626
kedatangan tamu, maka bagian front office mulai membuka rekening tamu. Saat kedatangan check in, tamu mengisi formulir registrasi dan
memperoleh kartu tamuguest’s card. Selanjutnya mulailah tamu menempati kamar yang telah dipesan. Selama tinggal di hotel akan ada
pembebanan tamucharges atas transaksi hotel dengan tamu seperti sewa kamar, pembebanan makanan dan minuman, cucian dan beban-
beban atas fasilitas lain yang diberikan. Saat tamu akan check out akan disiapkan rekening tamu guest’s bill yang berisi mutasi debit
pembebanan tamu, mutasi kredit seperti potongan,pembayaran dan saldo rekening. Sebelum rekening diserahkan ke tamu harus dilakukan
rekonsiliasi dan pengecekan terlebih dahulu untuk memastikan bahwa rekening tamu tersebut telah cermat dan tidak ada yang lupa
dibebankan.Saat tamu check out, tamu melakukan pembayaran,atau rekening tamu dibebankan ke perusahaan tamu atau ke biro perjalanan
tamu yang bersangkutan. Rekening tamu ditutup dan saldonya di”nol”kan saat pembayaran, atau dipindahkan ke city ledger saat tamu belum
bayar dan rekeningnya minta ditagihkan melalui perusahaanbiro perjalanan.
11.11.2. Guest Accounts dan City Accounts
1. Pengertian
Rekening tamu guest accounts adalah kumpulan dari seluruh rekening tamu untuk tamu yang masih tinggal di hotel. Seringkali juga
sebagai guest ledger. Setiap rekening dipergunakan untuk mencatat semua transaksi hotel dengan tamu secara kronologis yang mencakup
semua pembebananpendebitan charges dan pengkreditan. City accounts adalah kumpulan dari seluruh rekening dengan pelanggan
bukan tamu hotel non guest account. Yang dimaksud dengan pelanggan bukan tamu hotel adalah pelanggan yang tidak menginaptidak
tinggal di hotel tetapi melakukan transaksi dengan hotel, atau tamu yang sudah check out tetapi belum melakukan pembayaran dimana
pembayarannya dimintakan melalui perusahaanatau biro perjalanan yang menjamin beban tamu tersebut.
Rekening tamu harus dapat menyediakan data secara tepat dan akurat oleh karenanya semua pembebanan penjualan kredit yang terjadi
harus dicek seteliti mungkin untuk menghindari kesalahan. Juga tidak kalah pentingnya adalah pencatatan penjualan kredit harus dilakukan
sesegera mungkin. Hal tersebut untuk menghindari penumpukan yang akan mengurangi akurasi pencatatan. Alasan lain adalah untuk
menghindari late charge, atau tamu sudah check-out padahal belum membayar semua yang telah dikonsumsi. Sedangkan hal terakhir yang
juga sangat penting dengan mencatat penjualan kredit secepat mungkin di rekening tamu adalah untuk menghindari ketidak teraturan tanggal
transaksi. Dengan akurat dan cepat maka kelihatan bahwa apa yang disiapkan di hotel itu benar benar profesional.
Di unduh dari : Bukupaket.com
627
2. Formatbentuk Rekening Tamu Bentuk dan format suatu rekening tamu sangat bervariasi, tidak sama
antara yang ada di hotel satu dengan yang lain. Yang jelas bentuk dasar suatu rekening tamu akan sangat tergantung pada:
a. jenis penjualan yang ada di hotel jenis dan tipe outlet hotel b. besar kecilnya suatu hotel
c. peralatan dan perlengkapan yang dimiliki oleh hotel d. informasi yang diperlukan.
3. Jenis Rekening Tamu Jenis rekening ditentukan oleh cara pembayaran tagihan tamu ke
hotel, antara lain: 1 personal account atau tamu yang menginap, langsung membayar sendiri semua transaksinya, 2 company account
yaitu seluruh pengeluaran tamu selama di hotel ditagihkan ke perusahaanbiro perjalanan yang mengirimkan tamu tersebut, dan 3
sebagian di tagihkan ke perusahaan, antara lain biaya akomodasi, makanan pagi, siang dan malam serta laundry; hal itu tergantung dari
perjanjian deal antara tamu dengan perusahaan atau perusahaan dengan pihak hotel, dan sebagian lagi berupa pengeluaran pribadi
dibayar langsung oleh tamu pada saat check-out, antara lain: biaya telepon, minuman di bar, roti dan cakes dari Bakery cakes shop, salon,
rokok dan lain lain. Penerimaan tagihan dari tamu bisa langsung dilakukan dengan cara: tunai cash, kartu kredit credit card, dan
traveller cheque. Sedangkan personal cheque atau giro bilyet pada umumnya tidak diterima di hotel.
4. Membuka Rekening Tamu:
