ANALISIS MANAJEMEN PERBEKALAN KANTOR PALANG MERAH INDONESIA KOTA SURAKARTA TAHUN 2011
ANALISIS MANAJEMEN PERBEKALAN KANTOR PALANG MERAH INDONESIA KOTA SURAKARTA
TAHUN 2011
SKRIPSI
Oleh : NUR AINI PUTRI UTAMI K7408017
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA September 2012
commit to user
Saya yang bertanda tangan di bawah ini
Nama
: Nur Aini Putri Utami
NIM
: K7408017
Jurusan/ Program Studi : PIPS/ Pendidikan Ekonomi
menyatakan bahwa skripsi saya berjudul “ANALISIS MANAJEMEN
PERBEKALAN KANTOR PALANG MERAH INDONESIA KOTA
SURAKARTA TAHUN 2011 ” ini benar-benar merupakan hasil karya saya sendiri. Selain itu, sumber informasi yang dikutip dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam daftar pustaka.
Apabila pada kemudian hari terbukti atau dapat dibuktikan skripsi ini hasil jiplakan, saya bersedia menerima sanksi atas perbuatan saya.
Surakarta, September 2012
Yang membuat pernyataan,
Nur Aini Putri Utami
commit to user
ANALISIS MANAJEMEN PERBEKALAN KANTOR PALANG MERAH INDONESIA KOTA SURAKARTA
TAHUN 2011
Oleh : NUR AINI PUTRI UTAMI K7408017
Skripsi Ditulis dan diajukan sebagai salah satu persyaratan mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan Program Pendidikan Ekonomi Bidang Keahlian Khusus Pendidikan Administrasi Perkantoran Jurusan Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA September 2012
commit to user
Skripsi ini telah disetujui untuk dipertahankan di hadapan Tim Penguji Skripsi Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Surakarta, September 2012
Pembimbing I,
Drs. Ign. Wagimin, M.Si. NIP. 195105101976031003
Pembimbing II,
Jumiyanto Widodo, S.Sos., M.Si. NIP. 19771007 2008011010
commit to user
Skripsi ini telah dipertahankan di hadapan Tim Penguji Skripsi Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta dan telah diterima untuk memenuhi salah satu persyaratan mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan.
Hari
: Tanggal : September 2012
Tim Penguji Skripsi
Nama Terang
Tanda Tangan
Ketua
: Dra. C. Dyah S.I., M.Pd.
………………… . Sekretaris : Susantiningrum, S.Pd., SE, MAB
………………… . Anggota I : Drs. Ign. Wagimin, M.Si.
………………… . Anggota II : Jumiyanto Widodo, S.Sos, M.Si.
………………… .
Disahkan oleh Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret a.n. Dekan, Pembantu Dekan I
Prof. Dr. rer. nat. Sajidan, M.Si NIP. 19660415 199103 1 002
commit to user
Nur Aini Putri Utami. ANALISIS MANAJEMEN PERBEKALAN KANTOR PALANG MERAH INDONESIA KOTA SURAKARTA TAHUN 2011. Skripsi, Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta. September 2012.
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui (1) implementasi manajemen perbekalan kantor Palang Merah Indonesia Kota Surakarta tahun 2011, (2) permasalahan-permasalahan dalam pelaksanaan manajemen perbekalan kantor Palang Merah Indonesia Kota Surakarta tahun 2011, dan (3) upaya untuk mengatasi permasalahan dalam pelaksanaan manajemen perbekalan kantor Palang Merah Indonesia Kota Surakarta tahun 2011.
Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif. Jenis penelitian yang digunakan yaitu penelitian studi kasus. Data yang digunakan berupa data primer dan data sekunder. Sumber-sumber yang digunakan untuk memperoleh data penelitian ini antara lain informan, aktivitas, lokasi penelitian serta dokumen. Pengambilan sampel dilakukan dengan teknik Purposive Sampling yang dilanjutkan dengan teknik Snowball Sampling. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah dengan wawancara, observasi partisipatif, dan studi dokumentasi. Uji validitas data menggunakan triangulasi sumber dan triangulasi metode. Sedangkan analisis data yang digunakan adalah teknik analisis interaktif dimana reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan saling berkaitan.
Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa (1) Implementasi manajemen perbekalan kantor PMI Kota Surakarta tahun 2011 antara lain (a) Perencanaan dilaksanakan dengan perumusan program kerja yang dilaksanakan setiap tahun melalui Mukerkot. Penentuan kebutuhan dilaksanakan oleh tiap sie berdasarkan laporan jumlah dan kondisi barang yang diperoleh dari laporan penggunaan barang, inventarisasi, serta perhitungan persediaan.Tiap sie mendata kebutuhan perbekalan, melakukan survey, kemudian hasilnya digunakan sebagai bahan dalam pengajuan. (b) Penganggaran dilaksanakan berdasarkan pengajuan program kerja. Anggaran dikelompokkan menjadi anggaran pembelian rutin dan pembelian baru, anggaran operasional perbekalan, dan anggaran pemeliharaan.(c) Pengadaan dilakukan dengan pembelian, bantuan, dan pinjaman. (d) Penyimpanan dilakukan dalam gudang pusat, gudang pemakai dan gudang khusus. Penyimpanan barang tidak habis pakai dilakukan oleh pemakainya di ruang masing-masing. Sedangkan barang habis pakai disimpan terlebih dahulu di gudang Logistik sebelum didistribusikan. Penyimpanan terdiri dari aktivitas penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran barang dari gudang. (e) Inventarisasi barang dilakukan dengan pencatatan barang-barang inventaris ke dalam Buku Inventaris Barang kemudian dilanjutkan dengan pemberian kode inventaris barang serta pencatatan barang habis pakai ke dalam Kartu Gudang atau Kasdek. (f) Distribusi barang habis pakai dilakukan oleh sie Logistik dan Inventaris berdasarkan permintaan barang. Distribusi barang tidak habis pakai dilakukan setelah pencatatan dan pemberian kode barang. (g) Penggunaan barang dilakukan dengan melakukan permintaan
