Perencanaan Planning Fungsi-fungsi Manajemen

menyangkut tempat, oleh siapa pelaku atau pelaksana, dan bagaimana tata cara mencapai itu.” 13 Selanjutnya Stoner juga menjabarkan bahwa: “Perencanaan terbagi oleh tiga bagian yaitu 1 organisasi dapat memperoleh serta mengikat sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuannya, 2 Anggota organisasi dapat melanjutkan kegiatan-kegiatan secara konsisten dengan tujuan dan prosedur yang telah dipilih, 3 Kemajuan kearah tujuan dapat dipantau dan diukur, sehingga tindakan yang benar dapat diambil apabila kemajuan itu tidak memuaskan.” 14 Pendapat yang dikemukakan oleh para ahli diatas tidak jauh berbeda, yaitu menjelaskan bahwa kegiatan yang direncanakan untuk mengembangkan sebuah organisasi dalam melaksanakan sebuah tujuan yang direncanakan. Namun dalam tiga pendapat yang dikemukakan oleh para ahli diatas, mempunyai perbedaan. Seperti definisi yang dikemukakan oleh Stueart, perancangan dibuat untuk penaksiran masa depan, menetapkan tujuan. Sedangkan definisi yang dikemukakan oleh Sutarno, perencanaan merupakan cara bagaimana suatu organisasi, dapat menjalankan rencana yang telah dibuat dengan menentukan tentang siapa pelaku atau pelaksana, dan bagaimana tata cara mencapai tujuan tersebut. Dan definisi yang dikemukakan oleh Stoner, perencanaan terbagi oleh tiga bagian yaitu 1 bagaimana cara organisasi dapat memperoleh serta mengikat sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan, 2 bagaimana anggota dapat menjalankan kegiatan secara konsisten dengan tujuan dan prosedur yang telah dipilih, 3 tugas pemimpin untuk memantau apabila tujuan yeng telah ditentukan tidak memuaskan. 13 Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan Umum: Suatu Pendekatan Praktik, h.135 14 James A.F Stoner and R. Edward Freeman, Management , Penerjemah Whelmus W. Bakowatun Jakarta, Intermedia, 1992, h. 13. Seperti yang telah didefinisi diatas, dapat disimpulkan bahwa perencanaan adalah kegiatan yang direncanakan untuk mengembangkan sebuah organisasi dalam melaksanakan sebuah tujuan yang direncanakan dengan menentukan oleh siapa pelaku, atau pelaksana, dan tata cara mencapai itu. Kegiatan itu dilakukan dengan kegiatan fungsi manajemen, agar dalam pemilihan sumber daya manusia disuatu organisasi bisa sesuai dengan tujuan yang telah direncanakan. Dan diharapkan anggota organisasi dapat melaksanakan tugasnya dengan konsisten, terhadap tujuan yang ditentukan dan perkembangan yang mengarah kepada tujuan, diawasi dan diukur sehingga tindakan yang benar dapat diambil jika perkembangan yang ada ternyata tidak memuaskan. Perencanaan di perpustakaan memegang peranan penting karena perencanaan merupakan panduan bagi pemimpin perpustakaan dalam menjalankan perpustakaan. Rencana yang dibuat oleh perpustakaan hendaknya tidak hanya menjadi sekedar arsip saja, sedapat mungkin setiap orang yang terlibat dalam kegiatan perpustakaan, harus terlibat dalam proses perencanaan. Salah satu aset penting dalam perencanaan adalah pembuatan keputusan decision making, yaitu: 1 Merupakan suatu proses dengan langkah-langkah tertentu. 2 Dilakukan sebagai upaya untuk mengatasi masalah. 3 Adalah proses menentukan satu pilihan alternatif. 4 Hanya dilakukan satu kali saja. 5 Mengandung suatu resiko Tujuan pengambilan keputusan, yaitu: 1 Pencapaian tujuan organisasi secara lancar, mudah dan efisien. 2 Pemecahan masalah atas kendala yang dihadapi organisasi. 15 Benar-benar baru dan belum terstruktur. Tidak ada prosedur yang pasti dalam menangani masalah tersebut, baik karena belum pernah ditemukan situasi yang sama sebelumnya, atau karena bersifat sangat kompleks atau sangat penting. Tujuan perencanaan yaitu: 1 Menyediakan arahan dan kerangka kerja perpustakaan yang akan memandu pengambilan keputusan dan pemecahan masalah. 