Aliran Informasi Pengukuran Kinerja Rantai Pasokan dengan Pendekatan SCOR

Keterangan: Aliran bahan baku sampai menjadi produk, dari supplier hingga sampai ke customer. Aliran proses bisnis internal yang terjadi pada supplier, perusahaan, dan customer. SCOR Thread Diagram pada Gambar 5.2 menjelaskan aliran proses bisnis perusahaan dengan supplier dan customer atau pelanggannya secara lebih jelas. Penggambaran proses bisnis supplier dan pelanggan tidak digambarkan sepenuhnya dikarenakan tidak tersedia informasi mengenai hal tersebut. Proses bisnis yang digambarkan adalah proses yang langsung berhubungan dengan pihak perusahaan.

5.1.2. Aliran Informasi

dan Aliran Fisik 5.1.2.1.Aliran Informasi Proses Bisnis Aliran informasi dalam proses bisnis dimulai dari adanya pesanan pelanggan melalui purchase order atau manufacturing order yang ditujukan kepada bagian customer service perusahaan. Flowchart aliran informasi di PT. XYZ dapat dilihat pada Gambar 5.3. Universitas Sumatera Utara Gambar 5.3. Flowchart Aliran Informasi Sumber: PT. XYZ Universitas Sumatera Utara 5.1.2.2.Aliran Fisik Proses Produksi Aliran fisik proses produksi kertas di PT. XYZ terbagi atas tiga tahap, yaitu tahap persiapan bahan, tahap pembuatan kertas di paper machine, dan tahap penyelesaian atau finishing.. Blok diagram proses produksi kertas di PT. XYZ dapat dilihat pada Gambar 5.4. Value stream mapping untuk satu siklus proses produksi kertas di PT. XYZ dapat dilihat pada Gambar 5.5. Universitas Sumatera Utara Gambar 5.4. Blok Diagram Proses Produksi Kertas Sumber: PT. XYZ Tahap Penyelesaian Produk Pemotongan dan pelarutan bahan baku Penyaringan Penghancuran dan pemecahan serat Penguraian dan pembersihan bahan baku Pembentukan lembaran sheet Pembersihan Pemberian deformer Pencampuran Bahan Baku Penggulungan jumbo roll Pengeringan Pemberian garis horizontal Pengepresan Pemotongan jumbo roll Pemberian logo Bentuk Bobbin Bentuk Ream Pengepakan Tahap Persiapan Bahan Tahap Pembuatan Kertas Tahap Penyelesaian Produk Universitas Sumatera Utara Gambar 5.5. Value Stream Mapping untuk Satu Siklus Proses Produksi Kertas Universitas Sumatera Utara

5.1.3. Pengukuran Kinerja Rantai Pasokan dengan Pendekatan SCOR

Atribut kinerja yang digunakan untuk pengukuran kinerja rantai pasokan PT. XYZ dengan menggunakan pendekatan SCOR adalah reliability, responsiveness, dan flexibility. Ketiga atribut kinerja ini termasuk atribut yang berhubungan dengan pelanggan customer facing. Metrik kinerja dalam pendekatan SCOR yang digunakan adalah metrik kinerja level 1. Pengukuran kinerja rantai pasokan yang dilakukan menggunakan data bulan Januari sampai Juni 2013. Metrik kinerja level 1 dalam pendekatan SCOR dapat dilihat pada Tabel 5.2. Tabel 5.2. Metrik Kinerja Level 1 dalam SCOR Kategori 1: Customer Facing Atribut Kinerja Metrik Kinerja Definisi Supply chain delivery reliability Delivery performance Persentase order terkirim sesuai jadwal dan sepenuhnya pada pelanggan Perfect order fulfillment Persentase order yang terkirim tepat waktu dan sepenuhnya, sesuai dengan pesanan secara sempurna tanpa ada kesalahan Supply chain responsiveness Order fulfillment lead time Jumlah hari dari menerima pesanan sampai pengiriman pada pelanggan Supply chain flexibility Supply chain response time Jumlah hari rantai pasokan untuk merespon perubahan permintaan signifikan yang tidak terencana tanpa biaya pinalti Production flexibility Jumlah hari untuk meraih 20 perubahan pesanan yang tidak terencana tanpa biaya pinalti Sumber: Russell and Taylor, 2006 Nilai perbandingan yang digunakan untuk mengetahui tingkat kinerja saat ini adalah nilai benchmark dari Supply Chain Council SCC, yaitu nilai best in class untuk setiap metrik kinerja dan nilai target yang ditetapkan