557
Fungsi pembelian dan gudang disebut efisien bila: a. mampu membeli barang dan jasa dengan harga satuan yang lebih
murah untuk mutu yang sama. b. mampu menekan biaya pergudangan biaya per satuan barang
lebih murah c. mampu menekan biaya kerusakankeusangan barang di gudang
10.3 Struktur Organisasi
Struktur organisasi departemen pembelian dan gudang bisa bervariasi tergantung besar kecilnya hotel. Salah satu contoh struktur
organisasi departemen pembelian dan gudang bisa dilihat pada Gambar 10.1
Gambar 10.1 Struktur Organisasi Departemen Pembelian dan Gudang
GM
CONTROLLER
STAFF PEMBELIAN
PURCHASING MANAGER
STOREROOM SUPERVISOR
STAFF GUDANG
Di unduh dari : Bukupaket.com
558
10.3.1. Uraian Tugas dan Tanggung jawab
1. Jabatan
: Manajer
pembelianpurchasing manager
Bertanggung jawab kepada : Controller
Membawahi :
a. Kepala gudangstoreroom supervisor b. Staff pembelian
Tugas pokok : Mendukung kegiatan operasi hotel melalui perencanaan,
pelaksanaan dan pengawasan kegiatan pembelian dan pergudangan dengan tujuan : mengamankan harta persediaan,
meningkatkan efisiensi biaya pembelian dan pergudangan, menjamin efektivitas tepat waktu, tepat kualitas, tepat jumlah dan
memastikan dipatuhinya kebijakan dan prosedur pembelian dan pergudangan yang telah ditetapkan.
Uraian Tugas:
a. Mencari informasi calon-calon pemasok barang dan jasa dan membina hubungan dengan para pemasok yang
ada b. Melakukan proses seleksi pemasok berdasarkan proses
tender danatau proses penawaran harga dari para calon pemasok
c. Mengawasi, memantau pelaksanaan prosedur
pemesanan dan penerimaan barang dari pemasok d.
Mengawasi, memantau pelaksanaan prosedur penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran barang
gudang. e. Membina dan mengawasi administrasi pembelian dan
pergudangan. 2.
Jabatan : Kepala gudang store room
supervisor Bertanggung jawab kepada : Manajer pembelian
Membawahi : Staff gudangstore room
Tugas pokok : Mendukung kegiatan operasi hotel melalui perencanaan,
pelaksanaan dan pengawasan kegiatan pergudangan dengan tujuan: mengamankan harta persediaan, meningkatkan efisiensi
penyimpanan persediaan gudang, menjamin efektivitas penyimpanan tepat penanganan, tepat pengamanan dan
memastikan dipatuhinya kebijakan dan prosedur keluar masuk barang gudang.
Di unduh dari : Bukupaket.com
559
Uraian Tugas: a. Membina tertib kartu stok barang dan administrasi gudang
b. Merencanakan, melaksanakan dan mengawasi tatacara penyimpanan barang di gudang
c. Mengamankan barang dari kemungkinan pencurian, kebakaran, kebanjiran,salah penanganan,
penyalahgunaan dan sebagainya. d. Melakukan pemeriksaan atas kedatangan barang dari
pemasok dan membuat laporan penerimaan barang e. Menyiapkan permintaan pembelian saat persediaan
barang menipis, atau bila ada permintaan dari departemen lain yang membutuhkan.
f. Secara periodik bersama-sama dengan bagian akuntansi audit melakukan perhitungan fisik atas barang di gudang
3. Jabatan : Staff Pembelian
Bertanggung jawab kepada : Manajer Pembelian Tugas pokok :
Membantu manajer pembelian dalam pelaksanaan kegiatan dan administrasi pembelian
Uraian Tugas:
a. Membina dan melaksanakan administrasi pembelian b. Menghubungi pemasok dan menyiapkan order pembelian
c. Meyimpan arsip yang berhubungan dengan kontrak, data pemasok, dokumen tenderseleksi pemasok, salinan order
pembelian,faktur pembelian dan sebagainya d. Berkoordinasi dengan staff gudang dalam hal pemesanan
barang dan kedatangan barang 4. Jabatan
: Staff Gudang Bertanggung jawab kepada
: Kepala Gudang Tugas pokok :
Membantu Kepala Gudang dalam pelaksanaan kegiatan dan administrasi keluar-masuk barang gudang
Uraian Tugas: a. Membina kartu stock dan melaksanakan administrasi
gudang b. Menyiapkan permintaan pembelian
c. Meyimpan arsip yang berhubungan dengan keluar masuk barang bon atau bukti keluarmasuk barang
d. Berkoordinasi dengan staff pembelian dalam hal pemesanan barang dan kedatangan barang
e. Membantu kepala gudang memeriksa kedatangan barang dari pemasok
f. Menyiapkan bukti penerimaan barang receiving report
Di unduh dari : Bukupaket.com
560
g. Membantu persiapan dan pelaksanaan perhitungan fisik persediaan dan menyiapkan laporan hasil perhitungan fisik
persediaan.
10.4. Jenis-jenis pembelian BarangJasa
