3. Hasil Analisis Sistem Informasi
a. Input
1 Input Sistem Informasi Lama
a Data
Data yang terdapat pada sistem informasi lama masih belum lengkap. Seperti yang dikatan oleh salah satu pengawas HSSE,
yaitu: “data belum lengkap, sedikit yang dapat kami tindak lanjuti
menjadi sebuah informasi, terkadang dari lapangan juga banyak yang tidak terlaporkan atau tercatat.
” Berdasarkan hasil observasi dan telaah dokumen data yang
digunakan pada laporan hanya berupa berapa jumlah kejadian perilaku tidak aman, kondisi tidak aman dan nearmiss pada
rentang waktu tertentu. Masukan juga belum sesuai, terdapat data yang kurang tepat seperti isi variabel yang salah, maupun variabel
tidak diisi.
b Sumber Daya Manusia
Tabel 5.3 Sumber Daya Manusia pada Sistem Lama No
Sumber Daya Manusia
1. Pelapor 2. Penanggung Jawab Program
3. Manajer fungsi HSSE
Sumber daya manusia yang dibutuhkan adalah pelapor, yaitu orang yang melaporkan kejadian, pelapor tersebut dapat
merupakan admin, pengawas, petugas lapangan dan manajer pada semua fungsi di PT. PGE Area Ulubelu. Sumber daya manusia
kedua adalah Penanggung Jawab Program, merupakan sumber daya manusia yang melakukan input dan pengolahan data
terhadap laporan kejadian dari pelapor. Penanggung Jawab Program ini merupakan salah satu Pengawas fungsi HSSE yang
ditunjuk untuk membuat dan mengelola Sistem Observasi Keselamatan Kerja dan Pelaporan Nearmiss. Sumber daya
manusia yang ketiga adalah manajer fungsi HSSE, yaitu sumber daya manusia yang bertugas untuk menerima laporan, melakukan
pemeriksaan dan membuat keputusan terkait dengan keselamatan kerja.
c Perangkat Keras
Berdasarkan hasil observasi, perangkat keras yang digunakan dalam pelaksanaan sistem lama adalah kartu observasi
keselamatan kerja dan pelaporan nearmiss lampiran 7, nearmiss box
serta komputer untuk melakukan pengolahan data.
Gambar 5. 2 Nearmissbox dan komputer di PT. PGE Area Ulubelu
d Perangkat Lunak
Berdasarkan hasil observasi, perangkat lunak yang digunakan adalah microsoft word dan mircrosoft excel untuk mengolah data
dan membuat laporan.
e Jaringan
Berdasarkan hasil observasi, tidak dibutuhkan jaringan internet pada sistem lama, namun dalam pendistribusian data dan
informasi, penanggung jawab program dibantu dengan jaringan intranetlokal koneksi menggunakan topologi star.
2 Kebutuhan Input Sistem Informasi Baru
a Data
Berdasarkan hasil wawancara dengan pengawas dan manajer HSSE data yang pada sistem baru adalah data yang akan
menghasilkan output yang akurat, cepat dan tepat waktu. Data tersebut diolah menjadi informasi yang akan ditulis dalam
laporan. Sistem informasi baru harus dapat mengurangi bahkan meniadakan data yang salah dan tidak diisi, sehingga
menghasilkan informasi yang yang akurat dan lengkap. Cara-cara sistem informasi mengurangi dan meniadakan kekurangan pada
sistem informasi yang lama akan dihasilkan pada rancangan sistem informasi.
b Sumber Daya Manusia
Tabel 5.4 Sumber Daya Manusia pada Sistem Baru No
Sumber Daya Manusia Status
1. Pelapor Tersedia
2. Penanggung Jawab Program Tersedia
3. Manajer fungsi HSSE Tersedia
4. Petugas pemeliharaan website dan jaringan Tersedia
Sumber daya yang dibutuhkan pada sistem baru adalah pelapor, penanggung jawab program, manajer fungsi HSSE, dan
petugas pemeliharaan website dan jaringan. Pelapor merupakan seluruh karyawan PT. PGE Area Ulubelu yang melaporkan
kejadian unsafe act dan unsafe condition atau nearmiss. Penanggung Jawab Program merupakan pengawas fungsi HSSE
yang bertanggung jawab pada program ini. Manajer fungsi HSSE merupakan sumber daya yang melakukan pengawasan dan
pengambilan keputusan terkait keselamatan berdasarkan informasi yang dihasilkan dari sistem.
