Fungsi-fungsi Manajemen Sarana dan Prasarana

Perencanaan merupakan kegiatan menetapkan tujuan serta merumuskan dan mengatur pendayagunaan manusia, informasi, financial, metode, waktu untuk memaksimalkan efisiensi dan efektifitas pencapaian tujuan. Secara lebih luas perencanaan menurut Bintoro Tjokromidjojo didefinisikan sebagai berikut: 43 a Perencanaan dalam arti luasnya adalah sebuah proses mempersiapkan secara sistematiskegiatan-kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu b Perencanaan adalah sebuah cara bagaimana mencapai tujuan sebaik- baiknya dengan sumber-sumber yang ada supaya lebih efisien dan efektif. c Perencanaan adalah penentuan yang akan dicapai atau yang akan dilakukan, bagaimana, bilamana, dan oleh siapa. Menurut Boeni Soekarno, langkah-langkah perencanaan pengadaaan perlengkapan pendidikan disekolah adalah: 44 a Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan sekolah yang diajukan setiap unit kerja sekolah b Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan sekolah untuk periode tertentu, misalnya untuk satu tahun ajaran c Memadukan rencana kebutuhan yang telah tersusun dengan perlengkapan yang telah tersedia sebelumnya. Dalam hal ini, perencanaan mencari informasi tentang perlengkapan yang telah dimilki oleh sekolah dengan melihat buku inventarisasi, berdasarkan itu lalu di susun rencana kebutuhan perlengkapan, yaitu mendaftar semua perlengkapan yang dibutuhkan yang belum tersedia disekolah 43 Supardi, dkk, Perencanaan Pendidikan, Jakarta: Diadit Media,2010, h.2 44 Ibid, h. 28 d Memadukan rencana kebutuhan dengan anggaran sekolah atau dana yang tersedia e Memadukan rencana daftar kebutuhan perlengkapan dengan dana atau anggaran yang ada. Ketika tidak sesuai atau melebihi dari anggaran yang tersedia, maka melakukan seleksi lagi dengan melihat skala prioritas Menurut Ngalim Purwanto Langkah-langkah yang dilakukan dalam membuat suatu rencana pengadaan sarana dan prasarana adalah sebagai berikut: a Mengadakan analisa terhadap materi pelajaran mana yang membutuhkan alat atau media dalam penyampaiannya dan analisa kebutuhan peralatan lain untuk sekolah. Dari analisa ini dapat dibuat daftar kebutuhan alat-alat media. b Mengadakan perhitungan taksiran biaya. c Apabila perhitungan jumlah taksiran biaya untuk pengadaan sarana dan prasarana yang dibutuhkan lebih besar dari anggaran yang tesedia, maka perlu menyusun prioritas kebutuhan, atau pengurangan jumlah barang sejenis yang akan dibeli. d Prioritas-prioritas kebutuhan yang ada pada urutan bawah, dapat ditunda untuk perencanaan tahun berikutnya. e Menugaskan kepada staf tata usaha untuk melaksanakan pengadaan alat tersebut. Meskipun pada umumnya perencanaan dan pendirian bangunan bagi sekolah negeri menjadi tanggung jawab pemerintah, dalam kenyataannya dewasa ini, sesuai dengan kemajuan dan perkembangan dunia pendidikan dan pengajaran dinegara kita, banyak sekolah yang didirikan oleh masyarakat dan atau pemeritah setempat dengan bekerja sama dengan para guru. Untuk itu sangat diperlukan pengetahuan bagi para guru tentang segala sesuatu yang berhubungan dengan perencanaan dan pendirian sekolah seperti pengetahuan dan kecakapan mengenai: 1. Cara memilih letak dan menentukan luas tanah yang dibutuhkan. 2. Mengusahakan, merencanakan, dan menggunakan biaya pendirian gedung sekolah. 3. Menentukan jumlah dan luas ruangan-ruangan kelas, kantor, gudang, asrama., lapangan olah raga, podium, kebun sekolah, dan sebagainya. Serta komposisinya satu sama lain. 4. Cara-cara penggunaan gedung sekolah dan fasilitas-fasilitas lain yang efektif dan produktif, serta pemeliharaan secara kontinyu. 