Penerapan fungsi-fungsi manajemen pada Perpustakan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat
PERPUSTAKAN DAN ARSIP KOTA ADMINISTRASI JAKARTA
BARAT
Skripsi
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
oleh
Riko
NIM. 1110025000064
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
(2)
(3)
(4)
Riko (NIM. 1110025000064). Penerapan Fungsi-Fungsi Manajemen pada Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat. Di bawah bimbingan Ibu Fadhilatul Hamdani. Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. 2015.
Penelitian ini dilakukan di Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui pelaksanaan kegiatan layanan teknis di Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat yang meliputi kegiatan pengadaan dan pengolahan bahan pustaka. Fungsi-fungsi
manajemen yang dimaksud adalah planning, organizing, staffing, directing,
budgeting, dan controlling. Sedangkan layanan teknis yang dimaksud adalah kegiatan pengadaan bahan pustaka dan pengolahan bahan pustaka. Penelitian menggunakan metode pendekatan kualitatif. Tehnik pengumpulan data yang digunakan melalui wawancara dan dokumentasi. Informan pada penelitian ini adalah dua orang pustakawan yang ada di Perpustakaan dan Arsip kota Administrasi Jakarta Barat. Hasil penelitian menunjukkan bahwa fungsi-fungsi manajemen yang diterapkan di kasubdid pengadaan dan pengolahan sudah
melaksanakan fungsi organizing, staffing, actuating, budgeting dan controlling
kecuali fungsi planning. Kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan penerapan
manajemen yang sudah dilaksanakan mencakup mendata informasi bahan pustaka
dan sumber pengadaan bahan pustaka (organizing), staf memiliki latar belakang
pendidikan yang sesuai, memiliki job description (staffing), pengarahan dilakukan
oleh kasubdid langsung (actuating), mendapat dana rutin dari pemerintah setiap
tahunnya (budgeting), pengawasan penggunaan dana dari pemerintah,
pengawasan dari kepala sekolah dan pengawasan dari kasubdid (controlling).
(5)
ABSTRACT Riko (NIM. 1110025000054)
Implementation of Management Function at the Library and Archhives of West Jakarta Administration.
This this research is conducted at the library and archives of West Jakarta Administration. The purpose of this study is to determine the application of acquisition management and processing management functions in technical services activites at the Library and Archives of West Jakarta Administration. The scope of this study covers management in planning, organizing, staffing, actuating, budgeting, and controlling. The methods of data collection is techinal service in question is acquisition department and processing departement. This study used qualitative approach. The data collection technical that used in this research are interviews and documentation. The informans ware two librarians of Library and Archives of West Jakarta Administration. The conclusions from this study showed that the functions of management applied in acquisition management and processing management has been implemented the function of organizing, staffing, actuating, budgeting and controlling except planning. The activities related the functions of management has been implemented are acquisition source of library materials and recording the information of library materials (organizing), staff have the appropriate educational background, have job description (staffing), briefing given by head of subsection (actuating), received regular funding from government every years (budgeting), controlling the use of funds from government, controlling of the head of library, controlling of the head of subsection (controlling).
(6)
iii
Segala puji serta syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan taufik dan hidayah-Nya. Sesungguhnya karena kemurahan-Nyalah sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini yang berjudul “Penerapan Fungsi-Fungsi Manajemen pada Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat”.
Shalawat serta salam semoga selalu tercurahkan kepada junjungan alam Nabi besar Muhammad SAW, beserta segenap keluarganya dan para sahabatnya.
Selanjutnya, penulis menyadari sepenuhnya, bahwa dalam menyelesaikan tulisan ini, penulis banyak mengalami kesulitan, hambatan dan tantangan. Namun berkat bantuan, dorongan, dan arahan dari berbagai pihak, maka penulis dapat menyelesaikan skripsi guna memenuhi persyaratan akademik pada program Strata Satu (S1) Program Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.
Karenanya dengan segala kerendahan hati, penulis menyampaikan terimakasih dan penghargaan yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah membantu penulis baik langsung maupun tidak langsung, secara khusus penulis sampaikan terimakasih kepada :
1. Bapak. Prof. Dr. Dede Rosyada, MA, selaku Rektor UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. Bapak. Prof. Dr. Syukron Kamil, MA, selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. Bapak Prof. Dr. Oman Fathurahman, M.Hum. Selaku Dekan Fakultas Adab
(7)
iv Jakarta.
5. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si. selaku Sekretaris Jurusan Ilmu Perpustakaan
UIN Jakarta.
6. Ibu Fadhilatul Hamdani, M.Hum. selaku pembimbing skripsi penulis yang
dengan sabar memberikan saran, pengarahan dan bimbingannya kepada penulis, baik pada saat studi maupun saat penyusunan skripsi.
7. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen Fakultas Adab dan Humaniora, khususnya
dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan yang telah memberikan segala pengetahuan dan ilmu kepada penulis.
8. Bapak Basuki E. Yunanto selaku kepala Perpustakaan dan Arsip Kota
Administrasi Jakarta Barat
9. Ibu Fenty Afriyani dan Ibu Sertina Simimor selaku pustakawan dan informan
bagi penulis yang telah memberikan banyak informasi bagi penulis butuhkan dalam menyelesaikan skripsi ini.
10.Segenap Staf Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat yang
telah banyak membantu dalam menyelesaikan skripsi ini terimakasih atas kerjasamanya.
11.Kedua orang tua penulis, yaitu kepada almarhum ayah tercinta Suari dan Ibu
tersayang Mustati, skripsi ini penulis persembahkan untuk kalian yang sudah mendidik dan membesarkan saya sampai saat ini, semoga Allah SWT membalas segala budi baik dan ketulusan sayang dan cinta kalian. Terimakasih atas kesetian dalam mendampingi dan memberi dukungan moril
(8)
v
atas bantuan do’a kalian semoga kalian semua menjadi anak yang sholeh dan
sholehah yang dapat menjadi harapan orang tua, agama dan Negara amin.
12.Kepada ketua IKAJIP ardian arda dan beserta jajaran kepengurusan IKAJIP
terimaksih atas selama ini yang telah memberikan semangat dan motivasi. Semoga kita tetap dapat menjalin hubungan silahturahmi.
13.Kakak-kakak senior Jipers angkatan 2008 Radit, Zihan, Lana. Semoga kita
tetap dapat menjalin hubungan silahturahmi.
14.Teman-teman angkatan 2010 Program Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan
Humaniora. Azoem, Aldri, Arga, Aufa, Ari, Bukhori, Febri, Kikim, Kibar, Kiki, Lutfan, Luki, Oni, Zulfikar, Ima, Agis, Vidy, Rinda, Ilut, Gema, Vida, dan seluruh keluarga besar IPI C terimakasih atas dukungan dan kesetiakawanannya. Semoga kita semua berhasil dan sukses di masa yang akan datang
15.Teman-teman jipers Angkatan 2011 eko, fahmi, iim, anggraeni, annisa,
jundiah, puti, amel, syarif, mutia, dona, marini, abi, amira, anong, chairunisa, anisa, bamas, yuka dkk. Semoga kita tetap dapat menjalin hubungan silaturahmi.
16.Adik-adik angkatan 2012 putra, azis, hafis, ihsan, panggih, roni, jose, iyunk,
hafis, gita, braja, ari, panggih. Semoga kita tetap dapat menjalin hubungan silahturahmi.
17.Kepada para narasumber dan semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan
(9)
vi
Penulis menyadari skripsi ini masih banyak kekurangannya, oleh Karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi terciptanya skripsi ini.
Jakarta, 5 Juli 2015
Penulis
(10)
vii
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN SURAT PERNYATAAN
LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI
ABSTRAK ………. ... i
ABSTRACT ……… ... ii
KATA PENGANTAR ………. .. iii
DAFTAR ISI ………. . vii
DAFTAR TABEL ……… . x
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1
B. Pembatasan dan Rumusan Masalah ... 9
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 10
D. Definisi Istilah ... 10
E. Sistematika Penulisan ... 11
BAB II TINJAUAN LITERATUR A. Perpustakaan Umum ... 13
1. Pengertian Perpustakaan Umum ... 13
2. Tugas dan Fungsi Perpustakaan Umum ... 15
3. Tujuan Perpustakaan Umum ... 16
B. Manajemen Perpustakaan Umum ... 18
1. Pengertian Manajemen Perpustakaan Umum ... 18
2. Fungsi-fungsi Manajemen ... 20
3. Kegiatan Layanan Teknis di Perpustakaan Umum ... 45
(11)
viii
BAB III METODE PENELITIAN
A.Jenis dan Pendekatan Penelitian ... 53
B.Sumber Data ... 53
1. Data Primer ... 54
2. Data Sekunder ... 54
C.Informan ... 54
D.Teknik Pengumpulan Data ... 55
E. Teknik Analisis Data ... 56
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Profil Perpustakaan Umum Jakarta Barat ... 57
1. Fungsi dan Tugas Pokok ... 58
2. Visi dan Misi ... 59
3. Struktur Organisasi ... 38
4. Sumber Daya Manusia …………... ... 40
5. Koleksi ... 41
6. Gedung dan Ruang Perpustakaan ... 60
7. Anggaran Perpustakaan ... 61
8. Kegiatan Perpustakaan ... 62
9. Keanggotaan ... 63
10. Kegiatan Layanan Anak dan Remaja (Dewasa) ... 64
B. Hasil Penelitian dan Pembahasan ... 65
1. Pengadaan Bahan Perpustakaan ……… ... 66
2. Pengolahan ……… ... 44
BAB V PENUTUP A. Kesimpulan ... 56
(12)
ix
DAFTAR PUSTAKA ……….. .. 58
LAMPIRAN
(13)
1
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Perpustakaan sebagai rangkaian sejarah masa lalu, merupakan hasil budaya umat manusia yang sangat tinggi. Dengan perpustakaan, harta dari masa lalu dalam wujud karya sastra, buah pikiran, filsafat, teknologi, peristiwa-peristiwa besar sejarah umat manusia, dan ilmu pengetahuan lainnya, dapat dipelajari, dihayati, dan diungkapkan kembali pada masa sekarang. Melalui sumber bacaaan dan ilmu pengetahuan di perpustakaan kita dapat meneruskan dan mengembangkannya. Perpustakaan juga merupakan akar berpijak sekarang untuk
kemudian melangkah ke masa depan.1
Perpustakaan pada saat ini menjadi pusat informasi dan sumber ilmu pengetahuan yang tidak habis-habisnya untuk digali, ditimba dan dikembangkan. Perpustakaan merupakan sarana belajar yang baik bagi setiap orang yang ingin mengembangkan wawasannya, karena di perpustakaan tersedia banyak jenis buku dan informasi.
