159
e. Sistem dan Prosedur
SMA Negeri 3 Yogyakarta menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: 2008 dengan konsultan ISO
CRENOVA
, yang berarti bahwa sekolah fokus terhadap kepuasan pelanggan dengan cara mencegah nonconformities
ketidaksesuaian pada setiap tahap pelaksanaan pekerjaan. Adapun prosedur yang ditempuh oleh sekolah meliputi beberapa langkah yaitu:
1 Perencanaan; Pertama, Sekolah melakukan workshop persiapan. Tujuan persiapan tersebut adalah membuat standar-standar awal aktivitas dan
tugas dari semua unsur yang ada di dalamnya. Kedua, persiapan dari sekolah membuat standar-standar dalam record-record atau catatan-
catatan.
2 Pelaksanaan; Pertama, setelah sekolah sudah memiliki konsultan penjamin mutu, maka sekolah melakukan sosialisasi tentang sistem
manajemen ISO kepada warga sekolah. Kedua, pelatihan audit internal dengan mengikutsertakan seluruh guru dengan tujuan agar guru mampu
memahami dan mengaplikasikan ilmu untuk berani mengaudit atau mengkoreksi sesama teman kerjanya. Ketiga, audit internal di mana
kegiatan ini dilakukan setahun 2 dua kali selama 2-3 hari. Untuk kegiatan audit urusan guru, tim akan mengambil sampel, sehingga audit
internal bukan memeriksa keseluruhnya tetapi mengambil sampel. Sekolah mengistilahkan audit dalam ISO itu dengan checking apakah
sistem berjalan atau tidak, misalnya ada satu guru yang diaudit ternyata ditemukan guru tersebut tidak membuat RPP. Analisanya didapati
160 bahwa kesalahan tersebut tidak semata-mata pada guru tersebut, tetapi
pada sistemnya, ternyata tidak ada kontrol untuk guru tersebut. Kemudian hasil analisa tersebut bukan untuk menghukum guru tersebut,
namun hasilnya disampaikan kepada siapa yang bertanggungjawab terhadap urusan guru tersebut, misalnya bidang kurikulum ada atau
tidak sistem yang mampu memantau guru-guru tersebut untuk membuat
perangkat pembelajaran.
3 Kemudian, audit eksternal dilaksanakan setahun 2 dua kali atau 6 bulan sekali. Lembaga pengaudit konsultan mengunjungi sekolah
selama satu hari dengan mengambil sampel. SMA Negeri 3 Yogyakarta bersama sekolah-sekolah yang lain yang satu atap dengan lembaga
pengaudit tersebut adakan koordinasi dan kesepakatan untuk menanggung bersama biaya akomodasi, transportasi, konsumsi auditor,
sehingga lebih ringan pembiayaannya.
SMK Negeri 4 Yogyakarta menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: 2008 dengan konsultan Penjamin Mutu TÜVRheinland
®
CERT dari Jerman, yang juga berarti sekolah berfokus terhadap kepuasan pelanggan
dengan cara mencegah nonconformities ketidaksesuaian pada setiap tahap pelaksanaan pekerjaan. Selain SMM ISO 9001: 2008, SMK Negeri 4
Yogyakarta juga sedang menyiapkan diri untuk SMM ISO 14001 tentang
Sistem Manajemen Lingkungan.
Adapun prosedur yang ditempuh oleh sekolah meliputi beberapa langkah yaitu: 1 Seluruh warga sekolah menetapkan komitmen bahwa
161 akan menerapkan sistem manajemen mutu; 2 Membentuk tim ISO yang
menyusun dokumen; 3 Penyusunan Dokumen, kemudian bersama-sama sekolah melakukan sosialisasi awareness SMM ISO ke warga sekolah
tentang sistem manajemen ISO, dalam hal ini SMK Negeri 4 Yogyakarta didampingi dari SMK 1 Magelang. Setelah menyusun dokumen, 4
Sekolah melakukan pre-audit latihan; kemudian 5 Sekolah mengadakan audit internal dengan tujuan melihat dan memperbaiki hal yang sekiranya
menjadi masalah. Setelah audit internal, kemudian melakukan tinjauan manajemen. Dilanjutkan dengan audit eksternal. Di dalam audit eksternal
tersebut apabila kekurangannya masih banyak akan ada pengulangan. Kemudian sekolah ditetapkan layak menyandang SMM ISO 9001: 2008
dengan pemberian sertifikat sebagai simbolisasi. Menurut Husaini Usman 2010: 556 menyatakan bahwa prosedur
SMM ISO 9001 adalah: 1 penulisan dan pengesahan dokumen pedoman mutu, Prosedur Operasi Standar POS, instruksi kerja, formulir, dan
sebagainya; 2 pelaksanaan dari semua yang telah ditulis di dalam dokumen. Pada tahap ini akan mengalami beberapa kali perubahan untuk
penyempunaan fine turning. Selalu ada kemungkinan bahwa dokumen harus direvisi. Tahap ini dianggap mencukupi jika telah dijalani minimal
empat bulan dan sudah menghasilkan catatan rekaman sebagai bukti pelaksanaannya; 3 setelah sekolah yakin bahwa sistem telah tersusun dan
berjalan sesuai dengan persyaratan ISO 9000, sekolah dapat mengajukan
162 permohonan kepada sebuah badan sertifikasi yang dipilihnya sendiri untuk
diaudit. Dari teori dan penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa SMM ISO
9001: 2008 adalah sistem yang dibangun SMA Negeri 3 Yogyakarta dan SMK Negeri 4 Yogyakarta dengan melaksanakan prosedur yang meliputi
tahapan: penulisan dan pengesahan dokumen, pelaksanaan dan penyempurnaan, serta sertifikasi.
f. Kerja Tim
Kategori