Pengorganisasian organizing Pengadaan Bahan Pustaka

Dalam melakukan pengadaan bahan pustaka, pihak perpustakaan selalu memperhatikan kualitas bahan pustaka yang sudah dipilih. Dijelaskan oleh Ibu F hal-hal yang diperhatikan yaitu kualitas bahasa, kualitas penerbit, kualitas pengarang, kualitas isi dan kualitas cetakannya, sehingga pemustaka memiliki kesan yang kuat terhadap buku yang mereka inginkan. 5 Selain mengadakan buku-buku baru, Perpustakaan dan Arsip juga mengadakan buku-buku lama yang sudah tersedia di perpustakaan. Buku-buku itu diadakan kembali karena permintaaan atau minat pemustaka terhadap buku tersebut masih cukup besar, sehingga perpustakaan mengadakan kembali dengan buku yang sama. Selain bahan pustaka berupa buku, perpustakaan juga mengadakan bahan pustaka berupa ensiklopedi, majalah dan koran. Majalah yang dilanggan oleh Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat adalah Ayah Bunda, Majalah Pengusah Trubus, Majalah Kawanku, Majalah Femina, Majalah Kartini, Majalah Gadis. Dalam pengadaan bahan pustaka, perpustakaan menggunakan jasa rekanan untuk membeli buku-buku yang dibutuhkan. Ibu F dan Ibu S mengatakan bahwa alasan perpustakaan menggunakan jasa rekanan untuk membeli buku dan bukan membeli sendiri adalah karena peraturan dan sistem yang berlaku di Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat. Selain itu keuntungan yang didapat dengan menggunakan jasa rekanan dalam hal pengadaan bahan pustaka, yakni dari segi kemudahan dan kepraktisan. Dengan menggunakan jasa rekanan para 5 Hasil wawancara dengan ibu F pada tanggal 9 Maret 2015 staf perpustakaan tidak perlu repot-repot berkeliling ke toko buku atau penerbit mencari buku yang ingin diadakan. Selain itu dengan menggunakan jasa rekanan dapat menekan biaya yang dikeluarkan untuk ongkos para staf yang membeli buku sendiri. 6 Selain dari proses pemmbelian, bahan pustaka yang didapat oleh perpustakaan juga berasal dari hadiah, baik itu dari institusi atau lembaga lainnya seperti Perpustakaan Nasional dan kementrian yang lain, yang semuanya diberikan secara gratis. Semua hadiah dari pihak lain diterima oleh perpustakaan tanpa ada pengecualian. Jadi meskipun pemustaka memberikan buku-buku yang sudah lama akan tetap diterima oleh perpustakaan sebagai bentuk penghargaan kepada pihak pemberi, agar pihak pemberi tidak merasa kecewa. Selain buku dan hadiah, Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat juga membuat kliping Koran mengenai topik- topik yang menarik dan bermanfaat bagi pemustaka. Sedangkan menurut Sismanto, dalam pengorganisasian ditentukan tenaga-tenaga yang dibutuhkan untuk melaksanakan rencana yang telah disusun. Setelah menentukan tenaga yang dibutuhkan, kita harus mengorganisasikannya agar dapat bekerja secara efektif dan efisien.

c. Staffing

Staffing adalah sebagai cara mengindentifikasi kebutuhan tenaga kerja dengan cara memilih, menempatkan dan melatih orang yang diperlukan. 6 Hasil wawancara dengan ibu S dan F pada tanggal 9 Maret 2015 Dalam kegiatan pengadaan bahan pustaka di Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat mempunyai sembilan orang staf. Diantara Sembilan staf yang dimilikinya tersebut, hanya Ibu Sertina yang telah menjadi pustakawan terampil di perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat. Sedangkan delapan orang staf lainnya berlatar belakang pendidikan: 1 S1 perpustakaan : 2 orang 2 D3 perpustakaan : 2 orang 3 SMA : 4 orang Alasan mengapa hanya Ibu Sertina yang sudah ditetapkan menjadi pustakawan, sedangkan ada empat orang staf lainnya yang berlatar belakang pendidikan perpustakaan namun belum ditetapkan sebagai pustakawan adalah karena mereka belum mengajukan diri sebagai pustakawan. Syarat untuk menjadi pustakawan salah satunya adalah mengajukan diri ke Perpustakaan Nasional untuk diangkat sebagai pustakawan. Meskipun kegiatan layanan teknis sudah berjalan, akan tetapi tidak ada staf yang bertanggungjawab secara penuh dalam kegiatan pengadaan bahan pustaka. Semua kegiatan di perpustakaan dilakukan bersama-sama, sehingga tanggungjawab dalam kegiatan tersebut menjadi tanggung jawab bersama- sama diantara staf perpustakaan. Pembagian tugas diantara staf perpustakaan ada, akan tetapi tidak terlalu mendetail. Pembagian hanya secara sederhana, yaitu staf yang bukan berlatar belakang ilmu perpustakaan akan lebih berperan dalam kegitan layanan pemustaka sirkulasi, sedangkan yang berlatar belakang ilmu perpustakaan lebih dominan mengerjakan kegiatan- kegiatan layanan teknis, seperti pengolahan bahan pustaka. Dalam kegiatan pengadaan bahan pustaka semua staf ikut ambil bagian, mulai dari seleksi bahan pustaka hingga bahan pustaka sudah diadakan semua dilakukan secara bersama-sama. Sedangkan yang menjadi penaggungjawab organisasi dalam kegiatan ini adalah Kepala Perpustakaan dan bukan kesembilan staf tersebut. Akan tetapi mengenai teknis pelaksanaannya, Kepala Perpustakaan tidak ikut berperan. Semua hal yang berkaitan dengan teknis pelaksanaan kegiatan pengadaan bahan pustaka seperti menyebarkan angket dan mencari judul buku, menjadi kewenangan dari staf sepenuhnya tanpa campur tangan dari Kepala Perpustakaan.

d. Pengarahan actuating

Pengarahan dalam kegiatan pengadaan bahan pustaka dilakukan oleh Bapak Basuki sebagai Kepala Perpustakaan. Berdasarkan hasil wawancara, Ibu F mengatakan bahwa: “Biasanyanya pengarahan diberikan sebelum kegiatan pengadaan bahan pustaka dilakukan. Pengarahan yang diberikan oleh Kepala Perpustakaan berhubungan dengan anggaran yang tersedia. Kepala Perpustakaan mengarahkan agar anggaran yang tersedia dapat digunakan dengan baik agar bahan pustaka yang diadakan sesuai dengan kebutuhan pemustaka. Sedangkan untuk teknis pengadaan bahan pustaka tetap menjadi tanggungjawab seluruh staf perpustakaan. ” 7 Meskipun dalam struktur organisasi perpustakaan, Bapak Basuki menjabat sebagai Kepala Perpustakaan, namun dalam pelaksanaannya Bapak Basuki hanya ikut serta dalam kegiatan pengadaan bahan pustaka. 7 Hasil wawancara dengan ibu F pada tanggal 9 Maret 2015