Objektif MyMesyuarat Carta Alir MyMesyuarat Jawatankuasa

automatik • Mengekstrak keputusan tugas daripada minit secara automatik • Membantu di dalam penyediaan minit dan laporan melalui templat yang telah disahkan oleh agensi d Untuk Pengerusi • Memantau dan memberi komen terhadap status maklum balas yang telah diisikan oleh ahli mesyuarat ke dalam MyMesyuarat • Memantau status pengendalian • Penerimaan notis tentang status maklum balas yang telah dikemas kini • Mudah untuk mendapatkan semula maklumat mesyuarat dan arkib e Untuk Ahli Mesyuarat • Boleh mengemas kini status maklum balas tugas pada bila-bila masa dan di mana jua • Boleh menerima peringatan untuk mengemas kini status • Melakukan perbincangan secara atas talian online • Kemas kini Profil

1.3 Objektif MyMesyuarat

Objektif untuk MyMesyuarat adalah seperti berikut: • Menjadikan pemantauan tentang keputusan yang dibuat semasa mesyuarat lebih efektif. • Membuatkan komunikasi di antara ahli mesyuarat lebih efisyen. • Memudahkan pertukaran maklumat • Aliran kerja dapat mengurangkan beban Urus Setia di dalam pengurusan mesyuarat 2 2 Permulaan Rajah 2.1: Proses mesyuarat

2.1 Carta Alir MyMesyuarat

Rajah di atas menunjukkan carta alir proses mesyuarat yang diambil daripada proses MyMesyuarat. Mesyuarat akan dijalankan di dalam satu jawatankuasa untuk membincangkan projek dan menghasilkan keputusan. Tindakan dalam membuat keputusan akan dijalankan oleh ahli-ahli mesyuarat yang bertanggungjawab, yang perlu melaporkan status tindakan kepada jawatankuasa itu. 3

2.2 Jawatankuasa

Ciri jawatankuasa dalam MyMesyuarat, boleh digunakan untuk mewakili satu agensi, mesyuarat-mesyuarat di bawah satu bahagian atau jawatankuasa yang telah ditubuhkan. Satu Jawatankuasa Peringkat Paling Atas boleh mempunyai banyak Sub-Jawatankuasa yang lain dan sub-jawatankuasa juga boleh mempunyai paras sub-jawatankuasa yang lain. Seorang ahli boleh terlibat di dalam jawatankuasa yang berlainan memandangkan ahli tersebut mungkin terlibat dengan banyak mesyuarat berlainan jawatankuasa. Rajah 2.2 : Hierarki Jawatankuasa Peringkat Paling Atas dan Sub-jawatankuasa Dalam rajah 1, adalah contoh Kementerian Pendidikan Malaysia KPM dengan 3 agensi di bawahnya iaitu Jabatan Pengajian Politeknik, Jabatan Pengajian Tinggi serta Jabatan Pengajian Kolej Komuniti. Kementerian dan kesemua agensi di bawahnya merupakan Jawatankuasa Peringkat Paling Atas. Jawatankuasa Peringkat Paling Atas kementerian diselenggara oleh Super Administrator SA dan Super Urus Setia SU, manakala Jawatankuasa Peringkat Paling Atas bagi 3 agensi di bawahnya diselenggara oleh Super Urus Setia SU. Setiap agensi boleh melantik SU masing-masing untuk menyelenggara MyMesyuarat di peringkat agensi itu sendiri. Jawatankuasa Pengurusan Atasan dan Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat adalah sub-jawatankuasa bagi kementerian. Manakala, Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat Bulanan dan Jawatankuasa Pemandu ICT pula adalah sub-jawatankuasa bagi Bahagian 4 Jawatankuasa Pengurusan Atasan Kementerian Pendidikan Malaysia KPM Jabatan Pengajian Politeknik Jabatan Pengajian Tinggi Jabatan Pengajian Kolej Komuniti Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat Bulanan Jawatankuasa Pemandu ICT SA U U U U SU SU SU Jawatankuasa Peringkat Paling Atas Jawatankuasa Peringkat Paling Atas Sub-jawatankuasa Sub-jawatankuasa SU Mesyuarat Bil 1 Tahun 2012 Mesyuarat Bil 1 Tahun 2012 Pengurusan Sumber Maklumat. Sub-jawatankuasa ini diuruskan oleh Urus Setia U. Semua mesyuarat yang tergolong dalam kategori sama, contohnya mesyuarat-mesyuarat bulanan Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat boleh dinamakan sebagai satu kategorijawatankuasa. Rajah 2.3 : Contoh Hierarki Jawatankuasa di dalam MyMesyuarat Dalam Rajah 2.3, Jawatankuasa Pengurusan Atasan diwujudkan sebagai sub- jawatankuasa kepada Kementerian Pendidikan Malaysia. Manakala, untuk wujudkan sub- jawatankuasa Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat Bulanan di bawah Kementerian Pendidikan Malaysia, berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan. Wujudkan Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat sebagai satu sub-jawatankuasa di bawah kementerian. Kemudian, wujudkan sub-jawatankuasa dengan nama Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat Bulanan di bawah Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat. Perbezaan antara Jawatankuasa Peringkat Paling Atas dan Sub-jawatankuasa dipaparkan pada laman utama MyMesyuarat, seperti dalam Rajah 2.3. Jawatankuasa Peringkat Paling Atas tidak mempunyai garisan di bahagian hadapan. Manakala sub-jawatankuasa mempunyai garisan di bahagian hadapan. Sekiranya garisan tersebut adalah panjang bermakna, sub-jawatankuasa tersebut adalah sub kepada sub-jawatankuasa yang lain. Contohnya Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat Bulanan.

2.3 Peranan yang Terdapat di dalam MyMesyuarat