impose any further restrictions on the recipients' exercise of the rights granted herein. You are not responsible for enforcing compliance by third parties to this License.

7. If, as a consequence of a court judgment or allegation of patent infringement or for any other reason (not limited to patent issues), conditions are imposed on you (whether by court order, agreement or otherwise) that contradict the conditions of this License, they do not excuse you from the conditions of this License. If you cannot distribute so as to satisfy simultaneously your obligations under this License and any other pertinent obligations, then as a consequence you may not distribute the Program at all. For example, if a patent license would not permit royalty-free redistribution of the Program by all those who receive copies directly or indirectly through you, then the only way you could satisfy both it and this License would be to refrain entirely from distribution of the Program.

If any portion of this section is held invalid or unenforceable under any particular circumstance, the balance of the section is intended to apply and the section as a whole is intended to apply in other circumstances.

It is not the purpose of this section to induce you to infringe any patents or other property right claims or to contest validity of any such claims; this section has the sole purpose of protecting the integrity of the free software distribution system, which is implemented by public license practices. Many people have made generous contributions to the wide range of software distributed through that system in reliance on consistent application of that system; it is up to the author/donor to decide if he or she is willing to distribute software through any other system and a licensee cannot impose that choice.

This section is intended to make thoroughly clear what is believed to be a consequence of the rest of this License.

8. If the distribution and/or use of the Program is restricted in certain countries either by patents or by copyrighted interfaces, the original copyright holder who places the Program under this License may add an explicit geographical distribution limitation excluding those countries, so that distribution is permitted only in or among countries not thus excluded. In such case, this License incorporates the limitation as if written in the body of this License.

9. The Free Software Foundation may publish revised and/or new versions of the General Public License from time to time. Such new versions will be similar in spirit to the present version, but may differ in detail to address new problems or concerns.

Each version is given a distinguishing version number. If the Program specifies a version number of this License which applies to it and "any later version", you have the option of following the terms and conditions either of that version or of any later version published by the Free Software Foundation. If the Program does not specify a version number of this License, you may choose any version ever published by the Free Software Foundation.

10. If you wish to incorporate parts of the Program into other free programs whose distribution conditions are different, write to the author to ask for permission. For software which is copyrighted by the Free Software Foundation, write to the Free Software

Foundation; we sometimes make exceptions for this. Our decision will be guided by the two goals of preserving the free status of all derivatives of our free software and of promoting the sharing and reuse of software generally.

NO WARRANTY

11. BECAUSE THE PROGRAM IS LICENSED FREE OF CHARGE, THERE IS NO WARRANTY FOR THE PROGRAM, TO THE EXTENT PERMITTED BY APPLICABLE LAW. EXCEPT WHEN OTHERWISE STATED IN WRITING THE COPYRIGHT HOLDERS AND/OR OTHER PARTIES PROVIDE THE PROGRAM "AS IS" WITHOUT WARRANTY OF ANY KIND, EITHER EXPRESSED OR IMPLIED, INCLUDING, BUT NOT LIMITED TO, THE IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE. THE ENTIRE RISK AS TO THE QUALITY AND PERFORMANCE OF THE PROGRAM IS WITH YOU. SHOULD THE PROGRAM PROVE DEFECTIVE, YOU ASSUME THE COST OF ALL NECESSARY SERVICING, REPAIR OR CORRECTION.

12. IN NO EVENT UNLESS REQUIRED BY APPLICABLE LAW OR AGREED TO IN WRITING WILL ANY COPYRIGHT HOLDER, OR ANY OTHER PARTY WHO MAY MODIFY AND/OR REDISTRIBUTE THE PROGRAM AS PERMITTED ABOVE, BE LIABLE TO YOU FOR DAMAGES, INCLUDING ANY GENERAL, SPECIAL, INCIDENTAL OR CONSEQUENTIAL DAMAGES ARISING OUT OF THE USE OR INABILITY TO USE THE PROGRAM (INCLUDING BUT NOT LIMITED TO LOSS OF DATA OR DATA BEING RENDERED INACCURATE OR LOSSES SUSTAINED BY YOU OR THIRD PARTIES OR A FAILURE OF THE PROGRAM TO OPERATE WITH ANY OTHER PROGRAMS), EVEN IF SUCH HOLDER OR OTHER PARTY HAS BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES.

