Lamanya Waktu yang Diperlukan untuk Menemukan Data yang Dibutuhkan dan Membuat Laporan
4) Lamanya Waktu yang Diperlukan untuk Menemukan Data yang Dibutuhkan dan Membuat Laporan
Berdasarkan pengamatan peneliti, Kasi dan staf Logistik dan Inventaris membutuhkan waktu yang lama dalam menemukan data yang diperlukan dalam pembuatan laporan, baik yang disimpan dalam komputer, arsip lembaran, maupun buku-buku barang. Hal tersebut dikarenakan beberapa hal diantaranya banyaknya virus dalam komputer, data dalam komputer tidak di kelompok-kelompokkan dalam folder yang tertata rapi, serta arsip dan buku-buku yang hanya diletakkan di atas meja begitu diterima oleh Kasi Logistik dan Inventaris. Padahal apabila
commit to user
menyimpan arsip Logistik sudah mempermudah dalam pencarian yaitu untuk arsip lembaran menggunakan sistem kronologi. Sistem kronologi digunakan karena setiap harinya arsip yang disimpan merupakan arsip yang sama jenisnya dan setiap hari digunakan untuk menghitung persediaan sehingga perlu diurutkan berdasarkan waktu kejadiannya. Arsip-arsip yang berupa lembaran antara lain terdiri dari permintaan barang mobil unit yang sudah dilayani, rangkap kedua formulir permintaan barang (laboratorium, serologi, aftap, Customer Service Officer , dan BDRS) yang sudah dilayani, faktur-faktur dan nota pembelian. Arsip yang disimpan dalam komputer antara lain laporan pembelian dan pemakaian reagen, laporan pemakaian dan persediaan kantong darah, stok seluruh barang logistik, PKS, formulir-formulir, serta arsip Rumah Tangga. Sedangkan buku-buku terdiri dari buku barang reagen dan cetakan, stok harian, pemakaian barang, permintaan harian, dan buku catatan pembelian di koperasi.
Informan III dalam wawancara 30 Maret 2012 yang mengatakan, “Komputernya banyak virusnya mbak, kalau lama
mengatasinya memang harus direstart dulu. Kalau mau ngetik atau ngeprint , nanti tak tembungne ruang DK dulu”. Hal tersebut senada dengan informan II dalam wawancara 23 April 2012 yang mengatakan,
“Komputernya sudah lama banyak virusnya mbak, biasanya dipanggilkan petugasnya tapi sampai sekarang kok belum di cek lagi. Kalau loading nya lama biasanya datanya saya simpan flashdisk dan saya kerjakan di rumah. Untuk mengatasinya biasanya cuma direst art.”. Dalam wawancara 1 Mei 2012 informan II juga mengatakan, “Datanya belum sempat saya tata mbak, jadi kadang kalau nyari data itu lama, harus nginget-inget nyimpennya di mana. La mau nata datanya sudah
terlalu banyak.” Pernyataan beberapa informan tersebut menunjukkan bahwa komputer kurang terawat ditunjukkan dengan banyaknya virus,
commit to user
membutuhkan waktu yang lama dalam mengakses maupun mengolahnya. Informan II dalam wawancara 23 April 2012 mengatakan,
Saya menyimpan arsipnya di dalam map-map mbak. Didalamnya terdiri dari SPJ yag disimpan sesuai tanggalnya. Map dipisah- pisahkan berdasarkan bulannya mbak, kemudian dimasukkan ke kotak di bawah meja ini. Kalau butuh buat bikin laporan ya dibuka satu-satu kan tanggalnya sudah urut. Menurut saya cara ini yang paling mudah karena di sela-sela tugas saya, saya masih bisa menangani arsip-arsip dengan cara ini.
Keterangan mengenai penyimpanan arsip juga dijelaskan dalam wawancara 1 Mei 2012 oleh informan II yang mengatakan, “Arsipnya ya ada yang berupa softfile, ada di komputer. Ya itu tadi mbak, arsipnya belum sempat saya tata mbak, jadi kadang kalau nyari data itu lama, harus nginget-inget nyimpennya dimana. La mau nata datanya sudah terlalu ban yak.” Pernyataan-pernyataan informan tersebut menunjukkan bahwa penyimpanan arsip di ruang Logistik kurang diperhatikan karena arsip hanya disimpan dengan sarana seadanya dan pada tempat yang terbatas sehingga lama dalam pencarian data yang dibutuhkan. Berdasarkan pengamatan dan hasil wawancara dapat disimpulkan bahwa Kasi dan staf Logistik dan Inventaris lama dalam memperoleh dan mengolah data yang diperlukan karena banyak virus pada komputer, tidak ditatanya data dalam komputer, serta kurang diperhatikannya penyimpanan arsip lembaran.