Perkembangan ilmu perpustakaan dan teknologi yang semakin pesat saat ini, sedikit banyak mempengaruhi perkembangan perpustakaan. Perpustakaan tentu harus beradabtasi mengikuti perkembangan teknologi tersebut. Sebagai sebuah lembaga yang yang bertujuan untuk mengelola informasi dan juga melestarikannya, perpustakaan tentu perlu dipersiapkan dan dikelola dengan baik dan secara professional agar dapat memenuhi kepuasan pemustaka perpustakaan di samping pula untuk mewujudkan sebuah perpustakaan yang unggul.
1
(14)
Penggunaan perpustakaan pada era sekarang ini sudah semakin banyak dibutuhkan oleh seluruh lapisan masyarakat. Hal ini berhubungan dengan makin berkembangnya perpustakaan, dan pelayanan pusat-pusat informasi. Semakin banyak pula lapisan masyarakat yang ingin memanfaatkan perpustakaan, untuk mengetahui lebih banyak informasi yang mereka inginkan. Hal ini sejalan dengan cita-cita bangsa Indonesia yaitu mencerdaskan kehidupan bangsa dengan tersedianya salah satu perpustakaan, yang bisa dikunjungi oleh seluruh lapisan masyarakat yaitu perpustakaan umum. Menurut Bung Hatta, perpustakaan ibarat sumurnya ilmu pengetahuan. Karena di perpustakan akan diperoleh berbagai jenis
ilmu pengetahuan.2
Perpustakaan juga sebagai sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca,
bukan untuk dijual.3 Dari definisi ini terdapat berbagai jenis perpustakaan dengan
spesifikasi pengguna yang berbeda. Sehingga secara garis besar apabila dilihat dari keperluan informasi berbagai kelompok pembaca, maka paling tidak ada empat jenis perpustakaan yaitu perpustakaan umum, perpustakaan khusus, perpustakaan perguruan tinggi dan perpustakaan sekolah.
Sulistyo Basuki menyatakan bahwa:
“Pada hakikatnya setiap perpustakaan memiliki sejarah yang berbeda-beda, karena sejarahnya yang berbeda-beda itu, setiap perpustakaan mempunyai tujuan, anggota, organisasi, dan kegiatan yang berlainan. Pengaruh lanjutan dari perbedaan tujuan, organisasi induk, anggota, dan kegiatan ini ialah timbulnya berbagai jenis perpustakaan.”4
2
Ibid, h. 3. 3
Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003), cet. ke-2, h. 3.
4
(15)
Salah satu jenis perpustakaan yang kemudian timbul dan berkembang ialah perpustakaan umum. Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang bertugas untuk mengumpulkan, menyimpan , mengatur dan menyajikan bahan pustakanya untuk masyarakat umum. Perpustakaan umum diselenggarakan dengan berbagai jenis layanan, mulai dari layanan anak, layanan remaja dan dewasa. Perpustakaan umum meliputi yang ada di provinsi, kabupaten/kota, kecamatan bahkan sampai perpustakaan desa. Tujuan dan fungsi perpustakaan umum adalah memberikan kesempatan bagi masyarakat untuk memperoleh informasi melalui bahan pustaka serta membantu meningkatkan kualitas kehidupannya.
Pada Undang-Undang pasal 22 menyatakan bahwa, syarat dibentuknya perpustakaan umum oleh pemerintah kota adalah bila koleksinya mendukung pelestarian hasil budaya daerah masing-masing dan memfasilitasi terwujudnya
masyarakat pembelajar sepanjang hayat.5
Agar perpusatakaan dapat memenuhi kebutuhan informasi masyarakat, diperlukan pengelolaan yang baik untuk mencapai tujuan perpustakaan. Pengelolaan atau manajemen merupakan suatu proses penggunaan dan pemanfaatan semua sumber daya yang dilakukan oleh pimpinan yang diarahkan untuk mencapai target yang diharapkan, maka perpustakaan harus dikelola secara tepat.
Dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2007 pasal 3, ditegaskan bahwa perpustakaan berfungsi sebagai wahana pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi untuk meningkkatkan kecerdasan dan keberdayaan
5
Perpustakaan Nasional R.I, Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 tentang perpustakaan (Jakarta: Perpustakaan Nasional R.I, 2009), h. 14.
(16)
bangsa.6 Perpustakaan akan dapat memenuhi fungsinya jika dikelola dengan baik. Pengelolaan perpustakaan merupakan rangkaian kegiatan yang terdiri dari pengadaaan dan pengembangan koleksi bahan perpustakaan, pengolahan dan pelayanan perpustakaan.
Pengadaaan dan pengembangan koleksi bahan perpustakaan merupakan unsur yang sangat menentukan bagus atau tidaknya koleksi bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan. Pengolahan bahan perpustakaan harus dilakukan oleh pustakawan yang memiliki keahlian khusus. Karena dengan melakukan pengolahan bahan pustaka secara benar, akan memudahkan pengguna dalam mendapatkan informasi yang mereka perlukan, dan temu kembali akan lebih mudah. Pelayanan perpustakaan bisa menjadi salah satu kriteria penentu banyak tidaknya pengunjung yang datang ke perpustakaan.
Dengan pelayanan yang memuaskan yang disediakan oleh perpustakaan, pengunjung akan datang kembali ke perpustakaan dan menggunakan koleksi serta layanan yang disediakan perpustakaan, sehingga kepuasan pemustaka akan tercapai. Salah satu kegiatan pengelolaan perpustakaan adalah tersedianya koleksi bahan pustaka dan informasi yang siap dilayankan kepada pengunjung atau masyarakat.
Perpustakaan sebagai lembaga pendidikan dan lembaga penyedia informasi akan memiliki kinerja yang baik apabila didukung dengan manajemen yang memadai, sehingga seluruh aktivitas lembaga akan mengarah pada upaya pencapaian tujuan yang telah direncanakan. Untuk mengelola sebuah perpustakaan diperlukan kemampuan manajemen yang baik, agar arah kegiatan
6
(17)
sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Kemampuan manajemen itu juga diperlukan untuk menjaga keseimbangan tujuan dan mampu dilaksanakan secara efektif.
Pengetahuan dasar dalam mengelola perpustakaan agar berjalan dengan baik adalah ilmu manajemen, karena manajemen sangat diperlukan dalam berbagai kehidupan dalam mengatur langkah-langkah yang harus dilaksanakan oleh suatu organisasi dalam perpustakaan. Oleh karena itu dalam proses manajemen
diperlukan adanya proses perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing),
penempatan staf (staffing), penggerakan (actuating), penganggran (budgeting) dan
pengawasan (controlling). Disamping itu manajemen juga dimaksudkan agar
organisasi yang terlibat dalam perpustakaan mampu melakukan tugas dan pekerjaannya dengan baik dan benar.
Manajemen merupakan proses atau kerangka kerja yang melibatkan bimbingan atau pengarahan. Dengan penerapan fungsi-fungsi manajemen yang
terdiri dari perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penggerakan
(actuating), dan pengawasan (controlling). Oleh karena itu, apabila proses tersebut tidak baik, maka proses manajemen secara keseluruhan tidak lancar, dan proses pencapaian tujuan akan terganggu dan akan mengalami kegagalan dalam pencapian tujuan tersebut.
Perencanaan (planning) merupakan suatu perumusan persoalan-persoalan
tentang apa dan bagaimana suatu pekerjaaan yang hendak dilaksakan. Perencanaan juga merupakan suatu persiapan dalam bentuk kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan oleh suatu organisasi.
(18)
Pengorganisasian (organizing) yaitu pengaturan setelah adanya perencanaan, dalam hal ini akan diatur dan ditentukan tentang apa tugas dan pekerjaaannya sesuai jenis, serta sifat pekerjaan yang sesuai dengan karakter kemampuan yang dimiliki seseorang, juga demikian dapat dengan mudah diupayakan bagian yang sesuai dengan karakter yang dimiliki oleh seseorang dalam setiap organisasi. Dan bisa mengatur setiap kegiatan sumber daya dengan tujuan agar terorganisir dengan baik.
Pengisisan staf (staffing) adalah cara mengindentifikasi kebutuhan tenaga
kerja dengan cara mendaftar tenaga kerja yang ada, merekrut, memilih, menempatkan, promosi, menilai, memberi imbalan dan melatih orang yang diperlukan.
Penggerakan (actuating) pelaksanaan setelah perencanaan ada, dan telah
diatur tentang segala sesuatunya. Maka dapat digerakkan agar mereka mau dan suka bekerja dalam rangka menyelesaikan tugas dengan penuh tanggung jawab yang sesuai dengan perencanaan dan mengarah pada pencapaian tujuan bersama. Dalam hal ini diusahakan agar mereka jangan hanya menerima perintah saja dari atasan, namun mereka juga harus bergerak hatinya untuk menyelesaikan tugasnya dengan kesadaran masing-masing seseorang.
Penganggaran (budgeting) adalah kegiatan atau proses penyusunan anggaran
(budget). Budget merupakan rencana operasional yang dinyatakan secara kuantitatif dalam bentuk satuan uang yang digunakan sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan lembaga dalam kurun waktu tertentu.
Pengawasan (controlling) yaitu pengendalian atau pegawasan. Walaupun
(19)
menjamin bahwa tujuan dengan sendirinya akan tercapai. Masih harus ada kendali atau control apakah masing-masing seseorang telah tepat pada tempatnya, juga cara mengerjakan dan waktunya apakah sudah sesuai atau belum. Sehingga apabila terdapat kesalahan-kesalahan mungkin dapat diadakan perbaikan dengan segera sehingga tujuan tercapai. Tugas pengawasan itu jangan disalah artikan misalnya dengan mencari kesalahan-kesalahan orang lain. Tugas pengawasan ini sangat berat, karena setiap orang mengerti tentang fungsi pengawasan sehingga apabila seseorang atau atasan yang menjalankan fungsi tersebut secara konsekuen lalu sering kali dibenci. Namun pengawasan dilakukan agar penggerakan selalu sesuai dengan rencana dan selalu mengarah pada tujuan yang telah ditentukan.
Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat memiliki fungsi untuk memberikan pelayanan bagi masyarakat, melakukan penelitian tentang minat baca dan mempromosikan layanan perpustakaan pada seluruh lapisan masyarakat. Serta memiliki tujuan untuk mengembangkan minat baca bagi lapisan masyarakat, berfungsi sebagai perpustakaan umum yang melayani seluruh masyarakat.
