Fungsi Penyimpanan

4) Fungsi Penyimpanan

Penyimpanan merupakan hal penting yang harus diperhatikan dalam pengelolaan perbekalan. Menurut Subagya, “Penyimpanan

merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pengurusan penyelenggaraan dan pengaturan barang persediaan di dalam ruang penyimpanan” (1996: 68). Lamanya menyimpan, tempat menyimpan,

serta perawatan selama penyimpanan harus diperhatikan agar perbekalan dapat digunakan dalam jangka lama secara maksimal dan mencegah adanya kerusakan. Menurut Subagya (1996), faktor yang perlu mendapat perhatian dalam fungsi penyimpanan antara lain pemilihan lokasi, jenis/bentuk/bahan barang, pengaturan ruang, prosedur penyimpanan, penggunaan alat bantu, dan pengamanan dan keselamatan.

Biasanya, penyimpanan perbekalan dalam suatu kantor dilakukan di dalam gudang. mengenai gudang dijelaskan berikut ini,

Menurut pasal 1 ayat a Perpu no, 5/62, yang dimaksud gudang, ialah suatu ruangan tidak bergerak yang dapat ditutup, dengan tujuan tidak untuk dikunjungi oleh umum melainkan untuk dipakai khusus sebagai tempat penyimpanan barang-barang perniagaan dan melalui syarat-syarat yang ditetapkan oleh Departemen Perdagangan. Sedang pasal 4 ayat 1 menyebutkan siapapun dilarang menyimpan barang-barang penting dalam gudang lebih lama dari pada jangka waktu yang ditetapkan oleh Menteri Perdagangan (Wagimin, 2009: 47).

Kedua pasal tersebut menunjukkan penyimpanan dilakukan pada tempat tertentu dan larangan terlalu lama dalam menyimpan benda dalam

commit to user

penyimpanan perbekalan terdiri dari beberapa macam. Berikut ini macam-macam gudang yang digunakan dalam penyimpanan perbekalan :

2)Macam gudang dibedakan atas :

a) Gudang pusat : ialah gudang sentral/utama yang menyimpan barang-barang yang akan disalurkan kepada gudang khusus, gudang pemakai dan sebagainya;

b) Gudang pemakai ialah gudang untuk menyimpan barang-barang

yang langsung akan dipakai;

c) Gudang khusus : ialah gudang untuk menyimpan barang-barang yang khusus baik jenis dan sifatnya seperti bahan kimia, bahan peledak, obat-obatan dan lain-lain (Wagimin, 2009: 97).

Menurut Wagimin (2009: 97), gudang selain dibedakan berdasarkan jenis barang yang disimpan juga dibedakan berdasarkan konstruksinya yaitu gudang terbuka (tanpa atap, tanpa dinding, dengan lantai yang keras) dan gudang tertutup (berdinding dan beratap yang konstruksinya disesuaikan fungsi gudang itu). Pengaturan letak barang pada saat menyimpan harus memperhatikan sifat barang, misalnya barang berat, barang mewah, makanan, kertas-kertas, pakaian, barang kimia, dan sebagainya. Penempatannya harus terpisah berdasarkan sifat dan jenis barang tersebut sehingga tidak menimbulkan kerusakan atau bahaya. Keamanan gudangpun harus diperhatikan, diantaranya gudang harus selalu dikunci selama tidak ada kegiatan dalam gudang, adanya tenaga untuk menjaga keamanan gudang, barang-barang bernilai tinggi disimpan di tempat yang terjamin keamanannya, serta disediakan alat pemadam kebakaran dan alat anti hama pada gudang.

Berikut ini dikemukakan mengenai tugas gudang :

Secara ringkas tugas gudang dapat adalah :

1. Menerima barang-barang dan melaporkan penerimaan ini secepat- cepatnya kepada yang bersangkutan;

2. Menyimpan dan memelihara dengan seksama barang-barang yang telah diterima;

commit to user

perintah dan orang-orang yang berhak;

4. Memberikan pertanggung jawaban pada setiap saat yang dikehendaki mengenai pemeliharaan barang-barang (Wagimin, 2009: 49).

