564
• Shower plastic curtains
• Trays • Waste baskets
• Water pitchers Sumber: Cassado,2000, Housekeeping Management,p.87.
10.5. Prinsip Pengendalian Internal
Untuk menjamin agar fungsi pembelian dan gudang dapat menjalankan fungsinya secara efektif dan efisien, maka perlu
diperhatikan beberapa prinsip pengendalian internal sebagai berikut:
a.
Pengendalian organisasi, yaitu adanya pemisahan fungsipejabat antara yang membeli, yang menyimpan, yang
mencatat dan yang membayar. Di sini bagianpetugas pembelian harus terpisah dengan petugas gudang, petugas
akuntansi dan petugas pembayarankeuangan.
b. Pengendalian anggaran, yaitu adanya pengendalian anggaran atas rencana pembelian yang telah ditetapkan. Fungsi
anggaran untuk menghindari pemborosan yang tidak diharapkan.
c. Pengendalian pemilihan pemasok, dengan tujuan untuk memilih calon pemasok yang tepat tepatmurah harga, tepat
mutu, tepat waktu, jaminan ketersediaan barang dalam jangka panjang
d. Pengendalian pemesanan barang, yang tujuannya agar:
barang dipesan dari pemasok yang telah ditunjuk, order pembelian sesuai dengan jumlah dan mutu yang diminta,
dibeli pada waktu dan jumlah yang benar-benar dibutuhkan. e.
Pengendalian penerimaan barang, yang bertujuan memastikan: tidak ada barang masuk yang tidak dipesan
sebelumnya, komitmen pemasok tentang mutu, jumlah dan waktu pengiriman apakah telah sesuai dengan yang telah
dijanjikan.
f. Pengendalian otorisasi, untuk memverifikasi dan memastikan bahwa proses pembelian, dan pengeluaran barang telah
diotorisasi oleh pejabat yang berwewenang sesuai fungsi dan tingkatjenjang jabatannya.
g. Pengendalian keamanan gudang, yaitu untuk memastikan adanya pengamanan fisik barang di gudang dari kemungkinan
pencurian,bahaya banjir dan kebakaran dan adanya asuransi gudang yang memadai.
h. Pengendalian akuntansi dan administrasi gudang, yaitu terciptanya tertib akuntansi dan administrasi persediaan
barang di bagian akuntansi dan gudang.
Di unduh dari : Bukupaket.com
565
10.6. SistemCara Pengadaan
Sistemcara pengadaan barangjasa sangat tergantung pada: a kekhususankerumitan spesifikasi barangjasa, b jumlah calon pemasok
yang ada, c tingkat urgensikepentingannya, d frekuensi dan nilai pengadaannya. Berdasarkan hal ini maka ada sedikitnya 3 sistem cara
pengadaan, yaitu:
a. Pengadaan langsung, yaitu pengadaan barangjasa yang dapat langsung dilakukan di lokasi tanpa dipersyaratkan melalui proses
seleksi pemasok sebelumnya.Biasanya hal ini dilakukan untuk kebutuhan rutin yang mendesak dan nilainya tidak terlalu besar.
Contoh belanja dapur, sayur mayur di pasar untuk keperluan restauran saat itu saja.
b. Penunjukan langsung, artinya pengadaan melalui pemasok tertentu yang telah terlebih dahulu ditetapkanditunjuk melalui
proses penyeleksian calon-calon pemasok. Pemasoknya diikat dengan suatu kontrak untuk periode cukup lama sehingga
pemesanan bisa dilakukan berulang-ulang melalui repeat order. Sistem ini dipilih untuk jenis pengadaan yang bersifat rutin, nilai
cukup signifikan, dan ada cukup banyak calon pemasok yang memenuhi syarat.
c. Proses tender, yaitu dilakukan oleh tim pengadaan dengan anggota lintas fungsibagian, dilakukan undangan terbuka atau
tertutup kepada para calon pemasok potensial yang dianggap memenuhi persyaratan dan penetapan pemenang
tenderpemasoknya juga dilakukan oleh tim. Cara ini dipilih untuk barang dengan spesifikasi teknis yang cukup rumit, dan nilai
pengadaannya cukup mahal.
10.7. Prosedur Pembelian Barang untuk Stok Gudang.
