Fungsi Manajemen Konsep Dasar 1. Manajemen Keperawatan

18

2. Fungsi Manajemen

Pada fungsi manajemen keperawatan terdapat beberapa elemen utama yaitu Planning perencanaan, Organizing pengorganisasian, Staffing kepegawaian, Directing pengarahan, Controlling pengendalianevaluasi. 2.1 Planning Perencanaan Fungsi planning perencanaan adalah fungsi terpenting dalam manajemen, oleh karena fungsi ini akan menentukan fungsi-fungsi manajemen lainnya. Menurut Muninjaya, 1999 fungsi perencanaan merupakan landasan dasar dari fungsi manajemen secara keseluruhan. Tanpa ada fungsi perencanaan tidak mungkin fungsi manajemen lainnya akan dapat dilaksanakan dengan baik. Perencanaan akan memberikan pola pandang secara menyeluruh terhadap semua pekerjaan yang akan dijalankan, siapa yang akan melakukan, dan kapan akan dilakukan. Perencanaan merupakan tuntutan terhadap proses pencapaian tujuan secara efektif dan efesien. Swanburg 2000 mengatakan bahwa planning adalah memutuskan seberapa luas akan dilakukan, bagaimana melakukan dan siapa yang melakukannya. a. Tujuan Perencanaan Perencanaan dilakukan dengan tujuan : - Untuk menimbulkan keberhasilan dalam mencapai sasaran dan tujuan - Agar penggunaan personel dan fasilitas yang tersedia lebih efektif - Membantu dalam koping dengan situasi kritis - Meningkatkan efektivitas dalam hal biaya Universitas Sumatera Utara 19 - Membantu menurunkan elemen perubahan, karena perencanaan berdasarkan masa lalu dan akan datang. - Dapat digunakan untuk menemukan kebutuhan untuk berubah - Penting untuk melakukan kontrol yang lebih efektif b. Tahap dalam perencanaan : Terdapat beberapa tahap dalam membuat perencanaan, antara lain : - Penting untuk melakukan kontrol yang lebih efektif - Analisis situasi, bertujuan untuk mengumpulkan data atau fakta. - Mengidentifikasi masalah dan penetapan prioritas masalah - Merumuskan tujuan program dan besarnya target yang ingin dicapai. - Mengkaji kemungkinan adanya hambatan dan kendala dalam pelaksanaan program. - Menyusun Rencana Kerja Operasional RKO c. Manfaat Perencanaan Manfaat yang dapat diperoleh dalam perencanaan, antara lain : - Membantu proses manajemen dalam menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan. - Memberikan cara pemberian perintah yang tepat untuk pelaksanaan - Memudahkan kordinasi - Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasional secara jelas - Membantu penempatan tanggungjawab lebih tepat - Membuat tujuan lebih khusus, lebih rinci dan lebih mudah dipahami Universitas Sumatera Utara 20 - Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti - Menghemat waktu dan dana. d. Keuntungan Perencanaan Keuntungan yang diperoleh dengan melakukan perencanaan, antara lain : - Mengurangi atau menghilangkan jenis pekerjaan yang tidak produktif. - Dapat dipakai sebagai alat pengukur hasil kegiatan yang dicapai - Memberikan suatu landasan pokok fungsi manajemen lainnya terutama fungsi keperawatan - Memodifikasi gaya manajemen - Fleksibilitas dalam pengambilan keputusan e. Kelemahan Perencanaan Selain keuntungan, pelaksanaan perencanaan juga memiliki kelemahan, antara lain : - Perencanaan mempunyai keterbatasan dalam hal ketepatan informasi dan fakta-fakta tentang masa yang akan datang - Perencanaan memerlukan biaya yang cukup banyak - Perencanaan mempunyai hambatan psikologis - Perencanaan menghambat timbulnya inisiatif - Perencanaan menyebabkan terhambatnya tindakan yang perlu diambil. 2.2 Organizing Pengorganisasian Pengorganisasian adalah suatu langkah untuk menetapkan, menggolongkan dan mengatur berbagai macam kegiatan, penetapan tugas-tugas dan wewenang seseorang, pendelegasian wewenang dalam rangka mencapai Universitas Sumatera Utara 21 tujuan. Fungsi pengorganisasian merupakan alat untuk memadukan semua kegiatan yang beraspek personil, finansial, material dan tata cara dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan Muninjaya, 1999. a. Manfaat Pengorganisasian Melalui fungsi pengorganisasian akan dapat diketahui : - Pembagian tugas untuk perorangan dan kelompok. - Hubungan organisatoris antara orang-orang di dalam organisasi tersebut melalui kegiatan yang dilakukannya. - Pendelegasian wewenang. - Pemanfaatan staff dan fasilitas fisik. b. Langkah-langkah Pengorganisasian - Tujuan organisasi harus dipahami oleh