5. Alat-alat perlengkapan sekolah dan alat-alat pelajaran yang dibutuhkan. 6. Apa yang tercantum pada nomor 1 sd 5 diatas sangat erat hubungannya dengan kurikulum, kondisi-kondisi, serta kemajuan masyarakat setempat dan bertambahnya jumlah anak-anak setiap tahunnya yang memerlukan sekolah tersebut. 45 Bedasarkan pengertian diatas, pada dasarnya perencanaan merupakan suatu proses kegiatan untuk menggambarkan sebelumnya hal- hal yang akan dikerjakan kemudian dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam hal ini perencanaan yang dimaksud adalah merinci rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi atau pembuatan peralatan dan pelengkapan sesuai dengan kebutuha. Perencanaan merupakan syarat mutlak yang harus dilakukan pada tiap kegiatan, karena tanpa ada rencana maka kegiatan tidak dapat berjalan lancar. Demikian halnya dengan sarana dan prasarana pendidikan perlu dibuat recana pengadaannya. Perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan merupakan kebutuhan yang meliputi semua barang yang diperlukan, baik yang bergerak maupun yang tidak bergerak, atau baik 45 Ngalim Purwanto, Administrasi dan Supervisi Pendidikan, Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 1992, h. 12 langsung maupun yang tidak langsung yang menunjang proses belajar mengajar agar tercapainya tujuan pendidikan yang diharapkan. Adapun manfaat yang dapat diperoleh dengan dilakukannya perencanaan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan, yaitu: 1 Dapat membantu dalam menentukan tujuan, 2 Meletakkan dasar-dasar dan menentukan langkah-langkah yang akan dilakukan, 3 Menghilangkan ketidakpastian, dan 4 Dapat dijadikan sebagai suatu pedoman atau dasar untuk melakukan pengawasan, pengendalian dan bahkan juga penilaian agar nantinya kegiatan dapat berjalan secara efektif dan efisien. b Fungsi Pengadaan Sarana dan Prasarana Pendidikan. Dalam kerangka peningkatan mutu pendidikan berbasis sekolah, maka perlengkapan sekolah harus dilakukan sendiri oleh sekolah, baik dengan menggunakan dana bantuan pemerintah maupun dana sekolah sendiri. Pengadaan adalah kegiatan yang dilakukan untuk menyediakan semua jenis sarana dan prasarana pendidikan persekolahan yang sesuai dengan kebutuhan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam konteks persekolahan, pengadaan merupakan segala kegiatan yang dilakukan dengan cara menyediakan semua keperluan barang atau jasa berdasarkan hasil perencanaan dengan maksud untuk menunjang kegiatan pembelajaran agar berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Pengadaan sarana dan prasarana merupakan fungsi operasional pertama dalam manajemen sarana dan prasarana pendidikan persekolahan. Fungsi ini pada hakikatnya merupakan serangkaian kegiatan untuk menyediakan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, jumlah, waktu maupun tempat, dengan harga dan sumber yang dapat dipertanggungjawaban. Pengadaan merupakan kegiatan untuk menyediakan perlengkapan dalam usaha untuk menunjang pelaksanaan proses belajar mengajar. Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan. Beberapa alternatif cara pengadaan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan tersebut adalah : pembelian, pembuatan sendiri, pengiriman hibah atau bantuan, penyewaan, pinjaman, pendaur ulangan, penukaran, perbaikan atau rekondisi. 46 c Fungsi Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Pendidikan. Di dalam fungsi pemeliharaan ini,fungsi pendayagunaan termasuk didalamnya. Menurut Subagyo MS. Pemeliharaan adalah usaha atau proses kegiatan untuk mempertahankan kondisi teknis dan daya guna suatu alat produksi fasilitas kerja dengan jalan merawat, memperbaiki, merehabilitasi dan menyempurnakan. 