2.1.3. Tujuan Arsip Statis
Tujuan arsip statis pada umumnya sebagai arsip yang dirawat dan dipelihara sehingga mudah untuk ditemukan kembali yang bermanfaat bagi
organisasi dan masyarakat, serta bagi peneliti dan pengguna arsip dalam upaya melaksanakan suatu kegiatan penelitian.
Menurut Novyanti 2010: 2 arsip statis bagi Pemerintah memiliki tujuan untuk menjamin keselamatan atas bahan pertanggungjawaban nasional
tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan bangsa dan negara sesuai dengan kegiatan pemerintah.
Dari penjelasan di atas maka dapat dikatakan bahwa tujuan arsip statis sangat penting untuk menjamin keselamatan arsip yang rawat dan dipelihara agar
dapat ditemukan kembali dalam suatu kegiatan penelitian.
2.1.4. Strategi Pengaturan Arsip Statis
Lembaga kearsipan sebagai institusi yang bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan kearsipan statis harus menyadari sejak awal, bahwa untuk
memenuhi fungsi kultural arsip statis, pengaturan arsip statis sangat dipengaruhi
oleh kesiapan lingkungan internal oleh lembaga kearsipan.
Schellenberg 1961: 17 menyebutkan dua tujuan utama dari pengaturan arsip statis, yakni melestarikan arsip yang bernilai guna kebuktian to
preserve their evidential value dan mendayagunakannya agar dapat di akses dan dimanfaatkan secara optimal oleh masyarakatpublik making
them accessible for use
.
Untuk mencapai tujuan pengaturan arsip statis, maka lembaga kearsipan perlu memiliki konsep atau strategi pengaturan arsip statis. Alur pikir strategi
pengaturan arsip statis menurut Azmi 2010: 4 adalah: 1
Ilmu kearsipan 2
Standar deskripsi 3
Ruang pengolahan 4
Peralatan 5
SDM yang profesional. 6
Koordinasi
2.1.4.1. Ilmu Kearsipan
Ilmu kearsipan berperan sebagai unsur kontrol pelaksanaan pengaturan arsip statis. Pengaturan arsip statis tanpa di dasari ilmu kearsipan akan menjadikan
Universitas Sumatera Utara
informasi arsip statis sebagai informasi pada umumnya pustakamuseum, bukan lagi sebagai informasi yang unik. Pemahaman akan konsep, teori dan prinsip-
prinsip kearsipan statis harus dijadikan sebagai acuan bagaimana informasi arsip
statis dapat diolah.
Dari sisi kultural, arsip memiliki karakteristik yang berlainan dengan produk pustaka. Schellenberg 1956: 20 menyebutkan dua perbedaan mendasar,
yaitu cara keduanya tercipta dan cara bagaimana keduanya dikelola. Kekhasan arsip yang tercipta atau terakumulasi sebagai akibat langsung dari kegiatan
fungsional, sehingga arti pentingnya terletak pada keterkaitan organisasi dalam hubungannya dengan instansi pencipta creating agency dan naskah lainnya.
2.1.4.2. Standar Deskripsi
Arsip yang disimpan di Lembaga Kearsipan merupakan informasi yang tidak begitu saja dapat diakses, tetapi harus diolah terlebih dahulu sehingga dapat
dimanfaatkan untuk berbagai kepentingan oleh publik atau masyarakat. Pengaturan arsip yang telah diserahkan oleh lembaga penciptanya ke lembaga
kearsipan hingga menjadi sumber informasi yang senantiasa dapat diakses
dilakukan melaui kegiatan penataan fisik dan informasi arsip statis.
Azmi 2010: 6 deskripsi arsip dimaksudkan agar dapat memberikan akses informasi mengenai asal-usul, isi dan sumber dari berbagai kumpulan arsip,
struktur pemberkasannya, hubungannya dengan arsip lain, dan cara bagaimana
arsip tersebut dapat ditemukan dan digunakan.
2.1.4.3. Ruang Pengolahan
Ruang pengolahan yang ada harus dapat menciptakan efisiensi, efektivitas, perlindungankeamanan arsip, serta kenyamanan dan kreativitas bekerja Arsiparis.
Selain itu ruang pengolahan juga harus mempertimbangkan karakter atau jenis
media arsip. Kegiatan mengolah arsip merupakan proses kegiatan kinerja
kearsipan yang sangat panjang, mulai dari survei, identifikasi, deskripsi, labeling, hingga penyusunan finding aid. Sehingga kegiatan mengolah arsip dibutuhkan
suatu ruang yang khusus sebagai unsur pendukung dalam pelaksanaan pengaturan
arsip statis.
Universitas Sumatera Utara
Azmi 2010: 8 mengatakan beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan berkaitan dengan perwujudan ruang pengolahan seperti: volume arsip, jenis arsip,
fasilitas, kualitas akuisisi, keamanan dan pelestarian arsip. Dengan adanya studi kelayakan akan dapat di ambil keputusan tepat apakah suatu Lembaga Kearsipan
sudah memerlukan ruang pengolahan arsip yang menyatu dengan ruang
penyimpanandepo atau terpisah dengan depo tetapi dalam satu area.
Dari keterangan di atas maka dapat dinyatakan bahwa ruang pengolahan sangat penting dalam melakukan kegiatan pengaturan terhadap arsip agar dapat
menciptakan perlindungan, keamanan serta kenyamanan bagi arsiparis.