staf. Tugas ini sudah tertuang dalam fungsi perencanaan. - Membagi habis pekerjaan dalam bentuk kegiatan pokok untuk mencapai tujuan. - Menggolongkan kegiatan pokok kedalam satuan-satuan kegiatan yang praktis. - Menetapkan berbagai kewajiban yang harus dilaksanakan oleh staf dan menyediakan fasilitas yang diperlukan. - Penugasan personil yang tepat dalam melaksanakan tugas. - Mendelegasikan wewenang. Universitas Sumatera Utara 22 2.3 Staffing Kepegawaian Staffing merupakan metodologi pengaturan staff, proses yang teratur, sistematis berdasarkan rasional yang diterapkan untuk menentukan jumlah personil suatu organisasi yang dibutuhkan dalam situasi tertentu Swanburg, 2000. Proses pengaturan staff bersifat kompleks. Komponen pengaturan staff adalah sistem kontrol termasuk studi pengaturan staff, penguasaan rencana pengaturan staff, rencana penjadwalan, dan Sistem Informasi Manajemen Keperawatan SIMK. SIMK meliputi lima elemen yaitu kualitas perawatan pasien, karakteristik dan kebutuhan perawatan pasien, perkiraan suplai tenaga perawat yang diperlukan, logistik dari pola program pengaturan staf dan kontrolnya, evaluasi kualitas perawatan yang diberikan. Dasar perencanaan untuk pengaturan staff pada suatu unit keperawatan mencakup personil keperawatan yang bermutu harus tersedia dalam jumlah yang mencukupi dan adekuat, memberikan pelayanan pada semua pasien selama 24 jam sehari, 7 hari dalam seminggu, 52 minggu dalam setahun. Setiap rencana pengaturan staff harus disesuaikan dengan kebutuhan rumah sakit dan tidak dapat hanya dicapai dengan rasio atau rumusan tenagapasien yang sederhana. Jumlah dan jenis staff keperawatan yang diperlukan dipengaruhi oleh derajat dimana departemen lain memberikan pelayanan pendukung, juga dipengaruhi oleh jumlah dan komposisi staff medis dan pelayanan medis yang diberikan. Kebutuhan khusus individu, dokter, waktu dan lamanya ronde, jumlah test, obat-obatan dan pengobatan, jumlah dan jenis pembedahan akan mempengaruhi kualitas dan Universitas Sumatera Utara 23 kuantitas personel perawat yang diperlukan dan mempengaruhi penempatan mereka. Pengrekrutan merupakan proses pengumpulan sejumlah pelamar yang berkualifikasi untuk pekerjaan di perusahaan melalui serangkaian aktivitas. Tujuan orientasi pegawai baru adalah untuk membantu perawat dalam menyesuaikan diri pada situasi baru. Produktivitas meningkat karena lebih sedikit orang yang dibutuhkan jika mereka terorientasi pada situasi kerja. Penjadwalan siklus merupakan salah satu cara terbaik yang dipakai untuk memenuhi syarat distribusi waktu kerja dan istirahat untuk pegawai. Pada cara ini dibuat pola waktu dasar untuk minggu-minggu tertentu dan diulang pada siklus berikutnya. Jadwal modifikasi kerja mingguan menggunakan shift 10-12 jam dan metode lain yang biasa. 2.3.1 Perencanaan Ketenagaan Langkah-langkah perencanaan tenaga keperawatan menurut Dructer Gillies, 1994 meliputi: a. Mengidentifikasi bentuk dan beban pelayanan keperawatan yang akan diberikan b. Menentukan katagori perawat yang akan ditugaskan untuk melaksanaka keperawatan c. Menentukan jumlah masing-masing katagori perawat yang dibutuhkan d. Menerima dan menyaring untuk posisi yang ada e. Menetukan tenaga perawat sesuai unit dan shift f. Memberi tanggung jawab untuk melaksanakan tugas pelayanan keperawatan Universitas Sumatera Utara 24 Penentuan tenaga keperawatan dipengaruhi oleh keinginan untuk menggunakan tenaga keperawatan yang sesuai. Untuk lebih akuratnya dalam perencanaan tenaga keperawatan, maka pemimpin keperawatan harus mempunyai keyakinan tertentu dalam organisasinya seperti: a. Rasio antara perawat dan pasien dalam ruangan perawatan intensif adalah 1:11:2 b. Perbandingan perawat ahli dan terampil di ruang medikal bedah, kebidanan, anak, psikiatri adalah 2:13:1 c. Rasio antara perawat dengan pasien saat shift pagi atau sore adalah 1:5 untuk malam hari di ruang rawat dan lain-lain. 2.4 Directing Pengarahan Pengarahan adalah hubungan antara aspek-aspek individual yang ditimbulkan oleh adanya pengaturan terhadap bawahan-bawahan untuk dapat dipahami dan pembagian pekerjaan yang efektif untuk tujuan perusahaan yang nyata. Kepemimpinan merupakan faktor penting dalam keberhasilan manajemen. Menurut Stogdill dalam Swanburg 2000, kepemimpinan adalah suatu proses yang