oleh Universitas Sumatera Utara perusahaan. Nilai best in class dan target perusahaan untuk setiap metrik kinerja dapat dilihat pada Tabel 5.3. Tabel 5.3. Nilai Best in Class dan Target Perusahaan Metrik Kinerja Nilai Best in Class SCC Nilai Target Perusahaan Delivery performance 93 95 Perfect order fulfillment 92,4 95 Order fulfillment lead time 135 hari 25 hari Supply chain response time - - Production flexibility - - Sumber: SCC dan PT. XYZ Berdasarkan Tabel 5.3, maka akan diketahui apakah kinerja rantai pasokan saat ini telah mencapai target atau belum mencapai target. Metrik kinerja yang belum mencapai target akan dijadikan sebagai objek yang akan diperbaiki untuk ditingkatkan kinerjanya dengan menggunakan Lean Six Sigma. 5.1.3.1.Pengukuran Atribut Kinerja Reliability Reliability merupakan atribut kinerja yang mengukur kehandalan kinerja rantai pasokan dalam memenuhi order pelanggan dan kualitas produk yang dihasilkan. Metrik kinerja pada atribut reliability adalah delivery performance dan perfect order fulfillment. a. Delivery Performance Delivery performance didefinisikan sebagai persentase order terkirim sesuai jadwal dan sepenuhnya pada pelanggan. Pengukuran ini dilakukan dengan menggunakan data purchase order dan delivery order yang dimiliki perusahaan. Perhitungan delivery performance adalah sebagai berikut: Universitas Sumatera Utara order Jumlah delivery time On x 100 = 59 53 x 100 = 89,83 Hasil perhitungan delivery performance untuk bulan Januari sampai Juni 2013 dapat dilihat pada Tabel 5.4. Tabel 5.4. Hasil Perhitungan Delivery Performance Bulan Jumlah order On time delivery Jumlah order terlambat Delivery performance Januari 59 53 6 89,83 Februari 42 36 6 85,71 Maret 49 42 7 85,71 April 62 53 9 85,48 Mei 59 51 8 86,44 Juni 56 49 7 87,50 Sumber: Data Sekunder dari PT. XYZ Berdasarkan Tabel 5.4, diketahui bahwa PT. XYZ belum memiliki kinerja yang baik untuk metrik kinerja delivery performance. Perusahaan memiliki target sebesar 95, akan tetapi target belum dapat tercapai sesuai dengan hasil perhitungan yang dilakukan. Melalui Tabel 5.4, juga dapat diketahui bahwa persoalan pemenuhan order pelanggan memang menjadi suatu masalah penting bagi perusahaan karena kinerja saat ini belum dapat mencapai target perusahaan. Hasil pencapaian perusahaan saat ini masih dibawah nilai best in class jika dibandingkan dengan benchmark kinerja yang dibuat oleh Supply Chain Council, yaitu sebesar 93. b. Perfect Order Fulfillment Perfect order fulfillment didefinisikan sebagai persentase order yang terkirim tepat waktu dan sepenuhnya, sesuai dengan pesanan secara sempurna tanpa ada kesalahan. Pengukuran metrik kinerja ini menggunakan data yang sama dengan pengukuran delivery performance, ditambah dengan data return Universitas Sumatera Utara order. Berdasarkan data purchase order, delivery order, return order, serta penjelasan dari bagian quality assurance, selama bulan Januari hingga Juni 2013 pernah terjadi satu kali komplain dari pelanggan mengenai kualitas produk karena memiliki kecacatan yang tidak dapat diterima customer. Kecacatan terjadi pada saat proses produksi, sehingga produk tersebut dikembalikan dan diganti oleh pihak perusahaan. Kecacatan yang terjadi adalah sekitar 10 dari total kuantitas produk yang dipesan, yaitu pada salah satu jenis grade. Perusahaan tidak menetapkan batas jumlah produk cacat yang dapat diganti, dikarenakan perusahaan sangat mengutamakan kepuasan pelanggan. Akibat dari komplain ini, persentase perfect order fulfillment pada bulan Januari menjadi berkurang. Perhitungan perfect order fulfillment adalah sebagai berikut: order order perfect Jumlah Jumlah x 100 = 59 52 x 100 = 88,14 Hasil perhitungan perfect order fulfillment untuk bulan Januari sampai