Rajah 6.6: Skrin “Maklumat Mesyuarat”
6.1.3 Menghapuskan dan Membatalkan Mesyuarat Klik ikon “Hapus” yang terletak di sebelah nama mesyuarat untuk menghapuskan
mesyuarat. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan mesyuarat. Jika butang “OK” diklik, sistem akan memaparkan mesej “Mesyuarat telah
dihapuskan”. Jika butang “Cancel” diklik sistem akan memaparkan skrin “Mesyuarat” kembali. Sistem akan menghantar emel pembatalan mesyuarat kepada setiap ahli
mesyuarat yang telah menerima jemputan mesyuarat yang dihapuskan tersebut.
6.2 Semakan Tugasan Mesyuarat
Senarai semakan tugasan mesyuarat adalah satu fungsi untuk menyemak tugasan yang perlu di selesaikan sebelum mesyuarat. Contoh: Menyediakan projektor, menempah bilik
dan sebagainya. Hanya Urus Setia boleh mengakses semakan tugasan mesyuarat ini. Pada asalnya, semakan tugasan ini akan tercipta mengikut senarai semakan tugasan yang
telah dicipta pada laman “Jawatankuasa”.
68
Rajah 6.7: Skrin ”Senarai tugasan” 6.2.1 Menambah Senarai Semakan Tugas
Pada laman “Senarai Mesyuarat” klik pada pautan “Semakan” yang berada di sebelah nama mesyuarat yang ingin anda kemas kini dan klik pada pautan “Tambah aktiviti baru”.
Skrin “Senarai semak mesyuarat” akan dipaparkan.
Rajah 6.8: Skrin ”Tambah aktiviti baru”
Ruang Penerangan
Nama Penerangan tentang tugas yang perlu disemak
Keutamaan Paras kepentingan tugas
Tindakan Orang yang terlibat untuk melaksanakan tugas
Isikan maklumat tugasan dan klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat. Sistem akan memaparkan templat emel yang akan dihantar kepada individu yang
dipertanggungjawabkan ke atas tugasan tersebut.
6.2.2 Mengemas kini Tugasan Mesyuarat Klik ikon “Kemas kini” di sebelah maklumat senarai tugasan. Skrin di bawah akan
dipaparkan.
Rajah 6.9: Skrin ”Semakan Mesyuarat”
69
Kemas kini maklumat tugasan dan klik butang “Simpan” untuk menyimpan rekod, senarai tugasan akan dipaparkan jika maklumat berjaya direkod.
6.2.3 Menghapuskan Tugasan Mesyuarat Klik ikon “Hapus” yang terletak di sebelah nama tugasan pada skrin “Semakan
Jawatankuasa” untuk menghapuskan tugasan. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan mesyuarat. Jika butang “OK” diklik, sistem akan
memaparkan mesej “Mesyuarat telah dihapuskan”. Jika butang “Cancel” diklik sistem akan memaparkan skrin “Mesyuarat” kembali.
Rajah 6.10: Menghapuskan tugasan
6.3 Menguruskan Projek Jawatankuasa
Modul projek digunakan untuk menambah dan mengemas kini maklumat projek di dalam jawatankuasa. Projek biasanya merupakan perkara yang dibincangkan di dalam
mesyuarat. Ini merupakan tanggungjawab Urus Setia untuk mengemas kini senarai projek tersebut.
Perkataan “Projek” akan ditentukan oleh Urus Setia semasa mengemas kini jawatankuasa. Perkataan projek boleh digantikan dengan perkataan “Tugasan” dan
sebagainya. Perkataan yang ditentukan ini akan digunakan sepanjang penggunaan MyMesyuarat.
Rajah 6.11: Skrin “Projek”
Projek tidak boleh dihapuskan jika terdapat keputusan yang berkaitan dengan projek tersebut.
70 Sebagai langkah penambahbaikan sistem, MyMesyuarat telah menyediakan satu
fungsi untuk menambah projek semasa minit dicipta.
Rajah 6.12: Skrin “Tambah keputusan” 6.3.1 Menambah Projek
Terdapat dua cara untuk menambah projek iaitu sama ada dengan mengklik pada pautan “Projek” pada tab menu jawatankuasa atau menambah projek semasa menambah butiran
di dalam minit seperti di dalam skrin “Tambah keputusan” di atas.