commit to user
dan petunjuk penggunaan, serta dilaksanakannya upaya pemeliharaan dalan penggunaan barang. Pemeliharaan terdiri dari Preventive Maintenance dan Brake Down Maintenance . (h) Penghapusan dilakukan dengan pemusnahan, penjualan, dan pemindahan. (i) Pengendalian dilakukan terhadap perbekalan itu sendiri, sumber daya manusia pengelola perbekalan, serta pelaksanaannya mencakup semua fungsi manajemen perbekalan yang dilaksanakan. Pengendalian terdiri dari perencanaan, penggunaan Prosedur Kerja Standar, penghitungan stok dan inventarisasi, kalibrasi dan training, penggunaan checklist pemeliharaan, serta laporan pada pimpinan. (2) Permasalahan dalam pelaksanaan manajemen perbekalan kantor PMI Kota Surakarta terdiri dari permasalahan sumber daya manusia dan pengelolaan gudang dan kantor. Permasalahan sumber daya manusia terdiri dari (a) Terbatasnya jumlah sumber daya manusia sie Logistik dan Inventaris. (b) Terlalu banyaknya fungsi manajemen perbekalan kantor yang dilaksanakan sie Logistik dan Inventaris. (c) Kurangnya sumber daya manusia sie Rumah Tangga karena Over Functions sie Rumah Tangga. (d) Adanya tugas lain Karyawan sie Logistik dan Inventaris serta sie Rumah Tangga. Sedangkan permasalahan pengelolaan gudang dan kantor terdiri dari (a) Sempitnya gudang dan letaknya satu ruang dengan kantor.(b) Pengeluaran barang tidak sesuai dengan metode yang telah ditetapkan.(c) Karyawan Logistik dan Inventaris tidak sempat menata kembali gudang setelah mengeluarkan barang.(d) Lamanya waktu yang diperlukan untuk menemukan data dan membuat laporan.(e) Kerusakan atap tidak segera ditangani. (3) Upaya untuk mengatasi permasalahan tersebut antara lain (a) Mengatasi terbatasnya jumlah sumber daya manusia sie Logistik dan Inventaris dengan memberdayakan siswa-siswi Prakerin dan karyawan Rumah Tangga. (b) Mengatasi terlalu banyaknya fungsi manajemen perbekalan yang dilaksanakan sie Logistik dan Inventaris dengan memberdayakan siswa Prakerin dan karyawan Rumah Tangga. (c) Mengatasi kurangnya sumber daya manusia sie Rumah Tangga karena Over Functions sie Rumah Tangga dengan meminta bantuan staf Logistik dan melaksanakan training mengenai penggunaan dan pemeliharaan alat. (d) Mengatasi adanya tugas lain Karyawan sie Logistik dan Inventaris serta sie Rumah Tangga dengan memberdayakan siswa Prakerin, karyawan Rumah Tangga, dan karyawan lainnya. (e) Mengatasi sempitnya gudang dan letaknya satu ruang dengan kantor dengan memanfaatkan ruang vertikal yang dimiliki semaksimal mungkin. (f) Mengatasi pengeluaran barang yang tidak sesuai dengan metode yang telah ditetapkan dengan memandu aktivitas sumber daya manusia yang diperbantukan dan sesegera mungkin melakukan cek ulang terhadap catatan dan persediaan barang. (g) Mengatasi ketidaksempatan karyawan sie Logistik dan Inventaris dalam menata kembali gudang setelah mengeluarkan barang, dengan memberdayakan siswa Prakerin. (h) Mengatasi lamanya waktu yang diperlukan untuk menemukan data dan membuat laporan dengan memanggil petugas untuk melakukan scanning virus. (i) Mengatasi kerusakan atap dengan meletakkan wadah penampungan air hujan dan sesegera mungkin membuang air bila penuh.
Kata Kunci : analisis, perbekalan kantor, manajemen perbekalan
commit to user
ABSTRACT
Nur Aini Putri Utami. AN ANALYSIS ON OFFICE SUPPLIES
MANAGEMENT OF PALANG MERAH INDONESIA KOTA SURAKARTA
IN THE YEAR OF 2011. Skripsi, Teacher Training and Education Faculty of Sebelas Maret University of Surakarta. September 2012.
The purposes of this study were to know (1) the implementation of office supplies management of Palang Merah Indonesia Kota Surakarta in 2011, (2) the problems in the implementation of office supplies management of Palang Merah Indonesia Kota Surakarta in 2011, and (3) the efforts to overcome the problems in the implementation of office supplies management of Palang Merah Indonesia Kota Surakarta in 2011.
This study used a qualitative approach. The type of research was the case study. The data used were primary and secondary ones. The sources used to obtain the research data included informants, activities, location of research and documents. The sampling technique used was purposive sampling one followed by snowball sampling. Techniques of collecting data used were interview, participatory observation, and documentation study. The data validation was done using source and method triangulations. Meanwhile the data analysis was done using an interactive analysis technique in which data reduction, data display and conclusion drawing were interconnected.
