Tujuan 12.2 Departemen Tehnologi Sistem komputerisasi Kantor Depan Front Office

659 Materi Kompetensi

12.1 Tujuan 12.2 Departemen Tehnologi

Informasi 12.3 Bagian Tehnik 12.4 Departemen Keamanan 12.5 Rangkuman 12.6 Pertanyaan dan Soal Latihan Study Kasus PAR.HT3.019.01 Membuat Dokumen Di Dalam Komputer PAR.HT03.020.01 Merancang Dan Mengembangkan Dokumen, Laporan Dan Lembar Kerja Pada Komputer PAR.HT02.032.01 Menentukan Dan Menggunakan Petugas Keamanan Yang Memadai Untuk Mengawasi, Akses Menuju Dan Keluar Lokasi PAR.HT02.033.01 Menjaga Keselamatan Lokasi Dan Personil Di unduh dari : Bukupaket.com 660 Setelah menyelesaikan Bab ini anda diharapkan mampu : a. Menjelaskan fungsi Bagian Teknologi Informasi b. Menjelaskan manfaat dan dampak kemajuan technology pada industry jasa perhotelan c. Menerangkan berbagai jenis program komputerisasi yang dipergunakan di industri perhotelan d. Menjelaskan ruang lingkup dan tanggung jawab bagian IT e. Mengenal tugas dan fungsi Bagian Tehnik f. Memahami fungsi Departemen Keamanan Di unduh dari : Bukupaket.com 661

