Penggunaan Anggaran
2) Penggunaan Anggaran
Menurut informan IV dalam wawancara 1 Juni 2012, “PMI Kota Surakarta telah melakukan usaha mandiri dalam memperoleh dana untuk kegiatan operasional sehari-hari. Sumber dana yang digunakan untuk kegiatan operasional berasal dari BPPD, proposal pengajuan, dan kegiatan Fund Raising seperti pemasukan dari kegiatan jalan sehat, dan sebagainya ”. Keterangan tersebut menunjukkan sumber dana yang digunakan dalam operasional PMI sehari-hari, termasuk dalam pengelolaan perbekalan, yaitu dari BPPD, proposal pengajuan, dan kegiatan Fund Raising atau kegiatan-kegiatan untuk penggalangan dana.
Informan IV dalam wawancara 1 Juni 2012 mengatakan, “Penggunaan anggaran untuk pengelolaan perbekalan ya seperti yang ada dalam laporan penerimaan dan pengeluaran ini mbak ”. Berdasarkan dokumen yang dimiliki PMI Kota Surakarta yaitu Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Markas PMI Kota Surakarta diketahui bahwa anggaran
(pengeluaran) PMI Kota Surakarta yang berhubungan dengan pengelolaan perbekalan terdiri dari anggaran alat habis pakai,
commit to user
dan kendaraan), serta pembelian alat-alat baru. Sehingga dapat dikatakan bahwa anggaran perbekalan di PMI Kota Surakarta dikelompokkan menjadi anggaran pembelian baik pembelian perbekalan yang sifatnya rutin maupun pembelian baru, anggaran operasional perbekalan, serta anggaran pemeliharaan.
Berdasarkan hasil pengamatan peneliti, apabila barang sampai di Logistik, faktur yang terdiri dari dua rangkap disesuaikan dengan barang yang dikirim kemudian ditandatangani kasi Logistik atau Rumah Tangga. Satu rangkap faktur untuk PMI, satu rangkap lainnya dikembalikan pada suplayer. Terkadang Kasi juga meminta tiga rangkap faktur supaya satu lagi bisa disimpan Kasi Logistik sebagai arsip Logistik. Faktur tersebut kemudian dimintakan tanda tangan kepala bagian tata usaha. Setelah ditandatangani Kabag, faktur diberikan pada kasi keuangan supaya dapat segera dilakukan pembayaran.
Hasil pengamatan peneliti tersebut sesuai dengan pernyataan informan IV dalam wawancara 1 Juni 2012 yang menjelaskan mengenai proses pembayaran di PMI kota Surakarta apabila perbekalan yang dibeli sudah diterima. Informan IV mengatakan,
Kalau barang sudah sampai Logistik, faktur/ kuitansi dua rangkap ditandatangani Kasi Logistik atau Rumah Tangga. Rangkap yang dibawa kasi dimintakan tanda tangan Ka TU lalu dibawa ke Keuangan untuk diajukan pembayaran. Kemudian dimintakan tanda tangan direktur UDD, Ketua, Sekretaris, dan Bendahara PMI.
Hal serupa disampaikan informan VII dalam wawacara 1 Juni 2012 yang mengatakan, “Semua barang masuk ke Logistik atau Rumah Tangga
kemudian tanda terimanya dibawa ke keuangan untuk dimintakan pembayaran. Cara pembayarannya macam-macam, bisa cash and carry, tiga termin, dp 30 % sisanya kesepakatan, dan sebagainya sesuai kesepakatan.”.
commit to user
dilaksanakan peneliti dapat disimpulkan bahwa pembayaran dilaksanakan melalui proses sebagai berikut :
a) Setelah barang sampai di Logistik, maka tagihan yang berupa kuitansi maupun faktur ditandatangani oleh Kasi Logistik dan Inventaris atau Kasi Rumah tangga dan diotorisasi oleh Kepala Bagian Tata Usaha. Biasanya kuitansi dan faktur tersebut terdiri dari dua rangkap. Satu rangkap untuk dikembalikan pada suplayer, satu rangkap untuk diajukan pada keuangan, dan satu rangkap lagi biasanya diminta oleh Kasi Logistik dan Inventaris sebagai arsip dan control.
b) Tagihan yang telah ditandatangani didistribusikan ke bagian keuangan untuk diajukan pembayaran dan ditandatangani oleh direktur UDD (kepala unit), Ketua, Sekretaris, dan Bendahara PMI Kota Surakarta.
c) Selanjutnya menurut informan VII, pembayaran pada suplayer dilaksanakan sesuai kesepakatan dengan suplayer apakah Cash and Carry , melalui 3 termin/ angsuran, dan sebagainya.
c. Implementasi Fungsi Pengadaaan
Salah satu aktivitas dalam pengupayaan ketersediaan barang adalah melalui pengadaan barang. Berikut ini uraian implementasi fungsi pengadaan di PMI Kota Surakarta :