The result of research showed that (1) the implementation of office supplies management of Palang Merah Indonesia Kota Surakarta in 2011 included (a) planning by formulating the work program that was conducted annually through Mukerkot. The need determination was done by every division based on the report of stock number and condition obtained from the report of supply use, inventory, and stock calculation. Each division listed the supply need through survey, and then the result was used as the material of proposal. (b) Budgeting was made based on work program proposal. Budget was grouped into routine purchasing budget and new purchasing, supply operational budget, and maintenance budget. (c) Procurement was done by purchasing, grant and borrowing. (d) Storage was done in central, user, and special warehouses. The non-disposable supply storage was done by the user in their own rooms. Meanwhile the disposable supply was stored first in logistic warehouse before distributed. The storage consisted of receiving, storing, and releasing goods activities from the warehouse. (e) Supply inventorying was done by recording the inventory supplies into Supply Inventory Book followed by codifying the supply inventory code as well as disposable supply recording into Warehouse Card or Kasdek. (f) Disposable supply distribution was done by logistic and inventory divisions according to supply demand. Non-disposable distribution was done after supply recording and codifying. (g) The supply use was done by asking for supply. The supply used was done based on Standard Work Procedure (PKS) and manual instruction, as well as by taking the maintenance attempt in supply use. The
commit to user
(h) Elimination was done by eradication, selling, and removal. (i) Control was done the supply it self, human resource managing the supply, and the implementation involved all functions of supply management undertaken. The control consisted of planning, Standard Work Procedure use, stock calculation and inventorying, calibration and training, maintenance checklist use, as well as reporting to the leader. (2) The problems in the implementation of office supplies management of Palang Merah Indonesia Kota Surakarta contained human resource, and warehouse and office management problems. The human resource problem consisted of (a) limited human resource in Logistic and Inventory division. (b) too many functions of office supply management undertaken by Logistic and Inventory division. (c) inadequate human resource of Household division because of Over Functions in Household division. (d) the presence of other d uty for Logistic and Inventory, and Household divisions’ employees. Meanwhile the problems of warehouse and office consisted of (a) narrow warehouse and its location in the same room with the office. (b) supply release was not consistent with the predetermined method. (c) Chair and Staff of Logistic and Inventory division did not have time to rearrange the warehouse after supply releasing. (d) the time taken to find data and to make report. (e) roof damage that was not repaired immediately. (3) The efforts to overcome those problems included: (a) coping with the limited number of human resource in Logistic and inventory division through empowering the industry apprenticeship’s students and Household employees. (b) coping with the too many functions of supply management implemented by Logistic and inventory division through empowering the industry apprenticeship’s students and Household employees. (c) coping with inadequate human resource in Household division due to over functions in Household division by asking for help from Logistic staff and by holding training concerning the instrument use and maintenance. (d) coping with the presence of other duty for Logistic and Inventory, and Household divisions’ employees through empowering the industry apprenticeship ’s students, Household employees and other employees. (e) coping with the narrow warehouse and its location in the same room with the office by utilizing the existing vertical room as maximal as possible. (f) coping with supply release that was not consistent with the predetermined method by guiding the supporting human resource activity and rechecking immediately the stock recording and supply. (g) coping with Chair and Staff of Logistic and Inventory division who did not have time to rearrange the warehou se after supply releasing by empowering the industry apprenticeship’s students. (h) coping with the long time taken to find data and to make report by calling the officers to scan the virus. (i) coping with roof damage by putting a rainwater container and disposing water if full.
Keywords: analysis, office supplies, supplies management
commit to user
Orang-orang yang berhenti belajar akan menjadi pemilik masa lalu. Orang-orang yang masih terus belajar, akan menjadi pemilik masa depan. -Mario Teguh
Agar dapat membahagiakan seseorang, isilah tangannya dengan kerja, hatinya dengan kasih sayang, pikirannya dengan tujuan, ingatannya dengan ilmu yang bermanfaat, masa depannya dengan harapan, dan perutnya dengan makanan. -Frederick E. Crane
Orang-orang hebat di bidang apapun bukan baru bekerja karena mereka terinspirasi, namun mereka menjadi terinspirasi karena mereka lebih suka bekerja. Mereka tidak menyia-nyiakan waktu untuk menunggu inspirasi. -Ernest Newman
Jika ingin hasil biasa, lakukan sesuatu dengan cara biasa. Jika ingin hasil luar biasa, LAKUKAN DENGAN CARA LUAR BIASA pula! -Rahmad Budiyanto
Untuk menjadi besar, mulailah dengan hal kecil SEKARANG JUGA! -Peneliti (Nur Aini P.U.)
Kalau kau menyerah begitu saja maka kau tak akan pernah tahu seberapa dekat kau dengan asamu. -Peneliti (Nur Aini P.U.)
commit to user
Teriring syukurku pada-Mu, kupersembahkan karya ini untuk :
Ibu dan Bapak Tersayang (Ibu Sukini, Pak Yusuf Santoso, Alm. Pak Suparno), atas doa, kasih sayang dan pengorbanan yang tak terhingga yang telah kalian berikan.
Keluarga Alm. Bapak Suprapto (Ibu F.Th. Nuraini, Gregorius Eko Putranto, dan Andre Ardian), terima kasih atas segala kebaikan, doa, dan support yang diberikan.
Adikku Sylvia Estiawan Putri, Kakakku Topig Santoso dan Andri
Wibowo yang sangat kusayangi. Sahabat-sahabatku, Riana, Aish, Prita, Ani, Febri, Vita, Bakti, Dinda
Risky, Irfan, Bagus, Alif, Andis, dan Dedi, Love you all.. Pengurus KSR PMI Unit UNS 2009-2010 (Mas Rahmad, Mbak Sofi, Ita, Lugi, Winda, Randu, Cipto, Ifah, Kiki, Dedi, Niya, Susi, Mas
Intan, Anif, Deni, Anggi, Prita, dan Fais), terima kasih atas kasih sayang, semangat, inspirasi, motivasi, tawa, dan segalanya yang membuatku merasa berarti bersama kalian.
Almamater
commit to user
Segala puji bagi Allah yang Maha Pengasih dan Maha Penyayang. Atas
kehendak-Nya peneliti dapat menyelesaikan skripsi dengan judul “ANALISIS MANAJEMEN PERBEKALAN KANTOR PALANG MERAH INDONESIA
KOTA SURAKARTA TAHUN 2011 ”. Skripsi ini disusun untuk memenuhi sebagian dari persyaratan untuk mendapatkan gelar Sarjana pada Program Studi Pendidikan Ekonomi Bidang Keahlian Khusus Pendidikan Administrasi Perkantoran, Jurusan Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial, Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta. Peneliti menyadari bahwa terselesaikannya skripsi ini tidak terlepas dari bantuan, bimbingan dan pengarahan dari berbagai pihak. Untuk itu, peneliti menyampaikan terima kasih kepada:
1. Dekan beserta Pembantu Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret yang telah memberikan ijin dalam penulisan skripsi ini.
2. Ketua Jurusan beserta Sekretaris Jurusan Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial FKIP UNS yang telah memberikan ijin dalam penulisan skripsi ini.
3. Ketua dan Sekretaris Program Studi Pendidikan Ekonomi yang telah memberikan ijin dalam penulisan skripsi ini.
4. Drs. Ign. Wagimin, M.Si. selaku Ketua BKK Pendidikan Administrasi Perkantoran yang telah memberikan ijin penulisan skripsi ini sekaligus selaku pembimbing I yang selalu memberikan motivasi, dan bimbingan selama penulisan skripsi.
5. Susantiningrum, S.Pd., SE., MAB selaku sekretaris BKK Pendidikan Administrasi Perkantoran atas kemudahannya dalam pengajuan judul skripsi ini.
6. Jumiyanto Widodo, S.Sos., M.Si. selaku Pembimbing II yang selalu memberikan motivasi, bimbingan dan pengarahan selama penulisan skripsi.
commit to user
Setyo Utomo, SE selaku Kepala Bagian Tata Usaha yang telah memberikan ijin penelitian.