Senarai Rajah

Rajah 2.1: Proses mesyuarat...3

Rajah 2.2 : Hierarki Jawatankuasa Peringkat Paling Atas dan Sub-jawatankuasa...4

Rajah 2.3 : Contoh Hierarki Jawatankuasa di dalam MyMesyuarat...5

Rajah 2.4: Carta alir mesyuarat...7

Rajah 3.1: Panel “Tugas-tugas lain”...10

Rajah 3.2: Senarai petunjuk bagi templat .xls yang disediakan...16

Rajah 3.3: Skrin untuk membuat tetapan Emel...19

Rajah 3.4: Skrin untuk membuat tetapan penghantaran Emel...20

Rajah 3.5: Skrin untuk membuat tetapan SMS...21

Rajah 3.6: Skrin untuk kemas kini profil ahli...22

Rajah 3.7: Melihat maklumat ahli...22

Rajah 3.8: Menghapuskan ahli...23

Rajah 3.9: Tetap semula katalaluan Ahli...23

Rajah 3.10: Super Administrator mengemas kini tetapan global...24

Rajah 3.11: Senarai peranan tetap...25

Rajah 3.12 : Tambah gelaran baru...25

Rajah 3.13: Senarai gelaran tetap...26

Rajah 3.14: Kemas kini gelaran...26

Rajah 3.15: Menghapuskan gelaran...26

Rajah 3.16: Laman gred...27

Rajah 3.17: Tambah gred...27

Rajah 3.18: Menghapuskan gred...28

Rajah 3.19: Skrin untuk menguruskan skim perkhidmatan...29

Rajah 3.20: Skrin untuk menambahkan skim perkhidmatan...29

Rajah 3.21: Skrin untuk mengemas kini skim perkhidmatan...30

Rajah 3.22: Menghapuskan skim perkhidmatan...30

Rajah 3.23: Skrin untuk menambah semakan sistem...31

Rajah 3.24: Skrin untuk mengemas kini semakan sistem...31

Rajah 3.25: Menghapuskan semakan sistem...31

Rajah 3.26: Menghapuskan sistem log...32

Rajah 3.27: Paparan statistik sistem...33

Rajah 3.28: Pautan “Kemas kini logo”...33

Rajah 3.29: Skrin untuk mengemas kini logo...33

Rajah 4.1: Log masuk sistem...34

Rajah 4.2: Captcha yang akan dipaparkan...34

Rajah 4.3: Akaun akan dikunci jika melebihi tempoh 6 kali percubaan...35

Rajah 4.4: Berjaya log keluar...35

Rajah 4.5: Tukar kata laluan...36

Rajah 4.6: Skrin tukar kata laluan selepas kata laluan yang sama dengan ID pengguna diubah...36

Rajah 4.7: Lupa kata laluan?...36

Rajah 4.8: Tukar kata laluan...36

Rajah 4.9: Lupa ID pengguna?...37

Rajah 4.10: Skrin jawatankuasa akan memaparkan hanya jawatankuasa yang anda terlibat ...37

