659
Materi Kompetensi
12.1 Tujuan 12.2 Departemen Tehnologi
Informasi 12.3 Bagian
Tehnik 12.4 Departemen
Keamanan 12.5 Rangkuman
12.6
Pertanyaan dan Soal Latihan Study Kasus
PAR.HT3.019.01
Membuat Dokumen Di Dalam Komputer
PAR.HT03.020.01 Merancang Dan
Mengembangkan Dokumen, Laporan Dan
Lembar Kerja Pada Komputer PAR.HT02.032.01
Menentukan Dan Menggunakan Petugas Keamanan Yang
Memadai Untuk Mengawasi, Akses Menuju Dan
Keluar Lokasi PAR.HT02.033.01
Menjaga Keselamatan Lokasi Dan Personil
Di unduh dari : Bukupaket.com
660
Setelah menyelesaikan Bab ini anda diharapkan mampu :
a.
Menjelaskan fungsi Bagian Teknologi Informasi
b.
Menjelaskan manfaat dan dampak kemajuan technology pada industry jasa perhotelan
c.
Menerangkan berbagai jenis program komputerisasi yang dipergunakan di industri
perhotelan
d.
Menjelaskan ruang lingkup dan tanggung jawab bagian IT
e.
Mengenal tugas dan fungsi Bagian Tehnik
f.
Memahami fungsi Departemen Keamanan
Di unduh dari : Bukupaket.com
661
12.2 Departemen Teknologi Informasi
1. Fungsi IT
Dalam era globalisasi ini, penggunaan komputer bukan lagi menjadi sesuatu hal yang istimewa bahkan saat ini sudah menjadi
kebutuhan dasar yang harus dipenuhi oleh suatu perusahaan guna mencapai berbagai keuntungan yang lebih besar, baik dalam segi
waktu maupun secara financial. Dengan menggunakan sistem komputerisasi yang terintegrasi maka banyak pekerjaan yang dapat
dilakukan dengan lebih effisien dan lebih efektif baik mengakses data yang diperlukan, membuat laporan ataupun berkomunikasi dengan
data dan antar pengguna computer di dalam suatu perusahaan. Bahkan, jaringan komputerisasi dapat diperluas dengan
menggunakan network sehingga dapat terintegrasi dengan lebih dari satu kantor, di berbagai kota dalam suatu negara maupun secara
mendunia yang lebih luas worldwide.
Bagian yang mengendalikan sistem komputer yang dipakai oleh sebuah hotel disebut dengan IT Information Technology atau juga
dikenal sebagai EDP Electonic Data Processoring atau juga MIS Management Information System yang semuanya mempunyai arti,
tujuan, fungsi dan tanggung jawab yang sama
Saat ini banyak sekali program komputer software yang dipakai oleh banyak hotel untuk memberikan kesempatan kepada para
karyawanwati untuk melakukan pekerjaan dengan lebih mudah, lebih cepat dan lebih terarah sehingga para pekerjanya bisa memberikan
perhatian yang lebih kepada kebutuhan para tamu dan dapat lebih fokus dalam memberikan pelayanan yang memuaskan kepada para
tamunya. Bahkan di beberapa hotel yang menjadi bagian dari sebuah rantai jaringan Hotel Internasional mempunyai program komputer
yang dihubungkan secara internasional dengan kantor pusat mereka yang berada di luar negeri sehingga memudahkan untuk mengirimkan
data dan laporan yang dibutuhkan dengan memakan waktu dalam hitungan menit atau bahkan detik.
Program komputer yang saat ini populer dan dipakai dibanyak hotel antara lain:
Fidelio-Micros digunakan oleh Shangri-La Hotel, Le-Grandeur Hotel, Mulia Hotel, Grand Melia Hotel, REDTOP Hotel, Nikko
Hotel, Peninsula Hotel, Santika Hotels Group, Prime Plaza Hotels Group, dll.
