Rajah 9.8: Skrin “Fail arkib” berserta pilihan carian yang disediakan
Kriteria Penerangan
Nama fail Nama lampiran yang ingin dicari
Jenis Jenis lampiran yang ingin dicari
Mesyuarat Lampiran mengikut mesyuarat tertentu
Projek Lampiran mengikut projek tertentu
Tarikh Muat Naiktahun Lampiran mengikut tarikh muat naik lampiran tersebut
Selepas maklumat carian diisi, klik pada butang “Cari”. Klik mana-mana pautan lampiran yang dikehendaki, sistem akan memuat turun lampiran tersebut.
9.3 Selepas Mesyuarat
Ahli boleh memberi maklum balas secara individu atau mereka juga boleh memberi maklum balas bagi pihak kumpulan mereka. Perbincangan di antara Pengerusi dan Ahli
adalah melalui komen di dalam mesyuarat.
9.3.1 Mengemas kini Status
Sesiapa yang telah diberikan tanggungjawab untuk melaksanakan tindakan akan dapat memerhati keputusan apabila anda klik ke dalam jawatankuasa. Kesemua status yang
perlu dikemas kini akan dipaparkan pada kolum “Tarikh akhir status yang terdekat” di bawah kalendar pada laman mesyuarat yang akan datang. Klik pada pautan keputusan
tersebut dan sistem akan memaparkan laman di mana anda boleh meninggalkan maklum balas terhadap keputusan tersebut.
Rajah 9.9: Paparan keputusan yang belum dikemas kini berada di bawah kaledar mesyuarat.
94
Langkah-langkah mengemas kini Status :
1. Klik pada nama jawatankuasa yang telah disenaraikan pada skrin utama
jawatankuasa. Contoh : _Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat
2. Klik pada pautan tab menu “Mesyuarat”.
3. Klik pada pautan bilangan mesyuarat yang ingin dikemas kini statusnya. Contoh : Bil
3 Tahun 2013
95 1
2
3
4. Paparan keputusan minit mesyuarat tersebut akan dipaparkan di bawah skrin jika
ada. Klik pada pautan “Tiada pengemaskinian” pada Tindakan oleh individu
5. Klik pada pautan “Tambah maklum balas”.
96 4
5
6. Isikan maklumat berkaitan maklum balas tindakan.
7. Klik butang “Simpan” setelah selesai.
Maklum balas Individu Ahli yang di tugaskan untuk mengambil tindakan dikehendaki memberi maklum balas
tindakan mereka. Sesiapa yang terlibat akan dapat melihat pautan “Tambah maklum balas ahli ahli yang mengambil tindakan” yang dapat dilihat apabila mereka klik pada
pautan keputusan pada laman maklumat mesyuarat. Klik pada pautan untuk memasukkan maklum balas untuk keputusan.
97 7
6
Rajah 9.10: Skrin untuk menambah status ahli
Ruang Penerangan
Penerangan Penerangan tentang maklum balas
Tarikh tindakan diambil Tarikh tindakan diambil
Fail sokongan Lampiran sokongan untuk maklum balas tersebut
Isikan maklumat dan klik butang “Simpan”
Maklum balas Kumpulan Jika tindakan ditugaskan kepada kumpulan, maka seorang daripada ahli kumpulan tersebut
perlu mengemas kini maklum balas bagi kumpulan tersebut. Sesiapa yang terlibat akan dapat melihat pautan “Tambah maklum balas kumpulan nama kumpulan”. Klik pada
pautan untuk membuat kemas kini maklum balas.
Isikan maklumat dan klik butang “Simpan” untuk menyimpan maklumat.
98 Pada skrin maklumat mesyuarat di mana senarai keputusan dipaparkan, setiap keputusan
dibezakan dengan tiga warna yang berbeza untuk membezakan ahli yang log masuk pada laman tersebut. Jika kotak keputusan berwarna:
Tiada warna
– pengguna tidak perlu mengemas kini maklum balas Merah
– pengguna perlu mengemas kini maklum balas, tetapi belum melakukannya. Hijau
– pengguna perlu mengemas kini maklum balas mereka dan telah selesai proses kemas kini
Rajah 9.11: Paparan senarai keputusan
9.3.2 Ubah suai kemas kini Maklum balas