8. Seluruh Karyawan PMI Kota Surakarta yang telah banyak membantu dalam penelitian ini (Ibu Eny Wulandari, Ibu Sri Hartini, Pak Sarlan, Pak Tris, Bu Titin, Bu Miyati, Mbak Ipung, Mas Adit, dr. Christin, Bu Yuni, Mas Topan, Mas Fajar, Tofik, Mas Riki, Mas Luki, Ayuk, dan yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu).
9. Seluruh dosen Pendidikan Ekonomi, atas ilmu yang telah diberikan selama ini.
10. Teman-teman A1 dan PAP 2008, terimakasih atas kebahagiaan dan kebersamaan kita.
11. Semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan skripsi ini yang tidak mungkin disebutkan satu persatu. Peneliti menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna karena keterbatasan yang dimiliki oleh peneliti. Meskipun demikian, semoga skripsi ini bermanfaat bagi peneliti khususnya dan pembaca pada umumnya.
Surakarta, September 2012
Peneliti
commit to user
H. Prosedur Penelitian ...................................................................... 55 BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Deskripsi Lokasi / Objek Penelitian ............................................ 58
B. Deskripsi Temuan Penelitian ...................................................... 69
C. Pembahasan ................................................................................ 170 BAB V SIMPULAN, IMPLIKASI DAN SARAN
A. Simpulan...................................................................................... 193
B. Implikasi ...................................................................................... 200
C. Saran ............................................................................................ 201
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 204 LAMPIRAN ……………………………………………………………….. 207
commit to user
Tabel Halaman
2.1 Klasifikasi Logistik Utama Rumah Sakit …………………………… 15
4.1 Aset Tetap yang Diperoleh Melalui Sumbangan/ Bantuan ……….. .. 86
4.2 Barang Habis Pakai yang Diperoleh Melalui Sumbangan ………... .. 87
4.3 Kolom dalam Buku Barang Reagen ………………………………… 98
4.4 Format Kolom Buku Barang Cetakan ………………………………. 99
4.5 Format Kolom Buku Harian Stok Barang …………………………... 105
4.6 Format Daftar Inven taris Ruang …………………………………….. 112
commit to user
Gambar Halaman
2.1 Siklus Logistik (Fungsi- fungsi Logistik) …………………………… . 19
2.2 Contoh Tata Cara Pencatatan Perlengkapan ………………………... . 30
2.3 Kerangka Berpikir ………………………………………………….... 42
3.1 Model Analisis Inte raktif ………………………………………….... . 54
3.2 Prosedur Penelitian ……………………………………………........... 55
4.1 Struktur Organisasi PMI Kota Surakarta …………………………… . 64
4.2 Buku Barang Reagen dan Alat Kesehatan ………………………….. . 98
4.3 Penggolongan Perbekalan Kantor PMI Kota Surakarta ……………. . 110
4.4 Denah Gudang Logistik dan Inventaris PMI Kota Surakarta ……….. 150
commit to user
29. Surat Permohonan Ijin Menyusun Skripsi ………………………. . 268
30. Surat Ijin Penelitian ………………………………………………. . 269
31. Surat Permohonan Ijin Magang ………………………………….. . 270
32. Surat Keterangan Telah Mengadakan Penelitian dan Magang …... . 271
commit to user
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Pada era globalisasi yang menunjukkan semakin tingginya peradaban manusia ini, tidak dapat dipungkiri bahwa kebutuhan manusia baik kebutuhan pokok maupun kebutuhan lainnya meningkat pesat. Dihadapkan dengan kebutuhan masyarakat yang dewasa ini semakin beragam maka semakin banyak pula dijumpai instansi-instansi baik instansi pemerintah maupun swasta yang bertujuan untuk melayani masyarakat guna memenuhi kebutuhannya. Aktivitas yang dilaksanakan oleh instansi-instansi tersebut berbeda-beda sesuai dengan bidangnya masing-masing. Setiap instansi memiliki visi dan misi yang menunjukkan tujuan organisasi serta langkah-langkah yang akan dilaksanakan guna merealisasikan tujuannya. Tujuan organisasi biasanya diupayakan melalui aktivitas kantor. Kantor sebagai upaya dalam mencapai tujuan organisasi tampak dari unsur-unsur yang ada didalamnya seperti adanya tujuan pekerjaan-pekerjaan tertentu, adanya orang-orang yang melaksanakan pekerjaan tersebut, adanya proses kerja sama antara orang-orang yang ada dalam kantor, adanya kedudukan dan tugas yang jelas, adanya tempat yang menampung pelaksanaan pekerjaan- pekerjaan, serta lingkungan di sekitar kantor yang berpengaruh terhadap aktivitas kantor. Dalam hal ini pekerjaan kantor merupakan salah satu hal penting yang harus diperhatikan dalam mencapai tujuan organisasi.
Pekerjaan kantor umumnya berupa kegitan-kegiatan antara lain mengetik, menulis, memeriksa, membuat laporan, menggandakan, menelepon, mengirim surat, mengarsipkan dokumen, dan pekerjaan lainnya yang dilaksanakan untuk menghasilkan informasi-informasi tertentu yang dapat digunakan sebagai dokumen dan sumber ingatan bagi yang membutuhkan. Pekerjaan kantor yang dilaksanakan dengan lancar dan benar akan menghasilkan informasi yang benar. Dengan informasi yang benar, maka operasional perusahaan / organisasi berjalan lancar. Lancarnya operasional perusahaan
commit to user
pekerjaan kantor merupakan salah satu alat bagi organisasi untuk mencapai tujuannya.