Untuk memenuhi kebutuhan pemustakanya, Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat pun dituntut untuk dapat menyediakan bahan-bahan pustaka yang berkualitas dan sesuai dengan apa yang diinginkan oleh pemustaka. Proses pengadaan bahan pustaka yang termasuk di dalamnya adalah proses seleksi bahan pustaka tentunya memainkan peran yang penting untuk mewujudkan hal tersebut. Seleksi bahan pustaka yang dilakukan oleh Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat harus benar-benar dilaksanakan secara cermat mengingat berbagai keterbatasan yang dimiliki oleh perpustakaan, sehingga bahan
(20)
pustaka yang diadakan haruslah bahan pustaka yang benar-benar dibutuhkan oleh pemustaka. Pihak perpustakaan tentunya harus melakukan langkah-langkah yang tepat untuk mengatasi persoalan pengadaan bahan pustaka tersebut karena bukan hanya kuantitas bahan pustaka yang harus diperhatikan oleh pustakawan, kualitas bahan pustaka pun haruslah dijadikan prioritas pustakawan saat pengadaan bahan pustaka.
Perpustakaan dan Arsip Kota Admistrasi Jakarta Barat memiliki keterbatasan dalam kegiatannya, namun dengan segala keterbatasan, Perpustakaan dan Arsip ini harus tetap menjadikan para pengguna perpustakaan sebagai raja yang membutuhkan informasi. Sebagai penyedia informasi para petugas harus bisa memberikan segala informasi yang ada kepada pemustaka dengan maksimal dengan mengembangkan program-program yaitu meliputi pengembangan koleksi dan segala kegiatan-kegiatan yang dimiliki oleh perpustakaan keliling agar terlaksananya pengelolaan yang dilakukan oleh Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat.
Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat mempunyai tugas pokok untuk melaksanakan pengembangan perpustakaan di wilayah kota Jakarta Barat, namun apakah dalam pengelolaan atau dalam pencapaian tujuan
perpustakaan tersebut menerapkan fungsi-fungsi manajemen dalam
pelaksanaannya atau tidak, sehingga penulis ingin mengetahui bagaimana penerapan fungsi-fungsi manajemen dalam melaksanakan seluruh kegiatan yang dilakukan Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat. Berdasarkan
(21)
Manajemen pada Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat.”
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah 1. Pembatasan Masalah
Kegiatan teknis di perpustakan terdiri atas dua, yaitu layanan teknis dan layanan pemustaka. Layanan teknis meliputi kegiatan pengadaan, kegiatan pengolahan dan kegiatan pelestarian bahan pustaka, sedangkan layanan pemustaka meliputi kegiatan sirkulasi dan referensi.
Agar pembahasan skripsi ini tidak terlalu meluas, penulis memberikan batasan masalah yang akan diteliti yaitu tentang pelaksanaan kegiatan layanan teknis (kegiatan pengadaan dan kegiatan pengolahan) di Perpustakaan dan Arsip Kota Adminstrasi Jakarta Barat dilihat dari penerapan fungsi-fungsi manajemennya. Fungsi-fungsi manajemen yang penulis maksud adalah fungsi planning, organizing, staffing, actuating, budgeting dan controlling.
2. Perumusan Masalah
Dengan identifikasi dan batasan masalah diatas, maka dari itu masalah pokok dalam penulisan skripsi ini yakni:
1) bagaimana penerapan fungsi-fungsi manajemen pada pelaksanaan
kegiatan layanan teknis di Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat?
(22)
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian Penelitian ini bertujuan untuk:
Untuk mengetahui penerapan fungsi-fungsi manajemen saat pelaksanaan kegiatan layanan teknis di Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat.
Sedangkan hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan beberapa manfaat antara lain:
1. Penelitian ini diharapkan dapat memberi masukan kepada pengelola
Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat, agar tujuan perpustakaan dapat tercapai.
2. Penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi dalam
pengembangan khasanah ilmu pengetahuan dalam bidang ilmu perpustakaan, khususnya yang berkaitan dengan manajemen perpustakaan.
3. Penelitian ini diharapkan menjadi acuan untuk penelitian selanjutnya.
D. Definisi Istilah
Manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian,
penggerakan, dan pengontrolan sumber daya untuk sasaran secara efektif dan efisien. Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manjer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Elemen-elemen dalam
fungsi manajemen yaitu perencanaan, pengorganisasian, staffing, penggerakan,
anggaran dan pengawasan.
Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang dibiayai dari dana umum, baik sebagian maupun sepenuhnya, terbuka untuk masyarakat umum, tanpa
(23)
membeda-bedakan usia, pekerjaan, keturunan, serta memberikan layanan cuma-cuma untuk
umum.7
E. Sistematika Penulisan
Untuk memudahkan penulis dan demi mencapai pembahasan yang bersifat kronologis sehingga memudahkan proses pemahaman isi, maka penulis menggunakan sistematika penulisan sebagai berikut:
Bab I Pendahuluan
Bab ini membahas tentang: Latar Belakang, Pembatasan dan Perumusan Masalah, Tujuan dan Manfaat Penelitian,
Metode Penelitian, Definisi Istilah, danSistematika
Penulisan.
Bab II Tinjauan Literatur
Bab ini membahas tentang aspek apa saja yang penulis tinjau berdasarkan literatur yang mengenai Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat.
Bab III Metode Penelitian
Bab ini membahas tentang metode penelitian yang penulis gunakan pada Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat.
Bab IV Hasil Penelitian dan Pembahasan
Bab ini membahas tentang profil Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat dan hasil Penelitian dan
7
Sulistiyo Basuki, Periodisasi Perpustakaan Indonesia (Bandung: Remaja Rosdakarya, 1994), h.35.
(24)
pembahasan penelitian berdasarkan fakta yang ada dilapangan.
Bab V Penutup
Bab ini membahas tentang kesimpulan dari hasil penelitian dan saran dari penulis untuk Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat.
(25)
13
TINJAUAN LITERATUR
A. Perpustakaan Umum
1. Pengertian Perpustakaan Umum
Perpustakaan berasal dari kata „pustaka‟ yang berarti kitab, sedangkan arti perpustakaan itu sendiri adalah:
a. Tempat, gedung, ruang yang disediakan untuk pemeliharaan dan
penggunaan koleksi buku dan sebagainya.
b. Koleksi buku, majalah, dan bahan pustaka lainnya yang disimpan untuk
dibaca, dipelajari, dibicarakan.
Dalam Undang-Undang nomor 43 tahun 2007 tentang perpustakaan,
menyebutkan pengertian “perpustakaan sebagai institusi pengelola koleksi karya
tulis, karya cetak atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi dan rekreasi para pemustaka”.
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan adalah sebuah lembaga tempat menyediakan sumber informasi yang dapat dimanfaatkan sesuai dengan kebutuhan pemustaka sesuai koleksinya.
Berdasarkan Undang-Undang nomor 43 tahun 2007 tentang perpustakaan, jenis perpustakaan ada lima yaitu perpustakaan nasional, perpustakaan umum, perpustakaan khusus, perpustakaan perguruan tinggi, dan perpustakaan sekolah. Perpustakaan umum dalam melayani masyarakat tidak mengenal batasan. Batasan yang dimaksud disini adalah sasaran layanan ditujukan untuk semua
(26)
anggota masyarakat sehingga penggunaannya pun bersifat heterogen baik suku, bangsa, umur, jenis kelamin, agama, bahasa, ekonomi, status pekerjaan maupun pendidikan. Perpustakaan umum terdiri dari perpustakaan provinsi sampai desa/kelurahan.
Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang melayani seluruh lapisan masyarakat tanpa membedakan latar belakang, status sosial, agama, suku pendidikan, dan sebagainya. Konsep dasar perpustakaan umum adalah didirikan oleh masyarakat, untuk masyarakat dan didanai oleh masyarakat. Namun demikian dalam banyak hal, perpustakaan umum banyak yang dilaksanakan
oleh pemerintah.1 Sedangkan menurut Sulistyo Basuki perpustakaan umum
adalah perpustakaan yang dibiayai oleh dana umum, baik sebagian maupun seluruhnya, terbuka untuk masyarakat umum tanpa membeda-bedakan usia, jenis kelamin, kepercayaan, agama, ras, pekerjaan, keturunan, serta memberikan layanan hanya untuk umum. Pendirian perpustakaan umum dibiayai oleh pemerintah lokal, pemerintah pusat atau organisasi lain yang diberikan kuasa
menjalankannya.2
Pengertian dari perpustakaan umum kota/kabupaten adalah perpustakaan yang kegiatannya diselenggarakan oleh pemerintah daerah, kabupaten atau kotamadya yang mempunyai tugas pokok melaksanakan pengembangan perpustakaan di wilayah kabupaten atau kotamadya serta melaksanakan layanan
1
Zulfikar Zen dan Rachman Hermawan S, EtikaKepustakawanan (Jakarta: Sagung Seto, 2006), h. 30.
2
Sulistyo Basuki, Periodisasi Perpustakaan Indonesia (Banndung: Remaja Rosdakarya, 1994), h. 35.
(27)
perpustakaan kepada masyarakat umum yang tidak membedakan usia, agama,
status sosial ekonomi dan gender.3
Berdasarkan pengertian-pengertian mengenai perpusstakaan umum, secara garis besar perpustakaan umum merupakan perpustakaan yang dibiayai oleh dana umum dan layanan yang diselenggarakan pun terbuka bagi umum tanpa memandang perbedaaan suku, bangsa, umur, jenis kelamin, agama, bahasa, ekonomi, pekerjaan maupun status sosial lainnya.
2. Tugas dan Fungsi Perpustakaan Umum
Perpustakaan umum memiliki tugas pokok, yaitu menyediakan, mengolah, memelihara dan mendayagunakan koleksi bahan pustaka, menyediakan sarana pemanfatannya dan melayani masyarakat pengguna yang membutuhkan
informasi dan bacaan.4
Untuk melaksanakan tugas pokok diatas, perpustakaan melaksanakan
fungsi antara lain sebagai berikut5:
a. Pengkajian kebutuhan pemakai dalam hal informasi dan bahan bacaan.
b. Penyedia bahan pustaka yang diperkirakan diperlukan, melalui
pembelian, langganan, tukar menukar, dan lain-lain.
c. Pengolahan dan penyiapan setiap bahan pustaka.
d. Penyimpanan dan pemeliharaan koleksi.
e. Pendayagunaan koleksi.
3
Badan Standarisasi Nasional, Standar Nasional Indonesia 7495: perpustakaan umum kabupaten/kota (Jakarta: Badan Standarisasi Nasional, 2009), h. 2.
4
Perpustakaan Nasional RI, Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum
(Jakarta: Perpustakaan Nasional RI, 2000), h. 6. 5
(28)
f. Pemberian layanan kepada warga masyarakat baik yang datang langsung di perpustakaan maupun yang menggunakan telpon, faxmil dan lain-lain.
g. Permasyarakatan perpustakaan.
h. Pengkajian dan pengembangan semua aspek kepustakawanan.
i. Pelaksanaan koordinasi dengan pihak pemerintah daerah, tokoh-tokoh
masyarakat dan mitra kerja lainnya.
j. Menjalin kerjasama dengan perpustakaan lain dalam rangka pemanfaatan
bersama koleksi dan sarana/prasarana.
k. Pengolahan dan ketata-usahaan perpustakaan.
