d. Kegiatan yang ditetapkan sebelumnya mengenai pelaksanaan tugas yang
berulang-ulang terjadi secara sistematis, menggariskan apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakan dan kapan harus dikerjakan.
e. Kegiatan rutin yang digariskan, agar pekerjaan dilaksanakan secara cepat,
terus-menerus dan teratur. Dari defenisi diatas dapat disimpulkan prosedur merupakan tata laksana
yang memiliki urutan tahapan secara jelas dan pasti yang saling berkaitan biasanya melibatkan beberapa orang atau lebih untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan.
1.5.1.2. Karakteristik Prosedur
Pada hakikatnya prosedur itu diterapkan bagi pekerjaan yang terjadi berulang-ulang. Dalam prosedur biasanya dicantumkan batas waktu untuk setiap
langkah, sehingga prosedur itu akan berjalan sesuai dengan batas waktu yang telah ditetapkan. Batas waktu itu sangat penting, terlebih lagi kalau suatu prosedur
itu ada kaitannya dengan prosedur lain sehingga secara keseluruhan dari prosedur- prosedur itu akan selesai pada batas akhir waktu yang telah ditetapkan. Langkah-
langkah yang dilakukan dalam suatu prosedur selain dihitung waktu pengerjaan masing-masing, juga diperhitungkan kesinambungan yang tepat antara langkah
yang satu dengan langkah berikutnya. Selain itu, menurut Syamsi 2004:34 suatu prosedur mempunyai ciri
yang bersifat stabil di satu pihak dan fleksibel di lain pihak. Yang dimaksud disini adalah ada sebagian dari langkah yang bagaimanapun harus diikuti sepenuhnya.
Universitas Sumatera Utara
Akan tetapi ada juga sebagian kecil langkah yang luwes cara penerapannya dengan melihat situasi dan kondisinya. Secara umum dikatakan, bahwa sasaran
yang stabil tidak berubah akan menjadikan prosedur yang stabil juga. Sebaliknya, apabila sasarannya berubah maka prosedur pelaksanaannya juga akan
ikut berubah. Perubahan sasaran itu dapat disebabkan berkembangnya organisasi. Namun, sebaliknya dijaga keseimbangan antara stabilitas dan fleksibilitas dalam
penerapan prosedur. Dari uraian tersebut dapat disimpulkan, bahwa ada kemungkinan proses yang telah berlaku lama itu pada suatu ketika akan menjadi
tidak cocok lagi untuk dipertahankan. Oleh karena itu, secara berkala perlu diadakan evaluasi terhadap prosedur yang berlaku.
1.5.1.3. Pengertian Administrasi
Pemahaman yang tepat tentang pentingnya administrasi dalam kehidupan modern sangat tergantung pada defenisi yang digunakan sebagai titik tolak
berfikir. Administrasi dapat dibedakan dalam 2 dua pengertian, yaitu: 1.
Administrasi dalam arti sempit, yaitu dari kata administratie bahasa Belanda yang meliputi kegiatan: catat-mencatat, surat-menyurat,
pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan clerical work. Jadi tata usaha adalah bagian kecil dari
kegiatan administrasi dalam arti luas. 2.
Administrasi dalam arti luas dari kata administration bahasa Inggris dibawah ini akan dikemukakan beberapa pendapat, arti atau defenisi dari
administrasi dalam arti luas, yaitu:
Universitas Sumatera Utara
a. Menurut White, “Administration is a process common to all group effort,
public or private, civil or military, large scale or small scale” Administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada
semua usaha kelompok, negara atau swasta, sipil atau militer, usaha besar atau kecil.
b. Simon, mengemukakan “Administration as the activities of groups
cooperating to accomplish common goals” Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan kerjasama untuk menyelesaikan
tujuan bersama. c.
Newman, mengemukakan “Administration has been defined as the guidance, leadership and control of the effort of a group of individuals
towards some common goal” Administrasi didefenisikan sebagai pedomanpetunjuk, kepemimpinan dan pengawasan dari usaha-usaha
kelompok individu-individu guna tercapainya tujuan bersama Simbolon, 2004:14-15.
Pada kehidupan masyarakat modern, terjadi perubahan pola kehidupan di berbagai bidang yang berdasarkan pada kerja sama dalam organisasi. Pola
kehidupan keorganisasian berkaitan dengan pola berpikir dan bertindak secara rasional. Pola berpikir dan bertindak secara rasional berkaitan dengan efektivitas
dan efisiensi. Menurut Poerwanto 2006:15 administrasi didefenisikan sebagai proses kerja sama secara sistematis dari sekelompok manusia yang berinteraksi
dengan lingkungannya untuk mencapai suatu tujuan tertentu secara efektif, efisien dan saling menguntungkan serta berkelanjutan. Berdasarkan pada pengertian
Universitas Sumatera Utara
tersebut bahwa administrasi sebagai pola kehidupan modern berorientasi pada kemajuan, ketertiban, efektivitas, dan efisiensi.
Menurut The Liang Gie dalam Daryanto, 2005:7 administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang
dilaksanakan oleh sekelompok orang dalam bekerjasama untuk mecapai tujuan tertentu. Kegiatan kerja sama yang dilakukan sekelompok orang harus
berdasarkan pembagian kerja sebagaimana yang telah ditentukan dengan menggunakan sumber daya dan sarana untuk mencapai tujuan secara efektif dan
efisien. Senada dengan itu Nawawi dalam Syafiie, 2009:5 mengemukakan bahwa administrasi adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan sebagai proses
pengendalian usaha kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditetapkan. Proses kerja sama tersebut selalu terikat pada
kondisi, waktu, dan tempat. Dalam penyelenggaraan administrasi terkandung pemikiran bahwa semakin lama proses administrasi itu berlangsung harus
diupayakan tercapainya tingkat dan mutu pekerjaan yang semakin meningkat. Dari beberapa pengertian diatas terdapat unsur-unsur dari administrasi
tersebut menurut Siagian 2008:3 yang terdiri dari : 1.
Adanya dua orang manusia atau lebih karena seseorang tidak dapat bekerja sama dengan dirinya sendiri.
2. Adanya tujuan, tujuan merupakan suatu sasaran atau target yang hendak
dicapai secara bersama- sama. 3.
Adanya tugas yang hendak dilaksanakan sehingga terbentuklah kerjasama.
Universitas Sumatera Utara
4. Adanya sarana dan prasarana yang disebut juga dengan peralatan dan
perlengkapan, terutama peralatan yang sangat berkaitan langsung dengan proses administrasi seperti peralatan kantor yakni komputer, meja, telepon
dan sebagainya. Berdasarkan definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa administrasi
adalah rangkaian kegiatan sebagai proses kerja sama sekelompok orang secara sistematis dengan memanfaatkan sarana prasarana untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan secara berdaya guna dan berhasil guna.
1.5.1.4. Pengertian Prosedur Administrasi
