Fungsi-fungsi Manajemen Sarana dan Prasarana
Perencanaan merupakan kegiatan menetapkan tujuan serta merumuskan dan mengatur pendayagunaan manusia, informasi, financial,
metode, waktu untuk memaksimalkan efisiensi dan efektifitas pencapaian tujuan.
Secara lebih luas perencanaan menurut Bintoro Tjokromidjojo didefinisikan sebagai berikut:
43
a Perencanaan dalam arti luasnya adalah sebuah proses mempersiapkan secara sistematiskegiatan-kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai
tujuan tertentu b Perencanaan adalah sebuah cara bagaimana mencapai tujuan sebaik-
baiknya dengan sumber-sumber yang ada supaya lebih efisien dan efektif.
c Perencanaan adalah penentuan yang akan dicapai atau yang akan dilakukan, bagaimana, bilamana, dan oleh siapa.
Menurut Boeni Soekarno, langkah-langkah perencanaan pengadaaan perlengkapan pendidikan disekolah adalah:
44
a Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan sekolah yang diajukan setiap unit kerja sekolah
b Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan sekolah untuk periode tertentu, misalnya untuk satu tahun ajaran
c Memadukan rencana kebutuhan yang telah tersusun dengan perlengkapan yang telah tersedia sebelumnya. Dalam hal ini,
perencanaan mencari informasi tentang perlengkapan yang telah dimilki oleh sekolah dengan melihat buku inventarisasi, berdasarkan itu lalu di
susun rencana kebutuhan perlengkapan, yaitu mendaftar semua perlengkapan yang dibutuhkan yang belum tersedia disekolah
43
Supardi, dkk, Perencanaan Pendidikan, Jakarta: Diadit Media,2010, h.2
44
Ibid, h. 28
d Memadukan rencana kebutuhan dengan anggaran sekolah atau dana yang tersedia
e Memadukan rencana daftar kebutuhan perlengkapan dengan dana atau anggaran yang ada. Ketika tidak sesuai atau melebihi dari anggaran
yang tersedia, maka melakukan seleksi lagi dengan melihat skala prioritas
Menurut Ngalim Purwanto Langkah-langkah yang dilakukan dalam membuat suatu rencana pengadaan sarana dan prasarana adalah
sebagai berikut: a Mengadakan
analisa terhadap
materi pelajaran
mana yang
membutuhkan alat atau media dalam penyampaiannya dan analisa kebutuhan peralatan lain untuk sekolah. Dari analisa ini dapat dibuat
daftar kebutuhan alat-alat media. b Mengadakan perhitungan taksiran biaya.
c Apabila perhitungan jumlah taksiran biaya untuk pengadaan sarana dan prasarana yang dibutuhkan lebih besar dari anggaran yang tesedia,
maka perlu menyusun prioritas kebutuhan, atau pengurangan jumlah barang sejenis yang akan dibeli.
d Prioritas-prioritas kebutuhan yang ada pada urutan bawah, dapat ditunda untuk perencanaan tahun berikutnya.
e Menugaskan kepada staf tata usaha untuk melaksanakan pengadaan alat tersebut.
Meskipun pada umumnya perencanaan dan pendirian bangunan bagi sekolah negeri menjadi tanggung jawab pemerintah, dalam
kenyataannya dewasa ini, sesuai dengan kemajuan dan perkembangan dunia pendidikan dan pengajaran dinegara kita, banyak sekolah yang didirikan
oleh masyarakat dan atau pemeritah setempat dengan bekerja sama dengan para guru. Untuk itu sangat diperlukan pengetahuan bagi para guru tentang
segala sesuatu yang berhubungan dengan perencanaan dan pendirian sekolah seperti pengetahuan dan kecakapan mengenai:
1. Cara memilih letak dan menentukan luas tanah yang dibutuhkan. 2. Mengusahakan, merencanakan, dan menggunakan biaya pendirian
gedung sekolah. 3. Menentukan jumlah dan luas ruangan-ruangan kelas, kantor, gudang,
asrama., lapangan olah raga, podium, kebun sekolah, dan sebagainya. Serta komposisinya satu sama lain.
4. Cara-cara penggunaan gedung sekolah dan fasilitas-fasilitas lain yang efektif dan produktif, serta pemeliharaan secara kontinyu.
5. Alat-alat perlengkapan sekolah dan alat-alat pelajaran yang dibutuhkan.
6. Apa yang tercantum pada nomor 1 sd 5 diatas sangat erat hubungannya dengan kurikulum, kondisi-kondisi, serta kemajuan
masyarakat setempat dan bertambahnya jumlah anak-anak setiap tahunnya yang memerlukan sekolah tersebut.
45
Bedasarkan pengertian diatas, pada dasarnya perencanaan merupakan suatu proses kegiatan untuk menggambarkan sebelumnya hal-
hal yang akan dikerjakan kemudian dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam hal ini perencanaan yang dimaksud adalah merinci
rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi atau pembuatan peralatan dan pelengkapan sesuai dengan kebutuha.
