4.2.1. Daur Hidup life cycle Arsip Statis
Daur hidup arsip merupakan konsep yang sangat penting, banyak bagian yang saling berhubungan yang harus bekerja sama untuk membantuk suatu
program manajemen kearsipan yang efektif. Daur hidup arsip BPAD Propinsi Sumatera Utara mencakup pada beberapa kegiatan yaitu:
4.2.1.1. Akuisisi acquisition
Kegiatan akuisisi di anggap penting di lingkungan BPAD Provinsi Sumatera Utara akan hilang begitu saja. Dalam proses akuisisi pengadaan arsip
Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi BPAD Provinsi Sumatera Utara biasanya menerima langsung arsip-arsip tersebut dari penciptanya. Hal ini sesuai
dengan pernyataan informan I1,I2,I3, berikut: I1 : Dalam proses pengadaan, biasanya kami menerima arisp-arsip yang
diserahkan langsung oleh penciptanya seperti lembaga pemerintah, pejabat dan instansi-instansi pendidikan.
I2 : ya, pengadaan arsip statis itu biasanya yang kami peroleh langsung dari penciptanya, seperti instansi pemerintah lainnya yang ada di Provinsi
Sumatera Utara. Biasanya dari, arsip biro umum, pemerintahan, perkebunan, arsip kepegawaian, dll.
I3 : Kalau untuk kegiatan pengadaan sendiri, dari pengadaan arsip biasanya dari lembaga-lembaga pemerintahan dan dari unit kerja masing-masing.
Kebanyakan arsip-arsip yang ada di Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi BPAD Provinsi Sumatera Utara berasal dari lembaga
pemerintahan sedangkan yang berasal dari masyarakat umum belum ada. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan I1 berikut:
I1 : “Selama ini arsip statis yang ada disini hanya berasal dari lembaga pemerintah, kalau dari masyarakat sendiri belum ada”.
Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi BPAD Provinsi Sumatera Utara sudah mengadakan kebijakan untuk meminta arsip-arsip kepada lembaga-
lembaga pemerintahan, akan tetapi kebijakan tersebut belum sepenuhnya dilaksanakan oleh lembaga-lembaga yang bersangkutan. Hal ini sesuai dengan
pernyataan informan I1 berikut:
Universitas Sumatera Utara
I1 : “ada, kami sudah menurunkan atau mengirim surat dari gubernur kepada unit kerja yang ada untuk menyerahkan arsip-arsip yang mereka
miliki ke lembaga kearsipan, ada sebagian unit kerja yang menyerahkan.....”.
Dari beberapa pernyataan di atas menunjukkan bahwa sebenarnya BPAD Provinsi Sumatera Utara telah membuat suatu kebijakan, dimana kebijakan
tersebut mengharuskan para pencipta arsip untuk menyerahkan karya mereka kepada BPAD Provinsi Sumatera Utara, namun kebijakan tersebut belum
sepenuhnya terlaksana karena masih ada sebagian pencipta arsip tidak mau menyerahkan karya mereka hal ini dikarenakan kurangnya kesadaran mereka
tentang pentingnya sebuah arsip.
4.2.1.2. Deskripsi Description
Kategori