565
10.6. SistemCara Pengadaan
Sistemcara pengadaan barangjasa sangat tergantung pada: a kekhususankerumitan spesifikasi barangjasa, b jumlah calon pemasok
yang ada, c tingkat urgensikepentingannya, d frekuensi dan nilai pengadaannya. Berdasarkan hal ini maka ada sedikitnya 3 sistem cara
pengadaan, yaitu:
a. Pengadaan langsung, yaitu pengadaan barangjasa yang dapat langsung dilakukan di lokasi tanpa dipersyaratkan melalui proses
seleksi pemasok sebelumnya.Biasanya hal ini dilakukan untuk kebutuhan rutin yang mendesak dan nilainya tidak terlalu besar.
Contoh belanja dapur, sayur mayur di pasar untuk keperluan restauran saat itu saja.
b. Penunjukan langsung, artinya pengadaan melalui pemasok tertentu yang telah terlebih dahulu ditetapkanditunjuk melalui
proses penyeleksian calon-calon pemasok. Pemasoknya diikat dengan suatu kontrak untuk periode cukup lama sehingga
pemesanan bisa dilakukan berulang-ulang melalui repeat order. Sistem ini dipilih untuk jenis pengadaan yang bersifat rutin, nilai
cukup signifikan, dan ada cukup banyak calon pemasok yang memenuhi syarat.
c. Proses tender, yaitu dilakukan oleh tim pengadaan dengan anggota lintas fungsibagian, dilakukan undangan terbuka atau
tertutup kepada para calon pemasok potensial yang dianggap memenuhi persyaratan dan penetapan pemenang
tenderpemasoknya juga dilakukan oleh tim. Cara ini dipilih untuk barang dengan spesifikasi teknis yang cukup rumit, dan nilai
pengadaannya cukup mahal.
10.7. Prosedur Pembelian Barang untuk Stok Gudang.
Prosedur pembelian barang untuk stok gudang dapat dilihat pada gambar 10.3.
Di unduh dari : Bukupaket.com
566
Gambar .10.10. Prosedur Pembelian Barang Untuk Stock Gudang
Penanggung Jawab
Aktivitas Dokumen
Dokumen Dokumen
Staff Gudang
Otorisasi Kepala
Gudang
Otorisasi Manager
Pembelian
Staff Pembelian
Keterangan: PP= permintaan
Pembelian OP=order
Pembelian
= Arsip
MULAI Menyiapkan PP
PP 2X
PP PP 2
Pembelian
Siapkan OP Daftar
Supplie
OP
OP 3 OP 1
OP 2
Ke Pemasok Ke Gudang
G.10.3
Di unduh dari : Bukupaket.com
567
Penjelasan gambar 10.10: a. Pada saat stok gudang mencapai batas minimum, petugas
gudang menyiapkan permintaan pembelian PP, atau purchase requisition PR rangkap 2, asli disampaikan ke bagian pembelian,
lembar copy untuk arsip gudang. b. Saat bagian pembelian menerima PR, staff pembelian memeriksa
daftar pemasok danatau surat kontrak dengan pemasok yang ada.Kemudian petugas bagian pembelian menyiapkan order
pembelian OP, atau purchase orderPO rangkap 3: asli dikirim ke pemasok, kopi 2 untuk gudang dan kopi 3 untuk arsip bagian
pembelian. PO ditanda tangani oleh manajer pembelian.
c. Selanjutnya proses penerimaan barang dari pemasok dapat dilihat pada gambar 10.3
Contoh purchase requisition PR dan purchase orderPO dapat dilihat pada Gambar 10.11a dan 10.11b.
Gambar 10.11a Contoh Purchase RequisitionPR
Di unduh dari : Bukupaket.com
568
Gambar 10.11b Contoh Purchase OrderPO No.
Hotel Mutiara Jalan Pasar baru No.10
Jakarta
PURC HA SE O RDER
To PT.______________________
Jalan____________________ ________________________
Please send us the items below: Item
Code
Description Quantity Unit
Price Amount
Shipment Date:
Payment Term: Jakarta,
----------------------------- --
Purchasing Manager
Di unduh dari : Bukupaket.com
569
10.8. Prosedur Keluar-Masuk Barang Gudang
a. Prosedur Penerimaan Barang Gudang lihat gambar 10.12
Gambar .10.12. Prosedur Terima Barang Untuk Stock Gudang
Penanggung Jawab
Aktivitas Dokumen
Dokumen
Keterangan: DO= Delivering
Order LPB=Laporan
Penerimaan Barang
Barang
Dokumen
G.10.3
Siapkan D.O OP1
DO
Kirim Barang ke Gudang
Terima Br. Check Barang
DO
Siapkan Lap. Br
Finance BR
LPB.3X LPB.3X
LPB. 2 LPB. 1
Pemasok
Pemasok
Staff Gudang
Pemasok
Staff Gudang
Otorisasi Kepala
Gudang
Di unduh dari : Bukupaket.com
570
Penjelasan gambar 10.12: 1. Pemasok
menerima purchase order PO
2. Pemasok menyiapkan delivery order DO dan menyiapkan proses pengiriman barang ke gudang yang telah ditetapkan
3. Petugas gudang menerima barang, mengecek apakah barang yang diterima telah sesuai dengan pesanan menurut
PO. Kemudian petugas gudang menyiapkan laporan penerimaan barang LPB, atau receiving reportRR rangkap
3: asli untuk pemasok,kopi 2 untuk bagian akuntanskeuangan, kopi 3 untuk dasar pencatatan pada
kartu gudang. LPB, atau RR ditandatangani oleh kepala gudang.
Gambar 10.13. Contoh Receiving Report RR NO :
BEVERAGE DAILY RECEIVING REPORT Date :
Invoice No
Quant Unit
Items Unit
Price Total
Liqueur Beer
Soft Drink
Remark s
T o t a l Preperered By :
Head Receiving Recieved By :
Store Keeper Reviewed By :
Cost Control Checked By
: Accont
Payable
Di unduh dari : Bukupaket.com
571
b. Prosedur Keluar Barang Gudang lihat gambar 10.14