Di unduh dari : Bukupaket.com
662
Gambar 12.1 Software Fidelio-Micros
Realta digunakan oleh The Sultan group, Grand Mahakan Hotel, dll
Mayoh digunakan oleh Alila Hotel Visual 1Epitome digunakan oleh Ciputra Hotel Group
Galaxy digunakan oleh Sheraton Hotels Group CLS – Computer Lodging System digunakan oleh Sari Pan
Pacific Hotel, Sahid Hotels Group, dll Dan masih banyak jenis program elative lainnya
Disamping program elative seperti tersebut diatas, perkembangan bisnis membutuhkan tambahan alat komunikasi yang cepat efisien
dan dapat menghubungkan antar lokasi kerja dimanapun diseluruh dunia ini pelaku bisnis tersebut berada. Sehingga sejak 15 tahun
terakhir di Indonesia mulai berkembang fasilitas surat elektronik atau biasa disebut e-mail yang berbasis internet. Internet sendiri adalah
suatu teknologi pengembangan komputerisasi yang memungkinkan para netter; sebutan bagi pengguna internet untuk berkelana di dunia
maya baik untuk mencari informasi terkini dari berbagai sumber website juga untuk membuat blog atau website pribadi bahkan
menjadi anggota dari suatu komuniti internet tertentu.
Saat ini elati semua hotel baik elative maupun international mempunyai fasilitas internet dan email yang dapat menghasilkan
tambahan pendapatan untuk hotel tersebut, dan ini termasuk menjadi tugas dan tanggung jawab bagian EDP untuk mengoperasikan dan
memelihara kelangsung kinerja fasilitas tersebut.
Bagian IT atau EDP Electonic Data Processoring atau MIS Management Information System adalah bagian yang berfungsi
sebagai pengendali dan pemelihara yang dipergunakan disuatu hotel untuk menciptakan suatu alur laporan baik keuangan ataupun
operasional lainnya secara terintegrasi, sehingga memungkinkan terjadinya efisiensi dan effektivitas dalam perkejaan pengelolaan hotel
dan berkomunikasi melalui penggunaan system jaringan relative yang terpadu.
Di unduh dari : Bukupaket.com
663
Dengan menggunakan elati komputerisasi maka pekerja hotel terhindar dari berbagai pekerjaan administrasi dan pembukuan yang
biasanya memakan waktu yang tidak sedikit sehingga mereka mempunyai pekerjaan yang lebih praktis dan relative lebih hemat
waktu. Diharapkan dengan mengurangi beban pekerjaan administrasi tersebut maka pekerja hotel lebih banyak mempunyai waktu dan
kesempatan untuk meningkatkan kualitas pelayanan mereka terhadap tamu menuju ke titik kepuasan tamu yang diharapkan oleh
manajemen pengelola hotel tersebut.
Sistem jaringan Komputerisasi yang banyak dipergunakan dalam operasional hotel biasanya mencakup beberapa area pekerjaan
sebagai berikut:
a. Sistem komputerisasi Kantor Depan Front Office
Sistem jaringan komputerisasi yang dipakai untuk melaksanakan pekerjaan terpadu dan berkomunikasi antar seluruh lini kantor depan
termasuk didalamnya: bagian penerima tamu Front Desk, kasir Cashier, pemesanan kamar Reservation, operator telepon
Telephone Operator, pramu hotel Bellboy, pusat bisnis Business Center, Tata Graha Housekeeping, binatu Laundry, penjualan
Sales, auditor Night Audit dan Akunting Accounting.
Sistem jaringan komputerisasi ini dipergunakan untuk pekerjaan membuat profile tamu Guest-profile, membuat merubah
pemesanan kamar Reservation, mencatat transaksi tamu selama tamu tersebut menginap dihotel tersebut Billing-system, mencetak
nota tagihan Guest-folio, mencatat dan menerima pembayaran dari tamu Billing-settlement, membuat daftar tamu yang menginap
Guest In-House List, membuat daftar tamu yang akan datang Expected Arrival List, melihat status kamar Room-status, prosedur
mendaftar meninggalkan hotel Check-in Check-out, membuat daftar tamu yang kurang bayar Overdue-list, proses kasir
Cashiering, membuat laporan akhir giliran kerja End Shift report, membuat perkiraan tingkat hunian Occupancy Forecast dan
berbagai proses lainnya.
Gambar 12.2 Aktivitas dan peralatan di front office
Di unduh dari : Bukupaket.com
664
b. Sistem komputerisasi PABX Jaringan Telepon