Perencanaan merupakan syarat mutlak yang harus dilakukan pada tiap kegiatan, karena tanpa ada rencana maka kegiatan tidak dapat berjalan
lancar. Demikian halnya dengan sarana dan prasarana pendidikan perlu dibuat recana pengadaannya. Perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana
pendidikan merupakan kebutuhan yang meliputi semua barang yang diperlukan, baik yang bergerak maupun yang tidak bergerak, atau baik
45
Ngalim Purwanto, Administrasi dan Supervisi Pendidikan, Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 1992, h. 12
langsung maupun yang tidak langsung yang menunjang proses belajar mengajar agar tercapainya tujuan pendidikan yang diharapkan.
Adapun manfaat yang dapat diperoleh dengan dilakukannya perencanaan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan, yaitu: 1 Dapat
membantu dalam menentukan tujuan, 2 Meletakkan dasar-dasar dan menentukan langkah-langkah yang akan dilakukan, 3 Menghilangkan
ketidakpastian, dan 4 Dapat dijadikan sebagai suatu pedoman atau dasar untuk melakukan pengawasan, pengendalian dan bahkan juga penilaian agar
nantinya kegiatan dapat berjalan secara efektif dan efisien.
b Fungsi Pengadaan Sarana dan Prasarana Pendidikan.
Dalam kerangka peningkatan mutu pendidikan berbasis sekolah, maka perlengkapan sekolah harus dilakukan sendiri oleh sekolah, baik
dengan menggunakan dana bantuan pemerintah maupun dana sekolah sendiri.
Pengadaan adalah kegiatan yang dilakukan untuk menyediakan semua jenis sarana dan prasarana pendidikan persekolahan yang sesuai
dengan kebutuhan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam konteks persekolahan, pengadaan merupakan segala kegiatan yang
dilakukan dengan cara menyediakan semua keperluan barang atau jasa berdasarkan hasil perencanaan dengan maksud untuk menunjang kegiatan
pembelajaran agar berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan tujuan yang diinginkan.
Pengadaan sarana dan prasarana merupakan fungsi operasional pertama dalam manajemen sarana dan prasarana pendidikan persekolahan.
Fungsi ini pada hakikatnya merupakan serangkaian kegiatan untuk menyediakan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan sesuai dengan
kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, jumlah, waktu maupun
tempat, dengan
harga dan
sumber yang
dapat dipertanggungjawaban.
Pengadaan merupakan kegiatan untuk menyediakan perlengkapan dalam usaha untuk menunjang pelaksanaan proses belajar mengajar. Ada
beberapa alternatif cara dalam pengadaan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan. Beberapa alternatif cara pengadaan sarana dan prasarana
pendidikan persekolahan tersebut adalah : pembelian, pembuatan sendiri, pengiriman hibah atau bantuan, penyewaan, pinjaman, pendaur ulangan,
penukaran, perbaikan atau rekondisi.
46
c Fungsi Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Pendidikan.
Di dalam fungsi pemeliharaan ini,fungsi pendayagunaan termasuk didalamnya. Menurut Subagyo MS. Pemeliharaan adalah usaha atau proses
kegiatan untuk mempertahankan kondisi teknis dan daya guna suatu alat produksi fasilitas kerja dengan jalan merawat, memperbaiki, merehabilitasi
dan menyempurnakan.
47
Pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan adalah kegiatan untuk melaksanakan pengurusan dan pengaturan agar semua
sarana dan prasarana selalu dalam keadaan baik dan siap untuk digunakan secara berdayaguna dan berhasil guna dalam
mencapai tujuan pendidikan. Pemeliharaan merupakan kegiatan penjagaan atau pencegahan dari kerusakan suatu barang,
sehingga barang tersebut kondisinya baik dan siap digunakan. Pemeliharaan mencakup segala daya upaya yang terus menerus
untuk mengusaakan agar peralatan tersebut tetap dalam keadaan baik. Pemeliharaan dimulai dari pemakaian barang, yaitu dengan
cara hati-hati dalam menggunakannya. Pemeliharaan yang bersifat khusus harus dilakukan oleh petugas yang mempunyai
keahlian sesuai dengan jenis barang yang dimaksud.
48
Pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan perlu dilakukan agar kondisi barang tetap dalam keadaan baik atau siap dipakai dan dapat
bertahan lama, sehingga dapat menghemat pengeluaran anggaran untuk
46
Direktorat Jendral Peningkatan Mutu Pendidik dan Tenaga Kependidikan, op. cit., h. 14-17
47
Subagyo MS, op. cit.,h. 87
48
Direktorat Jendral Peningkatan Mutu Pendidik dan Tenaga Kependidikan, op.cit., h. 31
pengadaan sarana dan prasarana pendidikan. Menurut hukum waktunya pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan dapat dibedakan dalam:
1 Pemeliharaan sehari-hari. Dilakukan oleh pegawai yang menggunakan barang-barang tersebut dan bertanggung jawab atas barang tersebut.