3. Tujuan Perpustakaan Umum
Misi utama perpustakaan umum yang dikaitkan dengan informasi, pendidikan dan kebudayaan sebagai berikut:
a. Menciptakan dan memperkuat kebiasaan membaca di kalangan
anak-anak sejak usia dini.
b. Menciptakan individual dan pendidikan diri serta pendidikan formal
pada semua tingkat.
c. Menyediakan kesempatan bagi pengembangan kreasi pribadi.
d. Merangsang imajinasi dan kreativitas anak-anak dan anak muda.
e. Mempromosikan kesadaran akan warisan budaya, apresiasi seni,
keberhasilan ilmiah dan inovasi.
f. Menyediakan akses untuk kultural dari semua seni pertunjukan.
g. Membina dialog antar budaya dan menghormati keanekaragaman
budaya.
(29)
i. Menjamin akses bagi warganegara pada semua informasi komunitas.
j. Menyediakan jasa informasi yang cukup bagi perusahaan lokal, asosiasi
dan kelompok yang berkepentingan.
k. Memfasilitasi pengembangan keterampilan literasi informasi dan melek
komputer.
l. Membantu dan ikut serta dalam aktivitas dan program literasi bagi
semua kelompok umur dan memulai aktivitas tersebut bilamana perlu. Dari misi tersebut, maka perpustakaan umum mempunyai empat tujuan
utama, yaitu6
a. Memberikan kesempatan bagi umum untuk membaca materi
perpustakaan yang dapat membantu meningkatkan mereka ke arah kehidupan yang lebih baik.
b. Menyediakan sumber informasi yang cepat, tepat dan murah bagi
masyarakat, terutama informasi mengenai topik yang berguna bagi mereka dan yang sedang hangat dalam kalangan masyarakat.
c. Membantu masyarakat dalam mengembangkan kemampuan yang
dimilikinya, sehingga yang bersangkutan akan bermanfaat bagi masyarakat sekitarnya, sejauh kemampuan tersebut dapat dikembangkan dengan bantuan materi perpustakaan. Fungsi ini sering disebut dengan fungsi pendidikan perpustakaan umum, lebih tepat disebut sebagai pendidikan berkesinambungan ataupun pendidikan seumur hidup. Pendidikan sejenis ini hanya dapat dilakukan oleh perpustakaan umum,
karena perpustakaan umum merupakan satu-satunya pranata
6
Sulistyo Basuki, “Konsep Pengembangan Perpustakaan Umum Menuju Perpustakaan Digital,” Visi Pustaka vol. 9, no. 2 (Agustus, 2007), h. 1.
(30)
kepustakawanan yang terbuka bagi umum. Perpustakaan Nasioanal juga terbuka untuk umum, namun untuk memanfaatkannya tidak selalu terbuka langsung bagi perorangan, ada kalanya harus melalui agen perpustakaan lain.
d. Bertindak selaku agen kultural artinya perpustakaan umum merupakan
pusat utama kehidupan budaya bagi masyarakat sekitarnya. Perpustakaan umum bertugas menumbuhkan apresiasi budaya masyarakat sekitarnya dengan cara menyelenggarakan pameran budaya, ceramah, pemutaran film, penyediaan informasi yang dapat meningkatkan keikutsertaan, kegemaran dan apresiasi masyarakat terhadap segala bentuk seni budaya. B. Manajemen Perpustakaan Umum
1. Pengertian Manajemen perpustakaan Umum
Perpustakaan sebagai lembaga pendidikan dan lembaga penyedia informasi akan memiliki kinerja lebih baik apabila didukung dengan manajemen yang memadai sehingga seluruh aktivitas organisasi akan mengarah pada upaya pencapaian tujuan yang telah direncanakan, untuk itu perpustakaan harus dikelola dengana konsep manajemen. Pertama kita harus memikirkan langkah-langkah apa yang harus ditempuh ke arah suatu manajemen yang baik. Seperti yang didefinisikan oleh Supriyanto bahwa:
“Manajemen sebagai proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah direncakan. Manajemen adalah keterampilan untuk meramu komponen dan unsur yang terlibat dalam suatu system untuk mencapai hasil atau tujuan yang direncanakan.”7
7
Wahyu Supriyanto dan Ahmad Muhsin, Teknologi Informasi Perpustakaan: Strategi Perancangan Perpustakaan Digital (Jakarta: Kanisius 2008), h. 142.
(31)
Selain itu Sutarno menyatakan bahwa:
“Manajemen perpustakaan merupakan salah satu kajian tentang apa, bagaimana cara-cara yang dapat dilakukan, baik melalui teori maupun praktik agar perpustakaan dapat dikelola dengan berdaya guna dan berhasil guna, sehingga keberadaannya ditengah-tengah masyarakat mampu meyeleksi, menghimpun, mengolah, memelihara sumber informasi dan memberikan layanan serta nilai tambah bagi mereka yang
membutuhkannya.”8
Pendapat yang dikemukakan oleh para ahli diatas tidak jauh berbeda, yaitu menjelaskan bahwa manajemen merupakan cara bagaimana suatu organisasi akan dapat melaksanakan tujuan yang akan dicapai, namun dalam pendapat yang dikemukakan oleh Supriyanto lebih kepada bagaimana cara seseorang
memimpin menjalankan fungsi-fungsi manajemen yaitu perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan, usaha bagaimana pemimpin melaksanakan fungsi manajemen dengan menggunakan sumber daya manusia untuk mencapai tujuan. Dan pendapat yang dikemukakan oleh Sutarno lebih kepada menjelaskan manajemen merupakan salah satu kajian tentang apa, bagaimana cara-cara yang dapat dilakukan melalui teori maupun praktik agar perpustakaan dapat dikelola, dengan berdaya guna dan berhasil guna. Inti dari defenisi diatas yaitu menjelaskan bahwa manajemen merupakan bagaimana cara suatu organisasi akan dapat melaksanakan tujuan yang akan dicapai, dengan tetap memperhatikan fungsi manajemen, peran dan keahlian.
Pengertian ini menekankan bahwa untuk mencapai tujuan perpustakaan diperlukan sumber daya manusia dan sumber daya non manusia yang harus
dikelola melalui proses manajemen, yaitu perencanaan (planning),
pengorganisasian (organizing), penggerakan (actuating), pengawasan
8
Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan: Suatu Pendekatan Praktik (Jakarta: Sagung Seto, 2006), h. 3.
(32)
(controlling). Yang diharapkan mampu menghasilkan produk berupa barang dan jasa yang dapat dimanfaatkan oleh masyarakat.
2. Fungsi-fungsi Manajemen
Fungsi manajemen adalah suatu yang harus dijalankan untuk memenuhi maksud atau mencapai tujuan., mengenai fungsi-fungsi manajemen ini terdapat banyak sekali pandangan yang berbeda-beda satu sama lain mengenai perumusannya. Namun pandangan menurut George R. Terry dalam bukunya
yang berjudul “Principlees of Management” yang merumuskan menjadi
perencanaan (planning) pengorganisasian (organizing), staffing, penggerakan
(actuating), anggaran (budgeting) dan pengawasan (controlling).
Keenam manajemen yang dijalankan oleh perpustakaan umum juga
dijalankan oleh Standar Nasional Indonesia (SNI) bidang perpustakaan, yang
menyatakan perpustakaan menerapkan prinsip manajemen yang mencangkup
perencanaan, pengorganisasian, staffing, penggerakan, anggaran, pengawasan,
pelaporan dan pengarahan.9 Untuk itu fungsi-fungsi manajemen akan dijabarkan
untuk diterapkan di dalam perpustakaan.
a. Perencanaan (Planning)
Pada oraganisasi seperti perpustakaan, perencanaan dilakukan oleh seseorang kepala perpustakaan dengan dibantu para stafnya. Dalam perencanaan yang dibuat perpustakaan, biasanya akan diperhitungkan
cara-cara yang efisien dan efektif untuk mencapai tujuan perpustakaan.10 Dapat
9
Tim Panitia Teknis Bidang Perpustakaan Standar Nasional Indonesia, Standar Nasional Indonesia SNI Bidang Perpustakaan (Jakarta: Perpustakaan Nasional R. I, 2010), h. 6.
10
Karmidi Martoatmodjo, Manajemen Perpustakaan Khusus (Bandung: Kencana, 2009) h. 11
(33)
dikatakan, rencana adalah tindakan-tindakan yang disusun untuk kemudian dilaksanakan berdasarkan suatu tujuan tertentu. Perencanaan dapat didefinisikan sebagai tahap menentukan:
1) Apa yang akan dilakukan?
2) Siapa yang melakukannya?
3) Dimana akan dilakukannya?
4) Kapan dilakukannya?
5) Bagaimana melakukannya?
6) Mengapa harus dilakukan?
Perencanaan menurut Stueart dalam bukunya “Library and
Information Management” adalah “Proses analitis atau cara pemakaian yang meliputi penaksiran masa depan, menetapkan tujuan, mengembangkan alternatif kegiatan untuk mencapai tujuan tersebut dan memilih sebuah cara
atau beberapa cara diantara alternatif-alternatif yang ada.”11
Perencanaan merupakan jantungnya kegiatan manajemen karena keefektifannya mencerminkan setiap bagian dari proses pengembangan
organisasi.12
Sedangkan Sutarno NS menyatakan bahwa:
“Perencanaan yaitu perhitungan dan penentuan tentang apa yang akan dijalankan dalam rangka mencapai tujuan tertentu, dimana
11
Robert D. Stueart and Barbara B Moran, Library and Information Center Management
(Colorado: Liraries Unlimited, 2002), h. 67. 12
(34)
menyangkut tempat, oleh siapa pelaku atau pelaksana, dan bagaimana tata cara mencapai itu.”13
Selanjutnya Stoner juga menjabarkan bahwa:
“Perencanaan terbagi oleh tiga bagian yaitu (1) organisasi dapat memperoleh serta mengikat sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuannya, (2) Anggota organisasi dapat melanjutkan kegiatan-kegiatan secara konsisten dengan tujuan dan prosedur yang telah dipilih, (3) Kemajuan kearah tujuan dapat dipantau dan diukur, sehingga tindakan yang benar dapat diambil apabila kemajuan itu tidak memuaskan.”14
Pendapat yang dikemukakan oleh para ahli diatas tidak jauh berbeda,
yaitu menjelaskan bahwa kegiatan yang direncanakan untuk
mengembangkan sebuah organisasi dalam melaksanakan sebuah tujuan yang direncanakan. Namun dalam tiga pendapat yang dikemukakan oleh para ahli diatas, mempunyai perbedaan. Seperti definisi yang dikemukakan oleh Stueart, perancangan dibuat untuk penaksiran masa depan, menetapkan tujuan. Sedangkan definisi yang dikemukakan oleh Sutarno, perencanaan merupakan cara bagaimana suatu organisasi, dapat menjalankan rencana yang telah dibuat dengan menentukan tentang siapa pelaku atau pelaksana, dan bagaimana tata cara mencapai tujuan tersebut. Dan definisi yang dikemukakan oleh Stoner, perencanaan terbagi oleh tiga bagian yaitu (1) bagaimana cara organisasi dapat memperoleh serta mengikat sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan, (2) bagaimana anggota dapat menjalankan kegiatan secara konsisten dengan tujuan dan prosedur yang telah dipilih, (3) tugas pemimpin untuk memantau apabila tujuan yeng telah ditentukan tidak memuaskan.