Berdasarkan tugas-tugas gudang tersebut, maka dapat dikatakan bahwa aktivitas dalam gudang terdiri dari 3 kegiatan, yaitu penerimaan barang, penyimpanan barang, dan penyerahan barang.

a) Penerimaan Barang

Wagimin (2009) berpendapat bahwa dalam penerimaan barang sebaiknya menerapkan prinsip tertentu, diantaranya kepala gudang sendiri harus menetapkan jumlah dan kualitas barang-barang yang diterima selanjutnya melaporkan keterangan-keterangan ini secepat mungkin. Penerimaan barang harus disertai dengan pembuatan berita acara penerimaan barang yang isinya mengenai waktu dan tempat penerimaan, identitas pihak-pihak yang menerima dan menyerahkan barang, jenis barang sesuai daftar yang dilampirkan,serta barang setelah diperiksa. Berita Acara ditandatangani oleh pihak yang menyerahkan, pihak penerima, serta saksi-saksi dan dibuat rangkap secukupnya dan tembusannya dikirimkan pada instansi-instansi fungsional. Dalam penerimaan ini dilarang membuka peti-peti barang sebelum barang diperiksa oleh panitia pemeriksa barang.

Setelah barang diterima, panitia membuka, menilai, dan mencocokkan barang yang diterima dengan faktur dan surat pesanan. Panitia membuat Berita Acara Pemeriksaan Barang yang ditandatangani panitia pemeriksa barang, pihak pengirim, dan kepala instansi. Setelah barang diperiksa panitia pemeriksa maka panitia meyerahkan barang tersebut kepeda pengurus barang dengan menggunakan Berita Acara Penyerahan Barang.

commit to user

Penyimpanan barang dan pengurusannya dalam gudang dilakukan oleh pengurus barang.

Pengurus barang yang bertanggung jawab terhadap barang yang berada di dalam gudang, harus melaksanakan pekerjaan sebagai berikut :

1) Mencatat jenis, jumlah dan asal barang ke dalam kartu

barang;

2) Menyimpan dan meletakkan barang ke tempat-tempat yang tersediasesuai dengan jenis, sifat, dan jangka waktu penyimpanan;

3) Mencatat barang ke dalam kartu persediaan barang;

4) Membuat laporan kepada atasan dan instansi fungsional baik triwulan, tahunan, maupun incidental tentang barang/alat yang terjadi dalam gudang atau yang ada di sekolah; (Wagimin, 2009:103).

Mengenai penggunaan kartu barang, tiap-tiap barang diberikan satu kartu tersendiri yang tetap tinggal pada barang yang bersangkutan. Dengan penggunaan kartu barang ini memungkinkan pengurus gudang segera membuat catatan mengenai setiap perubahan yang terjadi pada persediaan/suatu barang tertentu. Kartu gudang menunjukkan jumlah barang yang harus ada sehingga kepala gudang setiap saat dapat memeriksa sendiri persediaan yang ada atau menyuruh pegawai di bawah pengawasannya.

Barang yang disimpan dalam gudang terutama yang disimpan dalam waktu tertentu tentunya membutuhkan perawatan/pemeliharaan agar terhindar dari kerusakan, kehilangan, serangan hama, terbakar, dan sebagainya. Upaya dalam memelihara barang dalam gudang diantaranya dengan menyediakan pemadam kebakaran dalam gudang, mematikan lampu-lampu/listrik pada waktunya, tidak merokok dalam gudang, tidak menyimpan bahan bakar, mengadakan penyemprotan hama, menggunakan kamper, serta menjaga barang dari debu.

commit to user

Pengeluaran barang tidak boleh dilakukan karena inisiatif kepala gudang. Kepala gudang hanyalah pengurus barang, sedangkan kekuasaan mengenai dikeluarkannya barang terdapat pada pemilik barang.

Kegiatan yang harus dilaksanakan dalam rangka pengeluaran barang adalah sebagai berikut :

1) Meneliti kuantitas dan spesifikasi barang yang kami

keluarkan;

2) Meneliti dan memeriksa barang yang ada untuk memenuhi

permintaan;

3) Mencatat mutasi barang pada kartu barang dan kemudian

pada kartu persediaan barang;

4) Membuat laporan kepada atasan langsung;

5) Mempersiapkan dan membuat Berita Acara Penyerahan

Barang dari gudang kepada pengangkut;

6) Membuat laporan kepada atasan langsung (Wagimin,

2009:104).