12.2 Departemen Teknologi Informasi

1. Fungsi IT

Dalam era globalisasi ini, penggunaan komputer bukan lagi menjadi sesuatu hal yang istimewa bahkan saat ini sudah menjadi kebutuhan dasar yang harus dipenuhi oleh suatu perusahaan guna mencapai berbagai keuntungan yang lebih besar, baik dalam segi waktu maupun secara financial. Dengan menggunakan sistem komputerisasi yang terintegrasi maka banyak pekerjaan yang dapat dilakukan dengan lebih effisien dan lebih efektif baik mengakses data yang diperlukan, membuat laporan ataupun berkomunikasi dengan data dan antar pengguna computer di dalam suatu perusahaan. Bahkan, jaringan komputerisasi dapat diperluas dengan menggunakan network sehingga dapat terintegrasi dengan lebih dari satu kantor, di berbagai kota dalam suatu negara maupun secara mendunia yang lebih luas worldwide. Bagian yang mengendalikan sistem komputer yang dipakai oleh sebuah hotel disebut dengan IT Information Technology atau juga dikenal sebagai EDP Electonic Data Processoring atau juga MIS Management Information System yang semuanya mempunyai arti, tujuan, fungsi dan tanggung jawab yang sama Saat ini banyak sekali program komputer software yang dipakai oleh banyak hotel untuk memberikan kesempatan kepada para karyawanwati untuk melakukan pekerjaan dengan lebih mudah, lebih cepat dan lebih terarah sehingga para pekerjanya bisa memberikan perhatian yang lebih kepada kebutuhan para tamu dan dapat lebih fokus dalam memberikan pelayanan yang memuaskan kepada para tamunya. Bahkan di beberapa hotel yang menjadi bagian dari sebuah rantai jaringan Hotel Internasional mempunyai program komputer yang dihubungkan secara internasional dengan kantor pusat mereka yang berada di luar negeri sehingga memudahkan untuk mengirimkan data dan laporan yang dibutuhkan dengan memakan waktu dalam hitungan menit atau bahkan detik. Program komputer yang saat ini populer dan dipakai dibanyak hotel antara lain: ƒ Fidelio-Micros digunakan oleh Shangri-La Hotel, Le-Grandeur Hotel, Mulia Hotel, Grand Melia Hotel, REDTOP Hotel, Nikko Hotel, Peninsula Hotel, Santika Hotels Group, Prime Plaza Hotels Group, dll. Di unduh dari : Bukupaket.com 662 Gambar 12.1 Software Fidelio-Micros ƒ Realta digunakan oleh The Sultan group, Grand Mahakan Hotel, dll ƒ Mayoh digunakan oleh Alila Hotel ƒ Visual 1Epitome digunakan oleh Ciputra Hotel Group ƒ Galaxy digunakan oleh Sheraton Hotels Group ƒ CLS – Computer Lodging System digunakan oleh Sari Pan Pacific Hotel, Sahid Hotels Group, dll ƒ Dan masih banyak jenis program elative lainnya Disamping program elative seperti tersebut diatas, perkembangan bisnis membutuhkan tambahan alat komunikasi yang cepat efisien dan dapat menghubungkan antar lokasi kerja dimanapun diseluruh dunia ini pelaku bisnis tersebut berada. Sehingga sejak 15 tahun terakhir di Indonesia mulai berkembang fasilitas surat elektronik atau biasa disebut e-mail yang berbasis internet. Internet sendiri adalah suatu teknologi pengembangan komputerisasi yang memungkinkan para netter; sebutan bagi pengguna internet untuk berkelana di dunia maya baik untuk mencari informasi terkini dari berbagai sumber website juga untuk membuat blog atau website pribadi bahkan menjadi anggota dari suatu komuniti internet tertentu. Saat ini elati semua hotel baik elative maupun international mempunyai fasilitas internet dan email yang dapat menghasilkan tambahan pendapatan untuk hotel tersebut, dan ini termasuk menjadi tugas dan tanggung jawab bagian EDP untuk mengoperasikan dan memelihara kelangsung kinerja fasilitas tersebut. Bagian IT atau EDP Electonic Data Processoring atau MIS Management Information System adalah bagian yang berfungsi sebagai pengendali dan pemelihara yang dipergunakan disuatu hotel untuk menciptakan suatu alur laporan baik keuangan ataupun operasional lainnya secara terintegrasi, sehingga memungkinkan terjadinya efisiensi dan effektivitas dalam perkejaan pengelolaan hotel dan berkomunikasi melalui penggunaan system jaringan relative yang terpadu. Di unduh dari : Bukupaket.com 663 Dengan menggunakan elati komputerisasi maka pekerja hotel terhindar dari berbagai pekerjaan administrasi dan pembukuan yang biasanya memakan waktu yang tidak sedikit sehingga mereka mempunyai pekerjaan yang lebih praktis dan relative lebih hemat waktu. Diharapkan dengan mengurangi beban pekerjaan administrasi tersebut maka pekerja hotel lebih banyak mempunyai waktu dan kesempatan untuk meningkatkan kualitas pelayanan mereka terhadap tamu menuju ke titik kepuasan tamu yang diharapkan oleh manajemen pengelola hotel tersebut. Sistem jaringan Komputerisasi yang banyak dipergunakan dalam operasional hotel biasanya mencakup beberapa area pekerjaan sebagai berikut:

a. Sistem komputerisasi Kantor Depan Front Office

Sistem jaringan komputerisasi yang dipakai untuk melaksanakan pekerjaan terpadu dan berkomunikasi antar seluruh lini kantor depan termasuk didalamnya: bagian penerima tamu Front Desk, kasir Cashier, pemesanan kamar Reservation, operator telepon Telephone Operator, pramu hotel Bellboy, pusat bisnis Business Center, Tata Graha Housekeeping, binatu Laundry, penjualan Sales, auditor Night Audit dan Akunting Accounting. Sistem jaringan komputerisasi ini dipergunakan untuk pekerjaan membuat profile tamu Guest-profile, membuat merubah pemesanan kamar Reservation, mencatat transaksi tamu selama tamu tersebut menginap dihotel tersebut Billing-system, mencetak nota tagihan Guest-folio, mencatat dan menerima pembayaran dari tamu Billing-settlement, membuat daftar tamu yang menginap Guest In-House List, membuat daftar tamu yang akan datang Expected Arrival List, melihat status kamar Room-status, prosedur mendaftar meninggalkan hotel Check-in Check-out, membuat daftar tamu yang kurang bayar Overdue-list, proses kasir Cashiering, membuat laporan akhir giliran kerja End Shift report, membuat perkiraan tingkat hunian Occupancy Forecast dan berbagai proses lainnya. Gambar 12.2 Aktivitas dan peralatan di front office Di unduh dari : Bukupaket.com 664

b. Sistem komputerisasi PABX Jaringan Telepon