Gambar 6. Contoh Pengkodean Arsip Pada BPAD Provinsi Sumatera Utara
Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa BPAD Provinsi Sumatera Utara melakukan pengkodean pada arsip berdasarkan pengklasifikasian
yang disebut dengan found. Walau penomoran berasal dari inisiatif para arsiparis di BPAD Provinsi Sumatera Utara.
4.2.4. Penyebab Kerusakan Arsip
Biasanya kerusakan pada arsip menunjukkan bahwa menurunnya kualitas yang dimiliki oleh suatu arsip sehingga tidak dapat dimanfaatkan secara
maksimal, yang dapat disebabkan oleh faktor internal dan eksternal. Pada BPAD Provinsi Sumatera Utara biasanya yang menyebabkan kerusakan itu adalah rayap,
debu, atau tempat penyimpanan yang kurang baik. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan I1,I2,I3 berikut:
I1 : “biasanya penyebabnya ya, karna rayap, debu yang gak dibersihkan, atau mungkin tempat penyimpanannya gak bagus, itu juga bisa. Macam-
macam penyebabnya. Tapi arsip-arsip disini sampe sekarang belum ada yang rusak”.
I2 : “penyebab kearsipan itu rusak ya biasanya rayap dan debu”. I3 : “penyebabnya ya hama, debu, dan kadar kertas itu sendiri”.
Pada BPAD Provinsi Sumatera Utara kerusakan pada arsip tidak ada hanya saja kerusakan itu memang berasal dari penciptanya yang menyerahkan
Universitas Sumatera Utara
arsip sudah dalam keadaan rusak. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan I2 berikut:
I2 : “kalau rusak sih gak ada, paling yang dari instansi itu yang menyerahkan arsip-arsip yang rusak, misalnya kadar kertas yang
menguning atau sudah koyak”.
Berdasarkan pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa arsip yang ada pada belum ada yang mengalami kerusakan, terkecuali kerusakan yang memang
berasal dari penciptanya sendiri yang menyerahkan arsip dalam keadaan rusak. Ini dapat terjadi karena BPAD Provinsi Sumatera Utara melakukan peranan dan
pemeliharaan dengan baik.
4.2.5. Jadwal Retensi Arsip JRA
Jadwal retensi arsip merupakan bagian dari kegiatan penyusutan ataupun pemusnahan arsip yang merupakan kegiatan penting untuk dilakukan dalam
manajemen arsip agar dapat mengetahui nilai informasi yang terdapat di dalam arsip tersebut. Begitu juga halnya pada BPAD Provinsi Sumatera Utara Jadwal
Retensi Arsip JRA digunakan sebagai panduan dalam penentuan, mana arsip yang masih aktif, mana yang inaktif serta mana arsip yang permanen. Sesuai
dengan pernyataan informan I1 dan I3 berikut: I1 : “ya, kami menggunakan JRA itu untuk menentukan arsip-arsip yang
diserahkan tadi dinilai apakah masih bersifat aktif, inaktif, atau permanen itu lah yang disering disebut dengan arsip statis”.
I3 : “BPAD tidak punya aturan khusus, cuman penentuan JRA itu menggunakan Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 100 Tahun 1991,
tentang Jadwal Retensi Arsip. Departemen Dalam Negeri dan masih berpedoman pada menteri dalam negeri”.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 7. Jadwal Retensi Arsip yang digunakan oleh BPAD Provinsi Sumatera Utara
Dari pernyataan informan di atas dapat disimpulkan bahwa BPAD Provinsi Sumatera Utara menggunakan Jadwal Retensi Arsip sebagai panduan
dalam memilah-memilah arsip. Dimana jadwal tersebut berdasarkan pada keputusan menteri dalam negeri nomor 100 tahun 1991.
4.2.6. Arsiparis