2.1.4.4. Peralatan
Umumnya pengaturan arsip statis memerlukan peralatan kearsipan, seperti lemari atau rak arsip stacks, boks, mapfolder, amplop, can, dan pembungkus
lainnya. Peralatan maupun sarana kearsipan secara umum harus memperhitungkan dua hal, yakni bebas asam acid free dan sesuai dengan kebutuhan karakteristik
fisik arsipnya. Menurut Azmi 2010: 8 ada empat jenis peralatan kearsipan, yakni
peralatan untuk arsip berbasis kertas paper based, berbasis audio-visual film, video, foto, rekaman suara, berbas elektronik magnetik, optik, dan arsip tanpa
ukuran nonstandard size.
2.1.4.5. Sumber Daya Manusia
Dalam menjamin efisiensi dan efektivitas pengaturan arsip statis diperlukan unsur pendukung kerja, yakni SDM kearsipan yang profesional. Dalam
hal ini dapat dimanfaatkan Arsiparis – Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggungjawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwewenang
dalam melaksanakan kegiatan kearsipan yang telah dipersiapkan sebagai tenaga profesional untuk mengolah arsip sebagaimana diatur dalam Surat Keputusan
Menteri Negara Nomor 09KEPM.PAN22002 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya.
Universitas Sumatera Utara
Menurut Komalasari 2010: 2 Arsiparis sebagai tenaga profesional berhak untuk mengolahmengatur arsip statis di Lembaga Kearsipan tanpa harus
ada kekawatiran kesalahan pengaturan fisik dan informasi, maupun pembocoran informasi.
Tugas arsiparis administrator arsip statis atau archivist adalah mempersiapkan pemusnahan arsip dinamis yang tidak perlu disimpan permanen
serta pemindahan arsip dinamis yang akan disimpan permanen ke lembaga arsip. Arsiparis harus cermat dalam mengenali dan menetapkan semua arsip yang
memiliki nilai sejarah. Dari beberapa penjelasan diatas maka dapat diketahui bahwa Arsiparis
memiliki tugas dan tanggungjawab yang besar dalam mengelolah dan mengatur arsip yang masih memiliki nilai sejarah.
2.1.4.6. Koordinasi
Koordinasi merupakan suatu istilah singkatpendek yang terkadang mudah untuk diverbalkan tetapi sulit di implementasikan. Kegiatan pengolahan
arsip dalam lingkup archives management, arsip merupakan salah satu bagian dari sub sistem pengelolaan arsip statis akuisisi, pengolahan, pelestarian, akses dan
layanan, pemanfaatan dan pendayagunaan. Selain itu kegiatan pelaksanaan pengolahan arsip statis tidak mungkin
dapat berjalan secara optimal tanpa adanya koordinasi kerja yang baik dari unit kerja yang lain, misalnya seperti pada Kegiatan Unit Kerja Pelestarian
Penyimpanan dan Reproduksi serta Unit Kerja Layanan Informasi.
Handoko 2003: 195 menyatakan bahwa koordinasi coordination merupakan suatu proses kegiatan pengintegrasian, tujuan, serta fungsi pada
satuan-satuan yang terpisah departemen atau bidang-bidang fungsional suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.
Dari penyataan di atas maka dapat dikatakan bahwa koordinasi sangat dibutuhkan dalam kegiatan pengolahan arsip pada suatu organisasi untuk
mencapai tujuan yang efisien.
2.1.5. Lingkup Arsip Statis
Arsip statis memuat warkat-warkat vital yang dapat disimpan sampai batas waktu yang tidak ditentukan atau untuk selama-lamanya. Oleh karena itu arsip ini
Universitas Sumatera Utara
justru mempunyai nilai informasi yang abadi. Dalam suatu penelitian di Australia dan Amerika Serikat yang diadakan oleh Masyarakat Arsiparis, diperkirakan
bahwa arsip statis yang layak dipelihara dan dilestarikan tidak kurang dari 10 . Betty Ricks 1992: 101-102 menggambarkan komposisi volume arsip suatu
organisai sebagai berikut: 10 arsip yang akan dilestarikan statis, 25 arsip dalam kategori aktif, 30 arsip memasuki masa inaktif, 35 arsip yang musnah.
Dari penjelasan di atas dapat di lihat bahwa arsip statis merupakan arsip yang memiliki nila informasi yang tinggi dan dapat diabadikan, karena memiliki
peran yang sangat penting dalam tujuan kegiatan suatu organisasi.
2.2. Manajemen Arsip 2.2.1. Pengertian Manajemen Arsip
Secara umum manajemen arsip merupakan suatu proses kegiatan dimana
sebuah organisasi mengelola semua aspek arsip baik yang diciptakan maupun yang diterimanya dalam berbagai format dan jenis media yang digunakan, mulai
dari penciptaan, pengunaan, penyimpanan, sampai dengan penyusutan.
Menurut Wursanto 1991: 216 “kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, baik badan usaha pemerintah
maupun badan usaha swasta, kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-
dokumen kantor lainnya. Selanjutnya Menurut Ricks 1992: 14 “manajemen kearsipan merupakan
sistem tersendiri yang mencakup keseluruhan aktivitas dan daur hidup arsip life cycle of a records”.
Sedangkan Menurut Amsyah 1992: 4 “pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan,
pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Jadi pekerjaan tersebut meliputi suatu siklus “kehidupan” warkat sejak lahir sampai
mati”. Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa manajemen arsip merupakan
pendekatan terhadap sistem penciptaan sampai kepada sistem pemusnahan arsip dalam suatu organisasi yang dilakukan secara permanen dan dapat menjadi
sumber daya informasi.
Universitas Sumatera Utara
Kategori