Fungsi Pengadaan

3) Fungsi Pengadaan

Semakin kompleksnya aktivitas organisasi berpengaruh terhadap peningkatan kebutuhan akan perbekalan. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut maka dilaksanakan aktivitas pengadaan. Menurut Farida,

Nurlaela, dan Sumaryana, “Yang dimaksud pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan perbekalan untuk menunj ang pelaksanaan tugas” (2010: 15). Sedangkan menurut Subagya (1996), “Pengadaan ialah segala kegiatan dan usaha untuk menambah dan memenuhi kebutuhan barang dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku dengan menciptakan sesuatu

yang tadinya belum ada menjadi ada” (hlm. 29). Jadi pada dasarnya pengadaan merupakan kegiatan menyediakan perbekalan untuk

menunjang pelaksanaan tugas berdasarkan peraturan yang berlaku.. Secara umum langkah-langkah dalam pengadaan peralatan kantor dijelaskan sebagai berikut :

Langkah-langkah dalam pengadaan peralatan kantor yaitu:

1. Membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang ke gudang.

commit to user

Apabila tersedia di gudang maka akan diberikan dengan bon pengeluaran dari gudang. Tetapi bila ternyata tidak ada persediaan, maka surat tersebut diberi nomor dari buku induk.

3. Surat diserahkan ke bendahara. Bendahara akan memeriksa kebutuhan yang akan dibeli dengan menyesuaikan dengan dana yang tersedia.

4. Selanjutnya meminta persetujuan kepada pimpinan/kepala.

5. Apabila sudah disetujui, maka diserahkan ke bagian logistik untuk melakukan pembelian barang yang dibutuhkan tersebut.

6. Sebelum barang diterima, barang tersebut diperiksa dan diuji (kuantitas, kualitas, atau baik tidaknya barang tersebut).

7. Jika sudah cocok, maka barang diterima dengan menggunakan buku serah terima barang dan penerimaan barang.

8. Setelah selesai pencatatan, barang-barang tersebut disimpan di gudang untuk didistribusikan ke bagian atau unit yang membutuhkannya (Farida, dkk., 2010: 16).

Dwiantara dan Hadi (2005) dalam Nurahmat (2006) menyatakan ada beberapa alternatif cara pengadaan barang, yaitu dengan membeli, meminjam, menyewa, membuat sendiri, menukarkan, substitusi, hadiah, dan perbaikan/ rekondisi. Sedangkan menurut Subagya (1996), pengadaan dapat dilakukan dengan cara pembelian, penyewaan, peminjaman, bantuan/hibah, penukaran, pembuatan, serta perbaikan. Berdasarkan pendapat tersebut, diuraikan cara-cara pengadaan secara umum, sebagai berikut :

a) Pembelian

Dalam melakukan pembelian perlu melaksanakan penelitian terhadap barang yang dibutuhkan, baik mengenai jumlah maupun mutunya. Oleh karena itu menurut Wagimin (2009) perlu dilakukan langkah-langkah antara lain mempertimbangkan alasan pembelian, melaksanakan standardisasi dan perincian benda, dan selanjutnya melakukan pembelian benda. Dalam sumber yang sama Wagimin (2009) juga menerangkan bahwa pertimbangan pokok dalam pembelian antara lain sedapat mungkin mengurangi biaya-biaya baru, melakukan tender, mendapat keterangan terbaru mengenai benda,

commit to user

semua biaya perbekalan sampai barang tersebut siap digunakan. Karena sifat barang-barang yang begitu kompleks maka prosedur pembelian dapat ditempuh dengan beberapa jalan, yaitu sentralisasi, desentralisasi, dan kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi (Wagimin, 2009: 26). Pembelian secara sentralisasi yaitu seluruh pembelian disalurkan melalui satu jawatan / satu pusat yang bertugas dalam pembelian. Pembelian secara desentralisasi yaitu pembelian dilakukan sendiri-sendiri oleh masing-masing bagian. Sedangkan kombinasi antara keduanya dilakukan dengan pembelian bersama bagi barang-barang yang dibutuhkan berbagai bagian, untuk kebutuhan khusus dilakukan sendiri oleh masing-masing bagian.

b) Pinjaman

Yang dimaksud dengan pinjaman adalah pengadaan barang dengan cara meminjam atau menyewa. Oktarina (2012) mengatakan bahwa meminjam merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan yang diperoleh dari pihak lain dengan tanpa memberikan kontraprestasi (imbalan) dalam bentuk apapun. Pemenuhan kebutuhan dengan cara ini hendaknya dilakukan hanya untuk memenuhi kebutuhan perbekalan yang sifatnya sementara. Sementara menyewa menurut Oktarina (2012) merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan yang diperoleh dari pihak lain dengan memberikan kontraprestasi (imbalan) sesuai kesepakatan kedua belah pihak. Pinjaman dengan sewa dilakukan terhadap barang tertentu dengan pertimbangan karena sifat penggunaannya hanya sewaktu- waktu maupun karena sifat pemeliharaannya yang rumit sehingga lebih menguntungkan apabila menyewa. Misalnya adalah dalam penggunaan mesin fotokopi.

c) Hibah

Selain membeli dan menyewa, perbekalan juga tersedia dengan hibah atau menerima bantuan/pemberian/ hadiah. Oktarina

commit to user

pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan menggunakan perbekalan yang merupakan pemberi/hadiah dari pihak lain. Cara pengadaan ini sebaiknya harus disertai dengan sutu perjanjian serah terima, sebab hal ini menyangkut pada pemindahan hak dan perubahan milik, baik bagi yang memberi maupun yang menerima.