47 Pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan adalah kegiatan untuk melaksanakan pengurusan dan pengaturan agar semua sarana dan prasarana selalu dalam keadaan baik dan siap untuk digunakan secara berdayaguna dan berhasil guna dalam mencapai tujuan pendidikan. Pemeliharaan merupakan kegiatan penjagaan atau pencegahan dari kerusakan suatu barang, sehingga barang tersebut kondisinya baik dan siap digunakan. Pemeliharaan mencakup segala daya upaya yang terus menerus untuk mengusaakan agar peralatan tersebut tetap dalam keadaan baik. Pemeliharaan dimulai dari pemakaian barang, yaitu dengan cara hati-hati dalam menggunakannya. Pemeliharaan yang bersifat khusus harus dilakukan oleh petugas yang mempunyai keahlian sesuai dengan jenis barang yang dimaksud. 48 Pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan perlu dilakukan agar kondisi barang tetap dalam keadaan baik atau siap dipakai dan dapat bertahan lama, sehingga dapat menghemat pengeluaran anggaran untuk 46 Direktorat Jendral Peningkatan Mutu Pendidik dan Tenaga Kependidikan, op. cit., h. 14-17 47 Subagyo MS, op. cit.,h. 87 48 Direktorat Jendral Peningkatan Mutu Pendidik dan Tenaga Kependidikan, op.cit., h. 31 pengadaan sarana dan prasarana pendidikan. Menurut hukum waktunya pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan dapat dibedakan dalam: 1 Pemeliharaan sehari-hari. Dilakukan oleh pegawai yang menggunakan barang-barang tersebut dan bertanggung jawab atas barang tersebut. 2 Dilakukan dalam jangka waktu tertentu, misalnya 2 bulan sekali, 3 bulan sekali, dan sebagainya. Pelaksanaan pemeliharaan dapat dilakukan sendiri dan dengan pihak kedua. 49 d Fungsi Penyimpanan Sarana dan Prasarana Pendidikan Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha melakukan pengurusan penyelenggaraan dan pengaturan barang persediaan di dalam ruang penyimpanan. Di dalam fungsi ini, fungsi inventarisasi dan penyaluran termasuk didalamnya. Penyimpanan ialah kegiatan yang dilakukan untuk menampung hasil pengadaan barang-barang yang keluar atau akan didistribusikan, dan disimpan dalam gudang. Kegiatan penyimpanan meliputi: menerima, menyimpan, dan mengeluarkan barang didari gudang. 50 Fungsi penyimpanan ini meliputi perencanaanpengembangan ruang penyimpanan storage space, penyelenggaraan tatalaksana penyimpanan strong procedure perencanaanpenyimpananpengoperasian alat-alat pembantu pengatur barang material handeling equipment, tindakan-tindakan keamanan dan keselamatan security and safety. e Fungsi Pengawasan Sarana dan Prasarana Pendidikan. Didalam fungsi ini, fungsi penghapusan, penyingkiran, pengendalian, dan rehabilitasi masuk ke dalam fungsi pengawasan. Kegiatan pengawasan dapat berupa melaksanakan pengamatan, evaluasi dan meminta laporan untuk mendapatkan gambaran dan informasi tentang keadaan atau perlengkapan. Selain itu pengawasan dapat pula berupa 49 Donal J. Bowersox, Manajemen Logistik, Jakarta: Bina Aksara, 1989, h. 158 50 Soebagio Atmodiwirio, op. cit., h. 254 pemberian pengarahan dan bimbingan terhadap pengelolaan sarana dan prasarana yang telah dilakukan dalam satu periode untuk mencapai tertib administrasi dan tertib teknis. Dalam pelaksanaan kegiatan pengendalian seperti disusun serangkaian kegiatan sebagai berikut: a Mengikuti proses manajemen, dan perencanaan sampai penghapusan. b Mengadakan konsultasi dengan pihak pemimpin bila terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan. c Menyusun tata cara laporan baik lisan maupun tertulis. d Mengadakan konsultasi dengan pihak pelaksanaan fungsi masing- masing bila terjadi penyimpangan