13
Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan Umum: Suatu Pendekatan Praktik, h.135 14
James A.F Stoner and R. Edward Freeman, Management , Penerjemah Whelmus W. Bakowatun (Jakarta, Intermedia, 1992), h. 13.
(35)
Seperti yang telah didefinisi diatas, dapat disimpulkan bahwa perencanaan adalah kegiatan yang direncanakan untuk mengembangkan sebuah organisasi dalam melaksanakan sebuah tujuan yang direncanakan dengan menentukan oleh siapa pelaku, atau pelaksana, dan tata cara mencapai itu. Kegiatan itu dilakukan dengan kegiatan fungsi manajemen, agar dalam pemilihan sumber daya manusia disuatu organisasi bisa sesuai dengan tujuan yang telah direncanakan.
Dan diharapkan anggota organisasi dapat melaksanakan tugasnya dengan konsisten, terhadap tujuan yang ditentukan dan perkembangan yang mengarah kepada tujuan, diawasi dan diukur sehingga tindakan yang benar dapat diambil jika perkembangan yang ada ternyata tidak memuaskan.
Perencanaan di perpustakaan memegang peranan penting karena perencanaan merupakan panduan bagi pemimpin perpustakaan dalam menjalankan perpustakaan. Rencana yang dibuat oleh perpustakaan hendaknya tidak hanya menjadi sekedar arsip saja, sedapat mungkin setiap orang yang terlibat dalam kegiatan perpustakaan, harus terlibat dalam proses perencanaan.
Salah satu aset penting dalam perencanaan adalah pembuatan
keputusan (decisionmaking), yaitu:
1) Merupakan suatu proses dengan langkah-langkah tertentu.
2) Dilakukan sebagai upaya untuk mengatasi masalah.
3) Adalah proses menentukan satu pilihan alternatif.
4) Hanya dilakukan satu kali saja.
5) Mengandung suatu resiko
(36)
1) Pencapaian tujuan organisasi secara lancar, mudah dan efisien.
2) Pemecahan masalah atas kendala yang dihadapi organisasi.15
Benar-benar baru dan belum terstruktur. Tidak ada prosedur yang pasti dalam menangani masalah tersebut, baik karena belum pernah ditemukan situasi yang sama sebelumnya, atau karena bersifat sangat kompleks atau sangat penting.
Tujuan perencanaan yaitu:
1) Menyediakan arahan dan kerangka kerja perpustakaan yang akan
memandu pengambilan keputusan dan pemecahan masalah.
2) Meningkatkan layanan perpustakaan melalui kontrol pelaksanaan
kegiatan, kontrol penggunaan anggaran.
3) Untuk memastikan pengembangan yang rasional dan efektif baik
bagi sumber-sumber informasi yang menjadi koleksi perpustakaan maupun bagi pengembangan pelayanan kepada pemustaka.
4) Memungkinkan mengantisipasi kebutuhan sumber-sumber informasi
proyeksi keadaan di masa mendatang.
5) Memberikan pengalaman dan keahlian bagi pustakawan dalam
membuat perencanaan.16
1) Faktor Perencanaan
Faktor-faktor perencanaan yang dikemukakan Stueart ada lima, yaitu:
a) Kerangka waktu (TimeFrame)
Bagi perencanaan yang bagus dalam setiap programnya ada tiga kategori dalam perencanaan terkait dengan jangka waktu, yaitu:
Rencana jangka pendek
Perencanaan ini melihat kepada sasaran yang lebih mudah diwujudkan, karena proyeksi-proyeksi ekonomis yang diadakan untuk menghitung sasaran jangka pendek lebih dapat dipercaya
15
Ayun Sriatmi, “Pengambilan Keputusan.” 16
John M. Ivancevich, Perilaku dan Manajemen Organisasi, Jilid 2, Edisi Ketujuh (Jakarta: Erlangga, 2006), h. 159.
(37)
kebenarannya. Rencana jangka pendek lebih terperinci dengan menyebutkan tahapan-tahapan kegiatan yang dapat dijadikan pedoman dalam kegiatan keseharian di perpustakaan. Hal ini dapat dimengerti sebab faktor-faktor ketidak pastian masih dapat ditekan sampai batas yang paling rendah. Oleh sebab itu, perencanaan ini sering disebut sebagai perencanaan kegiatan-kegiatan operasional, karena rencana tadi dapat langsung dilaksanakan.
Rencana jangka menengah (program 4 tahun)
Perencanaan ini merupakan jembatan antara rencana operasional dan rencana jangka panjang. Disini pentahapan pencapaian tujuan jangka panjang menjadi lebih jelas karena sasaran dan tujuan pada semua sektor dapat dikoordinasikan dan dilihat hubungannya satu sama lain. Rencana jangka menengah memberikan arah dan meletakkan landasan yang kuat untuk tahap perencanaan berikutnya. Dengan pedoman arah ini kemudian dapat dirumuskan cara-cara atau rencana-rencana tahunan yang dipadukan agar kegiatan pelaksanaan dapat melangkah sesuai dengan arah yang ditentukan.
Rencana jangka panjang (program 8 tahun)
Rencana jangka panjang bersifat umum dan hanya
menyebutkan arah pengembangan atau visi dan misi
perpustakaan. Dengan rencana jangka panjang ini suatu
(38)
perpustakaan itu akan diarahkan. Hasil akhir dari pada perencanaan jangka panjang ini akan merupakan gambaran umum untuk tahap-tahap perencanaan sselanjutnya yang lebih terperinci, yakni perencanaan jangka menengah dan tahunan.
b) Mengumpulkan dan Menganalisis Data (Collecting and
Analiyzing Data)
Tahap itu mencakup pengumpulan data sistematis mengenai perpustakaan atau pusat informasi, aktivitasnya, staf, kegunaan, dan pengguna selama jangka waktu tertentu, juga dari lingkungan eksternal yang mempengaruhi apa yang ingin dilkukan organisasi dan cara pelaksanaannya. Apabila ingi membuat rencana harus diperhatikan sesuai dengan pengumpulan data sesuai dengan perpustakaan mengenai aktivitasnya, staf, kegunaan dan pengguna.
c) Tingkat Perencanaan ( Levels Of Planning)
Setiap supervisor, koordinator, atau pemimpin tim, apapun tingkat tanggung jawabnya dalam struktur organisasi harus mempersiapkan perencanaan dalam dua tingkatan, yaitu didalam organisasi untuk mengembangkan tujuan secara keseluruhan. Dalam hal ini pemimpin berperan penting bagaimana cara merencanakan atau menggerakkan organisasi dalam mengembangkan suatu tujuan yang telah direncanakan.
d) Fleksibilitas (Flexibility)
Fleksibilitas atau kemampuan yang dimiliki oleh
(39)
perencanaan jangka pendek dan jangka panjang dan apabila perencanaan tidak sempurna, perencanaan terus menerus ditinjau ulang, direvisi dan diperbaharui.
e) Akuntabilitas (Accountability)
Akuntabilitas merupakan kunci sukses perencanaan, manajer harus mendelegasikan wewenang dan membuat individu atau tim bertanggung jawab untuk mencapai tujuan perencanaan yang telah dibuat.17
2) Unsur-Unsur Perencanaan
Sutarno menyatakan dalam buku yang berjudul “Tanggung Jawab
Perpustakaan dalam Mengembangkankan Masyarakat Informasi” bahwa fungsi perencanaan mengharuskan manajer mengambil keputusan. Mengenai empat elemen dasar perencanaan yaitu tujuan, aksi, sumber daya dan implementasi.
a) Tujuan
Tujuan adalah menetapkan kondisi masa depan yang ingin dicapai manajer. Tujuan sangat penting didalam perencanaan, karena dalam menyusun rencana, sasaran, target dan tujuan masa depan diwujudkan seperti apa, semestinya dirumuskan visi dan misinya
serta upaya pencapaiannya.18
17
Robert D. Stueart and Barbara B. Moran, Library and Information Center Management, h. 69-71
18
Sutrano NS, Tanggung Jawab Perpustakaan dalam Mengembangkan Masyarakat Informasi (Jakarta: Panta Rei, 2005), h. 161.
(40)
b) Aksi
Aksi merupakan kegiatan spesifik/tertentu yang direncanakan
untuk mencapai tujuan. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan
perpustakaan agar tujuan perpustakaan tersebut dapat tercapai secara umum meliputi pengadaan, pengolahan, pelayanan dan sosialisasi.
Pengadaan bahan pustaka merupakan proses awal dalam
mengisi perpustakaan dengan sumber-sumber informasi. Hal-hal pokok yang harus diterapkan yang berkaitan dengan koleksi adalah menyusun rencana operasional, pengadaan bahan pustaka, menghimpun atau mengumpulkan alat-alat seleksi bahan pustaka, survey minat pustaka, survey bahan pustaka, seleksi bahan pustaka juga meliputi pemesanan penerimanaan, dan pengecekan bahan pustaka yang dipesan, memberi cap kepemilikan perpustakaan, dan mencatat koleksi yang datang.
Pengolahan atau Processing adalah pekerjaan yang dimulai
sejak koleksi diterima di perpustakaan sampai penempatan rak atau ditempat tertentu yang sudah disediakan untuk kemudian dipakai oleh pemustaka. Kegiatan pengolahan meliputi klasifikasi, katalogisasi, dan pembuatan kelengkapan koleksi berupa pelabelan, slip buku, dan penyampulan.
Layanan perpustakaan keliling merupakan salah satu kegiatan
utama disetiap perpustakaan layanan tersebut merupakan kegiatan yang langsung berhubungan dengan masyarakat.
(41)
Dan pustakawan harus memberikan layanan yang baik bagi masyarakat. Hal ini merupakan barometer atau cerminan keberhasilan penyelenggararaan perpustakaan. Berdasarkan SNI Perpustakaan Kabupaten Kota yaitu layanan membaca, layanan sirkulasi, layanan penelusuran informasi dan layanan pengguna.