2 Meningkatkan layanan perpustakaan melalui kontrol pelaksanaan kegiatan, kontrol penggunaan anggaran. 3 Untuk memastikan pengembangan yang rasional dan efektif baik bagi sumber-sumber informasi yang menjadi koleksi perpustakaan maupun bagi pengembangan pelayanan kepada pemustaka. 4 Memungkinkan mengantisipasi kebutuhan sumber-sumber informasi proyeksi keadaan di masa mendatang. 5 Memberikan pengalaman dan keahlian bagi pustakawan dalam membuat perencanaan. 16 1 Faktor Perencanaan Faktor-faktor perencanaan yang dikemukakan Stueart ada lima, yaitu: a Kerangka waktu Time Frame Bagi perencanaan yang bagus dalam setiap programnya ada tiga kategori dalam perencanaan terkait dengan jangka waktu, yaitu:  Rencana jangka pendek Perencanaan ini melihat kepada sasaran yang lebih mudah diwujudkan, karena proyeksi-proyeksi ekonomis yang diadakan untuk menghitung sasaran jangka pendek lebih dapat dipercaya 15 Ayun Sriatmi, “Pengambilan Keputusan.” 16 John M. Ivancevich, Perilaku dan Manajemen Organisasi, Jilid 2, Edisi Ketujuh Jakarta: Erlangga, 2006, h. 159. kebenarannya. Rencana jangka pendek lebih terperinci dengan menyebutkan tahapan-tahapan kegiatan yang dapat dijadikan pedoman dalam kegiatan keseharian di perpustakaan. Hal ini dapat dimengerti sebab faktor-faktor ketidak pastian masih dapat ditekan sampai batas yang paling rendah. Oleh sebab itu, perencanaan ini sering disebut sebagai perencanaan kegiatan- kegiatan operasional, karena rencana tadi dapat langsung dilaksanakan.  Rencana jangka menengah program 4 tahun Perencanaan ini merupakan jembatan antara rencana operasional dan rencana jangka panjang. Disini pentahapan pencapaian tujuan jangka panjang menjadi lebih jelas karena sasaran dan tujuan pada semua sektor dapat dikoordinasikan dan dilihat hubungannya satu sama lain. Rencana jangka menengah memberikan arah dan meletakkan landasan yang kuat untuk tahap perencanaan berikutnya. Dengan pedoman arah ini kemudian dapat dirumuskan cara-cara atau rencana-rencana tahunan yang dipadukan agar kegiatan pelaksanaan dapat melangkah sesuai dengan arah yang ditentukan.  Rencana jangka panjang program 8 tahun Rencana jangka panjang bersifat umum dan hanya menyebutkan arah pengembangan atau visi dan misi perpustakaan. Dengan rencana jangka panjang ini suatu perpustakaan akan mengetahui kemana pembangunan perpustakaan itu akan diarahkan. Hasil akhir dari pada perencanaan jangka panjang ini akan merupakan gambaran umum untuk tahap-tahap perencanaan sselanjutnya yang lebih terperinci, yakni perencanaan jangka menengah dan tahunan. b Mengumpulkan dan Menganalisis Data Collecting and Analiyzing Data Tahap itu mencakup pengumpulan data sistematis mengenai perpustakaan atau pusat informasi, aktivitasnya, staf, kegunaan, dan pengguna selama jangka waktu tertentu, juga dari lingkungan eksternal yang mempengaruhi apa yang ingin dilkukan organisasi dan cara pelaksanaannya. Apabila ingi membuat rencana harus diperhatikan sesuai dengan pengumpulan data sesuai dengan perpustakaan mengenai aktivitasnya, staf, kegunaan dan pengguna. c Tingkat Perencanaan Levels Of Planning Setiap supervisor, koordinator, atau pemimpin tim, apapun tingkat tanggung jawabnya dalam struktur organisasi harus mempersiapkan perencanaan dalam dua tingkatan, yaitu didalam organisasi untuk mengembangkan tujuan secara keseluruhan. Dalam hal ini pemimpin berperan penting bagaimana cara merencanakan atau menggerakkan organisasi dalam mengembangkan suatu tujuan yang telah direncanakan. d Fleksibilitas Flexibility Fleksibilitas atau kemampuan yang dimiliki oleh organisasiSDM dalam mencapai suatu tujuan dilihat dalam proses perencanaan jangka pendek dan jangka panjang dan apabila perencanaan tidak sempurna, perencanaan terus menerus ditinjau ulang, direvisi dan diperbaharui. e Akuntabilitas Accountability Akuntabilitas merupakan kunci sukses perencanaan, manajer harus mendelegasikan wewenang dan membuat individu atau tim bertanggung jawab untuk mencapai tujuan perencanaan yang telah dibuat. 