Juni 2013 dapat dilihat pada Tabel 5.5. Tabel 5.5. Hasil Perhitungan Perfect Order Fulfillment Bulan Jumlah order Jumlah perfect order Jumlah non perfect order Perfect Order Fulfillment Januari 59 52 7 88,14 Februari 42 36 6 85,71 Maret 49 42 7 85,71 April 62 53 9 85,48 Mei 59 51 8 86,44 Juni 56 49 7 87,50 Sumber: Data Sekunder dari PT. XYZ Berdasarkan Tabel 5.5, diketahui bahwa nilai perfect order fulfillment belum mencapai target, dimana perusahaan juga menetapkan target sebesar 95 Universitas Sumatera Utara untuk metrik kinerja ini. Nilai best in class untuk metrik kinerja ini adalah sebesar 92,4. Berdasarkan hal tersebut, diketahui bahwa kinerja rantai pasokan perusahaan untuk metrik kinerja ini juga tidak tergolong dalam level best in class. Oleh karena itu, perusahaan perlu melakukan evaluasi terhadap kinerja perfect order fulfillment. 5.1.3.2.Pengukuran Atribut Kinerja Responsiveness Responsiveness merupakan atribut kinerja yang mengukur kecepatan waktu respon rantai pasokan perusahaan dalam memenuhi order dari pelanggan. Metrik kinerja pada atribut responsiveness adalah order fulfillment lead time. Order fulfillment lead time didefinisikan sebagai jumlah hari dari menerima pesanan sampai pengiriman pada pelanggan. Data yang digunakan untuk pengukuran metrik kinerja ini adalah data purchase order dan delivery order. Perhitungan order fulfillment lead time adalah sebagai berikut: Tanggal pengiriman order – Tanggal pemesanan order = 14 Maret 2013 – 07 Januari 2013 = 66 Hari Hasil perhitungan order fulfillment lead time selama bulan Januari sampai Juni 2013 dapat dilihat pada Tabel 5.6. Tabel 5.6. Hasil Perhitungan Order Fulfillment Lead Time Data Bulan Januari Februari Maret April Mei Juni Lead time maksimum hari 66 41 54 46 42 37 Lead time minimum hari 1 3 5 10 Rata-rata lead time hari 15 12 16 17 19 15 Sumber: Data Sekunder dari PT. XYZ Universitas Sumatera Utara Berdasarkan Tabel 5.6, diketahui bahwa rata-rata lead time paling besar terdapat pada bulan Mei, yaitu 19 hari. Perusahaan membuat target untuk rata- rata lead time terbesar adalah 25 hari, sehingga rata-rata lead time saat ini sudah melebihi target yang ditetapkan. Akan tetapi, lead time maksimum memiliki perbandingan yang sangat jauh terhadap target rata-rata yang ditetapkan oleh perusahaan. Berdasarkan hal ini, lead time maksimum harus menjadi perhatian khusus bagi perusahaan untuk dapat diminimalkan agar semua order dapat dipenuhi sesuai target. Nilai best in class untuk metrik kinerja ini adalah 135 hari. Oleh karena itu, nilai rata-rata dan nilai maksimum order fulfillment lead time perusahaan saat ini tergolong dalam level best in class karena berada dibawah nilai best in class yang ditetapkan. 5.1.3.3.Pengukuran Atribut Kinerja Flexibility Flexibility merupakan atribut kinerja yang mengukur kemampuan perusahaan dalam beradaptasi terhadap perubahan atau variasi permintaan pelanggan, baik dalam jangka waktu pendek maupun jangka waktu yang panjang. Metrik kinerja pada atribut flexibility adalah supply chain response time dan production flexibility. a. Supply Chain Response Time Supply chain response time didefinisikan sebagai jumlah hari rantai pasokan untuk merespon perubahan permintaan signifikan yang tidak terencana tanpa biaya pinalti. Untuk mengukur metrik kinerja ini, terlebih dahulu Universitas Sumatera Utara dilakukan perbandingan antara peramalan produksi dengan produksi aktual untuk mengetahui kapan terjadi variasi permintaan pelanggan yang signifikan. Data peramalan produksi bulan Januari sampai Juni 2013 dapat dilihat pada Tabel 5.7. Tabel 5.7. Data Peramalan Produksi Berdasarkan Grade Kertas No Grade Jumlah Produksi Ton Jan Feb Mar Apr Mei Jun 1 505818254242 15 8 10 15 64 3 2 5050 40 20 72 1 70 3 B35C 