Sosialisasi. Istilah sosialisasi selalu dikatakan dengan upaya
promosi dan publikasi atau pengumuman, menjaring minat
dan respon masyarakat, mengembangkan kerjasama,
memberikan sesuatu yang berguna, mengembangkan upaya mendekatkan dan membangun perpustakaan dan masyarakat pengguna perpustakaan. Sosialisasi perpustakaan harus dilakukan terus menerus agar masyarakat merasa diingat dan tertarik untuk berkunjung ke perpustakaan.
c) Sumber Daya
Sumber daya dibagi menjadi dua, yaitu sumber daya perpustakaan yang merupakan segala kekayaan dan komponen atau bagian perpustakaan dan sumber daya manusia yang melaksanakan kegiatan di perpustakaan.
d) Implementasi
Implementasi atau pelaksanaan meliputi penugasan dan pengarahan personil untuk melaksanakan rencana yang ada.
(42)
1) Rasional
Perencanaan harus bersifat rasioanal, artinya harus dibuat berdasarkan pemikiran-pemikiran dan perhitungan secara masak dan bukan hasil khayalan sehingga dapat dibahas secara logis.
2) Lentur
Perencanaan harus bersifat lentur, artinya luwes, dimanapun dan dalam keadaan bagaimanapun perencaaan itu dapat cocok, dapat mengikuti dan dilaksanakan. Jadi, dapat diterapkan pada tempat, waktu dan keadaan bagaimanapun juga.
3) Continue (terus menerus)
Perencanaan harus bersifat continue atau terus menerus. Ini berarti
bahwa perencanaan harus terus menerus dibuat dan bukan dibuat sekali
saja seumur hidup atau untuk selama-lamanya.19
b. Pengorganisasian (Organizing)
Apabila tahap perencanaan telah dilaksanakan, maka langkah selanjutnya adalah pengorganisasian. Dalam pengorganisasian ditentukan tenaga-tenaga yang dibutuhkan untuk melaksanakan rencana yang telah disusun. Setelah menentukan tenaga yang dibutuhkan, kita harus mengorganisasikannya agar dapat bekerja secara efektif dan efisien. Jadi, mengorganisasikan berarti melengkapi program yang telah disusun dengan susunan organisasi pelaksanaannya sehingga bisa dicapai hasil yang maksimal.20
19
Sismanto, Manajemen Perpustakaan Digital (Tangerang: Afifa Pustaka, 2007), h. 41 20
(43)
Perpustakaan adalah organisasi, berupa lembaga atau unit kerja yang bertugas menghimpun koleksi pustaka dan menyediakannya bagi masyarakat untuk dimanfaatkan. Organisasi dapat didefinisikansebagai kelompok orang yang saling berinteraksi dan bekerjasama untuk merealisasikan tujuan bersama.
Berdasarkan definisi tadi, jelaslah bahwa dalam suatu organisasi minimum mengandung tiga elemen yang saling berhubungan. Ketiga elemen organisasi tersebut:
1) Sekelompok orang asing
Adanya sekelompok orang yang menggabungkan diri dengan suatu ikatan norma, peraturan, ketentuan, dan kebijakan yang telah dirumuskan dan masing-masing pihak siap untuk menjalankannya dengan penuh tanggung jawab.
2) Interaksi dan kerjasama
Sekelompok tersebut saling mengadakan hubungan timbal balik, saling memberi dan menerima, dan juga saling bekerjasama untuk
melahirkan dan merealisasikan maksud (purpose), sasaran (objective),
dan tujuan (goal).
3) Tujuan bersama
Sekelompok orang yang saling berinteraksi dan bekerjasama tersebut diarahkan pada suatu titik tertentu, yaitu tujuan bersama dan
ingin direalisasikan.21
Dalam mengorganisasikan suatu perpustakaan, kepala perpustakaan
harus mengetahui dengan baik kemampuan masing-masing staf
perpustakaan sehingga dapat menempatkan mereka pada posisi/tugas yang sesuai dengan kemampuan yang mereka miliki. Kepala perpustakaan juga harus mengetahui tugas apa yang sedang dikerjakan oleh para staf agar tidak terjadi pembebanan tugas yang berlebihan kepada staf.
21
(44)
Kemudian kegiatan-kegiatan kerja yang erat hubungannya satu sama lain dikumpulkan dalam satu kelompok, maka terdapat tiga kelompok kegiatan, yaitu:
1) Kelompok pelayanan teknis
Terdiri atas semua kegiatan kerja yang berhubungan dengan bahan pustaka, meliputi pengadaan, pengolahan, dan pelestarian bahan pustaka.
2) Kelompok pelayanan pemustaka
Terdiri atas semua kegiatan kerja yang behubungan dengan jasa layanan, meliputi layanan peminjaman, layanan referensi, dan layanan informasi/penelusuran.
3) Kelompok administrasi
Terdiri atas semua kegiatan kerja yang berhubungan dengan
administrasi di luar bidang kepustakawanan.22
Winardi mengemukakan pandangan bahwa ada lima (5) macam langkah pokok proses pengorganisasian, yaitu:
1) Melaksanakan refleksi atau cerminan tentang rencana dan sasaran.
2) Menetapkan tugas-tugas pokok.
3) Membagi tugas-tugas pokok menjadi tugas-tugas bagian.
4) Mengalokasikan atau memberikan sumber dan petunjuk-petunjuk
untuk tugas bagian tersebut.
5) Mengevaluasi hasil-hasil dan strategi pengorganisasian yang
diimplementasi atau yang dilaksanakan.23
c. Staffing
Staffing atau pengisian jabatan didefinisikan sebagai cara mengindentifikasi kebutuhan tenaga kerja dengan cara mendaftar tenaga
22
Soeatminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan (Yogyakarta: Kanisius, 1992) h. 61
23
J. Winardi, Teori dan Pengorganisasian (Jakarta: PT Raja Grafindo Persada, 2009), h. 24.
(45)
kerja yang ada, merekrut, memilih, menempatkan, promosi, menilai, memberi imbalan dan melatih orang yang diperlukan. Dari daftar kegiatan staffing ini jelas bahwa staffing atau pengisian jabatan merupakan tugas
yang tidak ringan bagi para manajer/kepala. Fungsi staffing ini juga sangat
erat dengan fungsi pengorganisasian.24
Tujuan program staffing adalah menempatkan staf yang tepat dalam
jumlah yang cukup, yang masing-masing mampu melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya untuk mencapai tujuan perpustakaan. Dengan produktivitas staf yang tinggi secara tidak langsung akan menghemat anggaran, karena dengan produktivitas yang tinggi akan memberikan hasil yang maksimal pula. Sehingga anggaran yang dikeluarkan untuk staf dapat dikembalikan oleh para staf dengan hasil yang memuaskan pimpinannya. Sebaliknya, ketidak pastian ataupun kesalahan dalam pemilihan tenaga kerja dapat mengakibatkan kekecewaan pemberi kerja atau institusi.
Untuk mendapatkan tenaga kerja yang baik dan produktif diperlukan serangkaian kegiatan ,mulai dari perencanaan tenaga kerja, perekrutan, seleksi, orientasi, pemindahan atau mutasi, latihan dan pengembangan, serta
penilaian prestasi. Kegiatan tersebut secara umum disebut staffing atau
pengisian jabatan.25
Ada beberapa langkah yang harus dilakukan dalam pengisian jabatan di perpustakaan, yaitu:
24
Soekarman, DKK, Standar Perpustakaan Khusus (Jakarta: Perpustakaan Nasional RI, 2000), h.3.
25
Abdul Rahman Saleh, Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi (Jakarta: Universitas Terbuka, 1995), n.78.
(46)
1) Penyusunan keterangan ketenagaan (SDM/Sumber Daya Manusia) Kebutuhan sumber daya manusia selalu berubah seiring dengan perubahan jumlah pemustaka. Perpustakaan yang baik biasanya mempunyai rencana ketenagaan/sumber daya manusia.
2) Rekrutmen
Rekrutmen dimaksudkan untuk menyediakan calon karyawan dalam jumlah yang cukup besar sehingga perpustakaan dapat mnyeleksi calon pegawai yng memenuhi syarat dan sesuai dengan kebutuhan.
3) Seleksi penempatan
Seleksi didefinisikan sebagai aktivitas untuk menguji calon pegawai/pelamar.
4) Induksi atau orientasi
Bertujuan memberi tahu informasi dan situasi kerja bagi pegawai baru, diadakan untuk mengurangi rasa gelisah bagi pegawai baru.
5) Pemindahan staf
Salah satu cara yang dilakukan untuk menghindari kejenuhan staf. Pemindahan staf ada tiga macam, yaitu:
a) Mutasi dan rotasi
Mutasi dan rotasi kerja adalah memindahkan karyawan dari jabatan yang satu ke jabatan yang lain dalam satu tingkatan organisasi secara horizontal tanpa adanya peningkatan tanggung jawab, kekuasaaan maupun hhak-hak dan kewajiban lainnya.
(47)
b) Promosi
Promosi adalah memberi kekuasaan dan tanggung jawab yang lebih besar kepada pegawai bila dibandingkan dengan kekuasaan dan
tanggung jawab sebelumnya. Promosi adalah kenaikan
jabatan/pangkat dari jabatan yang lebih rendah ke jabatan lebih tinggi.
c) Demosi
Demosi adalah menurunkan pangkat dan jabatan seseorang pegawai atau memberi kekuasaan dan tanggung jawab yang lebih kecil dibandingkan dengan kekuasaan dan tanggung jawab sebelumnya. Demosi merupakan kebalikan dari promosi
d) Latihan dan pengembangan staf
Setiap pegawai/pustakawan harus diberikan kesempatan untuk mengembangkan diri dengan mengikuti pelatihan-pelatihan karena
perkembangan yang terus terjadi di luar lingkungan kerjanya.26
Tujuan pembinaan staf perpustakaan adalah:
1) Meningkatkan kemampuan, keterampilan, dan sikap staf
perpustakaan.
2) Mengikuti perkembangan ilmu dan teknologi pelayanan
perpustakaan.
3) Memperbaiki kinerja (performance) staf sejalan dengan peran
perpustakaan.27
Untuk pembinaan staf terdapat banyak kegiatan yang dilakukan, yaitu:
a) Mengikuti pelatihan-pelatihan
26
Ibid, h. 78-79. 27
Sulistia dkk, Manajemen Perpustakaan Sekolah (Jakarta: Universitas Terbuka, 2009), h. 5-7
(48)
Pelatihan bisa diberikan kepada perseorangan maupun kelompok. Pelatihan bisa dilkukan dengan cara konsultasi, ceramah, tugas magang, diskusi, latihan kerja, dan lain-lain.
b) Berpartisipasi dalam kegiatan formal
Mengikuti kegiatan profesional seperti seminar, lokakarya, konferensi, dan lain-lain sangat penting untuk pembinaan staf, karena pada pertemuan-pertemuan semacam ini banyak hal yang bisa dibicarakan antara sesam perpustakaan.
c) Membaca
Staf perpustakaan harus banyak membaca dan luas bacaannya. d. Pengarahan (Actuating)
Pengarahan (actuating) dilaksanakan setelah adanya perencanaan dan
pengorganisasian. Fungsi ini merupakan penggabungan dari berapa fungsi manajemen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, yang
meliputi kepemimpinan (leadership), pengarahan, komunikasi, pemberian
motivasi, dan penyediaan fasilitas. Penggerakan merupakan fungsi manajemen yang berhubungan dengan bagaimana cara menggerakkan anggota organisasi agar dapat bekerja demi meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja.