17 2 Unsur-Unsur Perencanaan Sutarno menyatakan dalam buku yang berjudul “Tanggung Jawab Perpustakaan dalam Mengembangkankan Masyarakat Informasi ” bahwa fungsi perencanaan mengharuskan manajer mengambil keputusan. Mengenai empat elemen dasar perencanaan yaitu tujuan, aksi, sumber daya dan implementasi. a Tujuan Tujuan adalah menetapkan kondisi masa depan yang ingin dicapai manajer. Tujuan sangat penting didalam perencanaan, karena dalam menyusun rencana, sasaran, target dan tujuan masa depan diwujudkan seperti apa, semestinya dirumuskan visi dan misinya serta upaya pencapaiannya. 18 17 Robert D. Stueart and Barbara B. Moran, Library and Information Center Management, h. 69-71 18 Sutrano NS, Tanggung Jawab Perpustakaan dalam Mengembangkan Masyarakat Informasi Jakarta: Panta Rei, 2005, h. 161. b Aksi Aksi merupakan kegiatan spesifiktertentu yang direncanakan untuk mencapai tujuan. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan perpustakaan agar tujuan perpustakaan tersebut dapat tercapai secara umum meliputi pengadaan, pengolahan, pelayanan dan sosialisasi.  Pengadaan bahan pustaka merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumber-sumber informasi. Hal- hal pokok yang harus diterapkan yang berkaitan dengan koleksi adalah menyusun rencana operasional, pengadaan bahan pustaka, menghimpun atau mengumpulkan alat-alat seleksi bahan pustaka, survey minat pustaka, survey bahan pustaka, seleksi bahan pustaka juga meliputi pemesanan penerimanaan, dan pengecekan bahan pustaka yang dipesan, memberi cap kepemilikan perpustakaan, dan mencatat koleksi yang datang.  Pengolahan atau Processing adalah pekerjaan yang dimulai sejak koleksi diterima di perpustakaan sampai penempatan rak atau ditempat tertentu yang sudah disediakan untuk kemudian dipakai oleh pemustaka. Kegiatan pengolahan meliputi klasifikasi, katalogisasi, dan pembuatan kelengkapan koleksi berupa pelabelan, slip buku, dan penyampulan.  Layanan perpustakaan keliling merupakan salah satu kegiatan utama disetiap perpustakaan layanan tersebut merupakan kegiatan yang langsung berhubungan dengan masyarakat. Dan pustakawan harus memberikan layanan yang baik bagi masyarakat. Hal ini merupakan barometer atau cerminan keberhasilan penyelenggararaan perpustakaan. Berdasarkan SNI Perpustakaan Kabupaten Kota yaitu layanan membaca, layanan sirkulasi, layanan penelusuran informasi dan layanan pengguna.  Sosialisasi. Istilah sosialisasi selalu dikatakan dengan upaya promosi dan publikasi atau pengumuman, menjaring minat dan respon masyarakat, mengembangkan kerjasama, memberikan sesuatu yang berguna, mengembangkan upaya mendekatkan dan membangun perpustakaan dan masyarakat pengguna perpustakaan. Sosialisasi perpustakaan harus dilakukan terus menerus agar masyarakat merasa diingat dan tertarik untuk berkunjung ke perpustakaan. c Sumber Daya Sumber daya dibagi menjadi dua, yaitu sumber daya perpustakaan yang merupakan segala kekayaan dan komponen atau bagian perpustakaan dan sumber daya manusia yang melaksanakan kegiatan di perpustakaan. d Implementasi Implementasi atau pelaksanaan meliputi penugasan dan pengarahan personil untuk melaksanakan rencana yang ada. Suatu perencanaan yang baik harus bersifat sebagai berikut, yakni: 1 Rasional Perencanaan harus bersifat rasioanal, artinya harus dibuat berdasarkan pemikiran-pemikiran dan perhitungan secara masak dan bukan hasil khayalan sehingga dapat dibahas secara logis. 2 Lentur Perencanaan harus bersifat lentur, artinya luwes, dimanapun dan dalam keadaan bagaimanapun perencaaan itu dapat cocok, dapat mengikuti dan dilaksanakan. Jadi, dapat diterapkan pada tempat, waktu dan keadaan bagaimanapun juga. 3 Continue terus menerus Perencanaan harus bersifat continue atau terus menerus. Ini berarti bahwa perencanaan harus terus menerus dibuat dan bukan dibuat sekali saja seumur hidup atau untuk selama-lamanya. 19