4 4 1 2 2 7 4 2724T 4 15 15 1 15 5 150T 2 1 1 1 6 553550 1 1 25 7 773C170T 41 54 41 85 20 1 8 AA 260 240 250 146 140 120 9 PW25PW27 1 23 1 50 50 90 10 Repse 2530 1 1 1 10 83 11 Booklet 3 1 3 12 2735C 1 0 49 1 5 0 13 2435 1 1 1 1 Total Produksi 374 366 355 393 293 415 Sumber: Data Sekunder dari PT. XYZ Data produksi aktual bulan Januari sampai Mei 2013 dapat dilihat pada Tabel 5.8. Tabel 5.8. Data Produksi Aktual Berdasarkan Grade Kertas No Grade Jumlah Produksi Ton Jan Feb Mar Apr Mei Jun 1 505818254242 21 7 8 14 69 2 5050 41 19 76 3 60 3 B35C 2 7 12 4 2724T 14 12 12 5 150T 1 6 553550 20 7 773C170T 48 56 43 79 17 Universitas Sumatera Utara Tabel 5.8. Data Produksi Aktual Berdasarkan Grade Kertas Lanjutan No Grade Jumlah Produksi Ton Jan Feb Mar Apr Mei Jun 8 AA 305 236 243 115 157 96 9 PW25PW27 42 46 49 100 10 Repse 2530 16 72 11 Booklet 12 2735C 57 6 13 2435 Total Produksi 417 381 352 342 317 372 Total Grade 5 7 5 6 7 7 Sumber: Data Sekunder dari PT. XYZ Data peramalan produksi pada Tabel 5.7 menunjukkan bahwa data peramalan tersebut selalu berbeda dengan produksi aktual yang terjadi seperti ditunjukkan pada Tabel 5.8. Hal ini menunjukkan bahwa selalu terjadi fluktuasi permintaan pelanggan dan sangat sulit untuk membuat peramalan dengan tepat. Data peramalan produksi dibuat berdasarkan data masa lalu yang dimiliki perusahaan dengan mempertimbangkan aspek eksternal terkait dengan perusahaan customer. Melalui Tabel 5.7 yang dibandingkan dengan Tabel 5.8, dapat diketahui perbedaan jumlah produksi yang paling signifikan terjadi pada bulan Januari, yaitu untuk grade AA. Selisih jumlah peramalan produksi dengan produksi aktual tersebut adalah sebesar 45 ton. Oleh karena itu, data ini akan digunakan untuk mengukur metrik kinerja supply chain response time. Grade AA hanya dipesan oleh satu pelanggan yang rutin memesan grade ini setiap bulannya. Grade ini dipesan pada tanggal 7 Januari 2013 dan diminta untuk dikirim pada beberapa due date. Due date yang diberikan untuk order ini dapat dilihat pada Tabel 5.9. Universitas Sumatera Utara Tabel 5.9. Due Date untuk Order AA Due Date Kuantitas Order Ton Waktu Tiba 5 Februari 2013 76,25 29 Januari 2013 12 Februari 2013 76,25 7 Februari 2013 19 Februari 2013 76,25 14 Februari 2013 26 Februari 2013 76,25 24 Februari 2013 Total Order 305 Sumber: Data Sekunder dari PT. XYZ Selanjutnya, waktu ini akan dibandingkan dengan waktu ideal pemenuhan order dengan mempertimbangkan waktu perencanaan, lead time supplier, lead time produksi, dan waktu pengiriman. 1 Waktu perencanaan Waktu perencanaan terdiri atas waktu proses order oleh bagian customer service dan waktu perencanaan kegiatan serta kebutuhan oleh bagian PPIC. Waktu perencanaan dapat dilihat pada Tabel 5.10. Tabel 5.10. Waktu Perencanaan Data Jumlah Hari Rata-rata waktu proses order 1 Rata-rata waktu perencanaan kegiatan dan kebutuhan 1 Total Waktu Perencanaan 2 Sumber: Informasi dari Bagian Customer Service 2 Lead Time Supplier Supplier PT. XYZ tidak hanya berada di Indonesia, tetapi juga berada diluar negeri. Bahan baku yang digunakan oleh perusahaan dikirim dari luar negeri secara langsung dengan menggunakan kapal atau pesawat terbang, namun pada umumnya supplier mengirimnya dengan kapal. Bahan baku untuk membuat kertas adalah bubur kertas atau wood pulp. Universitas Sumatera Utara Wood pulp terbagi lagi menjadi dua, yaitu serat pendek atau soft wood dan serat panjang atau hard wood. Kedua bahan inilah yang dikirim langsung dari luar negeri. Secara umum, bahan yang dibutuhkan untuk memproduksi kertas terbagi atas empat jenis, yaitu pulp, CaCO 3, chemical, dan deformer. Pulp merupakan bahan baku, sedangkan lainnya merupakan bahan penolong dalam kegiatan produksi. Berdasarkan informasi dari bagian