Dalam rangka memperlancar pekerjaan kantor, banyak upaya yang dapat dilakukan oleh suatu perusahaan, salah satunya adalah mengupayakan tersedianya perbekalan kantor. Dalam hal ini perbekalan kantor mencakup semua barang, baik barang bergerak maupun barang tak bergerak, barang yang habis pakai maupun barang yang tak habis pakai, yang digunakan sebagai sarana dalam melaksanakan pekerjaan kantor. Selama perbekalan kantor tersedia apabila dibutuhkan maka pekerjaan akan berjalan dengan lancar. Namun bila perbekalan yang dibutuhkan tidak tersedia karena alasan tertentu maka pekerjaan kantorpun akan terhambat. Dengan kata lain, kelancaran pekerjaan kantor sangat bergantung pada ketersediaan perbekalan kantor. Oleh karena itu perlu upaya pengelolaan terhadap perbekalan yang tidak terbatas pada penyediaan/pengadaan saja tetapi juga upaya pengelolaan setelah pengadaan, seperti melakukan inventarisasi, menggunakan barang sesuai prosedur, melakukan pemeliharaan, pengelolaan saat penyimpanan, melakukan penghapusan, serta pengendalian terhadap upaya pengelolaan tersebut. Apabila pengelolaan perbekalan kantor tidak dilaksanakan dengan baik maka dimungkinkan akan menimbulkan berbagai permasalahan seperti persediaan perbekalan tidak mencukupi, barang rusak karena pemakaian atau penyimpanan, barang hilang, atau permasalahan lain yang mungkin timbul dan menghambat pekerjaan kantor.
Palang Merah Indonesia merupakan organisasi yang bergerak di bidang sosial kemanusiaan. Dalam Aristia (2009) disebutkan bahwa organisasi ini merupakan organisasi masyarakat yang dibentuk dan diberikan tugas tertentu oleh pemerintah melalui Keputusan Presiden Republik Indonesia Serikat No. 25 Tahun 1950 dan telah dibentuk pada 17 September 1945. PMI kota Surakarta sendiri didirikan tujuh bulan setelah dibentuknya perhimpunan Palang Merah Indonesia atau dibentuknya PMI Pusat. Sejak didirikan, PMI Kota Surakarta mulai berperan aktif dalam bidang sosial kemanusiaan seperti dijumpai saat ini yaitu pelayanan transfusi darah, pertolongan pertama, penyediaan ambulans, pengelolaan relawan,
commit to user
yang berbunyi “PMI menjadi organisasi kemanusiaan yang profesional, tanggap dan dicintai masyarakat ” menjadikan PMI semakin meningkatkan kualitas
layanannya dan meningkatkan eksistensinya di tengah-tengah masyarakat. Eksistensi PMI Kota Surakarta tersebut sampai saat ini tentunya tak lepas dari aktivitas penunjang terlaksananya pekerjaan kantor, salah satunya yaitu pengelolaan perbekalan. Tanpa aktivitas tersebut, aktivitas PMI Kota Surakarta dalam melayani masyarakat tidak akan berjalan dengan lancar.
Di mata masyarakat saat ini, PMI Kota Surakarta dikenal sebagai salah satu organisasi yang berperan dalam aktivitas penanggulangan bencana. Salah satu aktivitas penting dalam penanganan bencana adalah aktivitas logistik. Berdasarkan pengetahuan yang pernah didapatkan peneliti selama menjadi anggota KSR PMI Unit UNS, peneliti mengetahui bahwa aktivitas logistik pada penanganan bencana merupakan upaya untuk menyediakan sarana yang diperlukan untuk memperoleh barang dan jasa. Aktivitas logistik tersebut berhubungan dengan fungsi-fungsi assessment dan perencanaan, penyediaan barang dan jasa, pengelolaan pergudangan, pengelolaan transportasi, dan pelaporan. Fungsi-fungsi tersebut pada dasarnya hampir sama dengan fungsi- fungsi perbekalan kantor yang dikenal oleh peneliti melalui perkuliahan di Pendidikan Administrasi Perkantoran FKIP UNS.
PMI Kota Surakarta merupakan penyedia darah untuk wilayah Surakarta dan sekitarnya. Bahkan saat ini telah dikenal dengan produksi darahnya yang tertinggi di Jawa Tengah. Tjokrosoekarno (2011) dalam Rejeki dan Suprihadi (2011) menyebutkan bahwa produksi darah PMI Kota Surakarta dibandingkan dengan jumlah penduduk kota Surakarta menempati posisi 24,4%, sehingga lebih tinggi dari rata-rata nasional produksi darah oleh PMI yang hanya mencapai 2% per tahun. Prosentase tersebut bahkan lebih tinggi dari produksi darah di Singapura dan Eropa yang masing-masing hanya mencapai 3,9% dan 4,5% per tahun. Dengan produksi darah yang sedemikian besar menunjukkan bahwa perbekalan yang dibutuhkan untuk menghasilkannya juga banyak. Oleh karena itu
commit to user
Surakarta sehingga dapat memenuhi kebutuhan perbekalannya tersebut.
PMI Kota Surakarta merupakan salah satu organisasi yang menyadari akan pentingnya upaya pengelolaan terhadap perbekalan yang dimiliki, yang dibuktikan dengan adanya bagian Logistik dan Inventaris yang tugas pokoknya adalah bertanggung jawab terhadap keamanan logistik dan inventaris PMI Kota Surakarta. Hal tersebut tercermin pula dari penyampaian karyawan magang yang menyebutkan, “PMI kan bagian-bagiannya banyak seperti bagian penyadapan donor, Customer Service Officer, laboratorium, Serologi, Dompet Kemanusiaan, Poliklinik, dan sebagainya. Jadi mau nggak mau biar aktivitasnya lancar kan PMI berusaha keras mengelola peralatan dan barang kebutuhan yang dim iliki” (Wawancara 22 Februari 2012). Penyampaian karyawan magang mengenai banyaknya bagian pada PMI Kota Surakarta menunjukkan pula banyaknya perbekalan yang dibutuhkan. Agar aktivitas bagian-bagian yang ada di PMI Kota Surakarta berjalan dengan lancar maka ketersediaan perbekalan-perbekalan tersebut harus selalu terjamin. Sehingga perlu adanya upaya pengelolaan terhadap perbekalan yang dimiliki.
Pada akhir Maret 2012 peneliti melaksanakan observasi awal dan menemukan fakta-fakta sebagai berikut :
1. Kebutuhan akan kantong darah di PMI Kota Surakarta sangat tinggi karena tingginya minat masyarakat Solo untuk donor darah.
2. Tingginya kebutuhan kantong darah diikuti dengan tingginya intensitas permintaan barang kebutuhan pengolahan darah dan pelayanan permintaan darah..
3. Pada setiap bagian/ ruangan terdapat banyak peralatan dan mesin-mesin kantor baik yang berhubungan dengan kesehatan/ kedokteran maupun non- kesehatan/ non-kedokteran.
