1 Kepala Cabang
Kepala cabang fungsi utamanya melaksanakan, mengendalikan kegiatan operasional dan pelaporan meliputi produksi, konservasi, penghimpunan dana,
kegiatan administrasi keuangan, pengembangan organisasi keagenan, dan pelayanan kepada pemegang polis.
A. Uraian Tugas
1. Melaksanakan rencana kegiatan action plan trilogi operasional asuransi
Jiwa di kantor cabang meliputi operasional produksi, operasional konservasi, operasional penghimpunan dana.
2. Melaksanakan kegiatan operasional produksi.
3. Melaksanakan kegiatan operasional konservasi.
4. Melaksanakan pengembangan organisasi keagenan.
5. Melaksanakan dan mengendalikan tertib administrasi dan keuangan.
6. Melaksanakan kegiatan kehumasan dan pelayanan pemegang polis untuk
membangun citra perusahaan dan kepuasan pelanggan. 7.
Membangun hubungan kerja yang kondusif untuk meningkatkan produktivitas dan efektifitas kerja.
B. Wewenang 1.
Menandatangani perpanjangan atau pemutusan surat perjanjian kontrak Agen.
2. Merekomendasikan pelaksanaan atau penundaan ijin cuti dan fasilitas
pegawai di kantor cabangnya.
Universitas Sumatera Utara
3. Mengusulkan diklat, retraining, refreshing, agen dan agen kordinator.
4. Melaksanakan penilaian kinerja terhadap pegawai di unit kerjanya.
5. Melakukan evaluasi terhadap kinerja agen dan agen kordinator.
6. Memberikan teguran dan merekomendasikan schorsing pegawai atau
agen, agen kordinator yang melaksanakan kesalahan sesuai ketentuan yang berlaku.
7. Mengusulkan promosi, demosi, mutasi dan alih tugas pegawai di kantor
cabangnya. 8.
Merekomendasikan pengadaan sarana dan prasarana. 9.
Menandatangani atau memfiat dokumen-dokumen keuangan yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawabnya.
C. Tanggung Jawab 1.
Terlaksananya pencapaian sasaran pertumbuhan bisnis meliputi produksi baru dan persistensi polis.
2. Terlaksananya pencapaian sasaran dan anggaran premi Income, efisiensi
biaya dan Setoran. 3.
Tercapainya keuntungan operasional. 4.
Tercapainya produktivitas agen dan agen koordinator. 5.
Terpenuhinya agen berlisensi. 6.
Terlaksananya mekanisme pelayanan terhadap hak-hak pemegang polis. 7.
Terlaksananya penyelenggaraan pengeluaran pinjaman polis dan angsuranpelunasan secara tertib dan benar.
Universitas Sumatera Utara
8. Tercapainya pemenuhan kebutuhan organisasi keagenan baik kuantitatif
maupun kualitatif. 9.
Terlaksananya pembinaan, pengembangan dan pemberdayaan organisasi keagenan.
10. Tercapainya peningkatan kuantitas dan kualitas jaringan pemasaran.
11. Terlaksananya tertib administrasi-keuangan dan dokumentasi dengan baik
di kantor cabang. 12.
Terselesaikannya segala bentuk penyimpangan secara tepat, cepat dan akurat.
13. Terpeliharanya pengamanan asset-asset perusahaan serta sarana dan
prasarana kerja yang tersedia. 14.
Terlaksananya pelaporan yang akurat dan tepat waktu. 15.
Terlaksananya penilaian unjuk kerja terhadap pejabatpegawai di unit kerjanya.
16. Terlaksananya prinsip mengenal nasabah.
17. Terjaganya citra positif perusahaan di cabangnya.
18. Terlaksananya hubungan kerja yang harmonis, motifatif dan kondusif.
2 Kepala Unit Administrasi dan Keuangan
Kepala Unit Administrasi dan Keuangan mempunyai peran dan fungsi dalam melaksanakan, membina, mengawasi dan mengendalikan kegiatan administrasi
keuangan Kantor cabang, serta pelayanan kepada pemegang polis, agen dan agen kordinator.
Universitas Sumatera Utara
A. Uraian Tugas 1.
Melaksanakan dan mengendalikan tertib administrasi dan keuangan. 2.
Melaksanakan pengawasan dan pengendalian penerimaan dan pengeluaran uang.
3. Melaksanakan kegiatan pelayanan pelanggan customer service.
4. Melaksanakan prinsip mengenal nasabah.
5. Melakukan seluruh proses pekerjaan melalui aplikasi BIL dan integrasi,
serta melaporkan kendala pelaksanaan aplikasi yang ditemukan. 6.
Membuat laporan hasil kinerja. 7.
Membangun hubungan kerja yang kondusif untuk meningkatkan produktivitas dan efektifitas kerja.
B. Wewenang 1.
Merekomendasikan pelaksanaan atau penundaan ijin cuti dan fasilitas pegawai di kantor cabangnya.
2. Mengusulkan diklat, retraining, refreshing, seminar, kursus untuk kasir
dan pegawai administrasi. 3.
Melaksanakan penilaian kinerja terhadap pegawai di unit kerjanya. 4.
Melakukan evaluasi terhadap kinerja kasir dan pegawai administrasi. 5.
