Ilmu Kearsipan Standar Deskripsi Ruang Pengolahan

2.1.3. Tujuan Arsip Statis

Tujuan arsip statis pada umumnya sebagai arsip yang dirawat dan dipelihara sehingga mudah untuk ditemukan kembali yang bermanfaat bagi organisasi dan masyarakat, serta bagi peneliti dan pengguna arsip dalam upaya melaksanakan suatu kegiatan penelitian. Menurut Novyanti 2010: 2 arsip statis bagi Pemerintah memiliki tujuan untuk menjamin keselamatan atas bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan bangsa dan negara sesuai dengan kegiatan pemerintah. Dari penjelasan di atas maka dapat dikatakan bahwa tujuan arsip statis sangat penting untuk menjamin keselamatan arsip yang rawat dan dipelihara agar dapat ditemukan kembali dalam suatu kegiatan penelitian.

2.1.4. Strategi Pengaturan Arsip Statis

Lembaga kearsipan sebagai institusi yang bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan kearsipan statis harus menyadari sejak awal, bahwa untuk memenuhi fungsi kultural arsip statis, pengaturan arsip statis sangat dipengaruhi oleh kesiapan lingkungan internal oleh lembaga kearsipan. Schellenberg 1961: 17 menyebutkan dua tujuan utama dari pengaturan arsip statis, yakni melestarikan arsip yang bernilai guna kebuktian to preserve their evidential value dan mendayagunakannya agar dapat di akses dan dimanfaatkan secara optimal oleh masyarakatpublik making them accessible for use . Untuk mencapai tujuan pengaturan arsip statis, maka lembaga kearsipan perlu memiliki konsep atau strategi pengaturan arsip statis. Alur pikir strategi pengaturan arsip statis menurut Azmi 2010: 4 adalah: 1 Ilmu kearsipan 2 Standar deskripsi 3 Ruang pengolahan 4 Peralatan 5 SDM yang profesional. 6 Koordinasi

2.1.4.1. Ilmu Kearsipan

Ilmu kearsipan berperan sebagai unsur kontrol pelaksanaan pengaturan arsip statis. Pengaturan arsip statis tanpa di dasari ilmu kearsipan akan menjadikan Universitas Sumatera Utara informasi arsip statis sebagai informasi pada umumnya pustakamuseum, bukan lagi sebagai informasi yang unik. Pemahaman akan konsep, teori dan prinsip- prinsip kearsipan statis harus dijadikan sebagai acuan bagaimana informasi arsip statis dapat diolah. Dari sisi kultural, arsip memiliki karakteristik yang berlainan dengan produk pustaka. Schellenberg 1956: 20 menyebutkan dua perbedaan mendasar, yaitu cara keduanya tercipta dan cara bagaimana keduanya dikelola. Kekhasan arsip yang tercipta atau terakumulasi sebagai akibat langsung dari kegiatan fungsional, sehingga arti pentingnya terletak pada keterkaitan organisasi dalam hubungannya dengan instansi pencipta creating agency dan naskah lainnya.

2.1.4.2. Standar Deskripsi

Arsip yang disimpan di Lembaga Kearsipan merupakan informasi yang tidak begitu saja dapat diakses, tetapi harus diolah terlebih dahulu sehingga dapat dimanfaatkan untuk berbagai kepentingan oleh publik atau masyarakat. Pengaturan arsip yang telah diserahkan oleh lembaga penciptanya ke lembaga kearsipan hingga menjadi sumber informasi yang senantiasa dapat diakses dilakukan melaui kegiatan penataan fisik dan informasi arsip statis. Azmi 2010: 6 deskripsi arsip dimaksudkan agar dapat memberikan akses informasi mengenai asal-usul, isi dan sumber dari berbagai kumpulan arsip, struktur pemberkasannya, hubungannya dengan arsip lain, dan cara bagaimana arsip tersebut dapat ditemukan dan digunakan.

2.1.4.3. Ruang Pengolahan

Ruang pengolahan yang ada harus dapat menciptakan efisiensi, efektivitas, perlindungankeamanan arsip, serta kenyamanan dan kreativitas bekerja Arsiparis. Selain itu ruang pengolahan juga harus mempertimbangkan karakter atau jenis media arsip. Kegiatan mengolah arsip merupakan proses kegiatan kinerja kearsipan yang sangat panjang, mulai dari survei, identifikasi, deskripsi, labeling, hingga penyusunan finding aid. Sehingga kegiatan mengolah arsip dibutuhkan suatu ruang yang khusus sebagai unsur pendukung dalam pelaksanaan pengaturan arsip statis. Universitas Sumatera Utara Azmi 2010: 8 mengatakan beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan berkaitan dengan perwujudan ruang pengolahan seperti: volume arsip, jenis arsip, fasilitas, kualitas akuisisi, keamanan dan pelestarian arsip. Dengan adanya studi kelayakan akan dapat di ambil keputusan tepat apakah suatu Lembaga Kearsipan sudah memerlukan ruang pengolahan arsip yang menyatu dengan ruang penyimpanandepo atau terpisah dengan depo tetapi dalam satu area. Dari keterangan di atas maka dapat dinyatakan bahwa ruang pengolahan sangat penting dalam melakukan kegiatan pengaturan terhadap arsip agar dapat menciptakan perlindungan, keamanan serta kenyamanan bagi arsiparis.

2.1.4.4. Peralatan