purchasing dan produksi, lead time yang dibutuhkan oleh supplier untuk memenuhi permintaan perusahaan dapat dilihat pada Tabel 5.11. Tabel 5.11. Lead Time Supplier Bahan Rata-rata Lead Time Maksimum Lead Time Pulp luar negeri 2 Bulan 3 Bulan CaCO 3, chemical, dan deformer luar negeri 2 Bulan 3 Bulan CaCO 3, chemical, dan deformer dalam negeri 3 Minggu 1,5 Bulan Sumber: Informasi dari Bagian Purchasing dan Produksi Berdasarkan Tabel 5.11, diketahui bahwa rata-rata lead time supplier yang berada diluar negeri adalah 2 bulan, sedangkan supplier dalam negeri adalah 3 minggu. Perusahaan selalu menyediakan inventory bahan baku untuk keperluan selama 1,5 bulan kedepan, sehingga saat ada pesanan, perusahaan tidak perlu menunggu bahan baku datang dari supplier karena akan membutuhkan waktu lebih lama lagi untuk pemenuhan order. Berdasarkan informasi dari bagian PPIC, tidak dilakukan pemesanan bahan baku tambahan untuk memproduksi order ini dikarenakan stok bahan baku yang dimiliki masih cukup. Universitas Sumatera Utara 3 Waktu Produksi Bahan baku yang digunakan untuk satu siklus produksi adalah sebesar 500 kg untuk masing-masing jenis pulp NBKP dan LBKP dengan sistem batch. Hasil yang dapat diperoleh adalah sekitar 98 dari total bahan baku yang digunakan. Kapasitas produksi mesin adalah 18 ton per hari dengan tiga shift kerja. Perhitungan waktu produksi adalah sebagai berikut: produksi Kapasitas Jumlah order = Ton 18 Ton 6,25 7 = 4,24 Hari ≈ 5 Hari Maka, untuk dapat menghasilkan kertas dari 76,25 ton bahan baku, secara ideal dibutuhkan waktu selama 5 hari. Proses penyelesaian atau finishing terdiri atas proses pemotongan kertas menjadi lembaran-lembaran dan proses pemeriksaan kualitas kertas secara visual. Customer menghendaki order ini dalam bentuk ream, sehingga bentuk bobbin tidak diperhitungkan. Proses pemotongan ini dilakukan oleh mesin dan berlangsung dengan cepat, sehingga tidak membutuhkan waktu yang lama untuk tahap ini. Sedangkan, untuk proses pemeriksaan kualitas membutuhkan waktu yang cukup lama karena harus memeriksa kualitas setiap lembaran kertas dengan teliti. Proses packaging terdiri atas proses penyusunan ream kertas didalam pallet dan proses pemberian label. Proses ini juga disertai dengan pemeriksaan kualitas lagi sebelum dimasukkan kedalam pallet, sehingga dibutuhkan waktu lebih lama pada tahap ini. Waktu yang dibutuhkan untuk proses penyusunan 1 pack kertas tidak bisa ditentukan secara pasti, dikarenakan hal ini tergantung oleh kualitas kertas yang diperiksa. Universitas Sumatera Utara Jika terdapat kecacatan, maka harus dipisahkan dan dikumpulkan, kemudian diberi tanda jenis kecacatan yang terdapat pada lembaran kertas tersebut. Akan tetapi, bagian produksi menyatakan dapat diperkirakan rata-rata waktu yang dibutuhkan, yaitu 20 menit untuk penyelesaian 1 pack kertas. 4 Waktu Pengiriman Waktu pengiriman merupakan waktu yang dibutuhkan untuk mengirim order kepada pelanggan dimulai dari waktu keberangkatan order dari gudang perusahaan hingga sampai ditempat pelanggan tujuan. Transportasi yang digunakan terdiri atas angkutan darat, laut, dan udara. Pada umumnya, perusahaan menggunakan angkutan laut untuk pengiriman ke luar wilayah Sumatera Utara, dan menggunakan angkutan darat untuk pengiriman ke wilayah Sumatera Utara dan sekitarnya. Penggunaan angkutan udara hanya digunakan apabila ada permintaan khusus dari pelanggan yang menginginkannya saja dan hanya jika kuantitas pesanan sedikit. Rata-rata waktu pengiriman order kepada pelanggan selama bulan Januari hingga Juni 2013 dapat dilihat pada Tabel 5.12. Tabel 5.12. Rata-rata Waktu Pengiriman Order Tujuan Lama Pengiriman Pengiriman Laut Vessel Jawa Timur 4 Hari Bekasi 2 Hari Malaysia 1 Hari Pengiriman Darat Truck Pematang