Pendeskripsian arsip dapat dilakukan pada tingkat berkas perberkas bagi arsip yang lengkap dan tertata baik atau bisa juga dilakukan pada tingkat
lembaran perlembar bagi arsip lepas dan tidak utuh.
Sedangkan menurut Wursanto 1991: 21 arsip dapat digolongkan menjadi beberapa macam tergantung dari segi peninjauannya, yaitu berdasarkan
subjek atau isinya, bentuk atau wujudnya, nilai atau kegunaannya, sifat kepentingannya, keseringan penggunaannya,
fungsinya, tingkat pemeliharaan dan penyimpanan, serta menurut keasliannya.
Dari beberapa pendapat di atas maka dapat dikemukan bahwa deskripsi arsip merupakan kegiatan pengelompokkan penyusunan arsip yang disusun
berdasarkan subjek dan isi, bentuk dan kegunaannya dengan menggunakan kartu deskripsi yang dalam temu kembali akan menghemat waktu
2.2.3.3. Pemeliharaan Preventive Conservation
Kegiatan konservasi mencakup kegiatan pemeliharaan arsip. Pemeliharaan arsip merupakan suatu kegiatan dalam rangka menyelamatkan dan mengamankan
arsip baik dari segi fisik maupun informasinya. Dalam kegiatan pemeliharaan termasuk juga perawatan arsip dengan menggunakan teknik tertentu Yayan
Daryan, 1998: 130. Tujuan pemeliharaan mengarah pada usaha untuk melestarikan bahan arsip dari kerusakan.
Tahap pelestarian mencakup semua aktivitas untuk memperpanjang nilai guna arsip statis. Kegiatan ini dilakukan dalam upaya mengurangi kerusakan
terhadap deteriorasi fisik dan kimia serta untuk mencegah hilangnya nilai informasi yang terdapat pada arsip statis tersebut.
2.2.3.4. Perawatan Currative Conservation
Kegiatan perawatan Conservation merupakan suatu kegiatan dalam melestarikan arsip yang sudah tercipta. Kegiatan ini bertujuan untuk melestarikan
informasi yang tersimpan sebagai arsip dan dengan mudah dalam melakukan penemuan kembali jika diperlukan.
Menurut Yayan Daryan 1998: 130 pemeliharaan dan perawatan dilakukan terhadap lingkungan dan fisik arsip. Untuk lingkungan, terutama
berkaitan dengan gedung arsip, perlu penggunaan sistem pendingin selama 24 jam, fentilasi udara dan cahaya yang cukup, serta peralatan pengamanan
Universitas Sumatera Utara
gedungalarm, smoke detector dan sebagainya. Untuk fisik arsip dilakukan usaha penghilangan asam deacidification pada kertas, boks arsip, pembungkus arsip,
dan fumigasi. Merestorasi arsip dengan cara laminasi dan enkapsulasi, serta pelestarian arsip kertas utamanya dengan cara alih media ke mikrofilm. Dengan
cara demikian akan terlaksana usaha perawatan dan pemeliharaan arsip yang mendukung terlestarinya arsip dari kepunahan.
Dari penjelasan di atas maka dapat diketahui bahwa kegiatan perawatan merupakan kegiatan yang penting dalam arsip yang bertujuan untuk melindungi
arsip dari kerusakan, kehancuran dan kepunahan yang dilakukan pada lingkungan dan fisik arsip mudah ditemukan kembali.
2.2.3.5. Layanan Informasi Information Servises
