Penentuan Kebutuhan
2) Penentuan Kebutuhan
Pada dasarnya penentuan kebutuhan merupakan salah satu bentuk kegiatan perencanaan. Keterangan mengenai penentuan
commit to user
April 2012 sebagai berikut,
Biasanya kan pemakai barang atau karyawan yang sehari-hari menggunakan alat tau mbak kondisi barang atau alat seperti apa, jumlahnya berapa, dan mencukupi atau tidak. Mengenai itu biasanya pemakai akan lapor ke Kasi. Kalau perlu barang ya lapor ke Kasi dan Kasi akan mendata kebutuhannya apa saja dan melakukan pengajuan ke Kabag.
Dari keterangan tersebut diketahui bahwa melalui laporan penggunaan barang baik dari segi jumlah maupun kondisi barang dapat diketahui kebutuhan akan perbekalan. Selanjutnya dalam wawancara tersebut
informan IV mengatakan pula, “Penentuan kebutuhan maupun perencanaan itu dilakukan oleh setiap Sie yang kemudian diajukan di
tingkat Bagian lalu diajukan lagi pada saat Mukerkot”. Informasi tersebut menunjukkan bahwa penentuan kebutuhan dirumuskan oleh tiap-tiap Sie dan dibahas di tingkat Bagian. Selanjutnya kebutuhan-kebutuhan tersebut akan dibahas pada saat Mukerkot.
Informan III dalam wawancara 26 April 2012 mengatakan,
Penentuan kebutuhan alat dilakukan oleh masing-masing Kasi. Kasi menentukan apa saja kebutuhannya dan spesifikasi barang yang dibutuhkan. Penentuan tersebut diperoleh berdasarkan laporan penggunaan maupun dari inventarisasi yang dilakukan. Selanjutnya dilakukan usulan-usulan pada saat Mukerkot. Sebelum diajukan biasanya dilakukan survey untuk menentukan jenis dan harga barang.
Berdasarkan keterangan tersebut diketahui bahwa penentuan kebutuhan peralatan dilaksanakan oleh tiap-tiap Sie berdasarkan laporan dan pelaksaaan inventarisasi. Kasi menentukan apa saja kebutuhannya, menentukan spesifikasi barang yang dibutuhkan, kemudian melakukan survey mengenai barang yang dibutuhkan tersebut. Melalui hasil survey, diketahui data-data tentang kebutuhan sebagai bahan dalam melaksanakan pengajuan. Berdasarkan data-data yang dikumpulkan
commit to user
Sie berdasarkan laporan jumlah dan kondisi barang. Tiap-tiap Sie kemudian mendata kebutuhan perbekalan, melakukan survey, kemudian hasilnya digunakan sebagai bahan dalam melakukan pengajuan.
Penentuan kebutuhan perbekalan di PMI Kota Surakarta tidak hanya dilaksanakan pada awal tahun guna penyusunan program kerja saja. Berdasarkan pengamatan peneliti saat melaksanakan magang, penentuan kebutuhan alat-alat kesehatan yang sifatnya habis pakai dilaksanakan berdasarkan persediaan barang, begitu pula alat tulis kantor, formulir, kwitansi, dan bahan cetakan lainnya. Pada saat persediaan barang-barang tersebut mulai menipis biasanya karyawan yang menggunakan barang-barang tersebut menghubungi Kasi, lalu Kasi memperkirakan kebutuhan barang-barang tersebut dan melakukan permintaan atau pengajuan barang. Begitu pula yang dilakukan oleh Kasi Logistik dan Inventaris. Apabila ditemui persediaan barang di gudang menipis, Kasi segera merencanakan kebutuhan barang dan melakukan pengajuan kepada Kabag. Apalagi Kasi Logistik dan Inventaris rutin melakukan penghitungan stok barang baik harian maupun bulanan sehingga tahu kapan harus mengadakan pengadaan dan berapa barang yang harus diupayakan supaya dapat memenuhi kebutuhan bagian-bagian yang memerlukan dalam jangka waktu tertentu.
Penentuan kebutuhan barang-barang yang sifatnya habis pakai nampak dari keterangan yang disampaikan oleh informan II dalam wawancara 23 April 2012 berikut ini,
Biasanya perencanaan dan penentuan kebutuhan dilakukan tiap bulan mbak. Tapi untuk barang-barang rutin seperti yang dibutuhkan untuk kelengkapan mobil unit, bag, antisera, reagen, trus formulir- formulir, plastik, dan lain-lain yang sehari-hari di bon, penentuan kebutuhannya ya berdasarkan persediaan. Apalagi kan tiap MU pulang barang yang kembali berapa, yang di pakai berapa kan dihitung, tiap bulan kan juga men-stock, jadi tau persediaannya masih seberapa banyak. Kalau sekiranya untuk beberapa waktu ke depan persediaan tidak mencukupi ya segera melakukan pengajuan
commit to user
perencanaannya nggak kaya alat-alat, soalnya kan yang tak urusi sifatnya habis pakai semua.
Berdasarkan data tersebut diketahui bahwa penentuan kebutuhan barang habis pakai dilakukan setiap bulan dan dilakukan berdasarkan persediaan barang. Informasi tersebut diperkuat dengan keterangan informan IV dalam wawancara 25 April 2012 berikut ini,
Ini mbak, kalau kebutuhan alatnya berupa alat-alat biasanya direncanakan seperti dalam proker ini. Jadi awal tahun direncanakan kira-kira satu tahun ke depan membutuhkan apa. Tapi kalau barangnya sifatnya habis pakai tidak ditentukan dalam proker seperti ini. Barang habis pakai biasanya lewat pengajuan. Jadi istilahnya seperti yang dikatakan mbak tadi, tergantung persediaan.
Informasi tersebut memperkuat informasi sebelumnya karena sama-sama menyatakan bahwa penentuan kebutuhan barang habis pakai dilakukan berdasarkan persediaan barang. Informasi tersebut sekaligus menambahkan bahwa penentuan kebutuhan peralatan dilaksanakan pada awal tahun dan disampaikan dalam program kerja. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, disimpulkan bahwa penentuan kebutuhan barang habis pakai dilakukan setiap bulan dan berdasarkan atas persediaan barang.
Berdasarkan data-data yang dikumpulkan dari hasil pengamatan peneliti dan hasil wawancara tersebut dapat diketahui bahwa penentuan kebutuhan perbekalan secara umum dilaksanakan oleh tiap Sie berdasarkan laporan jumlah dan kondisi barang. Laporan tersebut diperoleh dari laporan pengguna barang, kegiatan inventarisasi, maupun penghitungan persediaan. Tiap-tiap Sie kemudian mendata kebutuhan perbekalan, melakukan survey, kemudian hasilnya digunakan sebagai bahan dalam melakukan pengajuan. Untuk barang-barang habis pakai, penentuan kebutuhan dilakukan secara rutin setiap bulan serta dilakukan berdasarkan persediaan barang.
commit to user
Implementasi fungsi penganggaran PMI Kota Surakarta nampak dari pelaksanaan penganggaran, pengelompokkan anggaran pengelolaan perbekalan, dan proses pembayaran atau penggunaan anggaran berikut ini :