Siantar 1 Hari ±5 Jam Jawa Timur 9 Hari Bekasi 5 Hari Pengiriman Udara Malaysia 1 Hari ±1 Jam Sumber: Data Sekunder dari PT. XYZ Universitas Sumatera Utara Pihak perusahaan juga harus mempertimbangkan waktu tunggu produk di gudang apabila belum tersedianya moda atau transportasi yang digunakan. Berdasarkan informasi dari bagian customer service, rata-rata waktu tunggu produk di gudang adalah 1 hari. Perusahaan biasanya telah membuat jadwal dan kontrak terlebih dahulu dengan pihak transportasi. Apabila transportasi dibutuhkan secara tiba-tiba tanpa ada perjanjian sebelumnya, pada umumnya waktu yang dibutuhkan untuk menunggu ketersediaan transportasi tersebut hanya 1 hari karena perusahaan transportasi yang bersangkutan selalu mengusahakan agar transportasi yang dibutuhkan segera tersedia. Berdasarkan perhitungan yang dilakukan terhadap waktu perencanaan, waktu produksi, dan waktu pengiriman, dapat dibuat rekapitulasi untuk response time ideal proses produksi grade AA pada Tabel 5.13. Tabel 5.13. Rekapitulasi Response Time Ideal Data Response Time Ideal Hari Waktu Perencanaan 2 Waktu Produksi 5 Waktu Pengiriman 4 Waktu Tunggu di Gudang 1 Total 12 Sumber: Perhitungan Waktu Berdasarkan Data Sekunder Waktu perencanaan hanya dibutuhkan satu kali untuk setiap order. Maka, waktu perencaan hanya ikut diperhitungkan pada response time untuk due date pertama, yaitu tanggal 5 Februari 2013. Oleh karena itu, untuk ketiga due date selanjutnya, response time idealnya adalah 10 hari. Berdasarkan data purchase order, diketahui bahwa order ini mengalami revisi satu kali dikarenakan persoalan harga produk yang dipesan telah mengalami kenaikan. Universitas Sumatera Utara Proses revisi tersebut selesai pada tanggal 15 Januari 2013, sehingga order tersebut baru dapat diproduksi pada tanggal 15 Januari 2013 untuk produk pada due date yang pertama. Perhitungan response time aktual per due date untuk order ini adalah sebagai berikut: Waktu tiba – Waktu mulai produksi = 29 Januari 2013 – 15 Januari 2013 = 14 Hari Maka, hasil perhitungan response time aktual per due date untuk order ini dapat dilihat pada Tabel 5.14. Tabel 5.14. Hasil Perhitungan Response Time Aktual per Due Date Due Date Waktu Mulai Produksi Waktu Tiba Response Time Aktual Hari 5 Februari 2013 15 Januari 2013 29 Januari 2013 14 12 Februari 2013 20 Januari 2013 7 Februari 2013 18 19 Februari 2013 26 Januari 2013 14 Februari 2013 19 26 Februari 2013 31 Januari 2013 24 Februari 2013 24 Sumber: Data Sekunder dari PT. XYZ Perbandingan antara response time aktual dengan response time ideal dapat dilihat pada Tabel 5.15. Tabel 5.15. Perbandingan antara Response Time Aktual dengan Response Time Ideal Due Date Response Time Aktual Hari Response Time Ideal Hari 5 Februari 2013 14 12 12 Februari 2013 18 10 19 Februari 2013 19 10 26 Februari 2013 24 10 Sumber: Data Sekunder dan Perhitungan Berdasarkan Data Sekunder Berdasarkan Tabel 5.15, terlihat perbedaan yang sangat signifikan antara response time aktual dengan response time ideal untuk due date pertama hingga Universitas Sumatera Utara keempat. Hal ini tentu saja dipengaruhi oleh banyak faktor yang akan dibahas selanjutnya. Oleh karena itu, metrik kinerja ini belum mencapai target, sehingga harus dievaluasi untuk dapat meningkatkan kinerjanya. b. Production Flexibility Production flexibility didefinisikan sebagai jumlah hari untuk meraih 20 perubahan pesanan yang tidak terencana tanpa biaya pinalti. Perhitungan ini dilakukan dengan menggunakan data produksi pada bulan Januari sampai Juni 2013. Perhitungan production flexibility adalah sebagai berikut: 1 Jumlah Sisa Hari Tersedia PT. XYZ melakukan kegiatan produksi setiap hari selama 24 jam. Proses produksi hanya berhenti pada saat tertentu untuk