yang bersifat teknis. e Mengadakan koordinasi antara fungsi perencanaan dan fungsi- fungsi lainnya. f Menyusun laporan menyeluruh secara periodik tentang pelaksanaan proses manajemen yang terjadi dalam masing-masing unit. 51 Keseluruhan proses di atas dilakukan untuk mencegah adanya penyelewengan dan kesalahan dalam pelaksanaan prosedur manajemen sarana dan prasarana pendidikan. Maka dari itu diadakan kegiatan penghapusan, setelah kegiatan penghapusan selesai, proses selanjutnya menginformasikan kebutuhan sarana dan prasarana yang bersangkutan untuk kemudian dilakukan kegiatan perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan. Disamping itu kegiatan penyusutan terhadap barang atau sarana didalam fungsi pengawasan sangatlah perlu dilakukan, karena penyusutan barang penting jika sekolah akan menambah pengadaan barang, yang sering terjadi adalah kekrangan tempat penyimpanan. Penyusutan adalah kegiatan untuk memusnahkan barang yang sudah tidak dipakai lagi sehingga 51 Wijono, Administrasi dan Supervisi Pendidikan, Jakarta: DirjenPendidikan Tinggi, 1989, h. 7 tempatnya masih dapat dimanfaatkan. Untuk mengatasi masalah tersebut kepala sekolah perlu mempertimbangkan adanya tindakan penyusutan barang. Kegiatan pengaturan, pemeliharaan dan penyusutan sarana pendidikan yang merupakan bagian dari pengelolaan sarana dan prasarana haruslah selalu dilakukan dengan cara yang baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku agara sarana pendidikan dapat dimanfaatkan secara optimal. Secara operasional penghapusan sarana dan prasarana adalah proses kegiatan yang bertujuan untuk mengeluarkanmenghilangkan sarana dan prasarana dari daftar inventaris, karena sarana dan prasarana tersebut sudah di anggap tidakberfungsi sebagaimana mestinya, tentunya seperti yang diharapkan untuk kepentingan pelaksanaan pembelajaran di sekolah. Penghapusan sarana dan prasarana dilakukan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Penghapusan sebagai salah satu fungsi manajemen sarana dan prasarana pendidikan persekolahan harus mempertimbangkan alasan-alasan normatif tertentu dalam pelaksanaannya. 52

3. Kerangka Berpikir

Sebagaimana diketahui Kepala Sekolah mempunyai peranan yang sangat berpengaruh dilingkungan sekolah yang menjadi tanggung jawabnya. Sebuah sekolah adalah organisasi yang kompleks dan unik, sehingga memerlukan koordinasi yang tinggi, oleh karena itu Kepala Sekolah yang berhasil adalah kepala sekolah yang dapat mencapai tujuan sekolah, serta tujuan pendidikan. Kepala sekolah harus memahami dan menguasai peranan organisasi serta hubungan kerja sama antar individu. Kepala sekolah sebagai pemimpin harus mampu memberdayakan para guru dan memberi mereka wewenang yang luas untuk meningkatkan pembelajaran para pelajar. Kepala sekolah perlu memahami teori organisasi formal yang akan bermanfaat untuk menggambarkan hubungan kerja sama antar individu. 52 Direktorat Jendral Peningkatan Mutu Pendidikan dan Tenaga Kependidikan, op. cit., h.52 Kepala sekolah perlu memahami teori organisasi informal yang akan bermanfaat untuk menggambarkan hubungan kerja sama antara struktur dan hasil. Kepala sekolah sebagai pemimpin leader harus mampu memberikan petunjuk, arahan dan pengawasan, meningakatnya motivasi kerja tenaga pendidikan. Kemampuan yang harus diwujudkan kepala sekolah sebagai pemimpin dapat dianalisa dari kepribadian seperti: 1. Pengetahuan terhadap kependidikan misalnya, memahami kondisi tenaga kependidikan, memahami kondisi siswa, menyusun program pendidikan, menerima masukan dan kritikan dari berbagai pihak untuk meningkatkan kemampuannya. 