f. Pengawasan
Berdasarkan hasil wawancara dengan ibu S, penulis menemukan ada beberapa kegiatan yang berhungan dengan fungsi pengawasan, yaitu:
1 Pengawasan penggunaan dana dari pihak pemerintah
Pengawasan dari pihak pemerintah dilakukan oleh Inspektorat. Inspektorat mengawasi tentang penggunaan dana yang dikeluarkan dan buku-buku
yang diadakan apakah sesuai atau tidak dengan apa yang direncanakan. Selain itu Inspektorat juga mengawasi tugas rutin perpustakaan yang
meliputi: a
Pelaksanaan tugas rutin pengadaan bahan pustaka Pemeriksaan yang dilakukan oleh Inspektorat berupa pemeriksaan
laporan pengadaan bahan pustaka yang dibuat oleh perpustakaan, apakah sesuai dengan buku dan majalah yang diadakan atau tidak.
Atau dapat dikatakan apakah buku-buku yang tercantum dalam daftar pengadaan bahan pustaka benar-benar tersedia di perpustakaan
atau tidak. b
Penggunaan anggaran untuk pengadaan bahan pustaka Pemeriksaan ini biasanya berupa kesesuaian harga dan jumlah buku
yang diadakan dan pemeriksaan kondisi fisik buku yang diadakan, dan apakah sesuai dengan harga beli buku tersebut atau tidak
2 Pengawasan dari pimpinan perpustakaan
Pengawasan dari
pimpinan perpustakaan
diawasi oleh
kepala perpustakaan. Kepala perpustakaan mengawasi bagaimana kegiatan dan
kinerja para staf dalam melakukan tugasnya. Sehingga para staf pun merasa diperhatikan oleh pimpinan mereka.
3 Pengawasan dari kasubdid.
Kasubdid mengawasi kegiatan teknis dan non teknis dalam kegiatan pengadaan dan pengolahan. sehingga mengurangi akan adanya terjadi
kesalahan dalam kegiatan tersebut.
10
Menurut Sulistyo Basuki, pengawasan adalah proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan dan
diimplementasikan bisa berjalan sesuai dengan target yang diharapkan sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan yang dihadapi.
11
Pada Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat, fungsi pengawasan sudah dilakukan dengan apa yang telah direncanakan. Sehingga
semua kegiatan dapat berjalan dengan baik dan benar.
2. Pengolahan Bahan Pustaka
a. Perencanaan planning
Seperti halnya kegiatan pada pengadaan bahan pustaka, berdasarkan hasil wawancara dengan ibu S, penulis tidak menemukan fungsi
perencanaan pada kegiatan pengolahan bahan pustaka. Menurut Sutarno NS, perencanaan yaitu perhitungan dan penentuan
tentang apa yang akan dijalankan dalam rangka mencapai tujuan tertentu,
10
Berdasarkan hasil wawancara dengan ibu S pada tanggal 23 Februari 2015
11
Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan Jakarta: Gramedia Pustaka, 1991, h. 194.
dimana menyangkut tempat, oleh siapa pelaku atau pelaksana, dan bagaimana tata cara mencapai itu.
Dari hasil wawancara dan fakta dilapangan yang penulis lakukan, tidak adanya fungsi perencanaan disebabkan oleh kurangnya manajemen
pimpinan perpustakaan terhadap fungsi tersebut, sehingga akan berdampak kurang bagus untuk kedepannya. Penulis juga beranggapan bahwa sebuah
perpustakaan akan lebih baik jika dipimpin oleh orang yang mengerti akan perpustakaan.
b. Pengorganisasian organizing
Berdasarkan hasil wawancara dengan ibu S, ada beberapa kegiatan pengolahan yang dilakukan setelah bahan pustaka datang ke perpustakaan,
yaitu: 1.
Mengecek kembali bahan pustaka yang datang ke perpustakaan. Ketika buku-buku yang diadakan sudah sampai ke perpustakaan, pihak
perpustakaan mengecek kembali buku-buku yang sudah dibeli, apakah sesuai atau tidak dengan yang dibeli.
2. Menentukan klasifikasi, deskripsi dan abstrak bahan pustaka
Setelah buku-buku dicek kembali, buku-buku langsung diberikan kepada bagian kasubdid. Disini buku-buku yang baru akan ditentukan
klasifikasinya menggunakan DDC Terjemahan Dewey Decimal Classification edisi 14 yang dikeluarkan oleh Perpustakaan Nasional,
sedangkan untuk deskripsi buku menggunakan AACR2 Anglo American Cataloguing Rules 2. Untuk abstrak buku biasanya dapat dilihat melalui
internet. Ibu F mengatakan bahwa:
Kategori