maintenance mesin dan peralatan produksi yang telah dijadwalkan oleh bagian engineering dan bagian produksi atau disebut dengan scheduled delay. Selain itu, terdapat juga penyebab yang tidak terduga atau disebut unscheduled delay. Perhitungan total hari untuk scheduled delay dan unscheduled delay adalah sebagai berikut: Jam 24 delay d Unschedule + delay Scheduled = Jam 24 Jam 28,27 Jam 20,09  = Jam 24 Jam 48,36 = 2,02 Hari Hasil perhitungan total hari untuk scheduled delay dan unscheduled delay dapat dilihat pada Tabel 5.16. Universitas Sumatera Utara Tabel 5.16. Hasil Perhitungan Total Hari untuk Scheduled dan Unscheduled Delay Bulan Scheduled Delay Jam Unscheduled Delay Jam Total Scheduled dan Unscheduled Delay Jam Total Scheduled dan Unscheduled Delay Hari Januari 20,09 28,27 48,36 2,02 Februari 13,44 28,22 41,66 1,74 Maret 10,37 33,70 44,06 1,84 April 23,52 38,98 62,50 2,60 Mei 73,30 34,97 108,26 4,51 Juni 18,72 36,00 54,72 2,28 Sumber: Data Sekunder dan Perhitungan Berdasarkan Data Sekunder Scheduled dan unscheduled delay menyebabkan jumlah hari yang tersedia dalam sebulan untuk berproduksi menjadi berkurang. Perhitungan jumlah sisa hari yang tersedia untuk kegiatan produksi adalah sebagai berikut: Jumlah hari dalam sebulan - Total hari scheduled delay dan unscheduled delay = 31 – 2,02 = 28,98 Hari Hasil perhitungan jumlah sisa hari yang tersedia untuk kegiatan produksi dapat dilihat pada Tabel 5.17. Tabel 5.17. Jumlah Sisa Hari Tersedia Data Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jumlah hari dalam sebulan Hari 31 28 31 30 31 30 Scheduled delay dan unscheduled delay Hari 2,02 1,74 1,84 2,60 4,51 2,28 Jumlah sisa hari tersedia Hari 28,98 26,26 29,16 27,4 26,49 27,72 Sumber: Data Sekunder dan Perhitungan Berdasarkan Data Sekunder 2 Jumlah Hari yang Digunakan untuk Produksi Jumlah hari yang digunakan untuk kegiatan produksi dalam sebulan dipengaruhi oleh jumlah pesanan, kapasitas produksi, dan jumlah hari yang Universitas Sumatera Utara tersedia. Untuk memproduksi pesanan sebanyak 417 ton pada bulan Januari dengan kapasitas produksi 18 ton per hari, dibutuhkan waktu selama 24 hari. Perhitungan jumlah waktu yang dibutuhkan adalah sebagai berikut: produksi Kapasitas pesanan Jumlah = Ton 18 Ton 17 4 = 24 Hari Akan tetapi, pada kenyataannya waktu yang dibutuhkan adalah 28,98 ≈ 29 hari. Pada bulan Februari hingga Juni juga terjadi hal yang sama, dimana jumlah hari untuk produksi lebih banyak daripada yang seharusnya. Bagian produksi mengatakan bahwa hal ini disebabkan oleh penggunaan mesin secara continue yang menyebabkan proses produksi harus terus berjalan. Jika order untuk bulan ini sudah diproduksi semuanya, maka akan langsung dilanjutkan dengan proses produksi untuk order bulan selanjutnya. 3 Sisa Hari yang Tersedia Sisa hari yang tersedia merupakan selisih antara jumlah sisa hari tersedia dengan jumlah hari yang digunakan untuk kegiatan produksi. Dalam hal ini, untuk setiap bulannya tidak terdapat available day dikarenakan seluruh hari yang tersedia digunakan untuk memproduksi order pelanggan. 4 Peningkatan Produksi Peningkatan produksi yang ditetapkan adalah sebesar 20. Perhitungan jumlah peningkatan produksi untuk bulan Januari adalah sebagai berikut: Jumlah pesananorder x 20 = 417 Ton x 20 = 83,40 Ton Maka, pada bulan Februari, jumlah peningkatan produksi adalah sebanyak 76,20 ton, bulan Maret sebanyak 70,40 ton, bulan April sebanyak 68,40 ton, bulan Mei sebanyak 63,40 ton, dan bulan Juni sebanyak 74,40 ton. Universitas Sumatera Utara 5 Jumlah Hari yang Dibutuhkan untuk Penyelesaian Peningkatan Produksi Production Flexibility Jumlah hari yang dibutuhkan untuk penyelesaian peningkatan produksi dipengaruhi oleh kuantitas peningkatan produksi dan kapasitas produksi. Perhitungan