Pengarahan bersifat kompleks karena menyangkut manusia dan berbagai tingkah laku manusia-manusia itu sendiri. Manusia sebagai individu unik dan berbeda karena memiliki sifat, karakter, emosi, norma, dan nilai sosial yang berbeda-beda. Ada 3 aspek penting dalam pengarahan menurut Stueart dan Moran yaitu motivasi, kepemimpinan, dan komunikasi.
(49)
Agar pengarahan efektif, pemimpin harus mengetahui gaya kepemimpinan apa yang dapat memotivasi anggotanya dan mereka harus mengetahui gaya kepemimpinan yang paling baik untuk digunakan didalam organisasinya. Kepemimpinan dalam manajemen terbagi menjadi tiga bagian, yaitu:
1) Kepemimpinan organisasi, bertujuan untuk menegakkan ketertiban
dan disiplin dalam organisasi.
2) Kepemimpinan pribadi, yang bersifat pendekatan kemanusiaan
dalam menghadapi bawahan. Tujuannya adalah menciptakan kepercayaan bawahan terhadap atasan sehingga ada dukungan dari pegawai kepada pemimpin.
3) Kepemimpinan tim kerja kolektif, yaitu kepemimpinan yang
merupakan perpaduan keduanya. Tunjuannya menegakkan kerja sama atas dasar kesederajatan terhadap posisi dan tugas dengan prinsip integritas. Kerja sama menjaga keutuhan secara menyeluruh dan prinsip disiplin kerja agar semua anggota kelompok menjaga
mutu pekerjaan.28
Dan ketiga gaya kepemimpinan dalam manajemen seperti diatas setidaknya pemimpin harus menerapkan gaya kepemimpinan seperti yang sudah dijelaskan. Dalam memberikan pengarahan dan motivasi kepada suatu organisasi, yaitu dengan menerapkan gaya kepemimpinan organisasi, bertujuan untuk menegakkan ketertiban dan disiplin dalam organisasi. Kedua gaya kepemimpinan personal yang bersifat pendekatan terhadap bawahan. Ketiga kepemimpinan yang merupakan perpaduan keduanya, tujuannya menegakkan kerjasama atas dasar kesederajatan terhadap posisi dan tugas. Demi tercapainya suatu tujuan yang sudah direncanakan.
Komunikasi sangat menentukan proses manajemen. Hal ini sangat wajar dan logis sebab manajemen hanya dapat berjalan melalui pikiran
28
(50)
dan kegiatan orang-orang didalam suatu organisasi. Untuk menjalin hubungan antara pemimpin dan SDM didalam suatu organisasi harus ada bentuk-bentuk komunikasi yang efektif guna menciptakan hubungan kerjasama yang baik. Komunikasi mencakup seluruh aspek manajemen sehingga komunikasi merupakan salah satu inti kepemimpinan.
Kemajuan suatu perpustakaan adalah hasil usaha bersama melalui komunikasi. Tanpa komunikasi semua aktivitas organisasi akan kaku dan perpustakaan tidak akan berjalan dengan optimal. Untuk itu komunikasi memiliki beberapa sifat, yang dikemukakan oleh Sutarno yaitu:
a) Top down atau vertikal kebawah anatara pemimpin kepada staf
yang berupa perintah, komando, intruksi, kebijakan, penjelasan, dan informasi.
b) Bottom up atau vertikal keatas antara staf dengan pemimpin misalnya laporan, informasi laporan, informasi, saran, masukan atau usulan.
c) Horizontal antara sesama pemimpin atau antara sesama staf. d) Crosscommunication lintas komunikasi antara staf dan pimpinan
dengan staf atau pemimpin yang lain yang bersifat silang.
Kesimpulan dari beberapa sifat yang dikemukakan oleh Sutarno diatas bahwa dalam memberikan pengarahan dan motivasi diperlukan komunikasi antara pemimpinan dan staf. Agar terjalin kerjasama satu sama lain demi tercapainya suatu tujuan yang ingin dicapai dalam organisasi.
(51)
Karena pemberian motivasi dan pengarahan dapat mempengaruhi kinerja pegawai dan keefektifitasan organisasi. Pemimpin memotivasi dengan menyediakan lingkungan kerja yang mendukung pegawai untuk berkontribusi dalam mencapai tujuan organisasi. Untuk itu, motivasi bagi seseorang merupakan modal utama untuk berprestasi karena akan memberikan dorongan bagi seseorang untuk melakukan sesuatu.
e. Anggaran (Budgeting)
Penganggaran merupakan kegiatan atau proses penyusunan anggaran (budget). Budget merupakan rencana operasional yang dinyatakan secara kuantitatif dalam bentuk satuan uang yang digunakan sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan lembaga dalam kurun waktu tertentu. Oleh karena itu, dalam anggaran tergambar kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan suatu lembaga.
Penyusunan anggaran merupakan langkah-langkah positif untuk merealisasikan rencana yang telah disusun. Ini melibatkan pimpinan tiap-tiap unit organisasi. Pada dasarnya, penyusunan anggaran merupakan negosiasi atau perundingan/kesepakatan antara puncak pimpinan dengan pimpinan di bawahnya dalam menentukan besarnya alokasi biaya suatu penganggaran. Hasil akhir dari suatu negosiasi merupakan suatu pernyataan tentang pengeluaran dan pendapatan yang diharapkan dari setiap sumber dana.
Anggaran adalah sumber utama untuk menjalankan suatu
(52)
dapat berjalan dengan baik. Setiap perpustakaan harus membuat rencana anggaran dan mengajukannya kepada lembaga induknya. Oleh semua itu semua pustakawan harus ikut serta dalam merencanakan anggaran yang diperlukan untuk mengoperasikan perpustakaan, paling tidak untuk
keperluan satu tahun.29
Selama penentuan anggaran, berbagai kebutuhan dan sumber perpustakaan dapat ditinjau dan dinilai. Kepala perpustakaan harus menguji kebutuhan perpustakaan atas dasar kontinuitas, artinya tidak terpaku pada kegiatan per tahun. Kepala perpustakaan harus mampu membimbing, mengarahkan, dan ikut serta dalam menentukan anggaran.
Unsur-unsur yang memerlukan anggaran antara lain:
1) Pegawai
a) Anggaran untuk membayar gaji.
b) Anggaran untuk membayar honarium.
c) Anggaran untuk membayar upah.
2) Gedung
a) Anggaran pemeliharaan gedung.
b) Anggaran untuk membayar langanan listrik dan air.
c) Anggaran untuk memelihara kebersihan .
d) Anggaran untuk pemasangan perabot dan peralatan.
3) Pengadaan barang
a) Anggaran untuk pengadaan buku, majalah, dan non-buku.
b) Anggaran untuk penjilidan dan percetakan.
c) Anggaran untuk pembelian alat tulis.
d) Anggaran untuk pos dan telepon.
4) Keperluan lain-lain
a) Anggaran untuk mengadakan perjalanan.
b) Anggaran untuk mengikuti konferensi.
29
Soeatminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan (Yogyakarta: Kanisius, 1992), h. 62-63
(53)
c) Anggaran untuk ansuransi.30 f. Pengawasan (Controlling)
Pengawasan (Controlling) yaitu proses proses yang dilakukan untuk
memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan, dan diimplementasikan bisa bejalan sesuai dengan target yang diharapkan
sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan yang dihadapi.31
Pengawasan dapat dilaksanakan pada proses perencanaan,
pengorganisasian, personalia, pengarahan dan penganggaran. Pengawasan dimulai sejak proses perencanaan sampai dengan tahap akhir kegiatan dan pencapaian tujuan. Pada pokoknya pengawasan adalah kegiatan yang membandingkan atau mengukur apa yang sedang atau sudah dilaksanakan dengan kriteria, norma-norma, standar, atau rencana-rencana yang sudah ditetapkan sebelumnya.
Fungsi Pengawasan pada dasarnya merupakan proses yang dilakukan untuk memastikan agar apa yang telah direncanakan berjalan sebagaimana mestinya. Pengawasan berfungsi untuk:
1) Mempertebal rasa dan tanggung jawab terhadap staf yang diserahi
tugas dan wewenang dalam pelaksanaan pekerjaan.
2) Mendidik para staf agar mereka melaksanakan pekerjaan sesuai
dengan prosedur yang telah ditentukan.
30
Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan (Jakarta: Gramedia Pustaka, 1991), h. 194.
31
Ernie Tisnawati Sule dan Kurniawan Saleh, Pengantar Manajemen (Jakarta: Kencana, 2009), h. 8
(54)
3) Untuk mencegah terjadinya penyimpangan, penyelewengan, kelalaian, dan kelemahan agar tidak terjadi kerugian yang tidak diinginkan.
4) Untuk memperbaiki kesalahan dan penyelewengan, agar pelaksanaan
pekerjaan tidak mengalami hambatan dan menghindari
pemborosan.32
Pengawasan seringkali diartikan negatif yaitu mencari kesalahan staf perpustakaan. Padahal yang dimaksudkan adalah menemukan hambatan yang terjadi sehingga dapat diatasi.
Agar pengawasan berhasil baik, ada beberapa prinsip dasar yang harus diterapkan, yaitu:
1) Pengawasan bersifat membimbing dan membantu mengatasi
kesulitan dan bukan mencari kesalahan. Kepala perpustakaan harus memfokuskan perhatian pada usaha mengatasi hambatan yang dihadapi oleh staf perpustakaan dan tidak semata-mata mencari kesalahan. Jika terpaksa menunjukkan kekeliruan yang bersangkutan secara sendiri bukan dihadapan orang banyak.
2) Bantuan dan bimbingan diberikan tidak secara langsung. Diupayakan
agar yang bersangkutan merasa mampu mengatasi sendiri, sedangkan kepala perpustakaan hanya membantu. Hal ini sangat penting untuk menimbulkan kepercayaan diri yang pada akhirnya menumbuhkan motivasi kerja.
32
Maringan Masry Simbolon, Dasar-dasar Administrasi Manajemen (Bandung: Remaja Rosdakarya), h. 62.
(55)
3) Pengawasan yang dilakukan secara periodik. Artinya tidak menunggu sampai terjadinya hambatan. Jika tidak ada hambatan, kehadiran kepala perpustakaan akan menumbuhkan dukungan moral bagi SDM perpustakaan atau staf lain yang sedang mengerjakan tugas.
