Uraian Mengenai Cara-cara Pengadaan

2) Uraian Mengenai Cara-cara Pengadaan

Telah disampaikan bahwa pengadaan perbekalan di PMI Kota Surakarta dilakukan dengan pembelian, sumbangan/ bantuan, dan pinjaman. Berikut ini penjelasan mengenai ketiga cara tersebut :

a. Pembelian

Dalam dokumen yang dimiliki PMI Kota Surakarta Nomor Ba.c.006/PKS/PMI/IX/2007 tentang proses pembelian barang diuraikan mengenai prosedur pembelian barang sebagai berikut : (1) Kepala Bagian membawa surat permintaan kepada Kepala Unit

dengan disetujui oleh tim pembelian barang dengan mencantumkan alasan, spesifikasi barang yang dibeli, jumlah, dan perkiraan harga.

(2) Tim pembelian mempertimbangkan permintaan tersebut dengan melihat urgensitas dan masukan tentang ketersediaan dana dari Bagian Keuangan.

(3) Bila tim pembelian barang menyetujui, berkas persetujuan tersebut dicopy 1 (satu) kali, dimana aslinya dikirimkan ke bagian pembelian untuk dipesankan barangnya, sedangkan copy dikirimkan ke bagian keuangan guna mempersiapkan anggarannya.

Berdasarkan dokumen tersebut diketahui bahwa pembelian dilakukan melalui permintaan pembelian kepada tim pembelian. Pertimbangan terhadap permintaan pembelian tersebut adalah urgensitas dan ketersediaan dana. Setelah permintaan pembelian disetujui, maka pembelian dilakukan oleh pelaksana pembelian dan begian Keuangan harus mempersiapkan anggarannya.

Sedangkan berdasarkan hasil pengamatan selama peneliti melaksanakan magang di bagian Logistik dan Inventaris, biasanya

commit to user

dengan langkah sebagai berikut : (1) Bagian Logistik dan Inventaris memeriksa persediaan barang

habis pakai di gudang. (2) Setelah mengetahui jumlah persediaan, bagian Logistik mencatat keperluan bulan yang bersangkutan (menentukan kebutuhan). (3) Bagian Logistik melakukan pengajuan pembelian barang dan dimintakan persetujuan Kepala Bagian Tata Usaha. (4) Bagian Logistik menghubungi supplier untuk mengirimkan barang yang dibutuhkan. Supplier yang melayani permintaan ini merupakan supplier tetap yang biasa bekerja sama dengan PMI Kota Surakarta sehingga dalam melayani pemesanan inipun dilakukan dengan segera.

Penyediaan barang habis pakai baik yang berhubungan dengan alat kesehatan dan kedokteran maupun non kesehatan yang dibutuhkan oleh tiap bagian di Unit Donor Darah maupun yang dibutuhkan oleh tiap bagian di Unit Markas biasanya dipenuhi dengan melakukan permintaan barang ke bagian Logistik dan Inventaris. Apabila barang yang diminta tersebut tidak tersedia maka bagian Logistik dan Inventaris melakukan pengajuan untuk pembelian.

Lain halnya dengan peralatan yang sifatnya tidak habis pakai. Kebutuhan barang tidak habis pakai dipenuhi melalui pengajuan. Karyawan pengguna barang melaporkan pada kasi mengenai perlunya pengadaan barang. Kasi membuat pengajuan kepada Kabag dengan menyampaikan nama, jumlah, harga, dan spesifikasi barang yang dibutuhkan. Spesifikasi tersebut diperoleh melalui survey. Biasanya survey dilakukan bersama-sama dengan Kasi Rumah Tangga. Dengan persetujuan Kepala Bagian, pengajuan diajukan ke Kepala Unit untuk selanjutnya disampaikan pada Pengurus dan Tim Pembelian. Dalam hal ini tim pembelianlah yang melakukan pembelian. Namun untuk

commit to user

terlalu besar biasanya dilakukan oleh bagian Rumah Tangga. Keterangan mengenai pembelian barang tidak habis pakai tersebut dijelaskan oleh informan III dalam wawancara 26 April 2012 berikut ini,

