4. Adanya sarana dan prasarana yang disebut juga dengan peralatan dan
perlengkapan, terutama peralatan yang sangat berkaitan langsung dengan proses administrasi seperti peralatan kantor yakni komputer, meja, telepon
dan sebagainya. Berdasarkan definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa administrasi
adalah rangkaian kegiatan sebagai proses kerja sama sekelompok orang secara sistematis dengan memanfaatkan sarana prasarana untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan secara berdaya guna dan berhasil guna.
1.5.1.4. Pengertian Prosedur Administrasi
Prosedur merupakan rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain, sehingga menunjukkan adanya urutan tahapan secara jelas dan pasti serta cara-
cara yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian suatu bidang tugas Boediono,
2003:62. Untuk selanjutnya, istilah prosedur dapat juga dilengkapkan menjadi prosedur kerja. Yang mana prosedur kerja merupakan
kegiatan yang harus dilakukan secara berurutan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu Syamsi, 2004:33. Sedangkan administrasi didefenisikan
sebagai proses kerja sama secara sistematis dari sekelompok manusia yang berinteraksi dengan lingkungannya untuk mencapai suatu tujuan tertentu secara
efektif, efisien dan saling menguntungkan serta berkelanjutan Poerwanto, 2006:15.
Kegiatan kerja sama yang dilakukan sekelompok manusia dalam menentukan persyaratan, baik teknis maupun adminsitratif harus dikaji terlebih
Universitas Sumatera Utara
dahulu agar benar-benar sesuai. Informasi mengenai persyaratan tersebut harus mudah diperoleh, sederhana, cepat dan adanya biaya yang jelas sehingga
masyarakat menjadi lebih mudah dalam memenuhi persyaratan administrasi sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan Sumber: www.ptun-
palangkaraya.go.id. Dari penjelasan diatas dapat dilihat bahwa prosedur kerja juga dapat
dikatakan sebagai prosedur administrasi karena memiliki pemgertian yang hampir sama. Dan dapat disimpulkan bahwa prosedur administrasi adalah tata laksana
yang memiliki tahapan, syarat-syarat, pembagian tugas dan biaya yang jelas, pasti, sederhana serta melibatkan beberapa orang atau lebih dalam rangka
pencapaian tujuan yang telah ditetapkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan memanfaatkan sarana prasarana.
1.5.1.5. Klasifikasi dan Sifat Administrasi
Westra 2009:9 mengklasifikasikan administrasi dalam tiga jenis, yaitu: 1.
Administrasi sebagai Tata Usaha Administrasi dalam arti sebagai tata usaha merupakan setiap penyususnan
keterangan-keterangan secara sistematis dan pencatatan secara tertulis. Pekerjaan administrasi tersebut terdiri atas pencatatan pelbagai keterangan
yang penting bagi badan usaha yang bersangkutan.
Universitas Sumatera Utara
2. Administrasi sebagai Proses atau Kegiatan
Administrasi sebagai keseluruhan proses yang terdiri atas kegiatan-kegiatan, pemikiran-pemikiran, pengaturan-pengaturan, mulai dari penentuan tujuan
sampai dengan penyelenggaraannya sehingga tercapai tujuan tersebut. 3.
Administrasi sebagai Administrasi Negara atau Pemerintah Administrasi sebagai pemerintah atau administrasi negara antara lain
sebagai aparatur dari negara yang dikepalai dan digerakkan oleh pemerintah guna meyelenggarakan undang-undang, kebijakan-kebijakan pemerintah.
Berdasarkan uraian diatas maka dapat disimpulkan, menurut hakikat dan kenyataannya administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan.
Rangkaian kegiatan penataan yang merupakan administrasi itu berlangsung dalam usaha bersama dari sekelompok orang yang bermaksud untuk mencapai tujuan
tertentu. Rangkaian kegiatan penataan dilakukan dengan menyelenggarakan usaha-usaha untuk mencapai tujuan suatu negara.
Menurut Poerwanto 2006:15 administrasi sebagai fenomena sosial merupakan ilmu pengetahuan yang memiliki sifat sifat sebagai berikut:
1. Sifat empiris, proses dalam administrasi diartikan sebagai kegiatan yang
terus menerus dilakukan tanpa batas akhir, dilakukan secara bertahap dengan didasarkan pada pengalaman masa lalu untuk menjadi acuan
tindakan selanjutnya. 2.
Tujuan, salah satu dasar penting dari kegiatan administrasi adalah tujuan. Tujuan menjadi arahan pembuatan kebijakan operasional dan pelaksanaan
proses kerja sama.
Universitas Sumatera Utara
3. Sistematis, kegiatan administrasi baik pada tingkat kebijakan maupun
pelaksanaan dan pengendalian dilakukan dalam sebuah sistematika. Artinya keseluruhan kegiatan merupakan suatu rangkaian yang dilaksanakan secara
berurutan berlandaskan nilai-nilai dan aturan yang telah disusun dalam satu kesatuan fungsi dan tanggung jawab, berkelanjutan, dan diukur hasilnya.
4. Analitis, proses penyelenggaraan dilakukan berdasarkan metode yang
konsisten terhadap tugas serta bertanggung jawab atas berbagai bagian, dan hubungan antar bagian diuraikan dengan tegas dan jelas.
5. Terbuka, kegiatan yang mengarahkan pihak-pihak yang berkepentingan
untuk bekerja sama melalui sejumlah tahapan yang akan menciptakan pengetahuan baru dari permasalahan yang dihadapi.
1.5.1.6. Fungsi Administrasi