Memberikan teguran dan merekomendasikan schorsing Pegawai dan Kasir yang melaksanakan kesalahan sesuai ketentuan yang berlaku.
6. Mengusulkan promosi, demosi, mutasi dan alih tugas pegawai di Unit
Kerjanya. 7.
Merekomendasikan pengadaan sarana dan prasarana.
Universitas Sumatera Utara
8. Menandatangani atau memfiat dokumen-dokumen keuangan yang
berkaitan dengan tugas dan tanggung jawabnya. C. Tanggung Jawab
1. Tersedianya rencana anggaran kantor cabang.
2. Tersedianya data dan evaluasi hasil kegiatan TOA.
3. Terlaksananya pengawasan dan pengendalian tertib administrasi serta
dokumentasi secara baik. 4.
Terlaksananya seluruh sistem aplikasi. 5.
Terpeliharanya asset perusahaan serta sarana dan prasarana kerja yang tersedia.
6. Terlaksananya pelaporan yang akurat dan tepat waktu.
7. Terjaganya kepuasan pelanggan dan citra positif perusahaan.
8. Terjaganya keharmonisan kerja.
3 Kasir
A. Uraian tugas kasir bidang keuangan
1. Menerima transaksi uang masuk dan uang keluar setelah diotorisasi oleh
kepala cabang dan kepala unit administrasi dan keuangan. 2.
Melaksanakan pengiriman laporan keuangan kantor cabang. 3.
Menglola transaksi-transaksi umum seperti titipan premi dan sebagainya. B.
Uraian tugas kasir bidang bank 1.
Menerima transaksi yang berkaitan dengan bank. 2.
Mencatatmembuat buku harian bank.
Universitas Sumatera Utara
3. Membuat laporan rekonsiliasi bank.
4. Melaksanakan penyetoran sisa saldo kas ke bank setiap hari.
5. Melaksanakan pencairan cek apabila diperlukan.
6. Membantu buku pembantu cek.
C. Uraian tugas kasir bidang pajak
1. Membuat administrasi perpajakan.
2. Memotong pajak dari setiap pembayaran hak-hak yang kena pajak.
3. Mencatat data pemotongan pajak secara harian.
4. Menyetorkan pajak ke bank atau kantor pos.
5. Membuat SSP dan menyetorkan pajak secara bulanan ke kantor pajak.
6. Membuat SPT tahunan dan melaporkannya ke kantor pajak.
4 Administrasi klaim dan pinjaman polis
A. Uraian tugas bagaian klaim
1. Menerima administrasi pengajuan klaim.
2. Membuat laporan klaim.
3. Mengarsip berkas klaim.
B. Uraian tugas bagian pinjaman polis
1. Menerima pengajuan pinjaman polis.
2. Mengajukan pinjaman polis.
3. Memproses pengeluaran pinjaman polis.
4. Membuat laporan pinjaman polis setiap bulannya.
5. Mengarsip agunan pinjaman polis.
Universitas Sumatera Utara
6. Konfirmasi kepada pemegang polis yang menunggak angsuran.
5 Administrasi Konservasi
1. Memproses administrasi perubahan polis.
2. Membuat bahan evaluasi penagihan bulanan untuk rapat.
3. Melaporkan kepada kepala cabang dan kepala unit administrasi dan
keuangan hasil penagihan setiap harinya. 4.
Mengaupdate poli-polis yang tidak sesuai antara Mfpolis dengan bukti- bukti setoran premi yang akurat.
6 Administrasi Produksi
1. Mencatat data produksi ke buku produksi.
2. Membuat administrasi premi pertama dan administrasi pembawaan kuitansi
premi pertama oleh agensupervisor. 3.
Membuat surat-surat yang terkait dengan produksi. 4.
Membuat laporan produksi setiap harinya. 5.
Merekap penghasilan agensupervisor dan melaporkan kepada kepala cabang dan kepala unit administrasi dan keuangan.
6. Mengarsip semua berkas yang terkait dengan produksi.
Universitas Sumatera Utara
7 Agen KordinatorSupervisor
1. Memberikan pengarahan kepada agen mengenai lokasi yang didatangi
untuk menarik nasabah. 2.
Menggkordinir para agen. 3.
Membantu kepala cabang dalam perekrutan agen. 4.
Memberikan laporan kegiatan kepada kepala cabang. 5.
Memelihara jaringan pemasaran.
8 Agen
1. Menarik nasabah.
2. Menagih premi para nasabah.
3. Merawat polis yang ada dengan cara melakukan penagihan tepat waktu
dan berupaya melakukan polis-polis ”lapse”. 4.
Melakukan perencanaan dan pengaturan kerja. 5.
Melakukan penjualan. 6.
Memelihara hubungan baik dengan pemegang polis.
Universitas Sumatera Utara
GAMBAR 2 : STRUKTUR ORGANISASI AJB. BUMIPUTERA CABANG KISARAN
Sumber : AJB Bumiputera Cabang Kisaran.
Kepala Cabang
Kepala Unit Administrasi dan
Keuangan Agen
KordinatorSupervisor
Kasir Administrasi Klaim
dan Pinjaman Polis Administrasi
Konservasi Administrasi
Produksi Agen
Agen
Universitas Sumatera Utara
4.1.5 Produk yang dihasilkan oleh AJB Bumiputera