4. Tugas Kasi Logistik dan Inventaris dan Kasi Rumah Tangga yang berhubungan dengan perbekalan diantaranya melakukan penerimaan barang, pencatatan dalam buku penerimaan barang, memberikan kode barang, menyimpan barang, melakukan perhitungan stok dan inventarisasi
commit to user
melakukan perawatan.
5. Sie Logistik dan Inventaris serta sie Rumah Tangga sebagai pelaksana kegiatan-kegiatan tersebut diatas hanya terdiri dari satu orang kasi dan satu orang karyawan bagian Logistik dan Inventaris serta satu orang kasi Rumah Tangga dan 5 orang yang membantunya.
Berdasarkan fakta-fakta yang ditemui tersebut, peneliti menyimpulkan bahwa terdapat permasalahan yaitu terbatasnya sumber daya manusia yang ada untuk mengelola perbekalan serta melaksanakan fungsi-fungsi manajemen perbekalan yang sedemikian banyak. Oleh karena itu, dengan terbatasnya sumber daya manusia yang dimiliki PMI Kota Surakarta, peneliti tertarik untuk meneliti bagaimana pengelolaan perbekalannya sehingga perbekalan tersedia pada saat dibutuhkan dan aktivitas-aktivitasnya dapat berjalan dengan lancar.
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan, peneliti mengambil judul skripsi Analisis Manajemen Perbekalan Kantor Palang Merah Indonesia Kota Surakarta Tahun 2011.
B. Rumusan Masalah
Penelitian muncul karena adanya suatu masalah yang timbul di lapangan maupun sesuatu yang masih menjadi pertanyaan bagi peneliti dan masyarakat yang harus dipecahkan secara ilmiah. Menurut Iskandar, “Pada hakekatnya masalah penelitian merupakan suatu pertanyaan yang perlu dicari jawabannya, atau segala bentuk hambatan, kesulitan atau rintangan yang muncul dalam suatu bidang yang diteliti yang perlu dihindari dan disingkirkan untuk dicari solusi atau
jawabannya” (2008: 29). Masalah yang hendak diteliti dirumuskan dalam bentuk kalimat pertanyaan yang akan dijawab melalui kegiatan penelitian.
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dikemukakan, maka rumusan masalah dari penelitian ini adalah :
1. Bagaimana implementasi manajemen perbekalan kantor Palang Merah Indonesia Kota Surakarta tahun 2011?
commit to user
manajemen perbekalan kantor Palang Merah Indonesia Kota Surakarta tahun 2011?
3. Upaya apa yang dilaksanakan untuk mengatasi permasalahan dalam pelaksanaan manajemen perbekalan kantor Palang Merah Indonesia Kota Surakarta tahun 2011?
C. Tujuan Penelitian
Tujuan merupakan sesuatu yang hendak dicapai atau suatu arah yang hendak ditempuh dalam melaksanakan suatu kegiatan. Untuk itu dalam melaksanakan suatu kegiatan tidak dapat lepas dari tujuan yang hendak dicapai. Dengan demikian jika masalah dalam penelitian sudah ditentukan maka tujuan penelitian tersebut adalah untuk memecahkan masalah yang telah dirumuskan sebelumnya. Menurut Iskandar, “Tujuan penelitian adalah tujuan untuk menjawab pertanyaan masalah yang diteliti secara spesifik, untuk mencapai tujuan penelitian
dengan penelitian yang dilakukan” (2008: 244). Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka tujuan penelitian ini adalah
untuk :
1. Mengetahui implementasi manajemen perbekalan kantor Palang Merah Indonesia Kota Surakarta tahun 2011.
2. Mengetahui permasalahan-permasalahan dalam pelaksanaan manajemen perbekalan kantor Palang Merah Indonesia Kota Surakarta tahun 2011.
3. Mengetahui upaya untuk mengatasi permasalahan dalam pelaksanaan manajemen perbekalan kantor Palang Merah Indonesia Kota Surakarta tahun 2011.
D. Manfaat Penelitian
Manfaat merupakan suatu hal yang baik yang dapat dirasakan setelah suatu kegiatan selesai dilaksanakan. Manfaat penelitian merupakan sesuatu yang penting karena memberi gambaran jelas dalam menjawab suatu permasalahan. “Apabila penelitian dapat mencapai hasil sesuai dengan tujuan penelitian, dan
commit to user
dampak dari tercapainya tujuan penelitian” (Iskandar, 2008: 168). Menurut Iskandar (2008), “Manfaat penelitian dapat dilihat dari dua sisi, yaitu secara
teoritis/ kegunaannya terhadap pengembangan kemajuan ilmu pengetahuan, dan secara praktis hasil penelitian dapat manfaat dan berkontribusi dalam mengatasi masalah yang ada pada objek yang diteliti” (hlm. 245). Penelitian ini diharapkan
dapat menghasilkan suatu informasi secara rinci, akurat, dan aktual dalam menjawab persoalan yang timbul sehingga memberikan manfaat baik manfaat teoritis maupun manfaat praktis.
Manfaat penelitian ini diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Secara Teoritis
a. Sebagai pengembangan khasanah keilmuan di bidang manajemen perbekalan.
b. Sebagai penyempurnaan pemahaman peneliti terhadap mata kuliah Manajemen Perbekalan.
2. Secara Praktis
a. Bagi Peneliti
Peneliti dapat menerapkan pengetahuan yang telah diperoleh di bangku perkuliahan dan menambah wawasan sehubungan dengan pelaksanaan manajemen perbekalan. Selain itu penelitian ini diharapkan dapat menjadi acuan dan masukan bagi peneliti berikutnya yang meneliti permasalahan serupa secara lebih mendalam.
b. Bagi Kantor
Sebagai masukan dan pertimbangan di bidang manajemen perbekalan dalam upaya mencapai tujuan kantor secara efektif dan efisien.
commit to user
KAJIAN PUSTAKA
Kajian pustaka merupakan pengkajian terhadap pengetahuan ilmiah yang sudah ada, baik berupa teori maupun hasil penelitian yang relevan (Pedoman Penulisan , 2012).
