6 Menggunakan MyMesyuarat: Urus Setia Sebelum
Mesyuarat
Urus Setia bertanggungjawab dalam menyelaraskan mesyuarat, menyediakan minit dan mencatat laporan kemas kini status. Tajuk ini akan memfokuskan terhadap aktiviti yang
terlibat di dalam MyMesyuarat sebelum mesyuarat berlangsung. Aktiviti tersebut termasuk: •
Menambah mesyuarat •
Menyemak senarai semakan tugasan •
Menguruskan projek •
Membuat pengesahan kehadiran ahli mesyuarat
6.1 Mesyuarat
Urus Setia di dalam jawatankuasa bertanggungjawab untuk menambah, mengemas kini maklumat mesyuarat di dalam jawatankuasa. Jemputan emel akan dihantar untuk
menjemput semua ahli yang terlibat.
6.1.1 Menambah Mesyuarat
MyMesyuarat menyediakan dua cara untuk menambah mesyuarat iaitu dengan menggunakan fungsi MyMesyuarat asal ataupun dengan menggunakan perisian pihak
ketiga yang di integrasikan dengan MyMesyuarat iaitu Meeting Room Booking SystemMRBS. Dengan menggunakan MRBS, pengguna boleh terus menempah bilik
mesyuarat.
6.1.1.1 Menambah Mesyuarat Tanpa Menempah Bilik
Langkah-langkah mencipta dan menjemput ahli ke mesyuarat :
1. Klik pada nama jawatankuasa yang telah di senaraikan pada skrin utama
jawatankuasa. Contoh : _Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat
61 1
2. Klik pautan tab menu “Mesyuarat”.
3. Klik pada pautan “Tambah mesyuarat baru”.
62 3
2
4. Isikan semua maklumat yang berkaitan dan pilih ahli mesyuarat yang ingin di jemput
63 5
4
serta tetapkan peranan dan pastikan jawatan bagi setiap ahli adalah betul. Urus Setia boleh mengubah nama jawatan bagi ahli sekiranya perlu.
5. Klik butang “Simpan”.
6. Klik butang “Hantar Email Jemputan Sekarang” atau “Hantar Email SMS
Jemputan” atau “Jangan hantar jemputan”.
7. Skrin jemputan mesyuarat membolehkan anda untuk mengemas kini isi kandungan
templat mesej emel yang akan dihantar kepada setiap ahli mesyuarat.
Ruang Penerangan
Tajuk Mesyuarat Merujuk kepada tajuk mesyuarat Mesyuarat MPKM. Sistem
akan menjanakan tajuk mesyuarat secara automatik mengikut nama jawatankuasa yang telah dicipta.
Bil Mesyuarat Merujuk kepada bilangan mesyuarat, mesyuarat tersebut.
Sistem akan menjanakan bilangan mesyuarat secara automatik. Tarikh mesyuarat
Tarikh mesyuarat akan diadakan Tempat
Tempat mesyuarat akan diadakan Alamat
Alamat di mana mesyuarat akan diadakan Wakil dibenarkan
Pilihan sama ada membenarkan wakil atau tidak Agenda
Agenda yang akan dibincangkan di dalam minit Fail-fail Agenda
Lampiran bagi agenda mesyuarat Fail-fail Minit
Lampiran bagi minit mesyuarat Fail-fail Pembentangan
Lampiran bagi pembentangan Tarikh akhir sahkan
kehadiran Tarikh akhir yang ingin ditetapkan untuk pengguna
mengesahkan kehadiran Format minit
Format minit yang akan dijanakan semasa membuat minit kemudian
Bahasa minit mesyuarat Bahasa yang akan digunakan di dalam penjanaan minit
64 7
6
Ruang Penerangan
mesyuarat Pilih ahlikumpulan
Pilihan ahli mesyuarat yang akan hadir ke mesyuarat dan juga peranan mereka semasa mesyuarat.
ButangPautan Penerangan
Hantar Emel Jemputan sekarang Klik butang ini jika anda ingin emel dihantar kepada
setiap ahli mesyuarat sekarang Hantar Emel SMS Jemputan
Klik butang ini jika anda ingin menghantar emel beserta SMS jemputan kepada semua ahli mesyuarat.
Jangan hantar jemputan Klik butang ini jika anda tidak perlu menghantar emel
jemputan kepada semua ahli Pautan Kemas kini
kandunganJadualkan jemputan Klik pautan ini jika anda ingin mengemas kini kandungan
templat mesej bagi emel jemputan ini atau jika anda ingin menetapkan tarikh untuk menghantar emel
jemputan ini.
Rajah 6.1: Mengemas kini templat jemputan emel Terdapat tetapan yang perlu diikut tanpa perlu mengubah perkataan ini kerana ia akan
mempengaruhi kandungan emel yang akan dihantar kepada pengguna. Perkataan- perkataan tersebut adalah:
Perkataantoken Penerangan
Meeting.meeting_title Akan digantikan dengan tajuk mesyuarat
Meeting.meeting_date Akan digantikan dengan tarikh mesyuarat
Meeting.venue Akan digantikan dengan tempat mesyuarat
Link.meeting Akan digantikan dengan pautan untuk ke maklumat
mesyuarat Link.confirm
Akan digantikan dengan pautan untuk membuat pengesahan kehadiran
Slogan Akan digantikan dengan slogan agensi
Invite Date Tarikh yang ditentukan untuk proses penghantaran emel
kepada ahli mesyuarat
Klik butang “Simpan” untuk menyimpan maklumat.
65
6.1.1.2 Menambah Mesyuarat dan Menempah Bilik
