627
2. Formatbentuk Rekening Tamu Bentuk dan format suatu rekening tamu sangat bervariasi, tidak sama
antara yang ada di hotel satu dengan yang lain. Yang jelas bentuk dasar suatu rekening tamu akan sangat tergantung pada:
a. jenis penjualan yang ada di hotel jenis dan tipe outlet hotel b. besar kecilnya suatu hotel
c. peralatan dan perlengkapan yang dimiliki oleh hotel d. informasi yang diperlukan.
3. Jenis Rekening Tamu Jenis rekening ditentukan oleh cara pembayaran tagihan tamu ke
hotel, antara lain: 1 personal account atau tamu yang menginap, langsung membayar sendiri semua transaksinya, 2 company account
yaitu seluruh pengeluaran tamu selama di hotel ditagihkan ke perusahaanbiro perjalanan yang mengirimkan tamu tersebut, dan 3
sebagian di tagihkan ke perusahaan, antara lain biaya akomodasi, makanan pagi, siang dan malam serta laundry; hal itu tergantung dari
perjanjian deal antara tamu dengan perusahaan atau perusahaan dengan pihak hotel, dan sebagian lagi berupa pengeluaran pribadi
dibayar langsung oleh tamu pada saat check-out, antara lain: biaya telepon, minuman di bar, roti dan cakes dari Bakery cakes shop, salon,
rokok dan lain lain. Penerimaan tagihan dari tamu bisa langsung dilakukan dengan cara: tunai cash, kartu kredit credit card, dan
traveller cheque. Sedangkan personal cheque atau giro bilyet pada umumnya tidak diterima di hotel.
4. Membuka Rekening Tamu:
Rekening tamu biasanya dibuka oleh receptionist, dengan mengisi bagian kepala dari pada rekening tamu, berdasarkan data yang terdapat
dalam kartu pendaftaran registration card seperti : a. nama
tamu b. alamat
c. nomor kamar
d. jumlah orang
e. tanggal kedatangan dan keberangkatan f. harga kamar
g. nomor folio Contoh rekening tamu dapat dilihat pada Gambar 11.4
5. Mencatat Transaksi
Bagian-bagian utama dari rekening tamu yang ditulis secara aktif atau di sesuaikan dengan kondisi adalah sebagai berikut:
a. Bagian kepala heading, tetapi ada juga hotel yang menuliskan itu di blangko yang sudah patent, artinya sudah di buat di
percetakan.
Di unduh dari : Bukupaket.com
628
b. Bagian untuk mencatat transaksi-transaksi yang terjadi, seperti: • Tanggal
• Keterangan • Debit pembebanan
• Credit • Saldosisa.
c. Keterangan remarks, untuk mencatat informasikan informasi tambahan yang mungkin diperlukan
d. Transaksi debet
Transaksi debetcharges adalah tergantung dari sumber-sumber penjualan hotel atau fasilitas yang disediakan hotel kepada tamu,
terutama yang memberikan income atau penjualan dari tamu ke hotel, misalnya :
• Kamar akomodasi
• Meeting room banquet • Restaurant
• Bar • Room service
• Laundry dan dry cleaning • Business center
• Telepon • Aromatherapy
• Internet • dan
sebagainya. e. Transaksi kredit credit
Mencatat transaksi kredit berarti bahwa mencatat semua transaksi yang mengakibatkan berkurangnya transaksi atau mengurangi
tagihan ke tamu, yaitu meliputi hal hal sebagai berikut : • Pembayaran dari tamu
• Pindahan kebagian piutang • Pindahan ke uang muka pemesanan kamar
• Pindahan kredit transfer kredit • Potongan-potongan atau penyesuaian.
f. Balance, yaitu saldo kumultif yang diperoleh dengan rumus: saldo sebelumnya + transaksi debit – transaksi kredit. Pada saat tamu
bayar, atau dipindahkan ke city ledger maka saldo ini menjadi nol
5. Penyimpanan Rekening Tamu
Rekening-rekening tamu dan voucher penjualan biasanya di simpan di dalam kotak penyimpanan, dipisahkan sedemikian rupa, dan
berurutan sesuai dengan nomor kamar. Sehingga akan mudah untuk mencari dan menemukan kembali. Cara penyimpanan itu umumnya
masuk kedalam bill docket. Untuk hotel dengan penggunaan sistem kunci manual, akan ada rak kunci yang diatasnya terdapat rak untuk
menyimpan bill, tetapi keduanya masih berada dalam satu nomor kamar
Di unduh dari : Bukupaket.com
629
yang sama. Maka semua rekening tamu tersebut disimpan di rak tersebut dari hari ke hari sampai tamu check-out. Namun untuk pencatatan yang
telah menggunakan system computer maka rekening tamu masih tersimpan dalam file computer dan baru dicetak pada saat tamu
melakukan check out.
6. Pembayaran Rekening Tamu
