Penyajian Data METODOLOGI PENELITIAN

dilakukan setiap 6 bulan sekali untuk mencocokan kondisi fisik barang yang ada di gudang dengan kartu barang di komputer dan dengan bukti pembukuan atau dokumen sumber penerimaan, permintaan, pengeluaran dan pemeriksaan barang sehingga bisa diketahui kualitas, kuantitas dan waktu kadaluarsa dari barang tersebut. 2. Kartu Stok Kartu stok sebagai pendataan keluar masuknya obat di gudang farmasi dan buku defekta sebagai pencatatan permintaan, pengiriman dan sisa stok di gudang farmasi. Dari pencatatan kartu stok dan buku defekta tersebut maka dapat terlihat berapa jumlah sisa stok yang tersedia. Berikut adalah kutipan wawancara dengan informan: “Kalo pengendalian yang kita lakukan biasanya lihat di kartu stok, obat yang sudah kita pake, kita tandai di kartu stoknya, biar keliatan mana pemakaiannya ” I1 “Pengendalian disini ada kartu stock, biasanya obat yang sudah dipakai dilakukan pemotongan stock di kartunya agar terlihat obat mana yang sudah mau habis atau yang belum” I5 Salah satu bentuk upaya pengendalian persediaan di gudang farmasi adalah melalui sistem pencatatan. Sistem pencatatan persediaan yang digunakan adalah melalui kartu stok. Penggunaan kartu stok manual masih dibutuhkan untuk alasan kemudahan penelusuran barang secara langsung apabila terjadi kesalahan. Hal ini sesuai pernyataan informan: “Kita tandai di kartu stoknya, biar kelihatan mana pemakaiannya. Biar kita juga tahu obatnya mau habis atau masih banyak ” I1 “Orang gudang ngecek kartu stok tiap hari” I5 Berdasarkan keterangan dari Gudang Farmasi RSU Haji Medan, diperoleh informasi bahwa selisih atau perbedaan jumlah barang antara kartu stok dengan fisik, pasti ada. Namun, biasanya petugas gudang diminta untuk menelusuri data selisih selama 1 x 24 jam, agar data selisih tidak terus berlanjut. Biasanya data selisih disebabkan oleh kesalahan dalam penjumlahan serta kesalahan dalam pemberian jumlah obat. Untuk itulah pentingnya dilakukan pengecekan fisik setiap hari untuk menghitung dan mencocokkan jumlah persediaan antara kartu agar selisih barang bisa segera ditelusuri. 3. Buku Defekta Buku defekta merupakan pencatatan mengenai permintaan dan pengiriman obat dari gudang farmasi ke apotek. Selain itu buku ini juga digunakan sebagai dasar pemesanan obat. Setiap petugas apotek yang meminta obat ke gudang farmasi terlebih dahulu mengisi buku defekta. Setelah itu staf gudang mengambilkan stok yang dibutuhkan dan mencatat jumlah pengiriman dan sisa stok gudang di buku tersebut. Melalui wawancara dengan informan, diperoleh informasi sebagai berikut: “Kita itu ada data manual juga namanya buku defekta, buku defekta itu buku pencatatan permintaan barang dari apotik ke gudang farmasi“ I1 “Buku defekta itu permintaan apotik ke gudang, yang diminta berapa yang dikirim berapa, sisa berapa dicatat disitu” I5 Berdasarkan observasi oleh peneliti, dari buku defekta dapat diketahui sisa stok yang ada di gudang farmasi. Kolom dalam buku