164 ada pembantu umum berkaitan dengan administrasi internal manajemen
mutu sendiri. Adapun proses pembentukan tim TQM di SMK Negeri 4 Yogyakarta
adalah sebagai berikut: sebelum ada SMM ISO 9001: 2008 belum terbentuk QMS, hanya tim ISO pada waktu proses penyusunan dengan jangka waktu
1 satu tahun. Setelah adanya sertifikasi kemudian ditetapkan stuktur yang ada di sekolah oleh kepala sekolah. Struktur tim yang terbentuk meliputi
beberapa bagian yaitu: 1 Wakil Kepala Sekolah urusan Manajemen dan Ketenagaan; 2 Sekretaris; 3 Litbang Penelitian dan Pengembangan; 4
Pengelolaan Dokumen; 5 Urusan RSBI. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa tahapan mekanisme
pembentukan tim TQM di SMA Negeri 3 Yogyakarta dan SMK Negeri 4 Yogyakarta secara teknis memang berbeda namun pada prinsipnya
mengalami dinamika yang sama yakni kerja tim sudah mencapai tahap kerja keras, dimana anggota tim keluar dari perbedaan dan menentukan
metode kerja serta mereka mampu memulai proses pemecahan masalah dan meningkatkan proses.
g. Assesmen Diri
Assesmen diri dimaksudkan untuk meningkatkan akuntabilitas dan keterbukaan yang pada dasarnya menekankan pada langkah-langkah
pembenahan atau koreksi yang objektif jika terjadi perbedaan atau penyimpangan antara pelaksanaan dan perencanaan.
165 Proses assesmen diri yang disebutkan Husaini Usman 2010: 506
adalah sebagai berikut.
Gambar 12. Proses Assesmen Diri Husaini Usman, 2010: 506
Penilaian mutu meliputi beberapa komponen, salah satunya adalah Penilaian Pelatihan Manajemen Mutu. Arcaro 2005: 180 menyebutkan
penilaian pelatihan merupakan perbandingan antara kriteria normatif apa yang seharusnya
dan kondisi kelompok atau individu yang diaudit apa yang ada
. Kita cenderung menganggap semuanya berjalan baik sampai ada fakta
yang menunjukkan sebaliknya. Kurangnya pemberian pelatihan yang diberikan
pada individu
atau kelompok
yang diharapkan
mengimplementasikan konsep dan prosedur mutu biasanya merupakan faktor utama penyebab kegagalan program TQM Total Quality
Management .
Proses penilaian pelatihan dalam garis besar merupakan hal yang komprehensif cakupannya dan dirancang untuk mengakui adanya
keterikatan antara organisasi dan lingkungannya. Penilaian mutu juga
166 dimaksudkan untuk mengidentifikasi relasi yang ada antara sekolah dengan
bagian-bagiannya. Penilaian mutu dinyatakan dalam bentuk yang tidak menyalahkan atau menyudutkan.
Langkah-langkah proses penilaian mutu menurut Arcaro 2005: 182 yang ada dapat dirangkum ke dalam berikut ini:
1 Mewawancarai staf dan administrator untuk mengetahui apa yang sebenarnya dilakukan para manajer dan bawahannya dengan fokus pada
tugas pokok, tanggung jawab, pengetahuan, dan keterampilan yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaan. Kemudian data yang ada
dianalisa. 2 Menggunakan pernyataan kompetensi untuk menggambarkan masing-
masing tugas individu. Setiap orang perlu dinilai berdasarkan kompetensi untuk menegaskan pentingnya kinerja keberhasilan tugas.
3 Menggali profil masing-masing personal yang menggambarkan makna penting masing-masing keterampilan untuk keberhasilan kinerja tugas.
4 Menggunakan kompetensi untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan masing-masing orang.
5 Evaluasi kemahiran individu untuk masing-masing kompetensi, kemudian bandingkan.
6 Model ini berguna untuk mempersiapkan rencana karir seseorang. Keseluruhan informasi dapat digunakan untuk melakukan program
pengembangan personal yang ada di sekolah.
167 Adapun perangkat TQM yang digunakan dalam proses penilaian mutu
dapat dipergunakan: urun-rembug, brainwriting, lembar periksa, wawancara, survai, manajemen konflik.
Assesmen yang dilakukan SMA Negeri 3 Yogyakarta dilakukan dengan cara evaluasi setahun 2 dua kali yakni bulan mei dan november. Bersifat
periodik dan tidak semua bagian diaudit. Ada yang memang suatu bagian perlu diaudit sering setahun 2 dua kali, ada juga 1,5 tahun sekali diaudit
melihat pelaksanaannya, tergantung dari pelaksanaan di lapangan. Misalnya seperti perpustakaan di sini sudah lebih tertata, jadi tidak terlalu sering.
Untuk teknis pelaksanaannya: Pertama, Sosialisasi bahwa pada tanggal tertentu akan dilaksanakan audit dan diinstruksikan kepada unit bagian
untuk segera melakukan persiapan-persiapan; kemudian Kedua,
Pelaksanaan yang memiliki prosedur meliputi: 1 Opening Meeting menjelaskan maksud dan tujuan audit; 2 Pelaksanaan, Menyajikan jadwal
pelaksanaannya, misalnya bagian x ada 5 lima unit yang diaudit ada matriks schedule-nya, kemudian auditor beraktivitas sesuai dengan jam
yang ditetapkan lalu menuju ke tempat masing-masing unit misalnya sarpras, kemudian mengambil sampel dari apa yang dilakukan oleh sarpras,
kemudian menghubungkan antara perencanaan dengan pelaksanaan; 3 Closing Meeting
, tim menyajikan temuan-temuannya, dan harus segera dilakukan perbaikan preventif dan kuratif, pencegahan dan penyelesaian.