A. Kajian Teori dan Hasil Penelitian yang Relevan
Menurut Iskandar, “Teori adalah suatu rangkaian prosedur-prosedur secara sistematis untuk membuat seperangkat konsep, definisi dan proposisi yang
mampu menjelaskan, meramalkan dan pengendalian suatu fenomena-fenomena untuk menemukan pengetahuan baru” (2008: 53). Dalam bukunya tersebut Iskandar juga menjelaskan, “Kajian pustaka/ literatur perlu dilakukan untuk
menguasai teori-teori yang relevan dengan masalah penelitian. Penelitian tidak mungkin dilakukan dengan baik tanpa orientasi pendahuluan yang bersumberkan kepada literatur yang berhubungan dengan masalah penelitian” (2008: 51).
1. Tinjauan Tentang Analisis Implementasi
Berdasarkan judul penelitian ini yaitu “Analisis Manajemen Perbekalan Kantor Palang Merah Indonesia Kota Surakarta Tahun 2011” dapat
diketahui bahwa penelitian ini dilaksanakan dengan cara analisis. Analisis yang dimaksud dalam judul tersebut merupakan analisis terhadap penerapan atau pelaksanaan suatu hal, sehingga perlu adanya suatu tinjauan mengenai analisis yang dimaksud, dalam hal ini analisis implementasi. Analisis menurut KBBI (2002) dalam Nugroho (2010) adalah penguraian suatu pokok atas berbagai bagian dan penelaahan bagian itu sendiri serta hubungan antar bagian untuk memperoleh pengertian yang tepat dan pemahaman arti keseluruhan. Sedangkan m enurut Iskandar, “Melakukan analisis berarti melakukan kajian untuk memahami struktur suatu fenomena-fenomena yang berlaku di lapangan. Analisis dilaksanakan dengan melakukan telaah terhadap fenomena atau peristiwa secara keseluruhan, maupun terhadap bagian-bagian yang
commit to user
(2008: 220). Berdasarkan dua pendapat tersebut dapat dikatakan bahwa analisis adalah penguraian atau kajian terhadap suatu pokok permasalahan atau peristiwa yang berlaku di lapangan baik secara keseluruhan maupun terhadap bagian-bagian yang membentuknya serta mencari hubungan keterkaitannya untuk memperoleh pengertian dan pemahaman yang tepat.
Menurut Yusuf (2010), “Secara sederhana implementasi bisa diartikan pelaksanaan atau penerapan” (1). Sedangkan menurut Susilo (2007) dalam Mawardi (2009), “Implementasi merupakan suatu penerapan ide, konsep, kebijakan, atau inovasi dalam suatu tindakan praktis sehingga memberikan dampak, baik berupa perubahan pengetahuan, keterampilan, maupun nilai dan sikap” (1). Sehingga peneliti menyimpulkan bahwa implementasi pada dasarnya merupakan suatu penerapan ide, konsep, maupun kebijakan dalam tindakan praktis sehingga memberikan dampak tertentu.
Berdasarkan pengertian analisis dan implementasi yang telah diuraikan maka dapat disimpulkan bahwa analisis implementasi adalah penguraian atau kajian terhadap penerapan suatu ide, konsep, maupun kebijakan dalam tindakan praktis baik secara keseluruhan maupun terhadap bagian-bagian yang membentuknya serta mencari hubungan keterkaitannya untuk memperoleh pengertian dan pemahaman yang tepat.
2. Tinjauan Tentang Manajemen Perbekalan
a. Manajemen
Kata manajemen berasal dari kata manus (bahasa Latin) berarti tangan; mano (bahasa Italia) berarti tangan; manage/ menege (bahasa Latin, Italia, Perancis) berarti memerintah kuda; maneggio (bahasa Italia) berarti pengurusan; maneggiare (bahasa Italia) berarti melatih kuda dalam menindakkan langkah-langkahnya (Wagimin, 2005). Selain itu manajemen juga berasal dari bahasa Inggris to manage yang artinya mengurus, membimbing, dan mengawasi. Istilah manajemen telah banyak didefinisikan oleh para ahli, Handoko dengan mengutip pernyataan salah satu ahli
commit to user
mengatakan, “Mary Parker Follet mendefinisikan manajemen sebagai seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain ” (2003: 8). Pengertian serupa disampaikan oleh Appley dalam Samsudin yang menyebutkan,
“Manajemen adalah seni pencapaian tujuan yang dilakukan melalui usaha orang lain ” (2006: 18). Kedua pengertian tersebut sama-sama menunjukkan adanya unsur penting dalam manajemen yaitu pencapaian tujuan dan usaha orang lain (untuk mencapai tujuan).
Pengertian lebih luas disampaikan oleh Stoner (1982) dalam Handoko (2003) yang menyebutkan bahwa manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Apabila dua ahli sebelumnya mendefinisikan manajemen sebagai suatu seni (kemampuan) maka berbeda dengan Stoner yang mendefinisikannya sebagai proses, yaitu merujuk pada cara sistematis untuk melakukan pekerjaan. Dalam pengertian tersebut Stoner mengungkapkan bahwa dalam pencapaian tujuan tidak hanya dilakukan dengan menggerakkan orang saja tetapi juga sumber- sumber lainnya dengan melalui proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan. Ketiga pengertian diatas menunjukkan bahwa inti dari manajemen adalah adanya suatu proses, orang lain (sumber daya manusia), sumber daya lainnya, serta adanya tujuan yang ingin dicapai. Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah proses / rangkaian perbuatan menggerakkan orang-orang / karyawan dan mengerahkan segenap fasilitas / sumber daya yang ada agar tercapai tujuan yang ditetapkan.
Dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan maka seorang manajer perlu melaksanakan serangkaian aktivitas tertentu. Serangkaian aktivitas yang dilakukan oleh manajer dalam rangka menjalankan tugasnya sebagai pejabat manajemen agar tujuan yang ditetapkan tercapai pada umumnya disebut sebagai fungsi-fungsi manajemen. Wagimin dalam buku
commit to user
menurut beberapa ahli diantaranya :
1) Menurut G. R. Terry : planning, organizing, actuating, controlling.
2) Menurut Luther M. Gullick : planning, organizing, staffing, directing, coordinating, reporting, dan budgeting.
3) Menurut Henry Fayol : planning, organizing, commanding, coordinating, controlling .