Petugas pemeliharaan website dan jaringan merupakan staff yang ditunjuk untuk melakukan pemeliharan terhadap website
dan jaringan dan bekerjasama dengan Penanggung Jawab Program dalam rangka melakukan pemeliharaan jaringan dan
website, termasuk mengelola akun dan keamanan yang terdapat pada website. Berdasarkan hasil observasi, telah terdapat staff
yang memiliki kemampuan sebagai personil yang dapat ditunjuk sebagai petugas pemeliharaan jaringan dan website, yaitu staff
pada fungsi ICT sehingga PT. PGE Area Ulubelu tidak perlu untuk melakukan penambahan personil baru, hanya perlu
mengoptimalkan sumber daya manusia dengan menambahkan deksripsi kerja pada personil yang ditunjuk.
c Perangkat Keras
Perangkat keras yang dibutuhkan pada sistem baru adalah komputer dan seperangkat alat untuk konkesi internet seperti
perangkat wifi atau kabel koneksi internet. Berdasarkan hasil observasi, telah terdapat perangkat
komputer Bagan 5.4 pada masing-masing fungsi PT. PGE Area Ulubelu dengan spesifikasi minimum sebagai berikut:
Tabel 5.5 Spesifikasi Minimum Perangkat Komputer di PT. PGE Area Ulubelu
Komponen Spesifikasi Minimum
Prosesor 3,5 Hertz Intel Pentium 4 SSE2
VGA 4 GB
RAM 4 GB
Hard Disk Drive 40 GB
OS Windows 8 Pro 32 bit 6.2, Build 9200
NICLAN CARD YA
PSU YA
Keyboard, MouseTouchpad YA
Untuk perangkat laptop, masing-masing pengawas memiliki fasilitas laptop dengan spesifikasi minimum yang terdapat pada
tabel di bawah ini:
Tabel 5.6 Spesifikasi Minimum Perangkat Laptop di PT. PGE Area Ulubelu ASUS S400CA
Komponen Spesifikasi Minimum
Prosesor Intel®
Core™ i7 3517U1,7Ghz
VGA Integrated Intel® HD Graphics 4000 2
RAM DDR3 1600 MHz SDRAM, OnBoard
Memory 2 GB Hard Disk Drive
2.5 SATA 500GB 5400RPM OS
Microsoft Windows 8 Pro 32 bit NICLAN CARD
YA PSU
YA Keyboard, MouseTouchpad
YA
Untuk perangkat smartphone, memiliki spesifikasi minimum pada tabel 5.7.
Tabel 5.7 Spesifikasi Minimum Perangkat Smartphone
di PT. PGE Area Ulubelu lenovo A6000 Komponen
Spesifikasi Minimum
Prosesor
Quad-core 1.2 GHz Cortex-A53
Resolusi 720 x 1280 pixels ~294 ppi pixel density
RAM 1 GB
Memory Internal 8 GB; MicroSD 32 GB
OS Android OS, v4.4.4 KitKat
Jaringan InternetWifi YA
Berdasarkan observasi, ditemukan perangkat lunak untuk mengakses website pada masing-masing perangkat tersebut.
d Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang dibutuhkan pada sistem baru adalah, web browser dan jaringan internet. Berdasarkan hasil observasi
terdapat web browser baik pada komputer, laptop, maupun smartphone
. Web browser yang banyak ditemukan yaitu, internet explorer, mozilla firefox dan google chrome pada komputer dan
laptop. Pada smartphone web browser yang ditemukan berupa “web browser” bawaan smartphone dan google chrome for
smartphone e
Jaringan
Dibutuhkan jaringan internet pada sistem baru ini. Berdasarkan hasil observasi, terdapat jaringan internet nirkabel
atau “wifi” yang merupakan fasilitas kantor dan juga jaringan 3G
untuk provider XL dan Simpati. Berdasarkan hasil wawancara
dengan staff ICT, walau jaringan internet mampu mencapai kecepatan 10 Mbps, namun internet fasilitas kantor di batasi
sebanyak 1 satu Mbps untuk setiap pengguna. b.
