647
e Penerimaan pembayaran yang dilakukan oleh tamu pada waktu menyelesaikan rekeningnya atau pada saat menjelang
meninggalkan hotel, atau check-out time. f Penerimaan penjualan tunai cash sales payment
g Penerimaan pembayaran yang dari tamu pada saat selesai mempergunakan fasilitas hotel.
h Penerimaan pembayaran piutang city city ledger payment Rekening tamu yang tidak dibayar pada waktu tamu check-out
kemudian dikirimkan ke bagian piutang untuk diproses dan ditagihkan kepada orang atau
badan yang menjamin setelah tagihan ini di bayar, maka pembayaran tersebut disebut
dengan city ledger payment.
2 Penerimaan non operasional, misalnya: penjualan aktiva tetap, penerimaan kredit bank dan
setoran pemegang saham
b. Jenis Pengeluaran cash outflow
Jenis-jenis pengeluaran hotel sangat banyak ragamnya. Jenis dan pengelompokan pengeluaran ini sebaiknya mengikuti pedoman daftar
akun chart of accounts yang biasanya telah dibuat oleh bagian akuntansi. Keseragaman dan kesamaan ini untuk memudahkan
penyusunan anggaran kas dan realisasi arus kas nya. Pengelompokan pengeluaran, antara lain:
1 Pengeluaran operasional
a Pembayaran Utang Pemasok b Pembelian Barang Tunai
c Pengeluaran beban operasi, yang bisa dibagi lagi: beban operasi langsung,beban marketing dan beban administrsi.
d Pinjaman sementara tamu hotelpaid-out 2
Pengeluaran non operasional a Pinjamancicilan bank
b Beban bunga pinjaman c Pembelian aktiva tetap
2. Fasilitas Kredit
Fasilitas kredit biasanya diberikan untuk corporate, travel agent dan group tertentu yang dianggap bisa dipercaya oleh pihak hotel.
Dengan fasilitas kredit tersebut, berarti, suatu perusahaan bisa mengirimkan tamunya ke hotel, dan menagihkan semua biaya transaksi
tersebut ke perusahaan pengirim tamu. Ini yang disebut dengan company account atau account to company. Tamu yang datang dan menginap di
hotel, cukup membawa tanda bukti dari perusahaan pengirim guarantee letter GL dan tidak usah membayar lagi pada waktu check-out dari hotel.
Di unduh dari : Bukupaket.com
648
Tamu hanya menandatangani sejumlah transaksi yang telah diposting oleh bagian front office di hotel. Selanjutnya pihak front office
mengirimkan semua bill dan dokumen transaksi lain yang sudah ditandatangani tamu ke bagian accounting. Kemudian pihak
accountingaccount receivable mengirimkan tagihan invoice ke perusahaan pengirim tamu tersebut. Secara official, pembayaran bisa
dilakukan dalam waktu 20 hari sampai satu bulan.
Fasilitas kredit diberikan untuk perusahaan yang terbukti produktif, jelas identitasnya serta credible untuk diberi fasilitas kredit. Secara teknis
dua belah pihak akan menandatangani perjanjian yang berisi harga kamar yang disepakati, masa kontrak, teknis pembayaran dan
berakhirnya,atau perpanjangan perjanjian.
Fasilitas kredit diberikan oleh pihak hotel kepada klien yang sudah jelas. Kejelasan klien umumnya berupa corporate atau travel agent.
Corporate adalah perusahaan yang telah rutin mengirim tamunya ke hotel. Kredibilitasnya telah teruji dan terpercaya. Pengiriman tamunya dan
pemakaian fasilitas di hotel juga terbilang rutin, maka pihak hotel menyetujui untuk memberikan fasilitas kredit. Demikian juga dengan
travel agent, yang telah memberikan kontribusi cukup banyak. Travel agent yang prooduktif, dan mempunyai kredibilitas di bidang keuangan
dan bisnis, bisa disetujui pihak hotel untuk mendapatkan fasilitas kredit. Contoh Laporan Arus KasCash Flow dapat dilihat pada gambar 11.7
Gambar 11.7 Cash Flow
Description Ref 1st
quarter 2nd
quarter 3rd
quarter 4th
quarter I. Beginning balance
II. Operating Activities: Cash In:
Cash Out:
Overunder
Di unduh dari : Bukupaket.com
649
III. Non Operating Activities:
Cash In
Cash Out OverUnder
IV. Ending balance 3. Voucher Travel agent
Hotel sering bekerjasama dengan perusahaan biro perjalanan, dimana perusahaan biro perjalanan dapat menjual voucher untuk
menginap di suatu hotel tertentu. Keuntungan bagi tamu membeli voucher, antara lain lebih efisien karena seorang tamu yang tinggal di
Jakarta ingin menginap di Surabaya, dia tidak perlu datang jauh jauh ke suatu hotel tanpa kepastian, atau tidak harus mengeluarkan biaya
interlokal ke Surabaya.Juga hargatarip yang diberikan oleh travel agent bisa lebih murah bila dibandingkan datang langsung ke hotel.
4. Guarantee Letter
Guarantee letter, akan di lampirkan dalam suatu tagihan ke perusahaan pengirim sebgai bukti autentik pengiriman tamu, baik itu
dilakukan oleh travel agent atau perusahaan corporate yang mempunyai ikatan kontrak sebelumnya dengan pihak hotel. Dari sisi accounting hotel,
akan dijadikan surat bukti tagihan. Contoh guarantee letter seperti terlihat pada gambar 11.8
Di unduh dari : Bukupaket.com
650
Gambar 11.8 Guarantee letter
________________________________________________________________ PT British Petroleum
Jl. M H Thamrin no 65 Jakarta Pusat Hal: Surat Garansi
Kepada: Yth. Manager Hotel Nikko
Jl. M H Thamrin no 51 Jakarta Pusat
Dengan hormat,
Bersama ini kami dari PT British Petroleum akan mengirimkan tamu kami, atas nama:
1. King Cobra, Mrs 2.Crocodile Dundee , Mr
3.White Horse, Mr. 4.Black Panther, Mr.s
4 empat kamar suite, check-in: 22 Desember 07; check out: 29 Desember 07. Pihak perusahaan kami akan membayar akomodasi dan makan mereka selama
periode diatas; pengeluaran lain-lain silakan langsung charge ke mereka. Seperti biasa, kami akan membayar 1 satu bulan setelah invoice kami terima.
Atas perhatiannya, terimakasih
Jakarta, 14 Desember 2007 Hormat kami,
Solomon Big
Office Manager
Di unduh dari : Bukupaket.com
651
5. Complimentary