4) Menurut Siagian : planning, organizing, motivating, controlling, dan evaluating . (2005) Walaupun setiap ahli mempunyai perumusan yang berbeda-beda mengenai fungsi-fungsi manajemen, namun pada intinya terdapat kesamaan pemikiran antara para ahli tersebut. Hal tersebut seperti diungkapkan oleh Wagimin , “Setelah mengadakan analisa seperlunya dari berbagai perumusan fungsi manajemen sebagaimana dikemukakan di atas, dapatlah disimpulkan bahwa pada prinsipnya terdapat persamaan pemikiran terhadap masalah dan batasan ruang lingkup yang dikemukakan” (2005: 41). Berdasarkan pendapat beberapa ahli di atas maka dapat disimpulkan bahwa dalam suatu perusahaan/ organisasi pada umumnya melaksanakan fungsi-fungsi seperti planning, organizing, directing, dan controlling. Planning atau perencanaan adalah “pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa” (Handoko, 2003: 77). Organizing atau pengorganisasian adalah “proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya yang dimiliki, dan lingkungan yang melingkupinya” (Handoko, 2003: 167). Directing atau pembimbingan adalah “keseluruhan kegiatan untuk memberi perintah, membimbing, mengarahkan, dan memberi dorongan kepada para bawahan agar mereka tahu, mau, dan suka bekerja demi tercapainya tujua n organisasi” (Wagimin, 2005: 81). Menurut Wagimin, dalam fungsi pembimbingan bersenyawa unsur-unsur meliputi actuating, leading, directing , dan motivating (2005). Controlling atau
commit to user
pengawasan adalah “proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai” (Handoko, 2003: 359).
Wagimin dalam bukunya menyebutkan bahwa manajemen merupakan salah satu unsur administrasi (2005: 4) yang dapat dibedakan menjadi beberapa jenis, tergantung dari sudut mana kita meletakkan dasar pembagiannya (2005: 18). Dalam buku tersebut disebutkan bahwa pembagian manajemen dapat dilihat dari segi tingkatannya, bidang masalahnya, sejarah perkembangannya, sifat, serta sistemnya. Dilihat dari segi bidang masalahnya manajemen dapat dibedakan menjadi manajemen produksi, manajemen industri, manajemen kepegawaian, manajemen keuangan, manajemen perkantoran, dan sebagainya, termasuk manajemen perbekalan (Wagimin, 2005).
b. Perbekalan
Dalam suatu kantor banyak sekali ditemui barang-barang, seperti alat tulis, meja kerja, kursi, mesin ketik, komputer, filling cabinet, dan bahkan mesin fotokopi. Barang-barang tersebut tentunya merupakan barang yang sangat diperlukan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor. Barang-barang tersebut yang biasa disebut dengan perbekalan kantor.
Untuk jelasnya dan tertibnya dapatlah kiranya segenap perbekalan tatausaha itu digolong-golongkan dalam jenis-jenis barang berikut :
1. Barang lembaran
: misalnya kertas tik, karbon, berkas.
2. Barang bentuk lainnya : misalnya lim, karet penghapus, tinta.
3. Alat tulis
: misalnya potlot, pulpen, cap nomor.
4. Alat keperluan lainnya : alat pencabut jepitan kawat, mistar,
bantalan cap.
5. Mesin perkantoran
: misalnya mesin tik, mesin hitung,
mesin stensil.
6. Perabotan perkantoran : misalnya meja, lemari, peti besi.
7. Perlengkapan lainnya : misalnya lampu, permadani, kipas angin (Gie, 2007: 221).
Dari penggolongan perbekalan tersebut dapat diketahui bahwa perbekalan merupakan segala macam benda yang dipergunakan di kantor
commit to user
disampaikan oleh Wagimin bahwa perbekalan mencakup semua barang yang diperlukan, baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas (2009). Perbekalan khususnya perbekalan kantor juga dikenal dengan istilah lain yaitu perlengkapan kantor. Ensiklopedi Administrasi menyebut istilah perbekalan kantor dengan istilah perlengkapan kantor (office equipment), seperti yang diungkapkan oleh Tjandra yang dalam bukunya menyebutkan, “Menurut Ensiklopedi Administrasi, perlengkapan kantor (office equipment) adalah segenap benda yang dipergunakan untuk membantu kelancaran tugas-tugas tata usaha, yang terdiri perabot kantor, mesin kantor, bekal kantor, dan
hiasan kantor” (2008: 38). Berdasarkan pengertian tersebut maka perbekalan khususnya perbekalan kantor dapat digolongkan menjadi :
1) Perabot Kantor (Office Furniture), yaitu benda-benda yang terbuat dari kayu, besi, ataupun bahan lainnya, yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha dan termasuk perlengkapan kantor tahan lama. Contoh : meja kantor, kursi, lemari, filling kabinet, dan lemari display.
2) Mesin Kantor (Office Machines), yaitu segenap benda yang dipergunakan untuk membantu kelancaran tugas tata usaha yang bekerja secara mekanis, elektris, atau secara kimiawi. Contoh : komputer, mesin ketik, mesin fotokopi, telepon, perforator, stensil, dan mesin hitung.
3) Perlengkapan Kantor (Office Supplies), yaitu benda-benda yang akan habis dalam pemakaian sehari-hari di kantor. Contoh : kertas, tinta, pensil, pita mesin tik, dan karbon.
4) Tool Works, yaitu alat-alat yang ada di meja yang digunakan untuk melakukan pekerjaan kantor sehari-hari dan dapat digunakan lebih dari satu kali. Contoh : bolpoin, penggaris, stapler, perforator, stempel, dan sebagainya.
5) Hiasan Kantor (Office Ornament), yaitu benda-benda kantor yang pada umumnya ditujukan untuk menambah suasana menyenangkan di kantor
commit to user
Contoh : foto, lukisan, akuarium, lampu hias, vas bunga, dan hiasan dinding.
Wagimin (2009) dalam bukunya menyebutkan bahwa ditinjau dari sifatnya, perbekalan dibedakan menjadi barang tetap dan barang tidak tetap. Barang tetap terdiri dari tanah, gedung, dan peralatan. Sedangkan barang tidak tetap terdiri dari barang- barang operasional dan tidak operasional. Penggolongan perbekalan disampaikan pula oleh Subagya (1996) yang dalam bukunya menyebutkan bahwa barang-barang inventaris dikelompokkan menjadi barang bergerak yang tidak habis pakai dan barang yang habis pakai.
Barang-barang inventaris itu sendiri dikelompokkan ke dalam :
1. Barang bergerak yang tidak dipakai habis (gebruiksgoederen, nonexpendable ).