b. Pengorganisasian Organizing

Apabila tahap perencanaan telah dilaksanakan, maka langkah selanjutnya adalah pengorganisasian. Dalam pengorganisasian ditentukan tenaga-tenaga yang dibutuhkan untuk melaksanakan rencana yang telah disusun. Setelah menentukan tenaga yang dibutuhkan, kita harus mengorganisasikannya agar dapat bekerja secara efektif dan efisien. Jadi, mengorganisasikan berarti melengkapi program yang telah disusun dengan susunan organisasi pelaksanaannya sehingga bisa dicapai hasil yang maksimal. 20 19 Sismanto, Manajemen Perpustakaan Digital Tangerang: Afifa Pustaka, 2007, h. 41 20 Sismanto, Manajemen Perpustakaan Digital Tangerang: Afifa Pustaka, 2007, 43-44 Perpustakaan adalah organisasi, berupa lembaga atau unit kerja yang bertugas menghimpun koleksi pustaka dan menyediakannya bagi masyarakat untuk dimanfaatkan. Organisasi dapat didefinisikansebagai kelompok orang yang saling berinteraksi dan bekerjasama untuk merealisasikan tujuan bersama. Berdasarkan definisi tadi, jelaslah bahwa dalam suatu organisasi minimum mengandung tiga elemen yang saling berhubungan. Ketiga elemen organisasi tersebut: 1 Sekelompok orang asing Adanya sekelompok orang yang menggabungkan diri dengan suatu ikatan norma, peraturan, ketentuan, dan kebijakan yang telah dirumuskan dan masing-masing pihak siap untuk menjalankannya dengan penuh tanggung jawab. 2 Interaksi dan kerjasama Sekelompok tersebut saling mengadakan hubungan timbal balik, saling memberi dan menerima, dan juga saling bekerjasama untuk melahirkan dan merealisasikan maksud purpose, sasaran objective, dan tujuan goal. 3 Tujuan bersama Sekelompok orang yang saling berinteraksi dan bekerjasama tersebut diarahkan pada suatu titik tertentu, yaitu tujuan bersama dan ingin direalisasikan. 21 Dalam mengorganisasikan suatu perpustakaan, kepala perpustakaan harus mengetahui dengan baik kemampuan masing-masing staf perpustakaan sehingga dapat menempatkan mereka pada posisitugas yang sesuai dengan kemampuan yang mereka miliki. Kepala perpustakaan juga harus mengetahui tugas apa yang sedang dikerjakan oleh para staf agar tidak terjadi pembebanan tugas yang berlebihan kepada staf. 21 H.B. Siawanto, Pengantar Manajemen Jakarta: Bumi Aksara, 2005, h. 73-74 Kemudian kegiatan-kegiatan kerja yang erat hubungannya satu sama lain dikumpulkan dalam satu kelompok, maka terdapat tiga kelompok kegiatan, yaitu: 1 Kelompok pelayanan teknis Terdiri atas semua kegiatan kerja yang berhubungan dengan bahan pustaka, meliputi pengadaan, pengolahan, dan pelestarian bahan pustaka. 2 Kelompok pelayanan pemustaka Terdiri atas semua kegiatan kerja yang behubungan dengan jasa layanan, meliputi layanan peminjaman, layanan referensi, dan layanan informasipenelusuran. 3 Kelompok administrasi Terdiri atas semua kegiatan kerja yang berhubungan dengan administrasi di luar bidang kepustakawanan. 22 Winardi mengemukakan pandangan bahwa ada lima 5 macam langkah pokok proses pengorganisasian, yaitu: 1 Melaksanakan refleksi atau cerminan tentang rencana dan sasaran. 2 Menetapkan tugas-tugas pokok. 3 Membagi tugas-tugas pokok menjadi tugas-tugas bagian. 4 Mengalokasikan atau memberikan sumber dan petunjuk-petunjuk untuk tugas bagian tersebut. 5 Mengevaluasi hasil-hasil dan strategi pengorganisasian yang diimplementasi atau yang dilaksanakan. 23

c. Staffing

Staffing atau pengisian jabatan didefinisikan sebagai cara mengindentifikasi kebutuhan tenaga kerja dengan cara mendaftar tenaga 22 Soeatminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan Yogyakarta: Kanisius, 1992 h. 61 23 J. Winardi, Teori dan Pengorganisasian Jakarta: PT Raja Grafindo Persada, 2009, h. 24.