mempengaruhi aktivitas kelompok terorganisasi dalam upaya menyusun dan mencapai tujuan. Gardner dalam Swanburg 2000, menyatakan bahwa kepemimpinan sebagai suatu proses persuasi dan memberi contoh sehingga individu pimpinan kelompok membujuk kelompoknya untuk mengambil tindakan yang sesuai dengan usulan pimpinan atau usulan bersama. Universitas Sumatera Utara 25 Menurut Lewin dalam Swanburg 2000, terdapat beberapa macam gaya kepemimpinan yaitu : - Autokratik Pemimpin membuat keputusan sendiri. Mereka lebih cenderung memikirkan penyelesaian tugas dari pada memperhatikan karyawan. Kepemimpinan ini cenderung menimbulkan permusuhan dan sifat agresif atau sama sekali apatis dan menghilangkan inisiatif. - Demokratis Pemimpin melibatkan bawahannya dalam proses pengambilan keputusan. Mereka berorientasi pada bawahan dan menitikberatkan pada hubungan antara manusia dan kerja kelompok. Kepemimpinan demokratis meningkatkan produktivitas dan kepuasan kerja. - Laissez faire Pemimpin memberikan kebebasan dan segala serba boleh, dan pantang memberikan bimbingan kepada staff. Pemimpin tersebut membantu kebebasan kepada setiap orang dan menginginkan setiap orang senang. Hal ini dapat mengakibatkan produktivitas rendah dan karyawan frustasi. Manajer perawat harus belajar mempraktekkan kepemimpinan perilaku yang merangsang motivasi pada para pemiliknya, mempraktekkan keperawatan professional dan tenaga perawat lainnya. Perilaku ini termasuk promosi autonomi, membuat keputusan dan manajemen partisipasi oleh perawat professional. Universitas Sumatera Utara 26 2.5 Controlling Pengawasan Pengawasan merupakan pemeriksaan terhadap sesuatu apakah terjadi sesuai dengan rencana yang ditetapkandisepakati, instruksi yang telah dikeluarkan, serta prinsip-prinsip yang telah ditentukan, yang bertujuan untuk menunjukkan kekurangan dan kesalahan agar dapat diperbaiki Fayol, 1998. Pengawasan juga diartikan sebagai suatu usaha sistematik untuk menetapkan standard pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi timbal balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standard yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan- penyimpangan, serta mengambil tindakan yang digunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan Mockler, 2002. Tugas seorang manajemen dalam usahanya menjalankan dan mengembangkan fungsi pengawasan manajerial perlu memperhatikan beberapa prinsip berikut : - Pengawasan yang dilakukan harus dimengerti oleh staff dan hasilnya mudah diukur, misalnya menepati jam kerja. - Fungsi pengawasan merupakan kegiatan yang amat penting dalam upaya mencapai tujuan organisasi. - Standard unjuk kerja yang akan diawasi perlu dijelaskan kepada semua staf, sehingga staf dapat lebih meningkatkan rasa tanggung jawab dan komitmen terhadap kegiatan program. Universitas Sumatera Utara 27 - Kontrol sebagai pengukuran dan koreksi kinerja untuk meyakinkan bahwa sasaran dan kelengkapan rencana untuk mencapai tujuan telah tersedia, serta alat untuk memperbaiki kinerja. - Terdapat sepuluh karakteristik suatu sistem control yang baik : - Harus menunjukkan sifat dari aktivitas - Harus melaporkan kesalahan-kesalahan dengan segera - Harus memandang ke depan - Harus menunjukkan penerimaan pada titik kritis - Harus objektif - Harus fleksibel - Harus menunjukkan pola organisasi - Harus ekonomis - Harus mudah dimengerti - Harus menunjukkan tindakan perbaikkan. Untuk fungsi-fungsi control dapat dibedakan pada setiap tingkat manajer. Sebagai contoh, manajer perawat kepala dari satu unit bertanggung jawab mengenai kegiatan operasional jangka pendek termasuk jadwal harian dan mingguan, dan penugasan, serta pengunaan sumber-sumber secara efektif. Kegiatan-kegiatan control ditujukan untuk perubahan yang cepat. Dua metode pengukuran yang digunakan untuk mengkaji pencapaian tujuan-tujuan keperawatan adalah: - Analisa tugas : kepala perawat melihat gerakan, tindakan dan prosedur yang tersusun dalam pedoman tertulis, jadwal, aturan, catatan, anggaran. Hanya Universitas Sumatera Utara 28 mengukur dukungan fisik saja, dan secara relatif beberapa alat digunakan untuk analisa tugas dalam keperawatan. - Kontrol kualitas : kepala perawat dihadapkan pada pengukuran kualitas dan akibat-akibat dari pelayanan keperawatan.

3. Standard Asuhan Keperawatan