Pada saat itu juga apabila kekurangan itu bisa diselesaikan, misalnya ditemukan ada sarana LCD di ruang x tidak bisa berfungsi, hal ini sudah
168 lama ada laporan LCD rusak namun tidak ditangani, tentunya hal itu akan
ada penyelesaian maka harus segera ditangani. Akan ada perjanjian komitmen supaya masalah tersebut tidak terulang lagi, maka akan ada
pencegahannya, tim sarpras harus membuat sistem, membuat prosedur, bagaimana caranya supaya kejadian ini tidak terulang. Berarti dia harus
membuat penjadwalan pemeriksaan alat-alat atau perawatan rutin. Setiap kali ada temuan dapat dipastikan tindakannya dua hal yakni penyelesaian
dan pencegahan kuratif dan preventif. Ada beberapa kegiatan assesmen diri di SMK Negeri 4 Yogyakarta
diantaranya berkaitan dengan: 1 Pemenuhan Kepuasan Pelanggan, Untuk mengukur kinerja sistem
manajemen, sekolah memantau informasi berkaitan dengan persepsi dan harapan pelanggan agar mengetahui apakah sekolah telah memenuhi
kebutuhan pelanggan dengan menggunakan metode tertentu angket,
wawancara, dan metode lainnya yang ditetapkan oleh sekolah.
2 Audit Internal, Sekolah menetapkan prosedur terdokumentasi yang menyatakan tanggung jawab dan persyaratan untuk perencanaan dan
pelaksanaan audit internal, penetapan rekaman dan laporan hasil dalam
selang waktu tertentu dan menetapkan tata cara audit internal.
3 Pemantauan dan Pengukuran Proses Pendidikan, Sekolah menetapkan dan menerapkan metode yang sesuai untuk pemantauan dan pengukuran
proses Sistem Manajemen Mutu.
169 4 Pemantauan dan Pengukuran Hasil Proses Pendidikan dilakukan dengan
cara:
a Untuk keperluan verifikasi, sekolah menetapkan, memantau dan mengukur
karakteristik hasil
proses pendidikan
yang pelaksanaannya dilakukan pada tahap-tahap yang sesuai dari
realisasi proses pendidikan; b Sekolah memelihara bukti kesesuaian dengan kriteria yang telah
ditetapkan; c Sekolah menjamin bahwa rekaman pengukuran dan pemantauan
menunjukkan kewenangan personil orang yang berwenang untuk meluluskan hasil proses pendidikan.
5 Analisis Data, Sekolah menetapkan, menghimpun, dan menganalisis data yang sesuai untuk menunjukkan kesesuaian dan keefektifan Sistem
Manajemen Mutu dan untuk menilai di mana perbaikan berlanjut Sistem Manajemen Mutu dapat dilakukan. Analisis data ini harus memberikan
informasi tentang: 1 pemenuhan harapan pelanggan; 2 kesesuaian proses pendidikan; 3 karakteristik dan kecenderungan proses
pendidikan dan siswa termasuk peluang untuk tindakan pencegahan; 4 pemasok.
6 Perbaikan yang meliputi beberapa hal yaitu: a Perbaikan Berlanjut, Sekolah secara terus menerus memperbaiki keefektifan Sistem
Manajemen Mutu melalui pemakaian kebijakan mutu, tujuan mutu, hasil audit, analisis data, tindakan koreksi, pencegahan dan tinjauan
170 manajemen. b Tindakan Koreksi, Sekolah akan melakukan tindakan
untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian, agar dapat mencegah terulangnya ketidaksesuaian tersebut dengan memperhatikan skala
prioritas. c Sekolah menetapkan prosedur terdokumentasi untuk menetapkan persyaratan bagi: peninjauan ketidaksesuaian termasuk
keluhan pelanggan, penetapan penyebab ketidaksesuaian, penilaian kebutuhan tindakan untuk memastikan bahwa ketidaksesuaian tidak
terulang, penetapan dan penerapan tindakan yang diperlukan, rekaman hasil tindakan yang dilakukan, peninjauan tindakan koreksi yang
dilakukan. 7 Tindakan Pencegahan, Sekolah menetapkan tindakan untuk
menghilangkan penyebab ketidaksesuaian potensial yang sewaktu- waktu bisa terjadi. Tindakan pencegahan harus sesuai dengan pengaruh
masalah potensial itu. Hal yang ditetapkan prosedur terdokumentasi untuk menetapkan
persyaratan bagi: penetapan potensial dan penyebabnya, penilaian kebutuhan akan tindakan untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian,
penetapan dan penerapan tindakan yang diperlukan, rekaman tindakan yang dilakukan.
Hal ini dapat disimpulkan bahwa tindakan assesmen diri yang dilakukan oleh SMA Negeri 3 Yogyakarta dan SMK Negeri 4 Yogyakarta memenuhi
standar: perencanaan; pelaksanaan; pemantauan hasil; penilaian; adanya standar penilaian; dan tindakan korektif kuratif preventif. Dalam hal
171 assesmen diri SMK Negeri 4 Yogyakarta lebih maju dari SMA Negeri 3
Yogyakarta karena SMK Negeri 4 Yogyakarta sudah melakukan survey line visit
sebanyak 10 kali atau dua kali lebih banyak dari SMA Negeri 3 Yogyakarta.
2. Manajemen Kurikulum
