dan kegiatan orang-orang didalam suatu organisasi. Untuk menjalin hubungan antara pemimpin dan SDM didalam suatu organisasi harus ada
bentuk-bentuk komunikasi yang efektif guna menciptakan hubungan kerjasama yang baik. Komunikasi mencakup seluruh aspek manajemen
sehingga komunikasi merupakan salah satu inti kepemimpinan. Kemajuan suatu perpustakaan adalah hasil usaha bersama melalui
komunikasi. Tanpa komunikasi semua aktivitas organisasi akan kaku dan perpustakaan tidak akan berjalan dengan optimal. Untuk itu
komunikasi memiliki beberapa sifat, yang dikemukakan oleh Sutarno yaitu:
a Top down atau vertikal kebawah anatara pemimpin kepada staf
yang berupa perintah, komando, intruksi, kebijakan, penjelasan, dan informasi.
b Bottom up atau vertikal keatas antara staf dengan pemimpin
misalnya laporan, informasi laporan, informasi, saran, masukan atau usulan.
c Horizontal antara sesama pemimpin atau antara sesama staf.
d Cross communication lintas komunikasi antara staf dan pimpinan
dengan staf atau pemimpin yang lain yang bersifat silang. Kesimpulan dari beberapa sifat yang dikemukakan oleh
Sutarno diatas bahwa dalam memberikan pengarahan dan motivasi diperlukan komunikasi antara pemimpinan dan staf. Agar terjalin
kerjasama satu sama lain demi tercapainya suatu tujuan yang ingin dicapai dalam organisasi.
Karena pemberian
motivasi dan
pengarahan dapat
mempengaruhi kinerja pegawai dan keefektifitasan organisasi. Pemimpin memotivasi dengan menyediakan lingkungan kerja yang
mendukung pegawai untuk berkontribusi dalam mencapai tujuan organisasi. Untuk itu, motivasi bagi seseorang merupakan modal
utama untuk berprestasi karena akan memberikan dorongan bagi seseorang untuk melakukan sesuatu.
e. Anggaran Budgeting
Penganggaran merupakan kegiatan atau proses penyusunan anggaran budget. Budget merupakan rencana operasional yang dinyatakan secara
kuantitatif dalam bentuk satuan uang yang digunakan sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan lembaga dalam kurun waktu
tertentu. Oleh karena itu, dalam anggaran tergambar kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan suatu lembaga.
Penyusunan anggaran merupakan langkah-langkah positif untuk merealisasikan rencana yang telah disusun. Ini melibatkan pimpinan tiap-
tiap unit organisasi. Pada dasarnya, penyusunan anggaran merupakan negosiasi atau perundingankesepakatan antara puncak pimpinan dengan
pimpinan di bawahnya dalam menentukan besarnya alokasi biaya suatu penganggaran. Hasil akhir dari suatu negosiasi merupakan suatu pernyataan
tentang pengeluaran dan pendapatan yang diharapkan dari setiap sumber dana.
Anggaran adalah
sumber utama
untuk menjalankan
suatu perpustakaan, karena tanpa adanya anggaran perpustakaan tidak mungkin
dapat berjalan dengan baik. Setiap perpustakaan harus membuat rencana anggaran dan mengajukannya kepada lembaga induknya. Oleh semua itu
semua pustakawan harus ikut serta dalam merencanakan anggaran yang diperlukan untuk mengoperasikan perpustakaan, paling tidak untuk
keperluan satu tahun.
29
Selama penentuan anggaran, berbagai kebutuhan dan sumber perpustakaan dapat ditinjau dan dinilai. Kepala perpustakaan harus menguji
kebutuhan perpustakaan atas dasar kontinuitas, artinya tidak terpaku pada kegiatan per tahun. Kepala perpustakaan harus mampu membimbing,
mengarahkan, dan ikut serta dalam menentukan anggaran. Unsur-unsur yang memerlukan anggaran antara lain:
1 Pegawai
a Anggaran untuk membayar gaji.
b Anggaran untuk membayar honarium.
c Anggaran untuk membayar upah.
2 Gedung
a Anggaran pemeliharaan gedung.
b Anggaran untuk membayar langanan listrik dan air.
c Anggaran untuk memelihara kebersihan .
d Anggaran untuk pemasangan perabot dan peralatan.
3 Pengadaan barang
a Anggaran untuk pengadaan buku, majalah, dan non-buku.
b Anggaran untuk penjilidan dan percetakan.
c Anggaran untuk pembelian alat tulis.
d Anggaran untuk pos dan telepon.
4 Keperluan lain-lain
a Anggaran untuk mengadakan perjalanan.
b Anggaran untuk mengikuti konferensi.
29
Soeatminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan Yogyakarta: Kanisius, 1992, h. 62-63
c Anggaran untuk ansuransi.
30
f. Pengawasan Controlling
Pengawasan Controlling yaitu proses proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan, dan
diimplementasikan bisa bejalan sesuai dengan target yang diharapkan sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan yang dihadapi.
31
Pengawasan dapat
dilaksanakan pada
proses perencanaan,
pengorganisasian, personalia, pengarahan dan penganggaran. Pengawasan dimulai sejak proses perencanaan sampai dengan tahap akhir kegiatan dan
pencapaian tujuan. Pada pokoknya pengawasan adalah kegiatan yang membandingkan atau mengukur apa yang sedang atau sudah dilaksanakan
dengan kriteria, norma-norma, standar, atau rencana-rencana yang sudah ditetapkan sebelumnya.
Fungsi Pengawasan pada dasarnya merupakan proses yang dilakukan untuk memastikan agar apa yang telah direncanakan berjalan sebagaimana
mestinya. Pengawasan berfungsi untuk: 1
Mempertebal rasa dan tanggung jawab terhadap staf yang diserahi tugas dan wewenang dalam pelaksanaan pekerjaan.
2 Mendidik para staf agar mereka melaksanakan pekerjaan sesuai
dengan prosedur yang telah ditentukan.
30
Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan Jakarta: Gramedia Pustaka, 1991, h. 194.
31
Ernie Tisnawati Sule dan Kurniawan Saleh, Pengantar Manajemen Jakarta: Kencana, 2009, h. 8