4) Pengawasan dilaksanakan dalam suasana kemitraan. Suasana
kemitraan akan memudahkan SDM perpustakaan dan staf lainnya menyampaikan hambatan yang dihadapi, sehingga dapat segera dicari jalan keluarnya. Suasana kemitraan juga menimbulkan hubungan kerja yang harmonis, sehingga tercipta tim kerja yang
kompak.33
Macam-macam pengawasan, yaitu:
1) Pengawasan dari dalam organisasi (internalcontrol)
Pengawasan yang dilakukan oleh aparat/unit pengawasan yang dibentuk dalam organisasi itu sendiri.
2) Pengawasan dari luar organisasi (externalcontrol)
Pengawasan yang dilakukan oleh aparat/unit pengawasan dari luar organisasi itu.
3) Pengawasan preventif
Pengawasan yang dilakukan sebelum pelaksanaan, yakni pengawasan yang dilakukan terhadap sesuatu yang bersifat rencana. Misalnya dengan membuat peraturan-peraturan sebelum pelaksanaan kegiatan dilakukan, sehingga dapat menghindari penyimpangan dalam
33
(56)
kegiatan yang dilakukan. Biasanya pengawasan preventif ini dilakukan oleh atasan langsung, sehingga penyimpangan yang kemungkinan dilakukan akan terdeteksi lebih awal.
4) Pengawasan represif
Pengawasan dilakukan setelah adanya pelaksanaan pekerjaan. Maksud diadakannya pengawasan represif ialah untuk menjamin kelangsungan pelaksanaan pekerjaan agar hasilnya sesuai dengan
rencana yang telah ditetapkan.34
Metode pengawasan terdiri atas:
1) Pengawasan langsung
Apabila aparat pengawasan/pimpinan oraganisasi melakukan pemeriksaaan langsung pada tempat pelaksanaan pekerjaan.
2) Pengawasan tidak langsung
Apabila aparat pengawasan/pimpinan organisasi melakukan pemeriksaan pelaksanaan pekerjaan hanya melalui laporan-laporan yang masuk padanya.
3) Pengawasan formal
Pengawasan yang dilakukan secara formal oleh unit/aparat pengawasan yang bertindak atas nama pimpinan organisasinya atau atasan dari pimpinan organisasi itu. Dalam pengawasan ini telah ditentukan prosedur, hubungan, dan tata kerjanya.
34
Simbolan, Dasar-dasar Administrasi dan Manajemen (Jakarta: Ghalia Indonesia, 2004), h.62-65.
(57)
4) Pengawasan informal
Pengawasan yang tidak melalui saluran formal atau prosedur yang telah ditentukan. Pengawasan informal biasanya dilakukan oleh pejabat pimpinan dengan melalui kunjungan yang tidak resmi (pribadi)
5) Pengawasan administratif
Pengawasan yang meliputi bidang keuangan, kepegawaian, dan material.
6) Pengawasan teknis
Pengawasan terhadap hal-hal yang bersifat fisik, misalnya pemeriksaaan terhadap pengembangan gedung. Pemeriksaaan ini meliputi jenis kuantitatif (jumlah) dan kualitatif (mutu) dan biaya yang diperlukan.35
3. Kegiatan Layanan Teknis di Perpustakaan Umum
Di perpustakaan, layanan teknis merupakan layanan yang berada dibalik layar. Artinya, layanan yang bertugas mempersiapkan bahan pustaka sedemikian rupa sehingga siap untuk disajikan atau dilayankan di bagian layanan pemustaka. Kelompok besar layanan teknis ini mencakup: pengadaan dan
pengolahan bahan pustaka.36
a. Pengadaan Bahan Pustaka
Pengadaan bahan pustaka adalah sebuah kegiatan yang dilakukan oleh perpustakaan sebagai salah satu rangkaian dari kegiatan pengembangan koleksi. Tujuan akhir dari semua proses yang berkaitan dengan kebijakan pengembangan koleksi adalah pengadaaan bahan pustaka itu sendiri.
35
Ibid, h. 65-69. 36
Sulistia dkk, Manajemen Perpustakaan Sekolah (Jakarta: Universitas Terbuka, 2009), h. 32
(58)
Menurut istilah, pengadaan bahan pustaka adalah proses penghimpunan bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi suatu perpustakaan. Bahan pustaka yang diadakan oleh suatu perpustakaan hendaknya relevan dengan minat dan kebutuhan, lengkap dan terbitan yang
mutaakhir, agar tidak mengecewakan masyarakat yang dilayani.37
Menurut Sutarno NS, pengadaan bahan pustaka di perpustakaan merupakan langkah awal dalam mengisi perpustakaan dengan
sumber-sumber informasi yang dibutuhkan oleh pemustaka.38
Hal-hal yang harus ditetapkan berkaitan dengan pengadaan bahan
pustaka, yakni: 39
1) Menyusun rencana operasional pengadaan bahan pustaka, meliputi:
perumusan kebijakan tentang koleksi, mencakup pedoman, peraturan, penekanan, penyediaan anggaran, menghimpun alat seleksi bahan pustaka, seperti: katalog penerbit, bibliografi, bulletin, abstrak, brosur penerbitan baru, dan lainnya.
2) Survei minat pembaca.
3) Survei bahan pustaka.
4) Membuat dan menyusun desiderata.
5) Menyeleksi bahan pustaka.
Ada beberapa cara dalam pengadaaan koleksi bahan pustaka, diantaranya:
1) Pembelian baik langsung maupun melalui pihak ketiga.
37
Soeatminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan (Yogyakarta: Kanisius, 1992), h. 71
38
Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan: Suatu Pendekatan Praktik (Jakarta: Samitra Media Utama, 2004), h. 146
39
(59)
2) Melakukan tukar menukar.
3) Mendapatkan bantuan/sumbangan.
4) Mengadakan seperti membuat fotokopi, membuat duplikasi, membuat CD,
dan lain sebagainya.
5) Menertbitkan, termasuk di dalamnya membuat kliping Koran.40
Beberapa aspek penting dalam kegiatan pengadaan bahan pustaka perpustakaan adalah:
1) Pemilihan bahan pustaka, perlu tidaknya suatu bahan pustaka bagi
pembaca pada umumnya, pimpinan lembaga, dan pendapat pustakawan sendiri.
2) Verifikasi bahan pustaka, mencocokkan data bibliografi memakai alat
verifikasi, apakah suatu bahan pustaka masih dijual di pasaran atau tidak.
3) Pemesanan atau pembelian.
4) Kedatangan buku, mencocokkan dengan faktur.
5) Inventarisasi buku ke dalam buku induk.41
Pengadaan bahan pustaka merupakan rangkaian awal dari suatu proses menyajikan informasi kepada pemustaka perpustakaan. Dengan mengadakan bahan pustaka, perpustakaan dapat memenuhi keinginan pemustaka
perpustakaan akan sebuah informasi.42
b. Pengolahan Bahan Pustaka
Pengolahan bahan pustaka di perpustakaan adalah proses lanjutan dari pengadaan bahan pustaka. Setelah bahan pustaka diadakan, perpustakaan kemuadian mempersiapkan bahan pustakaagar dapat disajikan dan kemudian digunakan oleh pemustaka perpustakaan.
40
Ibid, h. 149-150 41
Karmidi Martoatmodjo, Manajemen Perpustakaan Khusus (Jakarta: Universitas Terbuka, 1999), h. 3
42
Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan: Suatu Pendekatan Praktik (Jakarta: Samitra Media Utama, 2004), h. 146
(60)
Pengolahan (processing) adalah pekerjaan yang diawali sejak koleksi diterima di perpustakaan sampai penempatan di rak atau di tempat tertentu
yang telah disediakan. Untuk kemudian siap dipakai oleh pemustaka.43
Bahan pustaka perlu diolah sebelum disediakan bagi pemustaka,
berikut adalah pengolahan bahan pustaka yang tercetak: 44
1) Menyusun rencana operasional pengolahan bahan pustaka, meliputi:
menentukan sistem klasifikasi dan katalogisasi yang akan dipakai, menentukan kebijakan otomasi dan penggunaan komputer dalam mengolah, menyimpan dan menggunakan koleksi, merancang kartu-kartu, slip buku dan formulir yang diperlukan.
2) Registrasi bahan pustaka: kegiatan mencatat bahan pustaka pada
buku induk dan sejenisnya atau secara elektronik ke pangkalan data komputer.
3) Pengecapan atau stempel perpustakaan pada halaman tertentu,
biasanya dibubuhkan di bagian depan, di bagian tengah dan di bagian belakang buku.
4) Klasifikasi, yang berarti menggolongkan dan menempatkan
benda-benda yang sama di suatu tempat. Selanjutnya, mengklasifikasi adalah kegiatan menganalisis bahan pustaka dan menentukan notasi yang mewakili subjek bahan pustaka dengan menggunakan system klasifikasi tertentu.
43
Ibid, h. 151 44
(1)
KEGIATAN PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA
KATEGORI SUB KATEGOERI HASIL WAWANCA
ORGANIZING Pengolahan saat Bahan Pustaka Datang
-Mengecek kembali bahan pustaka yang datang
-Memasukkan data bahan pustaka ke dalam database
-Menentukan klasifikasi dan mendeskripsikan bahan pustaka
-Menggunakan pedoman DDC Terjemahan edisi 14 untuk mengklasifikasi dan AACR2 untuk mendeskripsi bahan pustaka
STAFFING -Job Description
Staf yang berlatarbelakang Ilmu Perpustakaan ditempatkan pada kegiatan teknis pengolahan (pengklasifikasian dan pendeskripsian bahan pustaka). Sedangkan yang bukan dari Ilmu Perpustakaan lebih cenderung ke layanan teknis seperti layanan sirkulasi.
ACTUATING -Pengarahan
Kepala Perpustakaan tidak memberikan pengarahan langsung tentang kegiatan teknis pengolahan.
Pengarahan mengenai kegiatan pengolahan diberikan oleh Kasubdid
BUDGETING -Dana Rutin dari Pemerintah
-Perolehan dana yang didapatkan oleh Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat dari APBD (Anggran Pendapatan Belanja Daerah) setiap tahunnya.
CONTROLLING
Pengawasan oleh Pemerintah
Pengawasan oleh Kepala Perpustakaan
Pengawasan oleh Kasubdid
-tidak ada pengawasan dari Inspektorat terkait dengan kegiatan teknis pengolahan bahan pustaka, yang diawasi oleh Inspektorat hanya tentang penggunaan dana.
Kepala Perpustakaan mengawasi kegiatan yang dilakukan dan kinerja para stafnya.
Pengawasan tentang kegiatan pengolahan bahan pustaka yang berkaitan dengan pengklasifikasian dan pendeskripsian dll.
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)