2 Dilakukan dalam jangka waktu tertentu, misalnya 2 bulan sekali, 3 bulan sekali, dan sebagainya. Pelaksanaan pemeliharaan dapat
dilakukan sendiri dan dengan pihak kedua.
49
d Fungsi Penyimpanan Sarana dan Prasarana Pendidikan
Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha melakukan pengurusan penyelenggaraan dan pengaturan barang persediaan di dalam
ruang penyimpanan. Di dalam fungsi ini, fungsi inventarisasi dan penyaluran termasuk didalamnya.
Penyimpanan ialah kegiatan yang dilakukan untuk menampung hasil pengadaan barang-barang yang keluar atau akan didistribusikan, dan
disimpan dalam gudang. Kegiatan penyimpanan meliputi: menerima, menyimpan, dan mengeluarkan barang didari gudang.
50
Fungsi penyimpanan ini meliputi perencanaanpengembangan ruang
penyimpanan storage
space, penyelenggaraan tatalaksana
penyimpanan strong procedure perencanaanpenyimpananpengoperasian alat-alat pembantu pengatur barang material handeling equipment,
tindakan-tindakan keamanan dan keselamatan security and safety.
e Fungsi Pengawasan Sarana dan Prasarana Pendidikan.
Didalam fungsi
ini, fungsi
penghapusan, penyingkiran,
pengendalian, dan rehabilitasi masuk ke dalam fungsi pengawasan. Kegiatan pengawasan dapat berupa melaksanakan pengamatan, evaluasi dan
meminta laporan untuk mendapatkan gambaran dan informasi tentang keadaan atau perlengkapan. Selain itu pengawasan dapat pula berupa
49
Donal J. Bowersox, Manajemen Logistik, Jakarta: Bina Aksara, 1989, h. 158
50
Soebagio Atmodiwirio, op. cit., h. 254
pemberian pengarahan dan bimbingan terhadap pengelolaan sarana dan prasarana yang telah dilakukan dalam satu periode untuk mencapai tertib
administrasi dan tertib teknis. Dalam pelaksanaan kegiatan pengendalian seperti disusun
serangkaian kegiatan sebagai berikut: a Mengikuti
proses manajemen,
dan perencanaan
sampai penghapusan.
b Mengadakan konsultasi dengan pihak pemimpin bila terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan.
c Menyusun tata cara laporan baik lisan maupun tertulis. d Mengadakan konsultasi dengan pihak pelaksanaan fungsi masing-
masing bila terjadi penyimpangan yang bersifat teknis. e Mengadakan koordinasi antara fungsi perencanaan dan fungsi-
fungsi lainnya. f Menyusun laporan menyeluruh secara periodik tentang pelaksanaan
proses manajemen yang terjadi dalam masing-masing unit.
51
Keseluruhan proses di atas dilakukan untuk mencegah adanya penyelewengan dan kesalahan dalam pelaksanaan prosedur manajemen
sarana dan prasarana pendidikan. Maka dari itu diadakan kegiatan penghapusan, setelah kegiatan penghapusan selesai, proses selanjutnya
menginformasikan kebutuhan sarana dan prasarana yang bersangkutan untuk kemudian dilakukan kegiatan perencanaan kebutuhan sarana dan
prasarana pendidikan. Disamping itu kegiatan penyusutan terhadap barang atau sarana
didalam fungsi pengawasan sangatlah perlu dilakukan, karena penyusutan barang penting jika sekolah akan menambah pengadaan barang, yang sering
terjadi adalah kekrangan tempat penyimpanan. Penyusutan adalah kegiatan untuk memusnahkan barang yang sudah tidak dipakai lagi sehingga
51
Wijono, Administrasi dan Supervisi Pendidikan, Jakarta: DirjenPendidikan Tinggi, 1989, h. 7
tempatnya masih dapat dimanfaatkan. Untuk mengatasi masalah tersebut kepala sekolah perlu mempertimbangkan adanya tindakan penyusutan
barang. Kegiatan pengaturan, pemeliharaan dan penyusutan sarana pendidikan yang merupakan bagian dari pengelolaan sarana dan prasarana
haruslah selalu dilakukan dengan cara yang baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku agara sarana pendidikan dapat dimanfaatkan secara optimal.
Secara operasional penghapusan sarana dan prasarana adalah proses kegiatan yang bertujuan untuk mengeluarkanmenghilangkan sarana
dan prasarana dari daftar inventaris, karena sarana dan prasarana tersebut sudah di anggap tidakberfungsi sebagaimana mestinya, tentunya seperti
yang diharapkan untuk kepentingan pelaksanaan pembelajaran di sekolah. Penghapusan sarana dan prasarana dilakukan berdasarkan peraturan
perundang-undangan yang berlaku. Penghapusan sebagai salah satu fungsi manajemen sarana dan prasarana pendidikan persekolahan harus
mempertimbangkan alasan-alasan
normatif tertentu
dalam pelaksanaannya.
52