21 dilakukan pengecekan terhadap ketersediaan stok di gudang. Jika stok tersedia dalam
batas aman, maka pembelian bahan baku disesuaikan dengan ketersediaan bahan baku tersebut. Namun jika ketersediaan stok bahan baku di bawah batas aman, maka
pembelian bahan baku dilakukan sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan berdasarkan MRS BOM.
c. Departemen Purchasing
Departemen Purchasing membuat Purchasing Order PO yang ditujukan ke supplier bahan baku. Untuk bahan baku buah segar, pemesanan dilakukan oleh
supervisor purchasing melalui media komunikasi telepon.
4.2.1.2 Sistem Penerimaan Bahan Baku
Dalam melakukan penerimaan terhadap bahan baku, PT Amanah Prima Indonesia melibatkan beberapa departemen di antaranya Departemen Purchasing, Departemen Gudang
dan Departemen Quality Control. Mekanisme penerimaan bahan baku di PT Amanah Prima Indonesia dapat dilihat pada Gambar 5.
a. Departemen Purchasing
Departemen Purchasing menerima surat jalan dari supplier, selanjutnya dilakukan pengecekan terhadap PO dengan tujuan untuk melakukan penyesuaian
antara pemesanan dan bahan baku yang datang. Surat jalan yang telah dicocokkan dengan PO terhadap jenis dan kuantitas bahan baku, harus ditandatangani oleh
pejabat yang berwenang di Departemen Purchasing.
b. Departemen Gudang
Departemen Gudang melakukan pengecekan terhadap jenis dan jumlah bahan baku yang diterima. Jika jumlah bahan baku yang dikirim tidak sesuai dengan jumlah
yang telah dipesan, maka Departemen Gudang akan melaporkan ke Departemen Purchasing. Oleh Departemen Purchasing, informasi tersebut akan disampaikan ke
supplier agar dilakukan pengiriman kembali sesuai dengan jumlah yang kurang. Jika jumlah yang dikirim sesuai dengan jumlah bahan yang dipesan, maka Departemen
Gudang akan langsung melakukan pengkodean terhadap bahan yang masuk.
c. Departemen Quality Control
Di samping itu, pengecekan juga dilakukan oleh Departemen Quality Control terhadap kualitas bahan. Jika terjadi reject, maka akan dilakukan claim yang akan
diinformasikan ke supplier melalui Departemen Purchasing. Akan tetapi jika tidak terjadi reject, maka bahan tersebut akan disimpan di tempat penyimpanan sementara
selama 1-2 hari sampai siap untuk digunakan dalam proses produksi.
22 Gambar 5. Mekanisme penerimaan bahan baku buah segar di PT Amanah Prima Indonesia
4.2.1.3 Sistem Pengeluaran Bahan Baku
Dalam melakukan pengeluaran terhadap bahan baku, PT Amanah Prima Indonesia melibatkan beberapa departemen diantaranya Departemen Produksi, Departemen Purchasing
dan Departemen Gudang. Mekanisme pengeluaran bahan baku di PT Amanah Prima Indonesia dapat dilihat pada Gambar 6.
a. Departemen Purchasing
Dalam sistem pengeluaran bahan baku, Departemen Purchasing berperan dalam menginstruksikan pengeluaran material dari gudang. Hal ini dapat membantu
Departemen Gudang dalam mempersiapkan bahan baku yang akan dikeluarkan. Tidak
Penyimpanan Gudang penyimpanan sementara
buah segar
Cek kuantitas
Laporan ke Dept. Purchasing
Cek kualitas
Warehouse
Quality Control
Tidak Penyesuaian
Bahan baku datang
Surat jalan
Cek PO
Penandatangan surat jalan
Claim Supplier
Tidak
Ya Ya
Pengkodean
Purchasing
Ya
23
b. Departemen Gudang