jumlah hari yang dibutuhkan untuk penyelesaian peningkatan produksi production flexibility bulan Januari adalah sebagai berikut: produksi Kapasitas produksi n peningkata Jumlah = Ton 18 Ton 83,40 = 4,63 Hari ≈ 5 Hari Maka, jumlah hari yang dibutuhkan production flexibility untuk bulan Januari, Februari, dan Juni adalah sekitar 5 hari, sedangkan bulan Maret sampai Mei adalah sekitar 4 hari. Rekapitulasi hasil perhitungan production flexibility dapat dilihat pada Tabel 5.18. Tabel 5.18. Rekapitulasi Hasil Perhitungan Production Flexibility Data Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jumlah hari dalam sebulan Hari 31 28 31 30 31 30 Scheduled delay dan unscheduled delay Hari 2,02 1,74 1,84 2,60 4,51 2,28 Jumlah sisa hari tersedia Hari 28,98 26,26 29,16 27,4 26,49 27,72 Total order Ton 417 381 352 342 317 372 Jumlah hari yang digunakan untuk produksi Hari 28,98 26,26 29,16 27,4 26,49 27,72 Sisa hari yang tersedia Hari Jumlah peningkatan produksi sebesar 20 Ton 83,40 76,20 70,40 68,40 63,40 74,4 Production flexibility Hari 5 5 4 4 4 5 Sumber: Data Sekunder dan Perhitungan Berdasarkan Data Sekunder Berdasarkan Tabel 5.18, diketahui bahwa tidak terdapat sisa hari untuk memenuhi 20 perubahan pesanan dari pelanggan. Pihak produksi menyatakan bahwa, sebenarnya pabrik mampu untuk memenuhi hal ini dikarenakan selama Universitas Sumatera Utara bulan Januari sampai Juni 2013 tidak pernah terjadi penambahan order secara tiba-tiba dari pelanggan saat kegiatan produksi untuk order awal sudah dijalankan, sehingga pabrik hanya memproduksi order yang memang telah disepakati dari awal. Jika proses produksi untuk order bulan depan tidak dilakukan terlebih dahulu, maka masih terdapat sisa hari yang tersedia untuk dapat memenuhi peningkatan permintaan tersebut. Perhitungan jumlah hari yang digunakan untuk produksi dengan proses produksi ideal adalah sebagai berikut: produksi Kapasitas pesanan Jumlah order = Ton 8 1 on T 417 = 23,17 Hari Perhitungan sisa hari yang tersedia dengan proses produksi ideal untuk bulan Januari adalah sebagai berikut: Jumlah sisa hari tersedia - Jumlah hari yang digunakan untuk produksi = 28,98 Hari – 23,17 Hari = 5,81 Hari Rekapitulasi hasil perhitungan production flexibility dengan proses produksi yang ideal dapat dilihat pada Tabel 5.19. Tabel 5.19. Rekapitulasi Hasil Perhitungan Production Flexibility dengan Proses Produksi Ideal Data Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jumlah hari dalam sebulan Hari 31 28 31 30 31 30 Scheduled delay dan unscheduled delay Hari 2,02 1,74 1,84 2,60 4,51 2,28 Jumlah sisa hari tersedia Hari 28,98 26,26 29,16 27,40 26,49 27,72 Total order Ton 417 381 352 342 317 372 Jumlah hari yang digunakan untuk produksi Hari 23,17 21,17 19,56 19,00 17,61 20,67 Universitas Sumatera Utara Tabel 5.19. Rekapitulasi Hasil Perhitungan Production Flexibility dengan Proses Produksi Ideal Lanjutan Data Jan Feb Mar Apr Mei Jun Sisa hari yang tersedia Hari 5,81 5,09 9,60 8,40 8,88 7,05 Jumlah peningkatan produksi sebesar 20 Ton 83,40 76,20 70,40 68,40 63,40 74,40 Production flexibility Hari 5 5 4 4 4 5 Sumber: Data Sekunder dan Perhitungan Berdasarkan Data Sekunder Berdasarkan penjelasan yang telah diberikan oleh pihak produksi dan perhitungan yang ditunjukkan pada Tabel 5.19, maka dapat disimpulkan bahwa pabrik masih mampu memenuhi 20 order apabila terjadi peningkatan permintaan secara tiba-tiba dari pelanggan, dikarenakan sisa hari yang tersedia lebih banyak daripada jumlah hari yang dibutuhkan untuk penyelesaian peningkatan produksi production flexibility. Maka, metrik kinerja ini sudah mencapai target, sehingga tidak dibutuhkan perbaikan atau evaluasi untuk metrik kinerja ini.

5.1.4. Penentuan Objek Peningkatan Kinerja Rantai Pasokan