Pengadaan melalui pembelian prosesnya seperti ini mbak, biasanya karyawan menghubungi kasinya masing-masing mengenai kebutuhan barang. Kasi lalu membuat pengajuan namun sebelumnya survey dulu ke toko-toko mengenai harga dan kualitas barangnya. Pengajuan tersebut diketahui dan disetujui oleh kepala bagiannya masing-masing, pertimbangannya kebutuhan. Dari kabag diajukan ke kepala unit setelah itu diajukan kepada tim pembelian. Kadang pembelian juga dilakukan dengan semacam tender kecil-kecilan kayak waktu mbak awal-awal magang disini. Jadi supplier-supplier diundang, tapi diundangnya tidak bersamaan. Satu-satu bertemu dengan tim pembelian lalu presentasi dan nego mengenai barang dan harganya. Baru nanti ditentukan mana yang harganya paling cocok tanpa mengurangi kualitas barang.

Keterangan tersebut menggambarkan bahwa pembelian barang tak habis pakai dilakukan dengan pengajuan pembelian pada tim pembelian. Dalam hal ini tim pembelian mempertimbangkan dengan pertimbangan tertentu. Keterangan tersebut dikuatkan dengan keterangan informan V dalam wawancara 19 April 2012 yang mengatakan,

Kalau pengadaan begini mbak (sambil memperlihatkan formulir pengajuan pembelian barang), dibuat formulir pengajuan, terdiri dari barangnya apa, jumlahnya berapa, dan harganya, disetujui kepala unit. Setelah itu diajukan ke tim pembelian ini dan juga pengurus, kalau disetujui maka dibuat surat persetujuan ini.

commit to user

disampaikan oleh informan IV dalam wawancara 25 April 2012 berikut ini,

Pengadaan melalui pengajuan mbak, prosesnya pemakai sebagai orang yang tahu kebutuhan barang menghubungi kasinya. Lalu kasi memeriksa dan melakukan pengusulan kepada kabag. Kabag lalu mengajukan kepada kepala unit. Formulir pengajuan pembelian barang ditandatangani oleh kepala unit lalu diajukan kepada tim pembelian dan pengurus. Kebetulan tim pembelian anggotanya juga pengurus mbak. Setelah dirapatkan dan disetujui, dibuat surat persetujuan yang ditandatangani tim pembelian dan pengurus. Setelah itu baru bisa dilaksanakan pembelian. Jadi yang pembelian itu yang ngurusi bukan bagian logistik dan rumah tangga mbak tapi lewat pengajuan dan ada timnya sendiri yaitu tim pembelian.

Keterangan tersebut juga menunjukkan bahwa secara umum pembelian barang dilakukan dengan pengajuan pembelian yang disampaikan pada tim pembelian.

Seperti telah dikatakan sebelumnya bahwa khusus untuk pengadaan Alat Tulis Kantor (ATK) dilayani oleh koperasi yang ada di PMI Kota Surakarta, yaitu Koperasi Bakti. Hal tersebut disampaikan oleh informan II dalam wawancara 23 April 2012 yang menyebutkan, “Kalau alat tulis bon ke koperasi mbak”. Hal tersebut dibenarkan oleh informan IV dalam wawancara 24 April 2012 yang mengatakan,

Kalau kebutuhan kantor yang dilayani koperasi itu ATK mbak, kertas, alat tulis, buku-buku, dan sebagainya. Kalau alat tulis yang besar-besar pembeliannya lewat pengajuan. Bagian-bagian yang memerlukan ATK biasanya i-phone ke koperasi meminta barang yang dibutuhkan, istilahnya bon lah. Permintaan ATK tersebut dicatat dalam buku permintaan kantor milik Koperasi Bakti berdasarkan tanggal permintaannya lalu barang disediakan dan diantar ke bagian yang meminta barang. Berdasarkan buku permintaan kantor tersebut lalu dibuatkan nota tagihan dipisah- pisah per bagian. Nota tagihan dicek jumlahnya oleh Logistik

commit to user