Proses 1
Proses Sistem Informasi Lama
PT. Pertamina Geothermal Energy PT. PGE Area Ulubelu menggunakan metode manual dengan kartu untuk melaksanakan
program observasi keselamatan kerja dan pelaporan nearmiss. Tahapan-tahapan dalam sistem tersebut adalah sebagai berikut:
1 Semua pekerja dan pekarya pada masing-masing fungsi wajib
melaporkan nearmiss, kondisi tidak aman dan tindakan tidak aman baik yang dialami sendiri maupun yang disaksikan kepada fungsi
HSSE. 2
Semua pekerja dan pekarya yang ingin melaporkan atau membutuhkan kartu observasi keselamatan kerja dan nearmiss
dapat mengambil kartu di ruang fungsi HSSE pada salah satu pengawas fungsi HSSE.
3 Pekerja dan pekarya yang ingin melaporkan kejadian mengisi kartu
sesuai dengan kejadian yang dialami ataupun disaksikan. 4
Pekerja dan pekarya yang telah mengisi kartu sesuai dengan kejadian wajib mengembalikan kartu kepada salah satu pengawas
fungsi HSSE.
5 Bila diperlukan fungsi HSSE akan melakukan pemanggilan
terhadap pelapor untuk menanyakan lebih jelas tentang kejadian nearmiss
atau kondisi tidak aman dan perilaku tidak aman. 6
Kartu yang telah berisi laporan akan disimpan oleh penanggung jawab program, yaitu salah satu pengawas fungsi HSSE.
7 Laporan akan diinput dan diolah sehingga dapat diketahui jenis
kejadian dan ditentukan status serta tindak lanjut yang dapat dilakukan untuk menanggulangi kejadian nearmiss atau tindakan
dan kondisi tidak aman. Tindak lanjut merupakan keputusan yang dibuat dari hasil rapat internal fungsi HSSE.
8 Setelah ditentukan status dan tindak lanjut, fungsi HSSE akan
menunjuk fungsi atau individu yang bertanggung jawab untuk melakukan tindak lanjut. Tindak lanjut yang belum dilakukan akan
diberi status “OPEN” dan tindak lanjut yang sudah dilakukan dengan akan diberi statsu “CLOSE”.
9 Semua laporan akan diolah dan dimasukan dalam laporan bulanan,
triwulanan maupun laporan tahunan. 10
Laporan-laporan pada jangka waktu tertentu tersebut akan diperiksa dan ditanda tangani oleh manajer fungsi HSSE sebelum
diterbitkan ke fungsi lain atau diteruskan ke pihak atasan.
83 Berikut merupakan flowchat Sistem Informasi Program Observasi
Keselamatan kerja dan Pelaporan Nearmiss di PT. PGE Area Ulubelu yang sedang berjalan.
Flow Chart Sistem Informasi Program Observasi Keselamatan Kerja dan Pelaporan Nearmiss yang sedang berjalan sistem lama
Pelapor Penanggung jawab program
Manajer fungsi HSSE
Bagan 5.3 Flowchat Sistem Informasi Program Observasi Keselamatan kerja dan Pelaporan
Nearmiss di PT. PGE Area Ulubelu yang sedang berjalan.
Mulai
Kartu Observasi Keselamatan Kerja dan Nearmiss
Pengisian Kartu
Kartu yang telah diisi Kartu yang telah diisi
Kartu terisi data lengkap Memeriksa data
dalam kartu
Kartu terisi data tidak lengkap
Kartu terisi data
lengkap Memanggil
pelapor Memenuhi
panggilan fungsi HSSE
Memberikan keterangan
lebih lanjut Kartu dengan data
yang telah lengkap Menginput
dan mengolah
data Menentukan
status “OPEN” dan
tindak lanjut Menunjuk
Penanggung Jawab tindak
lanjut PIC Hasil tindak lanjut dan
status “CLOSE”
Membuat laporan sesuai
jangka waktu Laporan Program Observasi
Keselamatan dan Nearmiss Laporan Program Observasi
Keselamatan dan Nearmiss
Laporan Program Observasi Keselamatan
dan Nearmiss dipublikasikan
Arsip
Arsip Menentukan
tindak lanjut
Memeriksa dan
menyetujui laporan
Sumber: Dokumen prosedur PT. PGE Area Ulubelu NO. B-015PGE254-12015-S0
2 Kebutuhan Proses Sistem Informasi Baru
Sistem baru diharapkan dapat membantu pekerjaan dan mempersingkat waktu kerja sistem, seperti yang dikatakan oleh salah
seorang pengawas fungsi HSSE yaitu: “..membantu program ini supaya dapat berjalan lebih baik..”.
