Penerimaan Barang
1) Penerimaan Barang
Berdasarkan hasil pengamatan peneliti, setelah barang dipesan tak lama kemudian barang diantar ke PMI Kota Surakarta. Jika dalam jam kerja, maka barang langsung diterima oleh bagian Logistik dan Inventaris. Namun bila barang diantarkan diluar jam kerja maka barang dan faktur diterima oleh satpam. Khusus untuk reagen atau barang kesehatan yang memerlukan suhu dingin, sementara disimpan di kulkas atau pendingin ruang Serologi hingga jam kerja hari berikutnya.
Barang datang dan diterima oleh bagian Logistik dan Inventaris. Bagian logistik mencocokkan barang yang diterima dengan faktur pembelian dan formulir pengajuan pembelian barang, dengan tujuan apakah barang telah sesuai dengan pemesanan atau tidak. Biasanya faktur terdiri dari beberapa rangkap, diantaranya dua rangkap untuk bagian Logistik dan Keuangan, sedangkan rangkap lainnya ditandatangani bagian Logistik dan dikembalikan pada pengirim sebagai tanda barang telah sampai di PMI Kota Surakarta. Bagian Logistik kemudian membuat Berita Acara Penerimaan Barang dan mencatat penerimaan barang ke dalam Buku Penerimaan Barang atau buku barang yang dibuat sendiri oleh bagian Logistik. Berita acara penerimaan barang kemudian diberikan kepada kepala bagian Tata Usaha untuk mendapat otorisasi.
Berdasarkan pengamatan peneliti, buku barang atau buku penerimaan barang yang dibuat oleh bagian logistik dan inventaris terdiri dari :
a) Buku barang reagen dan alat kesehatan/ kedokteran
b) Buku barang untuk cetakan
commit to user
Gambar 4.2 Buku Barang Reagen dan Alat Kesehatan
(Sumber : Buku Barang Reagen PMI Kota Surakarta)
Gambar 4.2 tersebut dijelaskan dalam tabel berikut :
Tabel 4.3 Kolom dalam Buku Barang Reagen
(Sumber : Buku Barang Reagen PMI Kota Surakarta)
Keterangan mengenai tabel 4.3 tersebut dijelaskan sebagai berikut : No.
: nomor urut penerimaan barang
No. Faktur
: nomor faktur pembelian
Paraf : paraf pimpinan/ kepala bagian tata usaha Jml
: jumlah barang
Nama Barang : nama barang dan nomor identifikasi barang (No.
LOT dan expired date)
Isi
: isi tiap satuan barang
Harga Satuan
: harga satuan barang
Jumlah Harga Satuan : jumlah barang x harga satuan Jumlah Keseluruhan : jumlah harga dalam 1 (satu) nomor faktur
No No. Faktur
Paraf Jml Nama
Barang
Isi
Harga Satuan
Jumlah
Harga Satuan
Jml Keseluruhan
Nama Supplier
commit to user
Berikut ini format buku barang cetakan :
Tabel 4.4 Kolom Buku Barang Cetakan Tanggal
Jumlah dan Nama
Barang
Harga Satuan
Ttd Pimpinan
Jumlah Pembayaran
(Sumber : Buku Barang Cetakan)
Menurut dokumen yang dimiliki PMI Kota Surakarta nomor Ba.c.004/PKS/PMI/IX/2007, prosedur pemeriksaan dan penerimaan barang diuraikan sebagai berikut :
a) Pemasok mengirimkan barang yang dipesan oleh bagian pembelian.
b) Barang diteliti oleh pengguna melalui kelengkapan administrasi, meliputi surat jalan, atau tanda terima barang atau faktur yang dikirimkan bersama barang tersebut.
c) Pemeriksaan fisik barang meliputi seluruh item dan jumlah barang serta kondisi fisik barang (cacat, kadaluarsa, dan kesesuaian spesifikasi).
d) Jika barang tersebut sesuai dengan purchase order, maka barang dapat diterima, selanjutnya pemeriksa membubuhkan tanda tangan dan atau paraf pada lembar surat jalan atau faktur atau tanda terima.
e) Bagian pembelian membuat Berita Acara Pemeriksaan/ penerimaan Barang yang selanjutnya ditandatangani oleh pengguna dan kepala bagian.
Sedangkan menurut keterangan informan II dalam wawancara 23 April 2012, proses penerimaan barang dijelakan berikut ini,
Barang setelah dipesan kan dikirim. Setelah sampai disini barang dibuka, diperiksa dicocokkan sama faktur pembeliannya. Barang
commit to user
tidak sama yang ada di faktur, barangnya ada yang rusak atau tidak. Setelah cocok, fakturnya ditandatangani. Biasanya saya minta dua rangkap, yang satu untuk keuangan, yang satunya untuk bukti saya, lalu satu untuk tanda terima pengirimnya. Setelah itu barangnya ditulis di buku barang. Kalau sudah barangnya di tulisi tanggal pembelian dan dikode. Khusus untuk bag (blood bag) dikode berdasarkan nomor LOT dan Expired date, kemudian disimpan.
Berdasarkan hasil pengamatan peneliti, wawancara, dan studi dokumentasi dapat disimpulkan bahwa penerimaan barang khususnya barang habis pakai dilakukan melalui proses berikut ini :
a) Pemasok mengirimkan barang yang dipesan oleh bagian pembelian.
b) Barang diteliti oleh Bagian Logistik dan Inventaris atau Bagian Rumah Tangga melalui kelengkapan administrasi, meliputi surat jalan, atau tanda terima barang atau faktur yang dikirimkan bersama barang tersebut.
c) Pemeriksaan fisik barang meliputi seluruh item dan jumlah barang serta kondisi fisik barang (cacat, kadaluarsa, dan kesesuaian spesifikasi).
d) Jika barang tersebut sesuai dengan purchase order, maka barang dapat diterima, selanjutnya Bagian Logistik dan Inventaris atau Bagian Rumah Tangga membubuhkan tanda tangan dan atau paraf pada lembar surat jalan atau faktur atau tanda terima. Faktur terdiri dari dua atau tiga rangkap untuk diberikan kepada bagian Keuangan dan Logistik dan Inventaris dan satu rangkap dibawa kembali oleh ekspeditur sebagai bukti bahwa barang telah sampai dan diterima oleh PMI Kota Surakarta
e) Bagian Logistik dan Inventaris membuat Berita Acara Pemeriksaan/ Penerimaan Barang yang selanjutnya ditandatangani oleh Kepala Bagian Tata Usaha.
f) Barang dicatat dalam Buku Penerimaan Barang atau buku barang
yang dibuat sendiri oleh bagian Logistik dan Inventaris.
commit to user
barang inventaris, maka barang diterima oleh Kasi Rumah Tangga dan dicatat ke dalam buku inventaris.