resiko yang terjadi, jadi kami menggunakan PH3, itu lah zat kimia yang kami gunakan”.
Dari pernyataan informan di atas jelas terlihat bahwa antara kegiatan perawatan dan pemeliharaan arsip pada Badan Perpustakaan, Arsip dan
Dokumentasi BPAD Provinsi Sumatera Utara memiliki kesamaan. Kegiatan ini dilakukan 3 sampai 4 bulan bulan sekali setiap tahunnya. Dengan adanya fumigasi
maka arsip-arsip yang ada pada BPAD sangat terawat, walau kadang-kadang ada arsip-arsip yang diserahkan oleh pencipta sudah dalam keadaan rusak, akan tetapi
BPAD Propinsi Sumatera Utara terus berupaya untuk melestarikannya, hal ini sesuai dengan pernyataan informan I1 berikut:
I1 : “sampai saat ini belum ada, karena kita kan sudah melakukan perawatan tadi. Tetapi, dari instansi sendiri, sudah ada yang
menyerahkan arsip yang rusak misalnya kertasnya yang koyak atau sudah lapuk. Kalau disini kita memang betul-betul rawat arsip-arsip itu”.
Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa BPAD Provinsi Sumatera Utara selalu dan terus berupaya untuk melestarikan arsip-arsip yang ada
agar nilai informasinya tidak berkurang, walau terkadang ada arsip yang sudah rusak BPAD Provinsi Sumatera Utara tetap mengupayakan kandungan nilai
informasi pada arsip tersebut tetap terjaga.
4.2.1.5. Layanan Pengguna Informasi services
Arsip merupakan sebuah sumber informasi, maka arsip juga memiliki daya guna bagi pengguna yang membutuhkan. Untuk menggunakan arsip yang ada
pada BPAD Provinsi Sumatera Utara, pengguna harus mengikuti prosedur terlebih dahulu yang diantaranya arsiparis memberikan daftar pertelaan arsip, setelah itu
data arsip yang dibutuhkan dicatat oleh arsiparis yang kemudian diambilkan ke rak. Akan tetapi untuk dapat melakukan peminjaman pengguna harus memiliki
surat pengantar dari unit kerja mereka agar tidak terjadi penyalah gunaan arsip. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan I1,I2,I3,I4 berikut:
I1 : “...tapi, apabila mereka ingin meminjam mereka harus memiliki surat dari unit kerja atau instansi mereka masing-masing yang menyatakan
bahwa mereka hanya memanfaatkan arsip hanya untuk penelitian dalam rangka penyusunan skripsi, contohnya ya kayak adek ini, hehe...”.
Universitas Sumatera Utara
I2 : “layanan penggunanya, untuk ruangan khusus sih belum ada, cuman kalau si peminjam ingin melihat atau meminjam arsip, dia harus menemui
arsiparis Bu’Zulaikha, ibu itu nanti yang melihat daftar pertelaan, arsip apa yang ingin dicari oleh si peminjam”.
I3 : “layanan penggunanya tersedia, seperti kalian kan yang ingin mencari tau tentang arsip, dengan menggunakan daftar pertelaan arsip statis yang
telah ada yang bisa digunakan oleh pengunjung, dan untuk mencari arsipnya liat dulu di daftar pertelaan arsip”.
I4 : “untuk pelayanannya, kami menyediakan ruangan untuk pengguna, tetapi ruangannya belum bisa dikatakan ruangan khusus, karena jika
pengguna ingin meminjam arsip tersebut, maka pengguna itu harus membawa surat keterangan yang menyatakan bahwasanya dia memang
membutuhkan arsip itu, agar arsip-arsip tadi tidak disebarluaskan kepada orang lain, hehe...”.
Gambar 3. Ruangan Arsip yang berisi foto pada BPAD Provinsi Sumatera Utara
Untuk ruangan pelayanan arsip pada Badan Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi BPAD Provinsi Sumatera Utara sudah ada walau mereka
menyatakan ruangan tersebut tidak dikatakan sebagai ruangan khusus untuk pengguna arsip tetapi setidaknya BPAD Provinsi Sumatera Utara sudah
menyediakan ruangan untuk pengguna yang ingin memanfaatkan arsip. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan I2, I3, I4 berikut:
I2 : “layanan penggunanya, untuk ruangan khusus sih belum ada...”. I3 : “ada, itu dia ruangannya yang ada di depan namanya ruangan layanan
arsip”.
Universitas Sumatera Utara
I4 : “untuk pelayanannya, kami menyediakan ruangan untuk pengguna, tetapi ruangannya belum bisa dikatakan ruangan khusus...”.
Selanjutnya sistem layanan arsip yang digunakan pada BPAD Provinsi Sumatera Utara adalah layanan yang dilakukan secara tertutup dan manual, bukan
melalui suatu jaringan atau program komputer. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan I1 dan I3 berikut:
I1 : “ya sistem tertutup. Karena, kalau tidak dilakukan seperti itu ya itu tadi bisa-bisa semua rahasia tetang arsip tersebut tersebar di masyrakat umum
atau diluar sana”. I3 : “sistemnya masih bersifat manual dan tidak yang melalui internet atau
menggunakan komputer...”. Berdasarkan pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa BPAD Provinsi
Sumatera Utara berupaya untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna, salah satunya yaitu melalui arsip. Walau pada BPAD Provinsi Sumatera Utara tidak
menyediakan ruangan khusus untuk pengguna arsip dan pelayanan yang diberikan secara tertutup.
4.2.1.6. Temu BalikTemu Kembali
