Pengurusan Sumber Maklumat. Sub-jawatankuasa ini diuruskan oleh Urus Setia U. Semua mesyuarat yang tergolong dalam kategori sama, contohnya mesyuarat-mesyuarat
bulanan Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat boleh dinamakan sebagai satu kategorijawatankuasa.
Rajah 2.3 : Contoh Hierarki Jawatankuasa di dalam MyMesyuarat Dalam Rajah 2.3, Jawatankuasa Pengurusan Atasan diwujudkan sebagai sub-
jawatankuasa kepada Kementerian Pendidikan Malaysia. Manakala, untuk wujudkan sub- jawatankuasa Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat Bulanan di bawah Kementerian
Pendidikan Malaysia, berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan. Wujudkan Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat sebagai satu sub-jawatankuasa di bawah
kementerian. Kemudian, wujudkan sub-jawatankuasa dengan nama Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat Bulanan di bawah Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat.
Perbezaan antara Jawatankuasa Peringkat Paling Atas dan Sub-jawatankuasa dipaparkan pada laman utama MyMesyuarat, seperti dalam Rajah 2.3. Jawatankuasa Peringkat Paling
Atas tidak mempunyai garisan di bahagian hadapan. Manakala sub-jawatankuasa mempunyai garisan di bahagian hadapan. Sekiranya garisan tersebut adalah panjang
bermakna, sub-jawatankuasa tersebut adalah sub kepada sub-jawatankuasa yang lain. Contohnya Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat Bulanan.
2.3 Peranan yang Terdapat di dalam MyMesyuarat
Terdapat 3 peranan utama yang terlibat di dalam mesyuarat: •
Ahli - Merupakan peserta mesyuarat. Mereka membincangkan tentang
projek dan tugas di dalam mesyuarat untuk mendapatkan keputusan. Mereka juga akan mengemas kini status tugas yang
telah diberi.
• Pengerusi
- Seseorang yang mempengerusi sesebuah mesyuarat dan seseorang yang menentukan sesebuah keputusan di dalam
mesyuarat. Seorang pengerusi biasanya merupakan seseorang yang mempunyai jawatan tertinggi di dalam sesebuah mesyuarat,
pengerusi juga bertanggungjawab untuk meluluskan edaran minit mesyuarat sebelum ia di edarkan. Pengerusi merupakan
sebahagian daripada ahli.
5
Jawatankuasa Peringkat Paling Atas Sub-jawatankuasa
Sub-jawatankuasa Sub-jawatankuasa
Sub-jawatankuasa Sub-jawatankuasa
Sub-jawatankuasa
Jawatankuasa Peringkat Paling Atas Jawatankuasa Peringkat Paling Atas
Jawatankuasa Peringkat Paling Atas
• Urus Setia
- Merupakan seseorang yang bertanggungjawab menjemput ahli mesyuarat, menyediakan minit mesyuarat, dan mengedarkan minit
mesyuarat. Di dalam sebuah jawatankuasa biasanya mempunyai seorang atau lebih Urus Setia.
Selain daripada itu, tugas Super Administrator dan Super Urus Setia juga wujud untuk membantu menguruskan sistem.
Di bawah merupakan fungsi utama bagi setiap peranan di dalam MyMesyuarat. •
Ahli o
Menukar kata laluan sendiri o
Mengemas kini profil o
Mengemas kini kehadiran o
Meninggalkan komen o
Mengemas kini status maklum balas
•
Pengerusi
o Menukar kata laluan sendiri
o Mengemas kini profil
o Mengemas kini kehadiran
o Meninggalkan komen
o Meluluskan edaran minit
•
Urus Setia o
Menguruskan sub-jawatankuasa o
Mendaftarkan ahli di dalam jawatankuasa
o Menguruskan kumpulan di dalam
sesebuah jawatankuasa o
Menguruskan projek di dalam sesebuah jawatankuasa
o Menguruskan mesyuarat di
dalam sesebuah jawatankuasa o
Menguruskan keputusanminit o
Menguruskan kemas kini status maklum balas
•
Super Administrator o
Mendaftar ahli ke dalam sistem
o Menguruskan jawatankuasa
o Menguruskan pangkat
o Menguruskan skim
o Menguruskan gred
o Menguruskan senarai
semakan mesyuarat o
Mengemas kini format minit o
Mengubah tetapan sistem o
Memantau log penggunaan sistem
o Memantau aktiviti ahli,
jumlah mesyuaratkeputusan dan laporan bulanan
o Reset kata laluan penguna
o Mengaktifkan semula akaun
pengguna yang telah dikunci
• Super Urus Setia
o Menguruskan jawatankuasa
o Mendaftar ahli ke dalam sistem
o Reset kata laluan penguna
kecuali Super Administrator o
Mengaktifkan semula akaun pengguna yang telah dikunci
6
Tugas dan peranan semasa proses mesyuarat adalah seperti rajah di bawah:
Rajah 2.4: Carta alir mesyuarat
7
Di dalam MyMesyuarat, ahli-ahli juga merupakan pelaksana jika mereka ditugaskan untuk mengambil tindakan terhadap apa-apa keputusan. Setiap keputusan mempunyai tarikh
akhir di mana mereka perlu memberi perhatian. Pelaksana hanya dapat mengemas kini status dalam MyMesyuarat. Ahli-ahli yang lain hanya boleh melihat.
Kebenaran
Ia adalah penting untuk memahami bahawa pengguna MyMesyuarat mempunyai satu set tetapan kebenaran. Kebenaran bergantung kepada cara tanggungjawab yang diwakilkan
mengikut jenis pengguna di dalam sistem.
2.4 Pengguna dan Kumpulan
