Tinjauan Tentang Manajemen Perbekalan

c. Manajemen Perbekalan

Manajemen perbekalan apabila dipisahkan menurut katanya terdiri dari kata manajemen dan perbekalan yang keduanya merupakan unsur-unsur administrasi yang saling bertautan satu sama lain. Sebelumnya telah dijelaskan bahwa manajemen merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan orang-orang / karyawan dan mengerahkan segenap fasilitas yang ada agar tercapai tujuan yang ditetapkan. Sedangkan perbekalan merupakan segala macam benda yang dipergunakan di kantor guna menunjang pekerjaan kantor. Dari kedua pengertian diatas dapat dikatakan

commit to user

mengerakkan karyawan dan mengerahkan segenap fasilitas yang ada untuk mengelola segala macam benda yang dipergunakan di kantor guna menunjang pekerjaan kantor. Manajemen perbekalan sering disebut pula dengan istilah administrasi perbekalan. Wagimin (2009) dalam bukunya mengatakan ,

Administrasi perbekalan adalah segenap proses yang berkenaan dengan penyediaan dan penggunaan benda-benda dalam usaha kerja sama. Selanjutnya pengertian tersebut dipertegas oleh Drs. Sediyono dalam buku “Pengantar Ilmu Administrasi” yang dimaksud dengan administrasi perbekalan adalah merupakan proses yang berkenaan dengan penyediaan, mengatur penggunaan, penyimpanan, dan pemeliharaan barang-barang yang diperlukan dalam suatu usaha kerja sama serta menyingkirkannya yang tidak dapat digunakan (hlm. 12).

Dikarenakan manajemen perbekalan merupakan salah satu bidang masalah dalam manajemen, maka dalam pelaksanaannya pun juga dilaksanakan

perencanaan, pengorganisasian, pembimbingan atau penggerakan, dan pengawasan terhadap perbekalan maupun sumber daya manusia yang dimiliki oleh suatu kantor. Fungsi-fungsi manajemen tersebut akan terlihat pada fungsi-fungsi manajemen perbekalan seperti adanya perencanaan baik perencanaan kebutuhan maupun anggaran, pengorganisasian serta pembimbingan sumber daya manusia yang mengelola perbekalan, serta pengawasan atau pengendalian seluruh aktivitas perbekalan.

Selain dikenal dengan istilah manajemen perbekalan dan administrasi perbekalan, pengelolaan terhadap perbekalan juga dikenal dengan istilah manajemen logistik. Hal tersebut dibuktikan dengan adanya buku-buku mengenai manajemen perbekalan yang menggunakan istilah manajemen logistik untuk memaparkan pengelolaan perbekalan. Menurut Subagya, “Logistik merupakan suatu ilmu pengetahuan dan atau seni serta

proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan, pengadaan,

commit to user

alat- alat” (1996: 6). Sedangkan menurut Dwiantara dan Hadi (2005) dalam Nurahmat (2006 ), “Manajemen Logistik merupakan serangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan terhadap kegiatan pengadaan, pencatatan, pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan dan penghapusan logistik guna mendukung efektivitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi” (hlm.20). Walaupun dikenal dengan beberapa istilah, namun pada dasarnya istilah-istilah tersebut memiliki arti yang sama yaitu mengelola segenap barang yang ada guna memperlancar pekerjaan kantor.

d. Fungsi-fungsi Manajemen Perbekalan

Inti dari pelaksanaan manajemen perbekalan / manajemen logistik adalah menjamin bahwa barang yang dibutuhkan oleh suatu organisasi / perusahaan tersedia pada saat dibutuhkan dan berada dalam kondisi yang baik dan mencukupi sehingga pekerjaan kantor dapat terlaksana dengan efektif dan efisien. Hal tersebut senada dengan pendapat Wagimin (2009) berikut ini :

Persoalan pokok dalam administrasi perbekalan meliputi benda-benda yang dibutuhkan oleh instansi harus tersedia apabila dibutuhkan, di tempat dimana dibutuhkan atau diminta. Tidak tersedianya benda-benda yang diminta berakibat terjadinya kemacetan / hambatan kerja dalam instansi yang bersangkutan. Oleh karena itu kegiatan perbekalan membutuhkan informasi yang teratur dan tepat (hlm. 13).

Agar perbekalan dapat tersedia pada saat dibutuhkan maka dalam mengelola perbekalan harus berdasarkan pada fungsi tertentu. Serangkaian aktivitas yang dilakukan dalam rangka mengelola perbekalan untuk menjamin ketersediaan perbekalan pada saat dibutuhkan disebut dengan fungsi-fungsi manajemen perbekalan. Menurut Wagimin (2009), fungsi- fungsi manajemen perbekalan terdiri dari fungsi pengadaan, fungsi inventarisasi perbekalan, fungsi penggunaan dan pemeliharaan, fungsi

commit to user

penghapusan barang, serta fungsi pengendalian. Sedangkan sumber lain menggambarkan fungsi-fungsi logistik (perbekalan) sebagai berikut :

Gambar 2.1 Siklus Logistik (Fungsi-fungsi Logistik)

(Sumber: Subagya, 1996: 12)

Gambar 2.1 menunjukkan bahwa fungsi-fungsi logistik (perbekalan) terdiri dari fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan (planning and requirement), fungsi penganggaran (budgeting), fungsi pengadaan (procurement), fungsi penyimpanan dan penyaluran (storage and distribution ), fungsi pemeliharaan (maintenance), fungsi penghapusan (disposal), dan fungsi pengendalian (control). Pada dasarnya dua pendapat mengenai fungsi-fungsi manajemen perbekalan tersebut adalah sama karena dalam mengelola perbekalan harus memperhatikan terlaksananya fungsi- fungsi yang telah disebutkan oleh kedua ahli tersebut. Berdasarkan pendapat dua ahli tersebut maka dapat disimpulkan bahwa fungsi-fungsi manajemen perbekalan terdiri dari :