Rajah 4.11: Panel tugas...38

Rajah 4.13: Kemas kini profil...39

Rajah 4.14: Tukar kata laluan...40

Rajah 5.1: Ikon untuk menambah sub-jawatankuasa...41

Rajah 5.2: Paparan untuk menambah sub-jawatankuasa...41

Rajah 5.3: Kemas kini Jawatankuasa...43

Rajah 5.4: Tambah ahli jawatankuasa...45

Rajah 5.5: Tambah ahli secara pukal ke dalam jawatankuasa...46

Rajah 5.6: Senarai Jawatankuasa serta berserta ikon ahli...46

Rajah 5.7: Maklumat tentang ahli berserta jawatankuasa yang terlibat...47

Rajah 5.8: Senarai ahli di dalam Jawatankuasa...47

Rajah 5.9: Laman untuk menyusun kekananan ahli...48

Rajah 5.10: Menghapuskan senarai ahli di dalam jawatankuasa...48

Rajah 5.11: Set semula kata laluan...49

Rajah 5.12: Senarai kumpulan berserta ahli di dalam kumpulan tersebut...49

Rajah 5.13: Penambahan kumpulan...50

Rajah 5.14: Menghapuskan kumpulan...51

Rajah 5.15: Menambah senarai tugasan Jawatankuasa...51

Rajah 5.16: Kemas kini semakan jawatankuasa...52

Rajah 5.17: Menghapuskan senarai semakan...52

Rajah 5.18: Laman peranan jawatankuasa...55

Rajah 5.19: Peranan yang ditetapkan untuk Urus Setia...57

Rajah 5.20: Peranan yang ditetap untuk Ahli...58

Rajah 5.21: Peranan yang ditetapkan untuk Pengerusi...58

Rajah 5.22: Penambahan pengumuman...59

Rajah 5.23: Pengumuman yang dipaparkan di dalam kalendar...60

Rajah 5.24: Menghapuskan pengumuman...60

Rajah 6.1: Mengemas kini templat jemputan emel...65

Rajah 6.2: Tetapan untuk menggunakan MRBS pada laman tetapan global ...66

Rajah 6.3: Skrin untuk menambah mesyuarat dan menempah bilik mesyuarat...66

Rajah 6.4: Status kesediaan bilik mesyuarat...67

Rajah 6.5: Skrin “Mesyuarat” (Senarai mesyuarat bagi jawatankuasa tersebut akan dipaparkan)...67

Rajah 6.6: Skrin “Maklumat Mesyuarat”...68

Rajah 6.7: Skrin ”Senarai tugasan”...69

Rajah 6.8: Skrin ”Tambah aktiviti baru”...69

Rajah 6.9: Skrin ”Semakan Mesyuarat”...69

Rajah 6.10: Menghapuskan tugasan...70

Rajah 6.11: Skrin “Projek”...70

Rajah 6.12: Skrin “Tambah keputusan”...71

Rajah 6.13: Skrin “Tambah projek”...71

Rajah 6.14: Skrin “Kemas kini projek”...72

Rajah 6.15: Skrin “Kehadiran”...73

Rajah 7.1: Skrin “Kehadiran” setelah dikemas kini oleh Urus Setia...74

Rajah 8.1: Agenda...75

Rajah 8.2: Menghapuskan keputusan...82

Rajah 8.3: Kelulusan edaran minit...83

Rajah 9.1: Skrin “Konfigurasi SMS”...89

Rajah 9.2: Skrin “Pengesahan kehadiran”...89

Rajah 9.3: Mesyuarat dan keputusan yang dipaparkan di dalam kalendar adalah segala mesyuarat yang berkaitan dengan pengguna...90

Rajah 9.4: Paparan pautan untuk memuat turun lampiran mesyuarat...91

Rajah 9.5: Paparan keputusan mesyuarat pada laman maklumat mesyuarat...92

Rajah 9.6: Senarai ahli di dalam buku alamat...93

Rajah 9.7: Tetingkap untuk penghantaran emel secara terus kepada ahli tersebut...93

Rajah 9.8: Skrin “Fail arkib” berserta pilihan carian yang disediakan...94

Rajah 9.9: Paparan keputusan yang belum dikemas kini berada di bawah kaledar mesyuarat...94

Rajah 9.10: Skrin untuk menambah status ahli...98

Rajah 9.11: Paparan senarai keputusan...99

Rajah 9.12: Kotak untuk meninggalkan komen untuk mesyuarat...100

Rajah 9.13: Kotak untuk meninggalkan komen bagi keputusan...100

Rajah 9.14: Senarai status yang telah mempunyai maklum balas...101