Bagaimana Top Management Bisa Membumi
79
WIDARTO
berharga untuk mencapai visinya. Alasan klasik top management untuk tidak berkomunikasi ke tingkat paling bawah adalah tidak
punya banyak waktu , dan kemudian menyerahkan fungsi ke tingkat Manager Supervisor. Dan celakanya, anak akan mencontoh bapak ,
maka Manager Supervisor pun mendapatkan teladan yang salah untuk tidak komunikasi ke bawah secara efektif.
Ada lima media praktis yang bisa dipakai untuk berkomunikasi kelevel bawah, yaitu :
. Kunjungan ke lapangan Site Visit Tujuannya adalah untuk mendapatkan informasi sebanyak-banyak
dari tingkat frontliner , operator, buruh atau staff berbagai hal yang menghambat mereka untuk bekerja dengan efektif. Selain itu, top
management juga bisa memperoleh berbagai masukan yang berharga berupa usulan-usulan perbaikan yang seringkali, saat disampaikan
pada tingkat Supervisor atau Manager, tetapi tidak diresponi secara benar.
Tips :
• Untuk mendapatkan data faktual di lapangan, jangan hanya
mengandalkan informasi dari tingkat Manager, selalu cross check ulang ke tingkat operasional. paling rendah. Dan forum
ini adalah wadahnya
• Frekuensi kunjungan : lakukan ini minimal dua minggu sekali.
• Durasi pertemuan : menit per kunjungan tidak terlalu
lama kan? •
Lakukan dengan cara surprise visit, tanpa pemberituan sebelumnya.
. Staff Forum ni adalah media komunikasi bertatap muka dengan cara yang lebih
sistematis. Para karyawan departemen tertentu atau seluruh departemen dikumpulkan dalam satu ruangan aula. nilah saat ketika
setiap karyawan boleh menyampaikan permasalahan dan usulan- usulan kepada top management. Adakalanya, dalam forum besar,
80
Bimbingan Karier dan Tips Berkarier
hanya karyawan yang vokal saja yang berani bertanya atau bicara. Cara yang lebih aman untuk mendorong karyawan pendiam untuk turut
menyampaikan suara mereka adalah dengan menggunakan sepotong kertas atau kartu yang berisikan berbagai usulan atau masalah si
karyawan bersangkutan. Tips :
• Frekuensi kunjungan : atau bulan sekali
• Durasi pertemuan : jam
• Lakukan dengan jadwal yang sudah tersusun sebelumnya,
supaya setiap orang yang hadir sudah memiliki materi, ide dan permasalahan yang ingin disampaikan
. Leaders Forum Forum ini dapat dipakai oleh Top Management untuk berdialog
dengan tingkat mandor, kepada bagian, kepala unit, asisten supervisor dan supervisor tingkat pemimpin dibawah tingkat
Manager . Semakin rendah tingkat kepemimpinan seseorang di dalam perusahaan, biasanya mereka semakin menguasai
permasalahan yang berada dilapangan. Dan berarti juga, semakin mereka tajam memberikan solusi maupun usulan yang konkrit.
Pertemuan seperti ini dilakukan dalam forum yang informal, bisa di dalam ruangan, bisa juga di lapangan loor.
Tips :
• Frekuensi kunjungan : satu bulan sekali
• Durasi pertemuan : jam per kunjungan
• Lakukan dengan cara Suprise Visit, tanpa pemberituan
sebelumnya
. Special Appreciation Top management bisa mengunjungi lokasi kerja karyawan yang
berprestasi, ajak mereka berdialog, ungkapkan rasa terima kasih dan dorong mereka untuk pertahankan prestasinya. Cara ini
akan menarik perhatian banyak karyawan karena menunjukkan bahwa top management sangat peduli terhadap karyawan yang
81
WIDARTO
berprestasi. Teknik ini juga berguna untuk membangun hubungan dan kedekatan dengan karyawan tingkat bawah. Melalui cara ini,
top management bahkan bisa mendapatkan kiat tentang bagaimana caranya agar berprestasi dan menularkan ke seluruh karyawan.
Tips :
• Frekuensi kunjungan : bebas, tapi minimal dua bulan sekali
paling lambat. •
Durasi pertemuan : – menit per kunjungan . •
Lakukan dengan cara surprise visit, tanpa pemberituan sebelumnya.
. Top Management Blog Top management dapat menggunakan media ini, secara pribadi,
sebagai sarana untuk menginformasikan kepada seluruh karyawan tentang berbagai aspek yang sedang terjadi di dalam perusahaan.
Misalnya: progres sebuah proyek, perubahan-perubahan yang sedang terjadi, fokus dan prioritas top management, dan berbagai hal lain
berkenaan tentang perusahaan. Bisa juga, di dalam blog dituliskan hasil kunjungan Direksi ke site site visit, nama karyawan berprestasi yang
disalami oleh PresDir. Kegunaan lain blog ini adalah, setiap karyawan bisa memberikan berbagai masukan, usulan maupun permasalahan
didalam operasional.
Apa tantangan dan hambatannya ? Level Manager atau General Manager akan merasa tidak suka, karena
top management mengobok-ngobok anggota teamnya yaitu supervisor kebawah
Tips untuk mengatasi hambatan : •
Sosialisasikan budaya komunikasi baru ini kepada para General Manager Manager terlebih dahulu.
• Jelaskan bahwa tujuannya bukan untuk mempermalukan
mereka, tetapi merupakan sarana untuk mendukung mereka memecahkan masalah-masalah di lapangan.
82
Bimbingan Karier dan Tips Berkarier
• Perlu waktu untuk mengubah budaya baru, apabila Top
Management bersikap bijaksana misalnya tidak menegur langsung Manager di depan forum atas temuan di lapangan ,
maka budaya komunikasi Top Management ini bisa diterima sebagai given condition alias tidak bisa ditawar lagi .
Tips terakhir : Selama melakukan komunikasi melalui media diatas, bawa sekretaris
atau staff untuk membuat notulen komunikasi, dengan tujuan untuk ditindaklanjuti dan dipantau.
83
WIDARTO