2. Keterampilan selaku pemimpin pendidikan dia harus ulet dan penuh inisiatif serta kreatif dalam mengelola sekolahny, berusaha menanggulangi segala kekurangan yang terdapat disekolah yang dipimpinnya baik secara sarana maupun prasarana demi tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan, agar terjadi peningkatan mutu penyelenggaraanpengelolaan sekolah. Dengan membandingkan tujuan peningkatan mutu kinerja kepala sekolah dengan keadaan nyata disekolah yang menjadi sasaran penelitian maka tergambarlah permasalahannya yaitu lemahnya kinerja kepala sekolah khususnya dalam pengelolaan sarana dan prasarana pendidikan yang mengacu pada standar pengelolaan pendidikan sarana dan prasarana. Para pengelola pendidikan pengurus yayasan harus memiliki strategi untuk meningkatkan profesionalisme kepala sekolah meningkat, dengan cara menciptakan iklim yang kondusif. Kepala sekolah juga berusaha melakukan pendidikan mental, moral akhlak, fisik dan artistik kepada para tenaga kependidikan serta memberikan motivasi agar para tenaga kependidikan merasa betah dan menyukai profesinya. Disamping itu kepala sekolah dapat membagi wewenangnya dengan para pegawainya dalam pengelolaan pendidikan agar dapat efektif dan efisien. Salah satu tugas pokok kepala sekolah berkewajiban untuk memberikan pembinaan atau bimbingan kepada para guru dan tenaga kependidikan, serta administrator lainnya. Agar kepala sekolah dapat memberikan pembinaan dan bimbingan yang lebih maka kepala sekolah perlu mendapat pembinaan dari yayasann atau instansi yang terkait. Dalam hal ini khususnya dalam hal peningkatan kualitas kinerja kepala sekolah dalam pengelolaan sarana dan prasarana pendidikan, adanya manajemen sarana dan prasarana pendidikan tentunya dapat meningkatkan proses belajar mengajar disekolah, baik untuk para murid dan para guru disekolah sehingga tujuan pendidikan yang telah ditetapkan dapat tercapai secara efektif dan efisien. Selain itu juga efektifitas pengelolaan sarana dan prasarna di sebuah sekolah dapat diukur berdasarkan aspek 1 perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan, 2 Pengadaan sarana dan prasarana pendidikan, 3 Pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan, 4 Penyimpanan sarana dan prasarana pendidikan, dan 5 Pengawasan sarana dan prasarana pendidikan. Dengan demikian melalui kinerja kepala sekolah dalam pengelolaan pendidikan diharapkan akan terjadi peningkatan kualitas pendidikan, yang akan berdampak pada output disekolah, dalam rangka mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sesuai dengan visi dan misi lembaga pendidikan dalam pengelolaan pendidikan untuk MTs Khazanah Kebajikan. 40

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

A. Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui lebih dalam tentang kinerja kepala sekolah dalam pengelolaan sarana dan prasarana pendidikan di MTs Khazanah Kebajikan Pondok Cabe Ilir-Pamulang.

B. Tempat Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan di MTs Khazanah Kebajikan Pondok Cabe Ilir- Pamulang, dari tanggal 14 Januari sd 2 Februari 2013

C. Desain dan Jenis Penelitian

Desain penelitian digunakan adalah desain penelitian deskriptif yaitu data yang dikumpulkan lebih banyak berupa kata-kata atau gambar- gambar dari pada angka-angka. Jenis data yang dikumpulkan berupa data kualitatif yaitu diperoleh melalui pemahaman dan penafsiran yang mendalam mengenai makna, kenyataan, dan fakta yang relevan. 1 Data primer diambil langsung dari MTs Khazanah Kebajikan Pondok Cabe Ilir Pamulang tentang kinerja kepala sekolah dalam 1 Basrowi dan Suwandi, Memahami Penelitian Kualitatif, Jakarta: PT. Rineka Cipta, 2008, Cet. Ke-2, h. 187