4.3. Evaluasi Manajemen Arsip Statis Pada BPAD Provinsi Sumatera Utara
Sebagaimana kegiatan-kegiatan yang lain, kegiatan yang dilakukan para arsiparis dalam mengelola arsip statis yang ada juga harus dilaporkan kepada
kepala perpustakaan, ANRI dan juga gubernur. Dalam laporannya arsiparis akan menerangkan berbagai kondisi yang ada. Pencapaian hasil kerja dan juga target
yang belum dicapai. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan I3 berikut: I3 : “Tentulah ada, dimana-mana setiap kegiatan kan ada evaluasi juga
hasilnya, semuanya kan ada penilaian, berapa pencapaian hasil kerja, berapa yang udah dilaksanakan, berapa juga yang belum dilaksanakan,
semua nya pasti ada dek, dari ANRI itu sendiri pun ada”.
Dari keterangan di atas dapat diperoleh informasi bahwa setiap kegiatan yang ada harus ada evaluasi atau penilaian, hal ini dimaksudkan agar pencapaian
hasil kerja yang dilakukan selama ini terlihat hasilnya dan untuk hasil kerja yang belum tercapai dapat diselesaikan dengan benar. Pada BPAD Provinsi Sumatera
Utara evaluasi yang dilakukan berupa membuat laporan yang kemudian diserahkan pada pimpinan.
4.4. Rangkuman Hasil Wawancara
Berdasarkan hasil wawancara mendalam dengan informan, melalui proses analisis data yang menjaga keabsahan data serta melakukan triangulasi, maka
diperoleh beberapa kategori. Kategori tersebut terangkum sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
Tabel 4.2 : Rangkuman Hasil Wawancara
No. Kategori
Hasil Wawancara
1. Daur Hidup Arsip
a. Akuisisi
• BPAD Propinsi Sumatera Utara sudah membuat kebijakan agar instansi-instansi
atau pencipta menyerahkan arsip-arsip yang mereka miliki.
• Kurangnya kesadaran pencipta arsip untuk menyerahkan arsipnya ke lembaga kearsipan
dalam hal ini BPAD Propinsi Sumatera Utara b.
Deskripsi • BPAD Propinsi Sumatera Utara telah
melakukan pendeskripsian terhadap arsip yang ada dengan baik.
c. Pemeliharaan
• Pemeliharaan arsip di BPAD Propinsi Sumatera Utara telah dilakukan dengan baik.
d. Perawatan
• BPAD Propinsi Sumatera Utara selalu berupaya untuk melestarikan arsip yang ada.
e. Layanan Pengguna • Diterapkannya sistem pelayanan secara
tertutup pada BPAD Propinsi Sumatera Utara.
• Belum adanya ruangan khusus untuk pengguna arsip di BPAD Propinsi Sumatera
Utara
f. Temu Kembali
• Sistem temu balik pada BPAD Propinsi Sumatera Utara disebut dengan daftar
pertelaan. 2. Penciptaan Kearsipan
a. Proses Kearsipan • Proses pengarsipan pada BPAD Propinsi
Sumatera Utara adalah kegiatan melakukan fungsi-fungsi dari daur hidup arsip
b. Peranan Kearsipan • Arsip memiliki peranan yang sangat penting
bagi BPAD Propinsi Sumatera Utara karena mengandung nilai-nilai sejarah
3. Penempatan Kearsipan
a.Tempat Penyimpanan Arsip
• Arsip-arsip yang ada pada BPAD Propinsi Sumatera Utara disimpan disebuah lemari
yang disebut opek. b. Pengkodean Arsip
• Pengklasifikasian arsip pada BPAD Propinsi Sumatera Utara disebut dengan found
4. Penyebab Kerusakan
Arsip • Kerusakan arsip disebabkan oleh rayab, dan
debu. • Kerusakan arsip pada BPAD Propinsi
Sumatera Utara disebabkan karena arsip diserahkan dalam keadaan rusak.
Universitas Sumatera Utara
5. Jadwal Retensi Arsip
JRA • BPAD Propinsi Sumatera Utara
menggunakan JRA dalam pendeskripsian arsip
6. Arsiparis
• Jumlah arsiparis pada BPAD Propinsi Sumatera Utara berjumlah sepuluh orang.
• Latar belakang pendidikan arsiparis adalah
SMA.
7. Evaluasi
• Pada BPAD Propinsi Sumatera Utara evaluasi dilakukan berupa laporan yang
diserahkan pada pimpinan.
Universitas Sumatera Utara
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan