Fungsi Manajemen Logistik Manajemen Logistik Rumah Sakit

sakit, standar terapi dan jenis penyakit di rumah sakit, dengan mengutamakan obat-obat generik Seto, 2004. Fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan mencakup aktivitas menetapkan sasaran-sasaran, pedoman, dan dasar ukuran penyelenggaraan pengelolaan perlengkapan. Sedangkan, penentuan kebutuhan merupakan perincian detailering dari fungsi perencanaan, bilamana diperlukan semua faktor yang mempengaruhi penentuan kebutuhan harus diperhitungkan Aditama, 2000. Dalam membuat perencanaan pengadaan, terdapat tiga metode yang dapat digunakan, yaitu: 1 Metode konsumsi, yaitu metode perencanaan yang didasarkan atas analisis data konsumsi atau pemakaian perbekalan farmasi periode sebelumnya. 2 Metode epidemiologi, yaitu metode perencanaan yang didasarkan pada data jumlah kunjungan, jumlah tindakan, Bed Occupation Rate BOR, Length of Stay LOS, frekuensi penyakit dan standar terapi. 3 Kombinasi metode konsumsi dan metode epidemiologi. b. Fungsi Penganggaran Menurut Seto 2004 Fungsi penganggaran adalah menyangkut kegiatan-kegiatan dan usaha-usaha untuk merumuskan perincian penentuan kebutuhan dalam satu skala standar yaitu dengan skala mata uang dollar, rupiah, dan lain- lain. Begitu juga menurut Aditama 2007 menambahkan dengan memperhatikan pengarahan dan pembatasan yang berlaku terhadapnya. Beberapa hal penting dalam proses penganggaran Awaloeddin, 2001: 1 Penyesuaian rencana pembelian dengan dana yang tersedia 2 Mengetahui adanya kendala-kendala dan keterbatasan 3 Menentukan umpan balik dari fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan untuk penyesuaian dan penentuan rencana aternatif. c. Fungsi Pengadaan Fungsi pengadaan adalah usaha-usaha dan kegiatan-kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasional yang telah ditetapkan di dalam fungsi perencanaan, penentuan kebutuhan dengan peramalan yang baik, maupun penganggaran. Dalam pengadaan dilakukan proses pelaksanaan rencana pengadaan tersebut. Pelaksanaan dari fungsi pengadaan dapat dilakukan dengan pembelian, pembuatan, penukaran ataupun penerimaan sumbangan Seto, 2004. Menurut Kepmenkes No 1197MENKESX2004 tentang Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit, pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan disetujui melalui pembelian, produksi dan sumbanganhibah. Pembelian dapat dilakukan secara tender oleh Panitia Pembelian Barang Farmasi dan secara langsung dari pabrikdistribusipedagang besar farmasirekanan. d. Fungsi Penerimaan dan Penyimpanan Menurut keputusan Menteri Kesehatan Nomor 1197MenkesSKX2004 tentang Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit, Penerimaan merupakan kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah diadakan sesuai dengan aturan kefarmasian, melalui pembelian langsung, tender, konsinyasi atau sumbangan. Menurut Dirjend Binakefarmasian dan Alar Kesehatan Kemenkes RI 2010, tujuan penerimaan adalah untuk menjamin perbekalan farmasi yang diterima sesuai kontrak baik spesifikasi mutu, jumlah maupun waktu. Semua persedian farmasi yang sudah diterima dan sudah dilakukan pemeriksaan harus segera disimpan di dalam sebuah ruang penyimpanan yang baik dan sesuai dengan standar. Menurut Subagya 1994, penyimpanan adalah merupakan kegiatan dan usaha melakukan penyelenggaraan dan pengaturan obat serta persediaan di dalam ruang penyimpanan. Fungsi dari penyimpanan adalah menjamin kelangsungan penjadwalan dari kegiatan-kegiatan yang terjadi sebelumnya dengan pemenuhan yang setepat-tepatnya. Faktor-faktor yang perlu mendapat perhatian dalam fungsi penyimpanan adalah: 1 Pemilihan lokasi 2 Barang Jenis, bentuk barang atau bahan yang disimpan 3 Pengaturan ruang 4 Prosedursistem penyimpanan 5 Penggunaan alat bantu 6 Pengamanan dan keselamatan Menurut Dirjend Bina kefarmasian dan Alat Kesehatan Kemenkes RI 2010, metode penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan kelas terapi, menurut bentuk sediaan dan alfabetis dengan menerapkan prinsip FEFO dan FIFO dan disertai sistem informasi yang selalu menjamin ketersediaan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan. e. Fungsi Penyaluran Proses pemindahan dari satu tempat ke tempat lain atau suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pengurusan, penyelenggaraan dan pengaturan pemindahan barang dari suatu tempat ke tempat lain, yaitu dari tempat penyimpanan ke tempat pemakainya. Pendisitribusian adalah kegiatan menyalurkan barang sesuai permintaan, tepat waktu, tepat jumlah serta sesuai dengan spesifikasinya Subagya, 1994 Menurut Subagya 1994, hal-hal yang harus diperhatikan dalam pendistribusian barang yaitu: 1 Ketepatan jenis dan spesifikasi logistik yang disampaikan 2 Ketepatan nilai logistik yang disampaikan 3 Ketepatan jumlah logistik yang disampaikan 4 Ketepatan waktu penyampaian 5 Ketepatan tempat penyampaian 6 Ketepatan kondisi logistik yang disampaikan Menurut Seto 2004 khusus menyangkut fungsi penyaluran untuk farmasi Rumah Sakit, beberapa hal yang dijadikan pegangan adalah dengan prinsip: 1 Distribusi obat harus aman, efektif dan efisien. 2 Harus menjamin: obat benar bagi penderita tertentu, dosis yang tepat pada waktu yang ditentukan dan cara penggunaan yang benar. f. Fungsi Pemeliharaan Fungsi pemeliharaan merupakan usaha atau proses kegiatan untuk mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya hasil barang inventaris Aditama, 2007. Pemeliharaan dapat dilakukan untuk pemeliharaan pencegahan dan pemeliharaan kerusakan atau break down. g. Fungsi Penghapusan Fungsi Penghapusan merupakan kegiatan dan usaha pembebasan barang dari pertanggungjawaban yang berlaku. Dengan kata lain, fungsi penghapusan adalah usaha untuk menghapus kekayaan assets karena kerusahakan yang tidak dapat diperbaiki lagi, dinyatakan sudah tua dari segi ekonomis maupun teknis, kelebihan, hilang, susut dan karena hal-hal lain menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku Aditama, 2007. Cara-cara penghapusan yang lazim dilakukan antara lain Subagya, 1994: pemanfaatan langsung merehabilitasimerekondisi komponen-komponen yang masih dapat digunakan kembali dan dimasukkan sebagai barang persediaan baru, pemanfaatan kembali meningkatkan nilai ekonomis dari barang yang dihapus menjadi barang lain, peindahan atau mutasi, hibah, penjualanpelelangan, dan pemusnahan. h. Fungsi PengendalianPengawasan Fungsi pengendalian merupakan fungsi inti dari seluruh fungsi manajemen logistik. Dimana kegiatannya meliputi pengawasan dan pengamanan keseluruhan pengelolaan logistik. Dalam fungsi ini terdapat kegiatan pengendalian inventarisasi inventory control dan expediting yang merupakan unsur-unsur utamanya Aditama, 2000. Menurut Subagya 1994 menjelaskan bahwa fungsi pengendalian mengandung kegiatan: 1 Inventarisasi, menyangkut kegiatan-kegiatan dalam perolehan data logistik. 2 Pengawasan, menyangkut kegiatan-kegiatan untuk menetapkan ada tidaknya deviasi-deviasi penyelenggaraan dari rencana-rencana logistik. 3 Evaluasi, menyangkut kegiatan-kegiatan memonitor, menilai dan membentuk data-data logistik yang diperlukan hingga merupakan informasi bagi fungsi logistik lainnya. Semua kegiatan dalam siklus logistik harus selalu dilakukan pengawasan mulai dari fungsi perencanaan, penganggaran, pengadaan, penerimaan dan penyimpanan, penyaluran, pemeliharaan, dan penghapusan. Menurut Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan Kemenkes RI 2010 tujuan pengendalian adalah agar tidak terjadi kelebihan dan kekosongan perbekalan farmasi di unit-unit pelayanan.

4. Peran Manajemen Logistik di Rumah Sakit

Manajemen logistik dalam lingkungan rumah sakit didefinisikan sebagai suatu proses pengolahan strategis terhadap pengadaan, penyimpanan, pendistribusian serta pemantauan persediaan barang stock, material, supplies, inventory, dan lain-lain yang diperlukan bagi produksi jasa rumah sakit. Manajemen logistik harus dilaksanakan secara efisien dan efektif dimana seluruh barang, bahan, dan peralatan harus dapat disediakan tepat pada waktu yang dibutuhkan, dalam jumlah yang cukup, serta dengan mutu yang memadai Aditama, 2000. Berdasarkan bidang pemanfaatannya, barang dan bahan yang harus disediakan di rumah sakit terdiri dari empat kelompok yaitu: persediaan farmasi, persediaan makanan, persediaan logistik umum dan persediaan teknik. Namun, biaya rutin terbesar di rumah sakit umumnya terdapat pada pengadaan persediaan farmasi, yang meliputi Aditama, 2000: 1. Persediaan obat, mencakup: obat-obatan esensial, non esensial, obat- obatan yang cepat dan lama terpakai. 2. Persediaan bahan kimia, mencakup: persediaan untuk kegiatan operasional laboratorium dan produksi farmasi intern, serta kegiatan non medis. 3. Persediaan gas medik, terkait dengan kegiatan pelayanan bagi pasien di kamar bedah, ICU atau ICCU. 4. Peralatan kesehatan, yaitu berbagai peralatan yang dibutuhkan bagi kegiatan perawatan maupun kedokteran yang dapat dikelompokkan sebagai barang habis pakai dan barang tahan lama atau peralatan elektronik dan non elektronik. Sebagai ilustrasi, logistik di rumah sakit dapat dilihat pada bagan berikut. Sebagai ilustrasi, logistik di rumah sakit dapat dilihat pada bagan berikut. Bagan 2.2 Logistik di Rumah Sakit Aditama, 2000 Mutu pelayanan logistik dapat dinilai dari dua hal, yaitu prestasi yang dicapai dan total biaya yang dikeluarkan. Pengukuran atas prestasi yang dicapai terkait dengan tersedianya availability barang, kemampuan capability waktu pengantaran dan konsistensi, serta mutu quality usaha. Biaya logistik berhubungan langsung dengan kebijakan prestasi. Makin tinggi setiap prestasi tersebut, maka semakin tinggi juga total biaya yang dikeluarkan. Sehingga, kunci bagi prestasi logistik yang efektif adalah LOGISTIK DI RS Gizi Umum Total Obat Teknik Alat Kesehatan Mutu Keseimbangan Komposisi Seluruh Kegiatan di RS Inventory control