Klik pautan Tambah projek baru pada laman “Projek” pada jawatankuasa yang ingin ditambah projek.
Rajah 6.13: Skrin “Tambah projek”
Ruang Penerangan
Nama Merujuk kepada nama penuh projek
Nama ringkas Merujuk kepada nama ringkas projek
Penerangan Penerangan tentang projek yang dicipta
Tarikh mula Tarikh mula projek
Tarikh akhir Tarikh akhir projek
Klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat projek. Sistem akan memaparkan senarai
71
projek yang telah berjaya direkod di dalam sistem.
6.3.2 Mengemas kini Projek Klik pada ikon “Kemas kini” untuk mengemas kini maklumat projek. Kemas kini maklumat
projek.
Rajah 6.14: Skrin “Kemas kini projek”
Klik butang “Simpan” untuk menyimpan rekod, senarai projek akan dipaparkan jika rekod berjaya disimpan.
6.3.3 Melihat Projek
Maklumat projek Semua keputusan yang berkaitan dengan projek boleh dilihat dengan mengklik nama projek. Untuk melihat laporan berdasarkan projek, klik pada “Lihat laporan”.
6.3.4 Menghapuskan Projek
Projek yang telah dibincangkan di dalam mesyuarat yang mempunyai keputusan tidak dibenarkan untuk menghapuskan projek tersebut. Maka, ikon “Hapus” tidak akan kelihatan
pada laman tersebut.
Klik ikon “Hapus” yang terletak di sebelah nama projek untuk menghapuskan projek.
Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan projek. Jika butang “OK” diklik, sistem akan memaparkan mesej “Projek telah dihapuskan”. Jika butang
“Cancel” diklik sistem akan memaparkan skrin “Projek” kembali.
6.3.5 Membuat Pengesahan Kehadiran
Selepas ahli membuat pengesahan kehadiran, Urus Setia juga perlu membuat pengesahan kehadiran ahli semasa mesyuarat dan bagi pihak ahli. Laman kehadiran akan dipaparkan
apabila pautan “Kehadiran” diklik. Pautan “Kehadiran” terdapat di sebelah nama mesyuarat pada laman “Mesyuarat”. Hanya Urus Setia yang dibenarkan untuk mengakses
laman di bawah ini.
72
Rajah 6.15: Skrin “Kehadiran” Jika ahli telah membuat pengesahan kehadiran, Urus Setia akan dapat melihat tarikh
kemas kini kehadiran yang telah di buat oleh ahli.
Pilih samada “Y” atau “T” untuk setiap ahli dan klik butang “Simpan”. Tarikh kemas kini akan dipaparkan jika pengesahan kehadiran berjaya dilakukan.
73
Pengesahan kehadiran oleh ahli
7 Menggunakan MyMesyuarat: Urus Setia Semasa
Mesyuarat
Urus Setia boleh mengambil kehadiran dan mencipta minit semasa mesyuarat berlangsung.
7.1 Mengambil Kehadiran
Urus Setia mempunyai peranan untuk mengemas kini kehadiran dan mengesahkan kehadiran bagi setiap ahli yang hadir di dalam mesyuarat.
Skrin di bawah menunjukkan senarai ahli yang telah di jemput untuk menghadiri mesyuarat. Kehadiran juga akan diambil semasa mesyuarat. Klik pautan “Kehadiran” yang terdapat di
dalam jadual senarai mesyuarat. Klik butang “Y” di bawah kolum kehadiran jika ahli hadir pada mesyuarat tersebut, manakala klik “T” jika ahli tidak hadir pada mesyuarat tersebut.
Dan isikan sebab tidak hadir.
Klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat kehadiran.
Rajah 7.1: Skrin “Kehadiran” setelah dikemas kini oleh Urus Setia
74
Pengesahan kehadiran oleh Urus Setia
8 Menggunakan MyMesyuarat: Urus Setia Selepas
Mesyuarat
Apabila mesyuarat telah berakhir, Urus Setia perlu mengisi semua keputusan yang di buat di dalam mesyuarat dan seterusnya menyemak isi kandungan minit sebelum minit dihantar
kepada pengerusi untuk Kelulusan Edaran Minit. Setelah diluluskan, minit tersebut akan diedarkan kepada semua ahli.
8.1 Menambah minit serta butiran di dalamnya