Untuk alur sistem baru sesuai dengan kebutuhan, yaitu mengadopsi dari sistem lama dan ditransformasikan media dan
pengolahan datanya menggunakan website. Sistem akan dibuat sesederhana mungkin, namun diharapkan dapat mempercepat alur
data dan perolehan informasi terkait kondisi dan tindakan tidak aman serta nearmiss di PT. PGE Area Ulubelu. Alur sistem baru adalah
sebagai berikut: 1
Semua pekerja dan pekarya pada masing-masing fungsi wajib melaporkan nearmiss, kondisi tidak aman dan tindakan tidak
aman baik yang dialami sendiri maupun yang disaksikan kepada fungsi HSSE.
2 Semua pekerja dan pekarya yang ingin melaporkan dapat
membuka website observasi keselamatan kerja dan nearmiss. 3
Semua pekerja dan pekarya yang telah membuka website dapat langsung memilih menu melaporkan kondisi dan situasi tidak
aman atau nearmiss sesuai kejadian. Setelah memilih menu, pekerja dan pekarya yang ingin melaporkan mengisi formulir
yang terdapat dalam website sesuai dengan kejadian dan melakukan “submit”. Bila pengisian tidak sesuai atau data
kurang, maka formulir tidak akan bisa di “submit”. 4
Penanggung jawab program dan seluruh pengawas serta manajer fungsi HSSE akan mendapatkan informasi bahwa ada laporan
yang “submit” pada perangkat masing-masing. 5
Penanggung jawab program akan menentukan status dan tindak lanjut berdasarkan keputusan fungsi HSSE. Status, penanggung
jawab dan batas waktu tertentu untuk tindak lanjut akan diinput langsung di website oleh penanggung jawab. Akan ada sistem
pengingat bila tindak lanjut masih “OPEN” melebihi batas waktu yang telah ditentukan.
6 Hasil olahan data dari database dalam website akan dimasukan
dalam laporan bulanan, triwulanan maupun laporan tahunan. 7
Laporan-laporan pada jangka waktu tertentu tersebut akan diperiksa dan ditanda tangani oleh manajer fungsi HSSE sebelum
diterbitkan ke fungsi lain atau diteruskan ke pihak atasan.
86 Berikut merupakan flowchat Sistem Informasi Program Observasi
Keselamatan kerja dan Pelaporan Nearmiss di PT. PGE Area Ulubelu yang akan dirancang.
Flow Chart Sistem Informasi Program Observasi Keselamatan Kerja dan Pelaporan Nearmiss yang akan dirancang sistem baru
Pelapor Penanggung jawab program
Manajer fungsi HSSE
Bagan 5.4 Flowchat Sistem Informasi Program Observasi Keselamatan kerja dan
Pelaporan Nearmiss di PT. PGE Area Ulubelu yang akan dirancang
Mulai
Website Observasi Keselamatan Kerja dan Nearmiss
Mengisi Form pada website
Submit Mendapatkan data hasil
submit Mendapatkan data hasil
submit
Menenetukan status
“OPEN”dan tindak lanjut
Menunjuk Penanggung
Jawab tindak lanjut PIC
Hasil tindak lanjut dan status
“CLOSE”
Membuat laporan sesuai
jangka waktu Laporan Program Observasi
Keselamatan dan Nearmiss Laporan Program Observasi
Keselamatan dan Nearmiss
Laporan Program Observasi Keselamatan
dan Nearmiss dipublikasikan
Data base
Arsip Data
base
Mendapatkan hasil pengolahan
oleh web Pengolahan
data oleh website
Pengolahan data oleh
website Menentukan
tindak lanjut
Memeriksa dan
menyetujui laporan
c. Output
Kategori