Tim Pembelian

3) Tim Pembelian

Sehubungan dengan pembelian barang, sebelumnya telah banyak disebutkan mengenai Tim Pembelian. Hasil-hasil wawancara sebelumnya mengenai pengadaan menunjukkan gambaran mengenai Tim Pembelian. Hasil-hasil wawancara tersebut antara lain sebagai berikut :

a) Hasil wawancara dengan informan V pada 19 April 2012,

Kalau pengadaan begini mbak (sambil memperlihatkan formulir pengajuan pembelian barang), dibuat formulir pengajuan, terdiri dari barangnya apa, jumlahnya berapa, dan harganya, disetujui kepala unit. Setelah itu diajukan ke tim pembelian ini dan juga pengurus, kalau disetujui maka dibuat surat persetujuan ini.

Hasil wawancara tersebut menunjukkan bahwa permintaan pembelian diajukan pada Tim Pembelian.

commit to user

Pengadaan barang itu kalau disini sebagian besar pembelian mbak , tapi ada juga yang bantuan, seperti misalnya kalau reagen ada bantuan dari PMI Pusat. Trus kalau barang-barang rutin biasanya belinya lewat pengajuan. Kita kan sudah punya supplier tetap, tapi kalau misalnya ada supplier baru biasanya dipertemukan dengan tim pembelian dulu.

Hasil wawancara tersebut menunjukkan bahwa permintaan pembelian diajukan pada Tim Pembelian. Selain itu Tim Pembelian juga bertugas dalam pemilihan supplier.

c) Hasil wawancara dengan informan IV pada 25 April 2012,

Pengadaan melalui pengajuan mbak, prosesnya pemakai sebagai orang yang tahu kebutuhan barang menghubungi kasinya. Lalu kasi memeriksa dan melakukan pengusulan kepada kabag. Kabag lalu mengajukan kepada kepala unit. Formulir pengajuan pembelian barang ditandatangani oleh kepala unit lalu diajukan kepada tim pembelian dan pengurus. Kebetulan tim pembelian anggotanya juga pengurus mbak. Setelah dirapatkan dan disetujui, dibuat surat persetujuan yang ditandatangani tim pembelian dan pengurus. Setelah itu baru bisa dilaksanakan pembelian. Jadi yang pembelian itu yang ngurusi bukan bagian logistik dan rumah tangga mbak tapi lewat pengajuan dan ada timnya sendiri yaitu tim pembelian.

Hasil wawancara tersebut menunjukkan bahwa Tim Pembelian bertugas dalam menerima permintaan pembelian dan menyetujui pelaksanaan pembelian berdasarkan surat permintaan pembelian..

d) Hasil wawancara dengan informan III pada 26 April 2012,

Pengadaan melalui pembelian prosesnya seperti ini mbak, biasanya karyawan menghubungi kasinya masing-masing mengenai kebutuhan barang. Kasi lalu membuat pengajuan namun sebelumnya survey dulu ke toko-toko mengenai harga dan kualitas barangnya. Pengajuan tersebut diketahui dan disetujui oleh kepala bagiannya masing-masing, pertimbangannya kebutuhan. Dari kabag diajukan ke kepala unit setelah itu

commit to user

dilakukan dengan semacam tender kecil-kecilan kayak waktu mbak awal-awal magang disini. Jadi supplier-supplier diundang, tapi diundangnya tidak bersamaan. Satu-satu bertemu dengan tim pembelian lalu presentasi dan nego mengenai barang dan harganya. Baru nanti ditentukan mana yang harganya paling cocok tanpa mengurangi kualitas barang.

Hasil wawancara tersebut menunjukkan bahwa Tim Pembelian bertugas dalam menyetujui permintaan pembelian dengan pertimbangan tertentu dan pemilihan supplier.

Berdasarkan hasil-hasil wawancara tersebut dapat diidentifikasi bahwa tugas tim pembelian antara lain :

a) Menerima dan mempertimbangkan permintaan pembelian untuk kemudian disetujui atau tidak.

b) Melakukan pemilihan supplier. Mengenai Tim Pembelian, Informan VII dalam wawancara 1 Juni 2012 menambahkan,

Setelah ada pengajuan, Tim Pembelian mempertimbangkan pengajuan tersebut berdasarkan kebutuhan dan anggaran untuk kemudian apabila Tim Pembelian setuju maka dilakukan pembeliannya. Jadi memang tidak semua pengajuan disetujui, tergantung apakah kebutuhan tersebut masih bisa dipenuhi dengan alat yang ada atau tidak serta anggarannya terlalu besar atau tidak. Berdasarkan pengajuan tersebut biasanya tim pembelian mengundang para supplier untuk presentasi. Apabila telah ditentukan supplier mana yang dipakai, sepakat berapa harga, cara pembayaran dan spesifikasi barang yang diinginkan, maka bagian Pembelian melakukan PO (Purchase Order). Setelah deal hingga dilaksanakan pemesanan barang, selanjutnya yang berhubungan dengan penerimaan barang adalah pelaksana teknis seperti misalnya Bagian Logistik dan Inventaris.

Keterangan informan tersebut menunjukkan bahwa Tim Pembelian bertugas dalam mempertimbangkan permintaan pembelian dan menentukan apakah permintaan disetujui atau tidak. Selain itu tugas Tim Pembelian juga untuk memilih supplier. Dalam dokumen PMI Kota

commit to user

pembelian sebagai berikut,